建筑工程施工索赔管理探讨

摘 要:索赔管理是工程项目合同管理的重要内容,是承包商减少损失取得经济效益的经营策略,合同双方正确理解和对待索赔,是工程项目顺利进行的保证。重新阐述了索赔定义,分析了索赔产生的原因,介绍了施工索赔的原则及处理程序,提出了索赔的一些技巧,对承包商成功有效地把握索赔机会,达到索赔目标提供了借鉴。

关键词:索赔管理;权利主张;索赔机会

中图分类号:C93

文献标识码:A

文章编号:1672-3198(2010)19-0289-02

1 索赔的概念

索赔是指由于合同一方违约而导致另一方遭受损失时的由违约方提出的赔偿要求的权利。可见索赔不只是索取赔偿,更是一种“权利主张”。施工索赔主要是指业主和承包商之间由于对方不履行或不完全履行合同,或由于对方行为及无法防止的外因使权利人受到损失时而提出的费用或工期的补偿要求。

在建筑工程承包过程中,索赔管理主要包括索赔和反索赔。按照FIDIC合同,索赔是双方面的,承包商向业主提出索赔,则业主反索赔;同时业主也可以向承包商提出索赔,则承包商必须反索赔。索赔通常是对自己已经受到的损失进行追索,而反索赔则着眼于损失的防止和减少。

索赔和反索赔都是合同赋予双方的合法权利,是一种正当的权利要求,而非无理的争理,是一种经济补偿行为,并不是对过错方的惩罚。发生索赔事情也并不意味着双方一定要诉讼或仲裁。索赔是在合同履行过程中的一项管理活动,大多可以通过协商、谈判和调解等方式解决。

2 索赔的起因

施工索赔必须有合理原因才能得到支持。建筑工程本身的特点是工程量大、投资多、工期长,参与者又多,且所处的环境有许多不确定性,特别是国际承包工程,情况更是复杂,因此,索赔经常发生,且索赔很大。根据索赔事情发生的不同原因具体可分如下:

2.1 业主违约

业主没能正确履行合同义务,如未及时交付场地,提供图纸,未按合同规定将施工所需水电线路接至约定地点,未及时交付业主负责的材料和设备,下达了错误指令或错误图纸,以及超出合同规定,干预承包商施工过程等等。

2.2 合同文件缺陷

由于建筑合同条款多,相关文件多,合同中难免有考虑不周的条款、缺陷和不足之处,如措辞不当、说明不清、有二义性、不同语言之间的翻译不准等都会导致双方对责任、义务和权力的整治,引发索赔。

2.3 施工内外部环境变化

工程项目本身和工程环境有许多不确定性,技术环境、经济环境、政治环境、法律环境等的变化都会导致工程的计划实施过程与实际情况不一样,如地质条件变化、材料价格上涨、货币贬值、不可抗力、国家政策法规变化、相关主管部门的干涉、运用新技术等,这些因素都会导致施工工期和费用变化,承包商可依据相关合同条款进行索赔。2.4 其他原因引起的索赔

业主指定的分包商出现工程质量不合格、工程进度延误等违约情况;合同范围内未明确说明,但对施工造成了费用和工期增加;施工过程设计有误对设计修改而引起的变更等等。

在任何建筑工程承包合同的实施过程中干扰事件都不可避免,所以无论采用什么样的合同类型,也无论合同设计的多么完善,索赔都是不可避免的。因此承包商为了取得工程经济效益,必须重视索赔管理问题。

3 施工索赔原则与程序

索赔的根本目的在于保护自身利益,追回损失;施工企业为保证索赔工作顺利进行,就必须正确对待索赔,既要严格贯彻正确的原则立场,又要谨慎、及时地按照索赔程序进行索赔,这是能够成功索赔的前提。

3.1 索赔原则

(1)合法性原则。按照合同规定,干扰事件的确是由于非承包商自身引起,且承包商的索赔要求必须符合合同规定,并具备合法、全面、充分和有效的证据。

(2)合理性原则。承包商的索赔要求必须合情合理,符合实际情况,真实反应实际损失,采用合理的计算方法和计算基础。

(3)实效性原则。发生干扰事情,并造成损失后,承包商必须按照合同规定程序在一定时限内提出索赔,且监理工程师必须及时地对索赔进行处理,不得无故拖延。

(4)协商处理原则。发生索赔事件后,合同双方都应该本着友好协商的原则进行沟通和互动,承包商尽量通过协商、谈判方式解决,并防止对立情绪产生,因为合作一旦破裂带来的不仅是当事人的损失,还可能影响其他人的权益,除非非一方违反合同基本原则恶意欺诈。

当然,承包商不能滥用索赔权力来赚取利润,这就要求承包商不能违反商业道德,禁止采用虚假证据、多估多算等不正当手段进行索赔。

3.2 索赔程序

工程项目实施中,承包商进行索赔是十分常见的,但处理起来确十分困难,主要包括承包商内部管理工作和双方解决索赔的过程。索赔过程要严格按照合同程序进行,否则常常导致索赔无效。按照国际惯例,索赔程序大体包括以下过程:

(1)索赔意向通知。干扰事件发生后,承包商必须迅速做出反应,在合同规定时间内,向业主发出书面索赔意向通知。声明对干扰事件提出索赔意向。

(2)起草并提交索赔报告。提交索赔意向通知后,承包商必须在一定时间内提交正规索赔报告,包括索赔报告、账单、各种书面证据等。在这个过程承包商有大量的管理工作,包括对干扰事件起因、过程、状况的调查;对其原因进行分析评价,分清责任;以实际损失为依据,收集相关证据,以合理的计算方法计算损失;在干扰事情结束前做好同期的相关记录;最后起草有理有据、准确可靠的索赔报告,并提交。

(3)索赔的解决。从项目管理角度,合理的索赔应得到合理的解决;承包商自提交索赔报告后,业主必须在合同规定期限内对索赔要求做出答复。这个阶段工作的重点就是审查评估索赔报告后,通过谈判、调解、仲裁或诉讼等手段解决索赔问题。

4 施工索赔的技巧分析

工程索赔是一门涉及面广,融技术、经济、法律、管理与公共关系于一体的综合学科。发生干扰事件后,如何做到不损失利益,取得索赔成功,又不伤害双方的合作关系和承包商信誉,合作满意,不仅与索赔数量有关,而且与承包商的索赔策略、处理技巧有关。索赔策略与索赔技巧也是承包商经营策略的一部分。

4.1 及时捕捉和利用索赔机会

索赔的基础是施工合同文件,承包商要认真研究合同文件,熟练掌握合同条款,对可能产生索赔的条款反复学习认真研究。发生干扰事件后,做为有经验的承包商要及时捕捉、利用事故因素,变被动为主动,积极创造索赔条件,做到有据有理有声。

4.2 加强合同管理,积累真实有效地索赔证据

索赔证据包括极其广泛,主要为反映干扰事件发生、影响的各种工程文件和支持索赔理由的各种合同文件及各种账单、用工单、材料单等。因此,承包商在施工开始前,就要建立严格的资料积累制度。对施工过程中发生的停水、停电、材料进场、工程变更、会议纪要、检测报告等原始资料都要有详细记录;对业主或监理工程师的临时决定、口头变更令、往来信件等都要整理成文字资料保存。

4.3 合理的计算方法,适当的索赔额

索赔的计算方法和索赔额要实事求是,保证业主和工程师能理解和接受,这也是工程索赔成功与否的关键,切忌漫天要价,造成业主逆反心理,影响文件的可靠性,造成双方对立情绪。

4.4 力争单项索赔,避免一揽子索赔

单项索赔通常原因单一,责任单一,分析比较容易,能及时得到支付。一揽子索赔问题处理和解决复杂,原因、责任和影响分析艰难,索赔金额较大,双方争执激烈,不易解决,有时谈判一拖几年。

4.5 搞好合同双方关系,掌握谈判艺术

索赔争端难免的,但承包商尤其要保持头脑冷静,原则问题上态度要坚决,但也要注意方法,注意双方的合作关系和利益一致性,能对索赔过程有效地控制,运用恰当的策略和灵活的谈判技巧对话,既达到索赔要求,又要不伤和气。

参考文献

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