馆藏档案数字化十原则

馆藏档案数字化就是利用多媒体、数据库、数据压缩、高速扫描、光盘存储等技术手段，将纸质、声像、缩微胶片等传统介质档案转化为计算机可识别和处理，具有有序结构的数字档案信息资源库的工作。馆藏档案数字化，应遵循以下十项原则：

1． 科学性原则

在馆藏档案数字化时，如果将全部馆藏数字化，对于继承和保护人类宝贵的文化财富无疑是最为完美的。然而由于档案鉴定工作长期滞后，使得档案馆中存在着大量未经鉴定或鉴定后未作销毁的档案，如果将这些档案全部数字化，不仅会增加管理和维护的负担，而且也是资金的巨大浪费。因此，馆藏数字化应遵循科学性原则，从实际出发，对馆藏档案进行筛选，确定数字化的范围，分清轻重缓急，分阶段、分层次、分步骤进行。优先对具有馆藏特色和地方特色的档案，馆藏珍本、孤本，用户急需的利用率高的档案进行数字化。

2．系统性原则

馆藏档案数字化的系统性包含两层含义：一是保持档案信息资源的系统性。在进行馆藏档案数字化时，只有系统地、连续地将馆藏档案信息资源数字化，才能充分发挥档案资源的效用。对重点或特色档案更应保持系统、连贯和完整，保持档案信息内在的有机联系。二是保持数字化软硬件的系统性。即软硬件配置、对象数据库数字化标准等在数字化的不同实施阶段应保持一致，保证数字化技术、软硬件的可继承性，以确保数字化系统内在的可持续发展性。

3．整体性原则

从宏观上看，馆藏档案数字化是数字档案馆众多对象数据库中的一个节点，它是数字档案馆的一个有机组成部分。毫无疑问，馆藏档案数字化建设应该融入到数字档案馆档案资源建设的总体规划之中。因此馆藏档案数字化必须遵循整体性原则，即实体馆藏必须根据数字档案馆建设要求制定的统一标准和规范，以及档案信息资源共建共享的计划来进行自身馆藏档案信息的数字化，并和其他实体档案馆相互协作，从而确定各自馆藏档案资源数字化的范围。通过实体馆际的协作发展，形成一个互为补充、互为利用、互为推动的地区性或全国档案信息资源体系，并提供网络档案信息服务，从而充分发挥数字档案馆的作用。

4．特色性原则

在遵循整体性原则的同时，各档案馆的馆藏数字化建设还需各具特色。特色是档案信息资源数字化建设的生命。选择本馆独有的，具有资源优势的专题和项目开发建设特色数字化档案信息资源系统、特色档案信息数据库，有利于形成优势，避免重复建设，实现网上档案信息资源优势互补和资源共享。特色化是现代化建设分工协作的一个表现，也是网络时代档案馆生存和发展的关键。各实体档案馆要想拥有更多的利用者和谋求自身的长远发展，必须首先确定自己的档案资源特色，并在确定馆藏特色资源范围后，逐步形成自己的独特性和全面性。所谓独特性，是指要保证所建立的对象数据库的数据具有惟一性，不能和其他馆的数据重复，突出档案资源的地方特色。所谓全面性，是指在建立特色数据库时，要保证档案信息的完整性和全面性。

5．通用性原则

在馆藏档案文献数字化建设的过程中，档案目录数据库、档案全文数据库、多媒体档案数据库等的建设要注意通用性原则，又称标准化原则，即在档案文献数字化建设的过程中必须遵守国际和国内通用的网络传输协议或格式、数据加工标准和档案文献分类标引、著录规则等标准的原则与要求，以确保数字化档案信息产品的通用性和标准化，符合网上传输与档案信息资源共享的要求。这样建成的档案信息数据库才能适应各种通用的软硬件要求，方便远程利用者对各种档案信息的存取和利用。

6．可行性原则

在传统档案文献资源数字化或开发新建数字化档案信息资源时，必须根据数字档案馆建设需要、人才物投入力度量力而行。在可行性、最优化方面着重分析拟建档案数据库（数字化档案信息资源）所拥有的或预期拥有档案信息资源丰富的程度，档案信息内容系统性、完备性程度，开发周期，档案信息数字化加工设备、技术水平与能力，档案信息数字化经费保障力度，人才队伍的数字化建设经验、信息技术水平与能力等。在档案信息专题或全文数据库开发上要避开开发周期长，数据规模过大，数据采集难度大，数据更新速度慢等弊端，以确保档案信息数字化建设的进程与质量。

7．安全性原则

数字化档案信息常常在网上传播利用，最大问题是保密难，所以数字化档案信息资源，特别是上网的档案信息资源必须严肃对待安全保密问题。安全性包括防泄密与防数据丢失两个方面。防泄密、防病毒攻击或停电等意外事故造成数据丢失和系统破坏是数字化档案信息资源建设中的重大原则问题。必须予以高度重视，采取切实有效的安全措施和手段，如数据加密、限制使用范围、建立数据备份，制作只读光盘等。

8．“用户至上”原则

馆藏档案信息资源数字化建设的出发点和最终目的是满足利用者需要，提供社会利用。因此在档案信息数字化建设的规划、决策中，我们应形成以利用者需求为中心的服务观念，即为满足利用者需要的原则。在此理念指导下，馆藏档案数字化建设应从利用者的角度出发，分析网络时代不同用户利用档案的心理和需求，不同利用者关心的焦点、热点问题。在充分权衡各种问题的需求程度、重要程度的基础上，选择、确定馆藏档案信息资源数字化的优先顺序和内容，从而在更大程度上及时满足利用者对档案信息资源的需求，提高利用者获取档案信息的质量。在选择硬件转换传统档案文献问题上，也必须遵守满足需求的原则。

9．高仿真原则

在档案信息数字化转换时应使生成的拷贝对档案文献原件有较高的保真度。这就需要在转换工作中仔细地关注档案文献的重要细节，以免丢失信息。为了使数字拷贝尽量地再现档案原件的本来面目，除非为弥补设备的缺陷，一般不宜对图像信息进行处理。要寻求使数字化后的档案文献达到准确复制效果的方法，不能造成原始档案信息的丢失。另外，档案文献数字化处理过程中应慎用压缩技术。文件压缩可以使大文件变小，方便档案文献的传送、存取及拷贝，但文件压缩程度越大，数据丢失风险越高。因此，对于数字档案信息的存储不提倡压缩。

10．保护原件原则

目前，数字档案文献还不能被当成是可以永久保存的档案信息。为防止档案信息数据丢失后档案文献的再次转换，必须保护好档案原件。在档案数字化过程中，应当仔细地、慎重地对待档案原件，以免损伤。例如扫描仪与数字相机都具有模数转换功能，但扫描仪对纸张具有直接压力，对易脆的纸质档案文献极不安全，可以考虑使用数码相机来进行模数转换，这是选择档案文献数字化转换技术时应当特别注意的一条原则。