浅谈消防档案管理信息化问题

摘 要：随着现代科学和技术的迅猛发展，计算机互联网络的技术也得到了广泛的应用。信息技术在社会生活中占据着不可替代的地位，这对档案的安全管理工作也提出了新的要求。档案信息化是在档案网络建设的基础上，以档案信息资源建设为核心，以档案信息资源社会共享为目标的一个动态发展过程。档案信息化管理的实现，是档案工作适应社会信息化发展的必然要求。但在推行档案信息化管理的过程中，也不可避免的出现了一些有待解决的不容忽视的问题，本文就是从这些问题的出现的原因进行探讨研究，并提出了相应的解决方案和措施，以便充分发挥档案信息化管理的功能，为档案信息化的发展提供一定的参考和借鉴。

关键词：档案信息化管理；问题；解决方案

中图分类号：G271文献标识码： A

档案信息化管理指的是在档案行政管理部门的指导下，依照先进的科学思想和完善的组织管理办法来增强组织内部的信息化管理能力，并且要运用信息技术、网络技术等高科技手段，对文档信息进行发掘、整合，使信息在获取、处理、传输和应用数字化、网络化等方面，实现档案信息利用效率的提高和资源共享的目的。就目前我国的档案信息管理方式而言，由于内部的档案信息管理操作系统不一样而导致许多问题的出现， 这些问题很容易造成信息化管理风险的发生，很大程度上阻碍了档案信息化管理工作的顺利开展。所以需要从外部的网络环境、应用环境和从业人员的素质方面加大改革的力度，从而使档案信息的管理系统可以朝着更加安全更加稳定的法相发展。

一、消防档案管理信息化中存在的主要问题

（一）传统的档案管理方式束缚了新型档案信息化管理的发展

就目前来说，档案部门还是传统的“为保管而保管”“只保管不利用”的陈旧思想，仍旧是以往的“等待”“索要”等一些安于现状的行为，不讲求经济效益和社会效益，只是一味的重复“你来查找我便调取”的做法，不更新，不发展，也不改革。伴随着新技术和相关科学理论的不断渗透发展，新形势下的信息化档案管理涌现出了很多的新问题和新情况，这使得一些思想观念闭塞、行为方面认识不足的工作人员远远落后于时代的发展，随即导致了制约档案信息化管理发展的不良因素的存在。

（二）设备老化经费紧缺，达不到信息化管理的要求

经济和科技的发展，带动了档案信息的数字化、网络化和管理服务的现代化，这也是我国当前档案事业发展的主方向。档案管理要符合时代的潮流，就必须不断的改进设备和更新技术。所以，档案馆和从事档案管理的工作人员就必须投入更多的人力、物力、财力去把这些问题解决，然而设备是处于不断的更新变化中的，所以长此以往，档案工作部门不可能仅仅依靠政府的财政拨款就可以解决好经费不足的问题。尤其是近年来，政府的财政拨款显得极其紧张又极其严格，所以，设备老化和经费不足又称为了制约档案信息化管理的主要因素之一。

（三）档案保密和档案安全受到威胁

信息网络技术的应用不是只停留在一方面，它会不断的渗透到各个领域及各种环境场合，这就使档案保密和档案安全受到了威胁。一方面是人为原因，档案管理部门的档案从业人员保密意识和安全意识不强，经常将一些重要的档案不经过严格的审查和管理就随意的发到自己的网站上，造成了一些秘密档案的外流与遗失。另一方面是技术问题的原因，众所周知，当下的信息网络中，由于电脑病毒泛滥，在加上黑客行为的大肆进攻，致使档案信息的安全和保密工作受到严重挑战。这些问题都需要我们高度重视起来并及时解决。

（四）电子文件的归档问题得不到落实

截止到目前，我国始终都没有建立一个完善的达到数据交换的机读目录档案系统，网络建设形式和档案信息系统一直都是处于相互分离的状态，各行其是，联系甚微，规范性、开发性、服务性、共享性较差，这些问题致使了档案信息无法实现资源共享的目的。此外，在诸多办公自动化系统设计时多数情况下都没有档案管理者的参与，或者由于档案管理者相关专业知识匮乏而无法参与，这也就是导致电子文件从形成到归档之间存在不少问题的原因所在。

（五）严重缺乏高素质的档案管理人才

科技的进步带动了信息技术的迅猛发展，这也一定程度上促进了档案管理的变革，以往的管理方式、方法、手段都已经无法适应信息化管理所提出的最新要求，这也给从事档案管理的工作人员提出了更高层次的要求。然而，纵观整个档案管理部门，不难看出，档案从业者的整体素质都不是很高，对于高素质的人才，档案管理部门又可能由于其他一些原因留不住，诸多素质全面发展的人才，档案部门还引进不来，因此，高素质人才的缺乏又严重束缚了档案管理信息化的发展。

二、解决档案管理信息化问题应采取的措施

（一）改变传统的陈旧观念，走现代化社会服务路线

传统观念的束缚制约，是影响档案信息化管理的主要因素之一，首先要冲破这些一如既往的陈旧理念的枷锁，树立全新的开放意识和创新意识，积极促使档案管理在档案信息的利用、管理上服务于经济建设，服务于社会发展。其次，要从原来的被动服务走向“面向社会，多方联系”的主动服务，拓展服务渠道，健全服务功能，用前沿的眼光去看待研究利用者潜在的需求，为利用者提供积极主动、方便快捷的超越时间和空间的高端服务，与此同时要加强馆际交流，加大对所拥有的馆藏的宣传和推销。最后一方面就是加强档案信息的开发利用，档案是信息也是资源，没有档案，信息也就不复存在了，没有信息，自然也就缺失了服务的资源。所以，档案部门要对档案信息资源深度开发利用，以此为信息时代的到来提供优质高效的服务。

（二）建立健全完善的档案信息安全管理制度

档案管理本身具有的服务性质决定了档案馆要尽可能的开发和挖掘档案信息，为相关的工作利用提供便利的服务，以实现档案信息利用功能的最大化，最终实现档案信息资源共享的目的。但是资源共享又和资源安全是相互矛盾的，这就要求必须建立健全完善的安全管理制度。尤其是电子档案的管理更是需要匹配一套完整严格的安全措施，让每一个环节都不存在安全隐患。首要问题是电子文件的制作过程要实行权责分开机制，不能将二者混淆不清。然后就是在硬件管理上的要求，需要进一步完善电子文件与计算机设备的保管设施和环境，做好温度和湿度的控制，防止出现存储介质被磁化的问题，与此同时还要加强防盗措施的维护和完善。

（三）培养和引进高素质的档案管理人员

要实现档案的信息化管理，人才很重要，它要求档案从业人员要有专业的技能和扎实的知识基础，所以必须要重视人才的培养，首先就是对在职人员实行各种形式的再教育，以适应技术和科技发展的需要，与此同时要注意引进智能型的专业人才，两者相互结合相互促进，为适应信息化时代的发展建议一支智能化档案管理队伍。

结束语：总而言之，档案作为一种原生的信息资源，它的重要性也在不断的显现，新的挑战形式，也给档案管理人员带来了新的课题，作为档案管理工作的从业人员需要不断学习理论基础的同时要逐步的、全面的掌握信息技术的重要内涵，为档案工作提供服务，为社会主义经济建设服务，为精神文明建设服务，从而实现档案管理工作的全方位改革与发展。

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