办公自动化在现代秘书工作中的应用探析

【摘要】（一）办公自动化能极大地提高办公效率和办公质量 中国传统的方法，文稿的形式是秘书人员用笔在纸上起草、反复修改、誊清，然后交给打字员，再对打出的纸样进行校对。如果要对打出...

摘 要：信息技术的不断发展及其在办公中的广泛应用，引发了社会对文秘专业人才培养的重新思考。满足信息社会对文秘专业人才办公自动化应用能力的要求，具备现代办公自动化技能的应用型人才培养逐渐得到重视，成为文秘专业人才培养的新方向。通过实现办公自动化，或者说实现数字化办公，可以优化现有的管理组织结构，调整管理体制，在提高效率的基础上，增加协同办公能力，强化决策的一致性，最后实现提高决策效能的目的。如何进一步提高办公自动化水平，切实有效地提高工作效率成为当前文秘工作人员必备的素质和努力的方向。

关键词：办公自动化技术；秘书工作效率；办公设备

中图分类号：C93 文献标志码：A 文章编号：1673-291X（2013）21-0223-02

一、办公自动化在秘书工作中的重要性

随着社会的不断发展和信息技术水平的不断提升，现代办公设备已进入中国各级党政机关和企事业单位的办公室。它将改变文秘人员传统的手工办公模式，并在更大范畴内，更大规模地吸收信息，提高文秘人员的工作效率和质量。因此，树立现代化办公观念，掌握现代化办公知识，学会操作现代化办公设备，提高办公自动化水平，切实提高工作效率已成为当前文秘工作人员必备的素质和努力的方向。

（一）办公自动化能极大地提高办公效率和办公质量

中国传统的方法，文稿的形式是秘书人员用笔在纸上起草、反复修改、誊清，然后交给打字员，再对打出的纸样进行校对。如果要对打出的纸样进行修改，除个别错字改正外，整段的修改如增、删、改等必然要对整页重新打字。如果采用以微处理器为核心的文字处理，则可以用键盘将文稿输入。利用文字处理的增、删、改等编辑功能，在屏幕上进行修改。完稿后的文件可以存入磁盘，以备随时使用。也可以用联机的打印印出所希望的字体、字号的书面文稿。这样，键盘操作—屏幕编辑—自动打印的过程，就代替了纸笔起草—修改誊抄—打字—核对—修改—印出，这个繁琐过程，从而提高了办公效率。同时，磁盘归档后可随时检索、自动打印等，提高了办公质量。

（二）办公自动化使办公活动呈现全新的面貌

办公自动化是实现秘书工作现代化的重要条件，它使传统的办公室结构和工作方式发生新的变化，呈现全新的面貌。在自动化办公室里，再也见不到塞满房间的档案柜、文件匣，看不到成堆的表格和纸张。所有文件的内容，全部存放在一个小小的磁盘中。桌上的计算机将按照向它发出的指令做着各式各样的工作。显示屏幕代替了纸，键盘代替了笔，打印机代替了大量的抄写和复印工作。有了自动化设备，促进文书工作的处理手段更加先进。更不用担心离开办公室后无人接电话。电话打进，若没人接，它会自动将电话存入电脑中，并在显示屏上显示电话内容或提醒主人。如果建立了局域网，便可不必为发信、发文件犯愁。此时只要在网络工作站上发一个命令。所有该发的信息全都会迅速无误地到达接收者手里。打印机坏了不必着急，可以在自己的办公室里通过共享手段借用其他办公室的打印机工作。有些数据在本办公室找不到，可以通过网络到别处去取。在这样的办公室里，秘书人员定会高效而有条不紊地工作。

（三）办公自动化有力地促进管理工作的改革

实现办公自动化的过程，也是促进管理工作改革的过程。实现办公自动化后，可以实现时间管理现代化。因为电子日程表和电子备忘录可以在两三分钟之内安排好一个在平时需要七十分钟方能安排好的会议，还会巧妙地解决同一段时间中很多人参加的多种会议，使人能轻易地应付大量会议因某些原因而改期或撤消等情况；能及时地发出信号，提醒人们不要错过会议或迟到；还能科学地调配会议室、交通工具和其他服务设施。

实现办公自动化必然促进管理系统和管理手段的改革。因为管理机构臃肿和软弱不利于办公自动化，必须促其精干。决策手段凭经验不能输入电脑，必须将经验升华为科学手段。公文格式不一，报表五花八门不便输入电脑，必须促其简明划一，形式标准化。办公自动化能在分享信息中获得大量好处，因此，就促进那些手工业式的、自给自足的小农式的单位和设备的横向联合。如办公自动化需要计算机、信息库和通讯网者结合。为充分发挥办公自动化设备的效用，必须联结成网，成为整个单位、整个系统、整个地区以至于整个国家的网，甚至与世界有关系统的网络相通。

二、办公自动化在秘书工作中起到重要作用的原因

（一）秘书办公自动化岗位从业要求的性质决定

在秘书的日常工作中，秘书要负责总公司办公会议和其他重要会议的准备、记录和资料整理等工作；主动收集总公司的运行情况，及时做好宣传报道工作；负责编排每周主要工作安排表，安排节假日干部值班工作；协助主任做好来宾接待和工作，认真接听客户投诉电话，并做好记录和反馈工作；负责总公司文件、资料的电脑打印和校对工作；及时做好各类文件的收发、传递、呈批、立卷、归档工作；严格执行保密制度，定期收集、整理有关档案资料，及时整理归档；按时收发各中心（部门）的考勤考核表和部门工作月度报表，及时交主管领导审阅；协同做好员工的考勤考核工作。

所以，鉴于秘书工作的性质，每天都要处理很多日常事务，为领导提供一个良好的办公环境，减轻领导的负担，做好领导的左右手，高效地完成领导交给的工作任务，使用办公现代化是秘书工作的必要性。

（二）现代信息技术地不断革新，秘书工作中办公自动化技术的发展

随着现代科学技术的飞速发展，尤其是计算机的普及和网络技术的不断步，许多现代化的办公设备进入了各企事业单位的办公室。办公自动化技术已经渗透到秘书工作的方方面面，比如文件材料的起草，公文处理、会议组织等等。以往起草文件材料，都是秘书人员手写，再交给打字员校对打印。而现在，有了电子计算机和打印机、复印机、传真机等一系列现代化的办公设备，秘书人员从文件的起草直到印制，这一系列的工作可以一气呵成。办公自动化技术在现代秘书工作中的占有重要地位。同时，这也给我们从事秘书工作的人员提出了更高的要求，要求秘书要与时俱进，适应现代办公自动化的发展。

三、使用办公自动化技术，提高秘书办公效率的途径

（一）办公自动化的应用

一是利用现代办公自动化设备，提高文字录入的速度。很多单位在招聘时，都把打字速度放在突出的位置。要求打字速度在120字/分的不在少数，最少的也要求在80～100字/分，所以秘书人员必须具备很好的文字输入的能力。二是熟练操作Office办公软件。秘书人员每天都要处理大量的文档，包括Word和Excel文档，所以熟练操作office是秘书工作的最基本的条件。三是熟练操作办公室常见的其他的现代化办公设备，如打印机、复印件、传真机、投影仪、扫描仪等办公自动化设备，要求秘书人员熟悉操作运用。

（二）日常办公室事务的处理

秘书人员在办公事务办公自动化中，最为普遍的应用有文字处理、电子排版、电子表格处理、文件收发登陆、电子文档管理、办公日常管理、人事管理、财务统计、报表管理、个人数据库等。这些基本的办公事务管理的内容可以做成应用软件包，包含不同的应用程序之间可以互相调用或共享数据库，以便提高办公事务处理的效率。这种办公事务处理软件包应具有通用性，以便扩大应用范围，提高其利用价值。此外，在办公事务处理级上可以使用多种办公自动化系统，如电子出版系统、电子文档管理系统、光学汉字识别系统、汉语语音识别系统等，对提高秘书工作效率都起到很好的作用。

（三）档案信息化的管理

秘书通过对计算机网络技术的学习，掌握了电子文件归档管理的要求，能够更好地与文档管理人员沟通。在现实工作中，公文撰写、公文办理和信息管理等都是秘书人员最经常的工作，所以有必要优先引进使用文字处理软件，档案信息管理软件会议技术软件来完成秘书的日常事务工作，这样可以有效地最大限度地提高秘书人员的工作效率。

办公自动化是利用先进的技术，并在秘书工作中广泛运用，使得秘书工作人员从繁琐的日常事务中脱离出来，提高了秘书的工作效率，为企业带来了很大的效益。同时也给秘书工作人员提出了更多的要求，要不断地掌握现代办公自动化相关知识，与时俱进，适应社会的要求。

参考文献：

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