高校院系行政工作之我见

摘　要　院系行政工作是联系学校与学院的有力纽带，承担着上传下达、综合协调的作用，在高校两级管理体系中发挥着重要的作用。我们应当在工作中不断学习以具备过硬的专业技能，以良好的工作态度投入到工作中去，善于运用协调沟通，做好领导的助手和参谋。

关键词　院系行政工作　工作能力　工作态度

高等教育经过多年发展，目前各高校已经形成了具有高校特色的院系两级管理运行机制。学校设立教务处、科研处、人事处、学生处等职能部门，院系设置对应的教务干事、科研干事、人事干事、辅导员等行政岗位。一方面院系行政岗位是学校各职能部门在各学院的联络员，保障各职能部门的工作指示和精神传达到各学院每位老师，推动工作在全校范围内开展。另一方面，院系行政人员在各学院承担着管理与服务的功能，为教师教学科研工作的顺利开展提供后勤保障。因此，院系行政工作是联系学校与学院的有力纽带，承担着上传下达、综合协调的作用，在高校两级管理体系中发挥着重要的作用。

1 高校院系行政工作的特点

（1）联接校级行政部门和院系教师的纽带。高校院系办公室工作人员向上面对着学校的一级行政管理部门，接受他们的领导。向下，面对院系领导和教师，为院系教职工提供服务、进行管理。（2）工作内容杂而多。“杂”是指工作类别多，“多”是指工作量大。院系行政人员受编制等因素影响，无法做到专人专岗，很多事情都是一个人同时兼任，比如教务干事在做好教务的同时还担任辅导员，而行政秘书在处理日常管理之外还兼任财务、科研、图书资料等专项工作。导致行政人员工作杂而多。（3）工作质要求越来越高。首先，行政工作无小事，每项工作都涉及教师和学生的切身利益，大到教学、财务、人事等工作，小到接待、文件的上传下达等，每项工作都不能出错，否则势必给院系师生带来损失。其次，随着社会的发展，对高校行政工作也提出了越来越高的要求，比如接待外宾、电子化处理信息等。（4）工作受重视度不高。行政工作是学校和院系各项工作顺利开展的前提和保障，只有行政人员做好课程计划、教室安排，做好财务报销、人事管理等工作，教学与科研工作才能顺利开展。但是高校行政工作人员普遍待遇低、晋升空间小，有些院系领导甚至认为行政工作技术含量不高、可有可无。这些都使高校行政人员在心理上产生失落感、焦虑感，造成年轻行政人员难以持久地坚守岗位，以致院系行政工作更换频繁；或者对工作缺乏热情，得过且过，致使院系工作难以顺利开展。

2 正确看待院系行政工作

2.1 端正心态

院系行政工作受重视度低，甚至有时会被人轻视，但是行政人员要端正心态，正确看待工作。首先，要认识到自己工作的必要性，行政工作是保障院系教学和科研工作顺利开展的基本前提，每个行政岗位都有其存在的必要性，否则学校的教学和科研工作将无法正常进行。其次，要认识到自己工作的重要性，行政工作涉及财务、教学、科研、人事等，必须认真仔细。因此端正工作态度、热爱本职工作，将之作为事业来看待，才能获得成功与肯定，进而感受到行政工作的乐趣，并逐步取得进步。

2.2 收获工作

（1）工作能力的提高。高校行政工作给人的印象可能是收发文件、抄写文件、做做报表、 办个手续、开个会议等等，看似简单，但是实际上，行政工作想要做好，首先要具备应用文书写能力、外语听说写能力、办公自动化操作能力等专业技能，其次还需要有良好的组织协调、沟通合作等能力。通过长期的、坚持不懈的努力，这些能力是行政人员在这个岗位上最大的收获。（2）感情的收获。热情的服务态度和仔细的工作作风会获得领导对工作能力的认可、对工作成果的肯定，也会取得同事的尊重、建立融洽的人际关系。同时也能从工作中获得自信与自豪感，从而体现出自己的人生价值。（3）储蓄未来。工作经验的积累和工作能力的提升是未来个人职业发展的基石，虽然院系行政工作杂而多且要求高，但这却给予了锻炼个人工作能力的机会。如果能够踏踏实实、认认真真地做好每一份工作，势必有助于工作能力的提升，也有助于人脉关系的积累。这也为自身未来提供了发展空间。

3 如何做好院系行政工作

（1）具备过硬的专业技能。院系行政工作涉及数据统计、公文写作、外语交流等专业技能。首先，要积极迎对工作中的挑战，保质保量地完成工作任务；其次，要及时发现自己工作上的不足，认真学习、及时充电，以满足工作需要，不断提升工作水平。在工作之余，可以学习外语、钻研办公软件、锻炼文笔，以备工作不时之需，才能在工作中游刃有余。

（2）端正工作态度。首先，树立服务意识。在工作中，面对师生时，要做到态度热情、考虑周到，竭力帮助师生解决他们在工作和生活中面临的困难和问题，将服务意识融入到工作中的每一步；其次，加强责任意识。所谓责任，是指一个人在某个角色上应该要完成的职责，履行应尽的义务，并为自己的行为承担后果。明确责任后，能够自觉、认真地履行职责，并在参加社会活动过程中，能将责任转化到行动中，这种心理特征就是一种责任意识。①行政人员在工作中就是要把自己的责任意识融入到工作中去，尽力完成分配的工作任务，并勇于承担工作后果。

（3）善于沟通。人际沟通是人与人之间通过传递信息，交流思想和情感，从而达到人与人之间相互了解，相互认知的过程。②院系行政工作的沟通范围很广泛，不仅是与上级之间，与院内同事、与学生、与学校职能部门之间都存在着沟通。沟通有助于建立良好的工作机制，推动工作持续良性发展。比如，起草文件，应当准备相关材料，把可能遇到的问题或者自己难以解决的问题提前与主管领导进行沟通，在获得领导的指示后，再开始下笔；起草完文件后，应提交领导审查，领导修改后，再最终定稿。如果缺乏沟通，自己在未与主管领导沟通的情况下就下笔，有可能从开始就陷入方向性错误中，影响工作效率。

（4）做好领导的助手和参谋。院系行政工作人员也是领导的助手和参谋，如何做好领导的左右手？首先，把握领导工作作风，适应其工作节奏。比如有的领导只把握大局、不关心细节，而有的领导却对工作中的每一个环节都很仔细。而行政人员就是要适应领导的领导方式，与之相协调，才能与上级协作愉快。其次，严格执行领导的意志。领导的意志是院系向前发展的方向和指示灯，只有保证领导意志的实现，才能保证院系工作统一协调地向前发展。第三，院系行政人员在做好执行领导意志的同时，也要发挥自己的主观能动性，基于自己掌握的信息与资源，适时献言建策，做好领导的参谋一职。