工程项目文档控制分析

工程项目文档控制的概念是20世纪80年代末我国引进项目管理技术和方法时引入国内的，现代工程项目管理理论把文档控制管理作为项目管理的9大变量之一，它与费用控制、质量控制、材料控制、进度控制等共同构成项目管理的重要内容。文档控制工作是一项规范化、专业化和职业化的工作，据有关资料统计分析，工程建设项目10％～33％的费用增加与文件有关，在大型工程建设项目中，文件问题导致工程变更和工程实施的错误约占工程总成本的3％～5％，由此可见文档控制管理工作的重要性。文档控制管理水平的优劣不仅对工程项目的质量管理、成本控制、进度控制、项目经验的总结以及项目管理水平有着直接影响，而且还直接关系到归档文件的质量，对档案工作也有着重要意义。

一、工程项目文档控制的关键点

在实际工作中，工程项目文档控制管理水平往往体现在是否有专门的文控机构，是否有一支高素质的文控专业队伍，是否建立并遵循了科学的文件控制体系、是否运用文档一体化的程序对文件全过程控制等方面，这些也正是做好文档控制工作的关键所在。

1.设立专门的行政管理机构是做好文档控制的重要组织保障

项目文档控制管理工作持续有效运行的关键在于组织机构上要设有独立行使集文件控制与档案管理两项职能于一体的专门机构，一般称之文控部。文控部作为文档归口管理的专门机构，负责对文件控制和档案管理工作进行统筹规划、齐抓共管、组织协调和监督指导，在行政上对文控人员、档案人员实行统一领导、统一管理，在业务上进行统一培训和业务指导，在依据的专业标准规范编制上进行整体考虑。一般项目启动后，文控部应协助项目部即可根据项目的规模、性质组建文控中心，设立文档控制管理岗位，按照矩阵式管理方式，文控中心在业务上接受文控部的指导和监督，负责对项目文件从产生、整理、保存、交付到归档整个流程的有效控制。

2.培养一支职业化的队伍是文档控制专业化的重要保证

工程项目文档控制管理工作不同于项目秘书工作，文控人员在文档控制过程中，不仅要熟练掌握项目过程文档控制程序、流程及方法，而且要遵循有关档案管理的国标、行标及企业内部标准规范。项目之初，文控人员需要对整个项目文档控制工作进行前期策划、参与项目合同文控部分的谈判、参与系统开发定制、建立数据库文件分类平台、编制一系列项目文档控制程序以及对相关人员进行文档控制方面的培训等等；在项目运行过程中，文控人员需要熟练使用文档控制系统，利用计算机、网络技术对文件进行全过程、可追溯性控制，同时按照档案的要求，对最终交付的文件进行科学系统整理。此外，在承接的涉外工程项目文档控制中，文控人员必须要具备熟练的英语听说能力，以便工作的正常开展。

3.建立标准化文档控制体系文件，实行程序化管理是规范项目文档控制管理工作的根本保证

按照标准的程序开展文档控制管理工作是国际上通用的项目文件控制手段。首先，作为文档管理的归口部门要根据国标、行标结合本企业文件、档案管理的实际，建立一系列通用的文档控制体系文件；其次，项目启动后，文档控制人员要根据具体项目的性质、规模及合同要求，在通用标准程序文件的基础上编制项目文档控制程序文件。通用性程序文件内容要涵盖项目文件从产生到归档保存整个文件生命周期的全程控制。为便于对文控人员的指导，建议在程序文件的基础上再编制操作性较强的手册，作为对程序文件的补充。以寰球公司为例，编制了《项目文控操作手册》、《文档控制常用表格》、《档案管理操作手册》、《项目现场文档控制手册》、《项目竣工文件控制手册》等一系列专业手册。

4.使用先进科学的文档控制软件，实行电子化、网络化的管理，是实现项目文档科学有效控制的重要手段

工程项目文档的有效控制是通过使用先进科学的文档控制软件来实现的。一般采用市场化通用软件时都要根据本企业的特点进行二次开发，其设计应体现从文件产生到交付、归档等全过程的管理理念，在功能设置上更要体现文件的科学分类、文件动态管理，文件的有效利用、文件的安全保密等。在软件的选择上，最好选用国际工程公司通用或能够与国际接轨的软件。其次，根据电子文档的种类、来源、用途等对项目文档在数据库中搭建清晰、合理的项目文档目录树结构，最大限度提高文档查找的准确性，使专业技术人员可以及时、准确的查找到所需的文件，获得设计、采购及施工管理等所需的数据，实现项目文档全过程的追踪及查询。由于数据库是通过专人维护，专人设置权限，从而保证了文档的安全性。

二、工程项目文档控制的步骤及方法

(一)项目前期文档控制管理的策划

1.参与合同谈判，明确合同条款的文件要求

在项目合同谈判及项目执行的初期阶段，文控专业人员首先要介入到合同中有关文档控制条款的谈判工作上来，将文档控制的具体内容、要求纳入合同，明确业主、承包商、合作方等对文档的要求和职责，使文档控制管理工作有章可循、有法可依。

2.了解项目文档的特点和规模

文控人员通过认真阅读文档控制程序文件及标准规范、业主及合作方提供的文件、MR文件清单等，了解项目总平面布置图中的装置分区及总的区域划分，从而明确各方对文件的管理要求，并能够估算出项目文档的数量、种类、来源、规格等，为文控中心的组建和项目文档的有效控制提供了依据。

3.组建项目文件控制中心

文控人员根据项目的类型和规模，编制该项目文控人力需求计划，明确岗位设置，确定文控中心文档管理装具的数量和项目服务器的大小。根据实际经验，纯设计项目一般情况下配备1～2人，总承包项目依据规模配备3～8名文控人员，设文控经理、文件控制工程师等岗位。另外，根据项目的规模及业主的要求，凭借项目文档控制经验，确定项目文档控制所需服务器的大小，为项目避免不必要的资源浪费，有效节约成本。

4.搭建软件平台

文控人员根据项目部各专业人员组成和工作分工，对项目文档控制数据库软件中的人员权限进行合理设置，并根据档案的归档范围，结合项目的特点，对文档目录结构进行分类设置，建立契合项目实际，便于项目文档控制管理的数据库软件平台。

5.建立标准化文档控制程序体系

文控人员根据业主的要求和项目文件的特点，在企业通用性标准化程序的基础上需要及时确定具体项目的文件编码体系，编制文件控制系列程序文件，对项目文档控制管理的流程、方法及文件的保密作出具体规定，特别要明确文控中心及文控人员负责项目文件输入、输出的接口的管理，规定所有文件的必须通过文控中心。

6.建立统一的项目文件模板

文控人员要及时收集、编制并下发项

目图纸类、项目管理文件类、项目文件控制目录类及项目评审类文件格式的模板，具体包括技术文件格式、初步设计文件格式、开工报告格式、项目文件对内(外)传送单、会议纪要、传真、信函、设计变更通知单、会议签到表、厂商文件对外发送单索引、项目文件目录(案卷、卷内)、项目文件归档单、设计会签记录、设计评审纪要等。项目文件格式的统一，不仅体现了项目管理的水平，同时也为保证项目文档的质量打下坚实的基础。

7.开展文档控制管理的培训

为保证文档控制体系的有效实施和项目控制数据库软件的高效使用，文控人员需对参与项目的全体人员进行文控体系、数据库软件等内容的培训，使项目人员熟悉了解项目文档控制流程及文件要求，以保证文档控制体系的有效实施，保证文件流程准确、高效运行。

所以说，项目文档控制管理的前期策划是项目文档控制工作的基础，对下一步文档控制实施将起到事半功倍的作用。项目合同签订后，文控人员就要对合同的有关项目文档控制管理工作进行认真细致的策划，做到目标明确，机构、人员配套，软件平台科学搭建、体系文件健全、文件格式标准化及全员参加培训等，通过对文档控制管理工作周密地策划，才能避免工作的盲目性，才能在项目管理和档案管理中凸显出文档控制的作用。

(二)项目运行阶段各类项目文档的有效控制

工程项目文档的种类主要包括项目管理文件、外部文件、设计文件、采购文件、厂商文件、施工文件和开车文件等。对项目诸多文件在接收、整理分发、存储的过程中始终实施动态控制，文件的版次和状态控制成为文档控制的重点。工程项目的文档控制方法以外部文件、设计文件和厂商文件的控制最具代表性。

1.外部文件的控制

外部文件一般指合作方(包括业主)提供的文件，是项目执行的依据性文件，项目经理接收到外部文件后，按照文件类型和用途进行分类、移交文控中心、文控人员在接收到的文件上加盖日期章，按照项目要求的发放范围进行复制、分发，文控人员对保存在文控中心的纸版文件依据文件类型进行科学分类、组卷、整理归档，同时将文件编号、文件描述、版次、日期等信息及时录入到登记表中。外部文件的电子版应按照目录结构存放在项目数据库中，如果外部文件没有对应的电子文件，文控人员应扫描一份存放于项目数据库中，以便查阅。所有接收到的外部文件均存放在文件控制中心，专业人员借阅纸版文件时需填写借阅单后方可借阅。

2.设计文件的控制

工程设计文件包括初步设计、基础设计、MR文件(材料询价书)、详细设计(施工图设计)、竣工图、现场设计变更等。文控人员应保存工程设计每个阶段的全部版次文件，以保证工程设计文件的完整性和可追溯性；电子文件包括原始格式文件及带签字的扫描文件均存放在项目数据库中，并保证纸版与电子版文件一一对应，以供查阅。MR文件要根据MR的编号进行分类、组卷、整理保存，同时将MR文件的状态及时输入项目数据库中。详细设计(施工图)图纸或竣工图图纸在发送前，应先将图纸状态输入项目数据库中，项目数据库自动输出文件传送单，文控人员在核对图纸号、图纸名称、版次、文件状态等信息无误后，由项目经理签署，正式对外发送。设计变更通知单要按照项目文件编号要求进行编号，经相关人员签署后，加盖设计变更章，正式发送。压力管道和压力容器设计文件须经文控人员验收合格后，在晒好的蓝图上加盖压力章，方可对外发送。

3.厂商文件的控制

厂商文件包括厂商提供的报价文件、设计文件及检验文件等。随着总承包、采购分包项目的不断增多，对厂商文件的控制已成为工程项目文档控制管理的一个重要内容。厂商文件涉及的厂家多，管理水平不一，为便于项目的规范管理，在与厂商签订技术协议时，应对厂商文件的交付做出具体规定。一是对纸质文件的规定，除了文件名称、份数、中英文版本的要求外，还应要求厂商提交资料的目录清单，以便清点后及时催交。二是对提交的厂商文件电子版提出要求，对图纸、说明书等文件的格式作出规定。三是对提交的随机厂商文件的要求，厂商资料随机交付时，所供设备已生产交付，厂商应该提交详细的资料装箱单，以便开箱时及时找出厂商文件。

4.项目文件版次控制

为确保项目文件版本的有效性，当文件升版时，文控人员负责更新已存档的旧版文件，并同时更新数据库中的电子版文件，以确保纸版和电子版文件能够一一对应，并通过对旧版文件加盖“已升版”印章的方式进行标识，避免错误使用旧版文件。

5.项目文件状态控制

文件状态由记录着项目文件的版次、文件描述、发送时间、文件性质、文件类别等内容的表格来体现。为保证文件状态的准确性，需要文控人员随时更新状态表，包括设计文件状态、厂商文件状态、项目管理文件状态、业主或外来文件状态、预警报告、延迟报告等，确保文件状态与文件实际情况时刻保持一致，以实现项目文件全过程的有效控制。

(三)项目文件交付、归档前的整理检查

项目文件交付、归档前，文控人员应在档案人员的指导下，按照档案的要求对文件进行逐张核对检查，做到各种文件材料齐全、图纸名称和编号与目录相符、数据准确、更改到位、版本可靠等符合标准规范要求，使不合格的图纸、文件能得到及时的修正，保证归档文件齐全、完整、准确，同时在归档前应核对每一卷册是否按照档案的要求对归档文件进行了系统分类、组卷、排列、编目等系列整理，把好归档前的最后检查关，尽可能达到归档后直接上架保存的目标。

如何使项目文件控制更加科学有效，是文档控制管理部门面临的一项新课题。对于工程项目文档控制管理的策划、各类项目文档的有效控制步骤、方法等，还有待于文档控制管理人员在工作中不断探索。本文对工程项目文档控制的关键点，对工程项目文档控制的步骤和方法的思考，还需要通过更多的实践寻找探索有效控制的方法，从而促进和加强我国项目文档控制管理的水平。