浅谈档案数字化

【摘 要】随着计算机网络进一步发展，信息高速公路进一步拓宽，只有提高档案数字化整体水平，才能让数字化为档案管理插上飞翔的翅膀。本文旨在分析档案数字化现状、优势与缺陷及发展趋势。在此基础上提出：档案数字化是迫在眉睫的艰巨任务，它是档案管理结合计算机软件技术共同实现的，必须针对其现状和存在的问题，深入研究对策，逐步实现档案数字化管理的完美应用。

【关键词】档案数字化；积极；管理；挑战；战略

档案数字化是随着计算机技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态。它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。

一、发展档案数字化的必要性

首先，档案数字化是数字档案建设最基础的工作，是档案信息化建设的重要内容。档案信息化建设的核心是资源建设资源的建设包括两大任务：一是现有馆藏档案的目录数据库建设和馆藏重要档案和照片、录音、录象档案的数字化；二是电子文件归档和电子档案管理。

其次，档案数字化能有效地保护档案的原件。具体表现为：代替原件使用，保护档案原件；数字化副本异地保存，输出微缩胶片供永存保存，这样可使这些档案资料在天灾人祸的情况下不至于遭到毁灭性的破坏；恢复档案材料模糊蜕变的字迹及对污损残缺照片档案的修复。

再次，档案数字化是传统档案馆走向数字档案馆的必经之路，数字档案馆无疑是21世纪各级各类档案馆的发展方向。尽管它当前的组织结构、组织管理模式还处于不成熟阶段，可其实现数字化则是必须的，要想国家前进，档案数字化是基本建设工程之一。

二、档案数字化的优势与缺陷

（一）档案数字化的优势

1.有利于部门立卷制度的落实

部门立卷是个老生常谈的问题，但至今档案室代替部门立卷现象依然很普遍，个别立卷单位一年中分几次送一些零散材料给档案室由档案员代替立卷。但也存在一个问题：及档案管理员对该部门的工作未了解，无法断定材料是否齐全完整，从而影响归档案卷的质量。

2.档案管理不受时间和工作环境的限制，大大提高办公效率

传统管理模式不论是管理还是利用都只能安排在上班时间内进行。工作环境是由管理人员、利用者及办公用具集合在特定的场合中构成。实现档案数字化管理后，传统的办公用具消失了，取而代之的以单位网、计算机系统、电脑工作台为主要办公工具。企业各部门形成大量的电子文件，存储于硬盘中，与实物载体没有必然的联系，它可以复制并存储于不同的介质之中，利用者只有获得允许，就可以随时随地调出查阅的档案信息。

档案管理效率也大大提高，立卷部门只要平时将本部门的文件材料输入计算机，年终将归档材料送交档案室，档案管理员通过网络系统直接自动立卷、编目，并打印出移交目录、卷内目录、全引目录等，整个操作过程简单便捷。

3.档案数字化管理提高档案内容信息的开发

传统管理模式对档案进行分类顺序整理，只能保证档案的完整安全保管与单个文件的查找利用。实现档案数字化管理后，各类档案的电子文件集中存储于计算机硬盘上，电子文件经立卷后，利用者通过检索工具，可搜索到体现同一事件的若干历史性的电子文件，帮助利用者了解事情的来龙去脉，满足利用者关于某一专题的深层次查询需求。

（二）档案数字化的缺陷

1.电子文件档案的不安全因素，影响长期保存

电子文件档案具有操作方便、传递快捷、存储空间小等突出性优点。但在利用安全方面，电子文件利用的安全和保密工作更加难以控制，电子文件采用电子编码技术，可以编辑修改而不留痕迹，载体无法固定，有些鉴别文件原始凭证性的关键信息业可以更改，者些都使电子文件档案的原始凭证性辨别变得更困难。

2.电子文件档案的存储受载体制约性强

电子文件档案存储对软硬件设备的依赖性很强。现有计算机存储设备虽然容量很大，但面对呈几何级数发展的电子文件总有穷尽的时候。

由于应用软件的更新速度加快，很多早起形成的文件在新的软硬件环境下不能读取，即使同时期电子文件也有应用软件不兼容问题。文件形成部门为存储档案投入大量的精力，保留旧的设备和多种应用软件。

电子文件不能像纸质文件直接读取，数据易丢失、病毒侵害等不安全隐患的存在，都给电子文档的安全保管和长期保管带来很大的威胁。

3.档案“双套制”保存，造成资源浪费

档案“双套制”保存是将具有相同内容的纸质文件和电子文件一并保存。单位实行办公自动化系统，各部门文件资料在网上传递、承办，提高了工作效率。但文件办完后又辅发纸质文件归档保存。这样就形成了相同内容、两种类型的文件并发保存的局面，造成人力、物力、财力的浪费。

4.办公自动化与档案管理系统不兼容

有些单位内各部门应用的管理软件都不相同，都使按照各自部门的特点开发及使用。而现代化档案信息管理系统设计单位不同，软件环境差异较大，形成的数据难以转换，无法进行各科室形成的电子档案文件直接归档。归档文件、数据的收集和录入还停留在原始管理水平上。

5.数字化档案的利用率不高，给企业的现代化进程造成障碍

虽然档案信息管理系统推进多时，但很多单位没有对这个强大的信息提高利用意识，人们仍延续传统观念和管理模式，对文档的借阅和检索都由人工完成。人们只看到伸手可及的有限的档案，而忽略了以网络形式传递的资料宝库。数字化档案利用率得不到提高，计算机网络在整个管理过程中的应用仅限于文字的录入。编辑和打印工作，不仅消耗了人力物力，而且使电子档案没有得到合理的开发和利用，造成双重浪费。

三、档案数字化的发展策略

（一）加强系统工程建设，实现信息共享

档案电子化建设是一项系统工程，包括总体设计、设备选型、软件开发、档案整理、扫描录入、系统管理、光盘备份、查询管理、安全措施等，一套硬件加软件的系统。由于各部门日常工作每天要产生大量的文字档案，需要进行录入、保管，因此该系统应采用双服务器、磁盘阵列存储、高速扫描仪集中扫描、光盘和磁带双备份的解决方案。同时，为了提高利用率，还应设置适当的查询系统，通过触屏查询及文档网络上传输达到资源共享的目的。

（二）建立横向通道，衔接办公系统

针对企业中办公自动化系统和数字化档案管理系统充分衔接的问题，建议在查询接口程序中增加查询档案资料功能，实现现有的财务系统、OA办公系统、人事管理等系统的无缝集成。

针对电子文件与纸质文件“双套制”保存的问题，建议在纸质文件与电子文件之间建立一个“通道”，即将电子文件和纸质文件以文本方式和映像方式共存。以及根据数字档案的特点，制定特定的、完善的、符合实际需要的管理制度：文档一体化工作制度、归档制度、文件保密制度、数字档案鉴定制度、网络安全管理制度等，从而有效地保障数字化档案建设安全有序展开。

（三）提高管理水平，注重人才培养

随着当今世界信息爆炸式的增长，档案管理也由过去的劳动密集型转为现在的以现代化办公设施为依托的技术密集型工作。这一方面要求管理者具有很强的分析能力，对一些专业性强的档案要做到精确把握：另一方面，要根据利用者要求提供大量的数据库信息。这些都要求具有高素质、高技能的现代化信息管理人员才能胜任，因此有关部门应加大档案人员的培训力度，学习电子文件的管理知识，提高电子文件保密管理意识，尽快做好传统档案管理向数字化管理转型的工作，努力提高档案数字化管理水平。

参考文献：

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[2]龚丽瑛.企业档案数字化研究文献综述[J].办公自动化，2012（16）.

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