档案数字化的质量和安全保密控制

【摘 要】档案管理是单位对于档案内容的管理活动，合理的进行档案的管理有利于单位、个人和国家机关更好的适应社会的发展。作为确保建立数字档案系统的基础，档案数字化在质量和安全保密两方面成为档案数字化过程中的重要环节。本文依据档案数字化现状，针对档案数字化的质量和安全保密控制提出相应的看法和建议，以供参考。

【关键词】档案数字化；质量控制；安全保密控制

前言：20世纪80年代末，档案数字化概念及其基本操作首先被提出，并于90年代得到发展。随着科学技术的发展和人类社会各项活动的需要，档案数字化不再局限于单纯的的对于案卷级目录、文件级目录数据库进行建设，而是利用数字化资源优势，对于档案信息进行录入，实现全文信息化等最终目的，从而达到在节省大量的社会资源的同时，能够更好的扩展档案利用的服务范围，实现档案信息资源安全共享等效果。

一、档案数字化的概念界定与现状

档案数字化是一种新型的档案信息形态，是凭借计算机科学技术、扫描技术、数字摄影技术等先进技术的发展应运而生的，对于档案资料信息进行录入管理的新体制。作为档案管理体系中最基础也是最重要的组成部分，档案数字化的推广有利于数字档案系统的建立。针对现有的科技水平和管理水平，档案数字化的具体方法通常可以分为五种，即扫描纸质档案；扫描缩微拷贝片；运用数码设备对于包括非纸质档案在内的档案资料信息进行拍摄；运用激光技术对档案进行三维立体扫描以及数字化采集音频、视频档案等[1]。

由于我国数字档案建立时间较短，在进行档案数字化工程的过程中依旧存在许多需要完善和改进的问题，其中档案数字化质量的控制和档案数字化安全保密的控制是现今阶段档案数字化过程中需要面对的重中之重，也是确保整个数字档案系统建立、正常运转的重要基础环节。

二、档案数字化工作进程中需要注意的问题和应对办法

（一）注意事项

1.人员选拔和业务水平培训。在任何实践活动中，起到决定性作用的参与主体都是人类。因此，在进行档案数字化工作过程中，首先要对于工作人员进行合理的选拔和业务培训，以确保日后档案数字化系统的建设工作、档案管理和利用工作。也就是说，在进行人员选拔时，要偏向选择工作细致、具有较强责任心的专人，同时，在进行人员培训时也要注重道德素质与专业技能方面的培训。

2.确立和确定合理化方案。正确的确立合理的档案数字化方案是顺利进行档案数字化过程的重要保障，其中包括档案数字化的基本原则和基本策略、相应的技术支持和技术路线的确定、对于档案数字化方案流程的重组、再造以及在档案数字化过程中所涉及的操作方法和步骤等等。

3.档案数字化软件的正确选择。软件系统是确保档案数字化进程的重要工具，选择适合的、专业性强的档案数字化软件能够在信息录入、采集过程中节省大量的人力、物力资源，同时也能够在日后的操作活动更加方便、快捷，具有时效性。

4.标准的制定和参数的确定。建立数字档案系统要具有统一的国家标准才能够利用该系统进行日后的，具有全国性质的档案管理工作。因此，在进行档案数字化的过程中，相关人员和机构就要注意以国家标准为基础，根据各个行业、领域的具体情况的不同而进行自身系统的标准和参数的确定工作，以确保日后数字档案的管理和该系统的正常使用。

5.严格的监督、检查和评估工作。对于在档案数字化中可能出现的问题和状况，有关部门应该及时的对整个档案数字化工作过程进行严格的监督、检查和评估工作，以确保档案数字化工作顺利进行、完成。

（二）应对办法

1.建立健全的规章制度和行业规范。档案数字化及数字档案体系建设是极为浩大的工程，因此，在工程进行的过程中，要建立结合完善相关的条文规定，行业规范等以确保整个工程的顺利进行、完成。

2.明确分工。按照工作性质和工作内容的不同对于工作人员的工作内容进行合理化的细致分工。既保证了档案数字化过程的流畅性，又能够及时的发现各个环节中存在的问题，进行及时的改正和完善。

3.严格的验收和检查机制以及阶段性的奖惩制度。验收和监察是保证档案数字化质量的后续保证，严格的验收和检查机制的建立有利于为档案管理工作、档案利用工作的顺利进行。而具有阶段性的奖惩制度则是对于检查、验收机制的肯定，既可以带动员工的积极性，也可以促使员工在工作中进行阶段性的自省活动，从而保证正常工作中的工作质量。

二、如何进行档案数字化的安全保密控制工作

档案涉及到国家、集体、个人的机密性文件，因此在进行档案管理的过程中，安全保密工作是不容忽视的重要问题。

（一）加强规章制度的制定和实施并落实安全保密系统建设

在进行档案数字化的工作过程中，对于保密安全的工作的进行，首先要加强规章制度的制定，以保证在出现问题的时候能够快速的找到解决办法，并以规章制度为提供书面性质的依据、凭证。同时，建立安全防范系统，通过监控设备、计算机防范设备等进行安全保密的控制工作。

（二）加强对于工作人员的管理

作为进行档案数字化工作的主体，对于人员的管理是安全保密控制中不可或缺的重要环节。在进行人员选拔的过程中要进行严格的政治审核，同时对入职人员进行细致的工作内容分配，并在人员入职后进行相关的思想价值引导和定期的考核，以避免在工作人员环节上出现泄密问题。

结论：综上所述，档案数字化是建立数字档案系统的基础保证，而在进行档案数字化的工作过程中要尤为注意对档案数字化的质量控制和安全保密方面的控制。只有确保档案数字化过程中的质量和安全保密问题，才能更好的为建立数字档案系统服务。与此同时，档案数字化的质量与安全保密方面的控制方法也为其他行业、领域数字化质量和安全保密问题的解决提供了良好的参考和启示。

参考资料：

[1]李建朋.档案数字化面临的风险及其防控[J].四川档案，2011，02（02）：20-23.

[2]孙洪鲁，刘虎.数字化加工档案原件与信息安全的管理[J].中国档案，2010，08（08）：51-53.

[3]周迪.北京市档案馆综合档案管理系统设计与实现[D].北京工业大学，2012.