制药企业GMP文件管理的常见问题

[摘 要]文件是质量管理系统的基本组成部分，涉及GMP的各个方面，是实施制药企业生产和质量管理活动的重要依据。本文就制药企业文件管理中的几个常见问题进行描述，并提出其对应的解决方法，期望能对GMP文件管理工作的改善有所帮助。

[关键词]GMP，文件管理，问题

中图分类号：F407.72 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）08-0175-01

文件系指涉及药品生产管理、质量管理的书面标准和实施过程中的记录结果。对于制药企业而言，建立规范、严谨的文件管理系统，可减少随意性和口头性造成的失误，并可实现企业生产和质量管理活动的可追溯。无论是WHO、欧盟、中国或是美国FDA的GMP（cGMP），均将“文件管理”作为单独的一部分进行详细阐述。由此，可见文件管理在药品GMP系统中的重要性。

文件管理活动包括文件的起草、审核、批准、生效、修订和撤销、分发、培训、归档等一系列过程。其中的每一环节的失误，都可能形成文件管理的漏洞，甚至为整个质量管理体系带来风险。笔者结合自身实践和体会，简要阐述制药企业GMP文件管理中的常见问题，并提出相应解决方法，以供同行参考和交流。

1 文件的起草与修订

1.1 文件的变更

无论是文件的修订、撤销或是新文件的起草，都需提交变更申请。变更申请的内容应包括需变更文件的名称、编号，变更原因、变更分类（技术文件变更、重大非技术文件变更）、变更描述等。由申请人主管、相关部门负责人、QA文件管理员、QA主任等审核签字。这样做的意义有两个：一是由相关人员对文件的变更原因、变更描述等重要信息进行审核，确保文件变更的合理性和合法性；另外一方面，将文件的变更信息及审核意见形成书面结果，有利于事件的回顾、追溯。这里很容易忽略而值得注意的是，一份文件的变更可能会关联到其它文件，如技术标准STP文件（产品工艺规程、质量标准等）等的变更通常会影响到标准操作SOP文件（设备操作、取样和检验等）。那么，怎样才能保证文件与受影响文件之间的一致性，而避免相互矛盾呢？这就需要在变更申请记录上添加受影响文件信息，如文件编号、文件标题等，还需相关责任人对其进行签字确认，并提出计划完成受影响文件变更的时间。同时，还应及时追踪相关责任人的工作进度，以确保受影响文件得以修订。

另外，文件的变更应分级控制。 针对于不同的需变更情况，应采取相应的控制措施。涉及到关键生产工艺参数、质量标准等可能对产品安全性、有效性和质量可控性产生影响的文件变更，应启动文件变更程序。员工应填写变更申请（包括变更原因、变更描述等信息），并流转签字。这里需要注意的是，另一种对产品安全性、有效性和质量可控性基本不产生影响或影响不大的文件变更，如书写错误、错别字等，可不执行变更管理及文件变更管理程序，但需填写文件修改记录，并将原有文件电子版和纸质版（质管部原件、各部门复印件）替换。不可仅是简单地将质管部留存的纸质原件替换，而不做相应记录，也不将发放给相应部门的复印件收回。

1.2 需修订文件的会审

在我们的日常文件管理工作中，常会出现某份文件在批准生效后不久即进行再次修订的现象。究其原因，主要在于文件在修订时，未能充分地、大范围地征集相关部门的需求、建议，而“智者千虑必有一失”，制定人是很难一次性全面考虑到所有问题的。因此，文件的制定者有必要在文件进行初步修订后，组织相关部门人员对文件内容进行会审，并就讨论结果决定是否对文件进行再次修订，以确保文件的实用性与适用性，从而减少文件频繁修订的现象。

2 文件培训

人员培训是提高企业员工素质和质量保障的手段，通过培训可以促使员工掌握必要的岗位技能，清楚怎样按质、按量且安全地开展工作。文件的培训更是人员培训中的重头戏。而新生效文件的培训常容易被忽略，或流于形式，而造成员工对文件变更内容的不熟悉，甚至由此导致其工作的失误。一般情况下，文件批准日期与生效日期之间应至少相隔10工作日，以供制定人对该文件涉及部门的相关人员进行培训。文件QA应会同人事行政部培训管理员，对文件培训进行监督，包括亲自参与现场培训、验收培训签到表和听课记录等，验收合格后应在相关记录上进行确认，以保证文件培训工作的做真做实，从而利于文件变更信息的顺利传递。

3 文件的电子存档

质管部应以多种方式存档文件，除保存各类SMP（管理标准）、STP（技术标准）、SOP（操作标准）、SRP（记录）文件的纸质版外，还应留存其电子版本。电子版本的存档介质可以是计算机磁盘、光盘、移动硬盘或在线文档管理工作站等。所有存档的文件电子版本均应标明存档日期、存档人、保存期限等信息。若文件电子版本的存档介质为在线文档管理工作站，则仅有经授权的人员有进入数据系统或修改数据的权限[1]。

4 思考与建议

4.1.加强对文件管理的重视程度

我国制药企业的工艺及硬件水平相对先进，但包括文件管理在内的软件水平与国际先进水平相比仍有较大差距 。目前，文件管理对于我国制药企业而言，仍然是较为薄弱的环节。不少制药企业还习惯于用口头协商、而非制定书面文件的形式指导生产、质量管理活动，使得出现问题时无法可依、无据可查[2]。然而，作为指导一切生产管理和质量管理活动的基础，GMP文件的地位不可忽视。我们必须意识到文件在GMP管理中的重要性，建立行之有效的文件系统，制定适合企业的文件管理制度及与之匹配的人员奖惩、考核制度，以期提升员工对文件管理的重视程度，激励其工作积极性。并将CQI（持续改进）的管理理念运用于文件管理工作中，积极发现、分析、解决问题，全面提升企业文件管理水平[3]。

4.2.文件管理发展的趋势

文件管理应不断持续改进，其改进的方向一是简化，即简化工作流程，减少不必要的中间环节；另一方面是计算机化，实现文件的无纸化管理[4]。以上两方面的意义在于：一是实现降本节支，为企业减少纸张浪费；二是工作流程简化后，可提高员工对文件管理工作的积极性，以及文件使用者的配合度，从而提升工作效率[5]。

参考文献

[1]Patel K T， Chotai N P. Documentation and records： Harmonized GMP requirements[J]. Journal of young pharmacists， 2011， 3（2）： 138-150.

[2]侯文婷， 杨蒲， 孟丽. 制药企业的文件管理[J]. 中国药事， 2014 （3）： 248-250.

[3] 梁毅. CQI 在 GMP 文件管理中应用的探讨[J]. 医药工程设计， 2009， 30（5）： 27-29.

[4]万春艳，宫莉萍，孙美华.药品生产质量管理规范（GMP）2010年版教程[B].化学工业出版社，2014（7）：111-111.

[5]Bust L. Importance of documentation in GMP[J]. ISBT Science Series， 2013， 8（1）： 16-18.