高校财会档案中凭证的实用价值

摘要： 高校财会档案是学校经济活动记录的凭证和依据，不仅可以提供决策支持，也可以提供处理问题的凭证，具有一定的实用价值。财会档案是记录和反映行政、企事业单位各项经济业务活动的重要史料和原始凭证；是详细记录学校经济业务、明确经济责任按一定格式编制的数据以登记会计账簿的书面证明；是会计做账、核算的基础，是登记账簿的客观依据，在法律上具有证据作用，并在发挥会计的作用中具有重要的意义。本文对高校财会档案的特性和实用价值进行了研究，分析高校财会档案管理工作。

Abstract： Accounting archives in colleges and universities are the records and basis of economic activities in school， so they not only can provide decision support， but also can provide processing documents， so they have a certain practical value. Accounting archives are important historical data and original certificate to record and reflect various economic activities of the administration， enterprises and institutions； are the written proof of registering the school economic business and economic responsibility data to accounting books； are the basis of accounting； are objective basis of the registration books， have the evidence role in law， and has important significance in playing the role of accounting. This paper studies the characteristics and utility of college accounting archives， and analyzes accounting archives management in colleges and universities.

关键词： 高校财会档案；凭证；实用价值

Key words： accounting files in colleges and universities；certificate；practical value

中图分类号：F234.4 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2013）14-0185-02

0 引言

高校财会档案是学校经济活动记录的凭证和依据，也是高校档案管理的重要组成部分，是一项专业性、技术性较强的管理工作，它在高校建设事业中起着重要的作用。

1 从高校财会档案的特性看

财会档案是指会计凭证、会计帐薄和会计报表等会计核算专业材料，是记录和反映行政、企事业单位各项经济业务活动的重要史料和原始凭证，包括会计凭证类、会计账簿类和财务报告类，具有广泛性、专业性、连续性、单一性。会计凭证是详细记录学校经济业务、明确经济责任按一定格式编制的数据以登记会计账簿的书面证明。是会计做账、核算的基础，是登记账簿的客观依据，在法律上具有证据作用，并在发挥会计的作用中具有重要的意义。三者之间相互联系共同构成了一个完整的会计核算体系，与其他档案相比会计档案的最大特点表现为记录上的连续性和相互之间的对应性。

高校的主要活动是教学、科研、管理与建设，所以高校财务档案的区分层次性日益复杂化。高校在制定事业发展规划、预测经费开支时，实行有效管理和科学决策都必须借助会计档案记载的各种信息。财会档案有以下几方面特点，它具有一般财务档案管理的共同特征。①时间特殊性。学校的教学活动按教学年度为周期，也就是从所熟知的一年中下半年和第二年的上半年作为一个教学年度，因此，高校财务档案基本按照自然年度划分。②来源广泛性。以作者单位青海大学为例，是一所综合性大学，附属较多，其特殊性决定了学校财务档案管理自身的独特性，因此，使得财务处理所涉及的范围广、内容多，从各二级院、系、部、处及各级各类办公室到三本学院、成教学院、附属中学、小学等。对于这许多参与部门来说，分工明确、相互协调、紧密配合显得非常重要。单位每发生一项经济业务，如资金流入或流出、现金的收费、往来款项的结算等，经办此项业务的相关人员必须认真填制会计凭证，填制会计凭证必须按照规定的程序和要求，并且要对会计凭证的真实性和正确性负责。会计凭证主要是记录某项经济业务发生或完成的日期、内容等，会计凭证上要有签名盖章，有的甚至需要加盖公章。一切的会计凭证都需要经过相关人员的严格审核，只有审核合格通过的会计凭证才能作为登记账簿的依据。

2 从会计凭证的实用价值看

完成会计的工作任务并且充分发挥会计在经济管理中的作用，填制和审核会计凭证对实现其作用具有十分重要的利用价值。档案工作的目的就是充分利用档案，总体来讲会计凭证的实用价值可以分为以下几个方面：

2.1 信息方面 会计档案中的经济资料能够为管理者提供丰富的信息。经过会计处理后的会计信息都将服务于管理的预测和决策支持。会计信息是会计人员根据会计凭证对日常大量的、分散的各种经济业务进行整理、分类以及汇总再加上会计人员的处理得到的。会计档案能够真实的激励和反映单位的经济活动，凡事在经营活动中有违反财务纪律和财务制度的不合法行为都会在会计档案中留下蛛丝马迹。任何虚假的会计信息都起源于会计凭证，因此，会计凭证是对发生的经济业务的初始反映，在这个会计核算的过程中起着至关重要的作用。会计凭证是最基础、最直接的记录，是会计核算中最原始、最基本、使用最多、数量也是最多的材料，是记载各单位经济活动的最初的书面材料，也是最原始、最直接的依据和证据。

2.2 法律依据方面 从法律意义上讲，会计凭证有着对发生的经济业务的证明效力。依法确立会计凭证复制件的有效性和凭据作用，因为只有原始凭证才具有法律效力，这是社会公认的事实。会计档案属于原始资料，因为会计凭证在法律上的凭据特征，形式上的原始特征，人们对会计凭证利用的周期和次数都是最长和最多的，因此，人们越来越充分的认识到了会计凭证的实用价值。

2.3 审查监督方面 通过审核会计凭证可以监督各项经济业务的合法性，检查经济业务是否符合国家的有关法规制度，是否符合学校的建设目标和财务计划，检查经济业务有无违法乱纪等，通过这些可以及时发现经济管理中存在的问题和管理制度的漏洞，并且采取相应的措施及时制止和纠正，因此，审核会计凭证可以更有效的发挥会计的监督作用，改善经营提高经济效益。

2.4 人事档案方面 每个人在社会活动中，都会和经济工作发生联系，尤其是国家公职人员，都会自觉不自觉的将个人的社交活动以会计凭证的形式在会计档案中留下记录。诸如个人的工资、公差报销、业务培训等，这些人和事都将真实地反映在会计档案中，这种人事档案作用，给各项管理工作带来很大方便。

2.5 案卷查询方面 在实际工作中凭证查阅较多，科研经费、基建项目支出、政府采购专项资金、学生的学费收缴、资助金和奖学金等的往来数据都是财会档案的管理范畴。做好管理使用工作，首先，各级管理者对此要有足够的认识，在管理中自觉地对会计档案加以运用。其次，要不断提高会计档案工作者好的专业素质，做到平时注意收集整理档案材料，定期集中归档，按规范化、标准化的要求，保证会计档案材料的连续和完整，使之更好地为高校事业管理服务。

3 从财务凭证的意义看

财务凭证可以完整的记录经济业务的发生和完成情况，为会计核算提供原始的依据，同时也是强化明确经营管理责任制，落实岗位责任制的重要文件。由于任何一项经济活动都要由经管人员填制凭证并签字盖章，这样便于落实责任，加强财务人员的责任感。明确经济责任，可以反映相关经济利益关系，为维护合法权益提供法律证据；可以监督经济活动，控制经济运行。

研究会计凭证档案的实用效果，要求财务人员应该注意平时多收集，提高服务能力为促进学习的管理工作提供参考的以及，因此档案部门应当建立会计档案信息反馈系统以加强会计档案利用效果的收集和整理。由于财务档案利用效果的反馈时间都比较长，因此会计档案工作人员只有坚持不懈的与利用者保持联系，及时收集并整理会计档案的利用信息，才能充分体现会计档案的利用价值。

参考文献：

[1]韩丰.提升大学财务会计档案管理与服务能力的思考[J].航海教育研究，2010，（3）：108-110.

[2]阚赤峰.对会计档案开发利用工作的几点思考[J].黑龙江档案，2011，（2）：78.

[3]韩丰.论高校财务档案的优化管理[J].科技创新导报，2010，（16）：204-205.

[4]汪沁.高校财务档案管理特点及改进建议[J].科教纵横，2008，（9）：222.

[5]舒爱娟.高等学校会计档案的综合管理[J].陕西档案，2010，（3）：38-39.