合同(物资采购)审计研究

【摘 要】：2008年全球性金融危机造成大量企业效益下降、甚至被市场淘汰。企业要想在市场竞争中立于不败之地，除控制产品的生产、制造、销售环节的成本外，另一重要方面就是要控制物资采购过程的成本。目前由于种种原因，市场的不规范，假冒伪劣产品可说是履见不鲜；在订立合同过程和交易中的投机及欺诈行为也时有发生；市场上的各类商品表现了较大的差异性，形成其价格的因素越来越复杂。所以企业对物资采购过程如不进行有效的控制和监督，由此所造成的损失浪费和效益的下降可能比生产制造销售环节更大，并且难以及时发现、更难以补救。所以，为了降本增效、增强竞争力，避免不必要的效益流失，企业就应对物资采购过程进行全方面行之有效的控制，而首要环节就是审计部门对采购合同的审计。

【关键词】：物资采购审计

中图分类号： F251.3 文献标识码： A 文章编号：

企业物资采购管理审计主要对策是对采购全过程、全方位的监督。全过程的审计是指从计划、审批询价、招标、签约、验收、核算、付款和领用等所有环节的监督。审计重点是对计划制定、签订合同，质量验收和结账付款四个关键控制点的审计监督，以防止舞弊行为。而合同审计是重点。这里根据我们多年审计工作地经验对合同审计做一初步研究。

一、对物资采购招标与签约审计监督。

依法订立采购合同是避免合同风险，防患于未然的前提条件，也是强化合同管理的基础。首先，管理审计要对采购经办部门是否履行职责进行审计。审查采购经办部门和人员是否对供应商进行调查，包括供货方的生产状况、质量保证、供货能力、企业经营和财务状况。每年是否对供应商进行一次复审评定，所有供应商都必须满足ISO9000标准要求，考评主要指标是对每年所执行的合同情况，如供货质量、履行合同次数、准时交货率、来料批次合格率、价格水平、合作态度、售后服务等进行评审，是否在全面了解的基础上，作出选择合格供应商的正确决策，使合同建立在可行的基础上。物资采购招标是否按照规范的程序进行，是否存在违反规定的行为发生。其次，管理审计要对合同中规定的品种、规格、数量、质量、交货时间、账号、地址、运输、结算方式等各项内容，按照合法性、可行性、合理性和规范性等四个标准，逐一进行审核。 二、对物资采购合同台账、合同汇总及信息反馈的审计。

当前，合同纠纷日益增多，如果合同丢失，那么在处理时会失去有利的地位而遭受风险。因此，建立合同台账、做好合同汇总，是加强合同管理，控制合同风险的一个重要方面。（1）对于已签订合同，检查是否整理成册，妥善保管；是否建立合同台账、合同汇总以便及时查找合同履行情况。（2）审查合同管理部门是否对交付合同进行分类编号，并建立合同台账。合同统一编号是否合规，每一份合同包括合同正本、副本及附件是否齐全。（3）合同履行完毕是否及时建立合同档案。合同管理人员是否将所有合同进行分类汇总，及时提出报告和汇总表，报送单位领导和各有关业务部门据此组织生产，规划价位，及时接运和按时承付货款。是否运用先进管理手段，向相关部门提供及时准确、真实的反馈信息，提高合同管理水平。三、对物资采购合同执行中的审计。

（1）审查合同的内容和交货期执行情况，是否做好物资到货验收工作和原始记录，是否严格按合同规定付款。如有与合同不符的情况，是否及时与供方协商处理，对不符合合同部分的货款是否拒付。是否对有关合同执行中的来往函电、文件都进行了妥善保存，以备查询。（2）审查物资验收工作执行情况，是否对物资进货、入库、发放过程进行验收控制。（3）对不合格品控制执行情况审计，审计物资管理部门是否对发现的不合格品及时记录。（4）管理审计还应重视对合同履行违约纠纷处理的审计。（5）审查采取“零库存”策略的企业，是否保持一定的产成品存货以规避缺货损失；是否保持一定的料件存货以满足需求增长引起的生产需要；是否建立牢固的外部契约关系，保证供货渠道稳定，降低风险，规避成本。 四、加强制度建设，完善审计规程。

近几年，随着经济发展，原有的合同审计制度已无法适应经济发展的需要。去年，我们把健全和完善合同审计制度、规范合同审计行为列入重点工作。在原有制度的基础上，学习和借鉴了新的审计方法和观点，总结工作经验，重新修订和颁发了《经济合同审计办法》、《物资（设备）采购合同审计实施办法》两个制度。修订后的制度更详尽地规定了审计人员应履行的审计职责、范围、程序以及“全面审计、效益性、合法性、公平性”的审计原则。这不仅使审计人员办事有章可循，也使得审计工作程序更加合理，提高了审计质量和准确性。

五、全面审计，突出重点：

1）在合同审计范围上：进一步扩大审计的深度与力度，要求送审单位按时将合同和发票送审，防止出现逃避审计的现象。我们还监督送审单位的合同执行情况，杜绝供应商超合同供应、擅自扩大业务量的现象。另外，对于合同的真实性，合同条款的严密性、合规性、合法性方面，供货方的履约能力等，也加大了审计力度。通常都是在审计合同的价格之前，就对合同的条款予以审查，如发现有缺损合同必要条款和不利条款的情况，就及时指出并要求送审单位予以补正。尤其是对大型采购合同和涉外合同，我们更是严格监督，确保公司合法权益不受损害。

2）在合同审计程序上：我们对无问题的合同和发票在3个审计日内予以审结，并严格按规章办事，执行送审合同登记、审结签收制度，做到审计工作无遗漏。对于不符合送审条件的合同及发票，我们及时对送审单位予以说明，并要求送审单位补办手续后再送审。

3）在合同审计原则上，要与物资、设备等部门密切配合，运用一切有效手段，加大对物资采购的价格审计力度，认真执行“货比三家、比质比价”的采购原则，因为物资采购合同审计的重点就是价格审计。因此我们以公司两个制度为指导，严格按规定进行价格审计。在审计过程中并不只追求价格低廉，而是根据采购物资的性价比，综合考虑价格、运费、资金成本等因素，尽量避免出现低价格、高费用等现象。在合同价格审计中，我们注重对价格信息的收集。第一：每个审计人员都建立了审计台帐，按月进行整理归档，并对其所管辖范围内的材料及产品价格进行追踪管理；第二：做好市场调查。因为许多价格及其他方面的信息需要亲自去市场上调查才能掌握；第三：通过物资信息网上了解材料及产品价格的变动情况，及时掌握第一手的资料。这样就避免了在价格不明的情况下物资采购中的“暗箱操作”行为，防止人为的抬高物资采购价格，破坏工厂的经济效益；第四：做好质量跟踪工作。通过对购进物资质量的跟踪调查，利用掌握的质量信息来指导下一次的比价过程，以便使所定价格更合理、更准确。当发现合同价格高于市场价格或成本核算价格时，不直接与供应商进行协调，而是向物资部门负责签订该合同的计划员提出我们的审计意见，由计划员去了解或核算价格，然后以计划员重新签订合同的方式或者以我们直接出具审计意见书的方式确定合同价格。

4）在合同审计方法上：积极探索，不断改进。针对实际情况，采用不同的方法进行审计：①详查：将发票与合同核对其单价、品名、规格是否一致；包装费、运费结算与合同规定是否一致；②对比核查：将几个合同中相同品名、规格的物资在一起核对，看价格有无不当。如有差异，要追查原因；③拓宽思路，从前后不同时期的采购中，看是否有高价购入、损害公司利益的行为。

六、扩大内审，讲求实效，取得理解和支持：

审计工作是查别人的差错，肯定易得罪人。在工作中我们的原则是严格认真、一视同仁、不讲情面，处理问题实事求是，给人以改进的机会，不随意将问题扩大化。通过与物资等部门密切配合，取得了大多数人的理解和支持。由我们与物资、计划、资产等部门人员一起对招议标项目进行评分，选择价格低、质量好、供应及时的优秀供应商。在议标中，充分发挥自身优势，核算成本价格，与供应商比质比价，降低了采购成本。真正实现公开、公平、公正的竞争，做到价格面前人人平等，实现同等质量前提下的低价格采购。

总之，通过合同审计部门的扎实工作，发挥了内审的积极作用：①规范了物资采购行为，堵塞了管理中的漏洞，降低了成本，促进了廉政建设，成为防差错、防舞弊的一道关口；②减少了工作误差，促进了业务运行无差错操作。当发现验收单与发票不符、品种规格串户等情况时，通过相互沟通，及时进行更正，使问题在萌芽中得到解决，促进了业务人员在签订合同、比价、验收等诸多方面的责任心，以便更加认真细致地开展工作。

参考文献：网络审计文献