高校合同管理论文

一、高校合同管理内涵及其特点

高校合同关系与一般企业、公司合同关系最大的不同，是其在内容上具有鲜明的特色，即主要是围绕高校人才培养、科学研究、社会服务、文化传承等职能而进行的基本建设、维护维修、物资采购、合作开发、合作研究、合作办学、合作经营、资产处置、融资、服务等活动，使高校与各市场主体之间产生了内容各异的权利、义务关系。充分体现了高校的四大职能，即人才培养、科学研究、社会服务、文化传承职能。此外，与企业合同相比，高校合同一般还具有金额相对较小、种类相对较多、涉及经办部门相对较多等特点。因此，高校的合同管理具有其特殊性和复杂性。

二、高校合同管理的现状分析

（一）合同风险意识不强，管理观念淡薄

在合同管理的过程中，签约责任人的法律观念和风险意识，直接影响着以后合同管理的质量和效率。由于高校不同于一般的企业法人，受传统思维定势的影响，管理者对学校合同管理重要性的认识不足、风险意识不强、法律观念相对淡薄。高校合同种类繁多，存在范围广，涉及周期长，所面临风险的种类也是多样的。合同谈判签约前，部分高校在对合同文本的合法性、合规性进行必要的审核时，由于没有设立专门的部门（机构）和人员，审核往往难以做到严格把关。而在正式签约时，又存在“应付审计、走过场”的现象，草率签订合同，这就使得合同在签订之初就留下了较多的隐患，加大了法律风险。在合同履约过程中，缺乏必要的对履约情况进行跟踪、检查、监督。在合同履约完毕后，缺乏必要的绩效评价机制。当合同履约出现失误时，也没有相应的追踪问责体系，不易追究责任，更难挽回损失。

（二）合同多部门签订，无专门机构管理

一些高校对合同管理重要性的认识不足，缺乏统一归口管理部门进行集中管理，合同的责任归属不明确甚至是混乱，致使各部门之间各自为政，造成合同管理十分混乱。如：基建工程的勘察、设计、安装、施工、监理、检测、以及影响房屋结构的维修改造合同由基建部门或新校区建设办公室管理；零星维修改造工程，包括水、电、设备、教室、学生宿舍维修改造等，合同由后勤或总务部门管理；资产的采购、处置，资产的出租出借及对外投资合同由资产管理部门管理；教材、教辅资料的采购合同，以及教育服务合同、联合办学合同由教学部门管理；图书、期刊杂志、电子资源的采购合同由图书馆管理；融资合同由财务部门管理；科研合作、科技开发、科技咨询、科技服务、成果转让合同由科技部门管理；开展国际（境外）合作办学由外事部门管理等。这种由多部门分别进行管理、签订的合同管理体制，当产生履约纠纷、尤其是涉及多方主体时，各部门之间就难免地出现互相推诿扯皮现象，不利于及时、有效地解决问题。此外，合同的多部门管理、签订还会造成在合同归档过程中，合同及相关资料分散在学校的不同管理部门，一些合同文本和证据资料因不能及时归档和保存，或保存不善，甚至发生丢失，给高校带来潜在的经济风险和法律纠纷隐患。

（三）合同内容不够严谨，未经严格审核批准

高校各类对外合同的签订，都必须严格依照《中华人民共和国合同法》等相关法律、法规，在全面、充分表达双方真实意图的基础上，对合同的实质性条款（包括附件）尽可能进行完备地约定。由于高校的合同内控制度建设比较滞后，在合同管理流程中，往往缺少关键的合同审核环节，由于没有设立专门的部门（机构）和人员，或由于合同审核人员专业知识的欠缺，或相关的法律知识不足，从而在审核中无法及时发现不当或不利内容和条款；也有的高校合同审核人员确实提出了恰当的修改意见，往往因为内部部门之间沟通不畅，合同的经办人员没有及时纠正这些不足。另外，业务主办部门在实际签订合同时，有时碍于情面，或存在侥幸心理，自以为违约、纠纷不可能发生，觉得这类条款可有可无，忽视对违约责任、争议解决等条款的约定。实际上，这些认定违约责任、确定争议解决办法的条款正是日后处理合同纠纷的方法和依据，同时这些条款的存在，也可有效敦促双方积极履行合同义务。

三、高校合同管理的对策分析

（一）加强教育，提高对合同管理工作的认识

财政部于2012年11月29日了《行政事业单位内部控制规范（试行）》，要求各行政事业单位自2014年1月1日起施行，以进一步提升高校内部管理水平。高校合同管理是新时期高校依法治校的重要内容，是高校内部控制的重要组成部分，它直接规范着高校的对外经济行为。高校各级领导、各部门工作人员对合同管理工作的认识提升以及他们的法制意识的增强是做好合同管理工作的重要保障。因此，应对学校干部职工开展广泛深入的普法宣传教育，加强对专兼职合同管理人员的培训尤为重要与迫切。通过培训学习，使他们进一步增强法制观念，依法履行管理职责；同时使广大干部、职工认识到，建立和完善合同管理机制，加强高校内部控制，强化合同管理，是高校避免风险、提高经济效益、提升高校竞争力和发展潜力的重要保障，也是市场经济的必然要求，对于在市场经济条件下维护学校的利益具有十分重要的意义。

（二）加强合同的制度化规范化管理

为保障合同在审核、签订、履行时以及出现纠纷后都能够及时有效解决处理，不至于遇到问题束手无策，高校应依据《合同法》等法律法规，结合学校实际，建立健全一整套规章制度体系，制定一系列切实可行的高校合同管理制度，以加强合同的规范化管理，要从体制上、程序上、权限上规范和约束各职能部门履约的行为，以此规范学校的合同运作和经营行为。例如要完善签订合同的授权委托制度，防治受托权力的滥用和权力的过于集中，使学校法人代表———校长的授权委托行为规范化、合法化。同时还要建立和完善合同审核会签制度、合同专用章使用管理制度、合同追踪监督体系、合同档案查询和保管管理制度等。通过一系列制度的精心制定、认真执行、监督检查，保证完整、准确、全面履行合同，维护高校的合法权益。

（三）加强合同签订前的审核工作

合同订立前，应通过严格的审核会签程序。合同审核可实行合同小组会签制。小组成员可由业务主办部门和相关职能部门如：校办公室、招投标办、财务部门、纪检审计等部门负责人以及相关专业人员组成。小组成员应分工负责，密切配合，共同为维护学校经济利益把好关。可重点审核合同内容的合法性、合规性。如当事人的名称、地址，合同标的，质量和数量，价款和酬金，付款的时间与方式，质保金的收取与退还，后续的服务与维保，违约责任，解决争议的方法等，是否都已在合同中具体载明清楚。审核合同时应注意合同文字的规范、准确，合同内容在逻辑上应保证前后一致，合同使用的概念切忌使用含混不清的语言，一个概念有多种解释时要确定一种解释避免纠纷。会审小组成员审核后应在合同会审表上签署意见。由业务主办部门综合以上专业意见拿出较成熟的方案，最后交校领导审查批准。凡对外投资、融资、合作办学以及学校资产联合经营等重大经济合同（50万元或100万元以上）和重要合同（具体金额由各校根据情况确定）应请法律专业人员对合同的内容、条款进行咨询把关并签署意见，经分管校领导审核后，报校长办公会或学校党委会审定后签订。高校在签订合同时不仅要讲正面的合作，更要强调反面的责任。只有这样，一旦发生合同违约时，才能确保高校合法权益不受损失。

（四）加强合同履行的监督跟踪管理

学校合同一旦订立，就要开始履行。在此过程中，最重要也是最根本的是加强管理，提高执行力，确保全面按时履约。相关部门要各司其责，业务主办部门应对合同履行情况进行实时跟踪监督，指定专人跟踪监督合同的履行情况，按合同约定条款组织实施，对工程、物资、设备的质量进行监督检查，严格监督合同履行过程中是否按照合同规定办理验收手续。涉及到合同中的付款条款，需经双方确认后，由业务主办部门办理付款申请手续。学校财务部门应依据合同履行收付款职责，并按审批权限，经申请人、业务主办部门负责人、审计部门负责人、财务部门负责人签字，报主管该项目的校领导审批、签字确认后办理款项结算，杜绝违反合同规定超进度付款现象的发生。监察、审计部门应认真履行督查职责，保障学校合法权益不受损失。如属相关部门履行不当造成损失的，应追究相关部门或相关人员的责任。

（五）加强合同档案的归档管理

高校要建立和完善合同档案管理制度。合同归档可由校办公室作为归口管理部门，具体负责合同的归档、管理、查询工作。校办公室应安排专人对合同档案进行整理、加工，对所有合同统一编号、分类归档、汇总列表备查。合同履行完毕后，业务主办部门应及时按档案管理要求进行整理，移送校办档案管理部门，不得随意处置、销毁或遗失。每一份合同正本、副本以及合同审核、会签过程中提出的修改意见及与之相关的附件（如传真件、文书、图表等），变更、解除合同的协议（包括文书、电传等）等资料，授权委托书、合同分批履行的情况记录等材料均需妥善处理、及时整理归档，建立合同管理登记台账，为以后各方查阅使用提供方便。各部门因工作需要借用合同复印件，应由借用部门负责人签字，分管校领导审批。校办档案管理部门负责及时收回借出的合同。各部门应对合同进行保密，校办合同管理人员不得擅自将合同（原件或复印件）借给外部门（个人），也不得泄漏合同内容。

四、总结

总之，高校的合同管理十分重要，涉及到学校管理工作的各个方面，不是单独依靠一个或几个职能部门就能完成解决的。全校上下必须高度重视、提高认识，加强沟通、相互协作，加强管理、完善监督，以充分发挥合同在学校教学、科研、管理、生活等方面中的重要作用。

作者：林永格 单位：安徽中医药大学财务处