合同归档管理范文

时间:2023-08-14 10:45:41

合同归档管理

合同归档管理范文第1篇

摘 要:公司成立合同督ёㄏ钚∽椋开展合同管理全过程梳理督导,通过对各合同承办部门合同资料情况的地毯式检查,查找合同管理及合同资料中存在的漏洞和问题,要求各单位对发现的问题限期整改。通过全过程梳理和目录式归档,规范了合同全过程管理流程及合同资料填写标准,明确了合同资料的内容及顺序,同时完善了合同档案管理,提高了合同整体管控水平,建立了一套完整的合同督查、归档流程。

一、专业管理的的目标描述

1.1专业管理的理念或策略

活动主要分两个阶段:第一阶段,合同全过程梳理阶段。由办公室下发通知,对合同文本及相关合同资料的内容及填写标准提出13点要求,确定具体时间节点,各部门按照通知要求在规定的时间节点内进行自查整改。

第二阶段,合同目录式归档阶段。办公室下发通知,要求各合同承办部门对整改完毕后的合同及相关资料,按照合同目录的要求进行全面分类整理和归档,合同督导专项小组逐个部门现场检查归档情况,对合同归档完成较好的单位进行奖励,对没有按照时间节点完成归档或者没有按照归档要求进行归档的单位进行通报,并予以绩效考核。

1.2专业管理的范围和目标

1.2.1 专业管理的范围

寿光公司各部门、各单位

1.2.2 专业管理的目标

希望通过本次全面的合同梳理和归档,真正明确合同管理流程中各部门的职责,明确合同文本及相关合同附件的填写标准及要求,理顺合同资料的顺序,通过对合同的过程管控,加强对合同订立依据及履行依据的审核,确保各项合同合法、合规,并通过此次梳理归档,对以后的合同管理及合同归档建立一整套督导流程和标准,力争形成一套合同管理归档的长效机制。

二、专业管理的主要做法

2.1主要流程说明

节点1:成立合同督导专项小组

公司成立合同督导专项小组,由公司主要领导任组长,由办公室、财务资产部、党群工作部负责人任副组长,合同管理涉及的相关专工做为小组成员。专项小组负责本次合同梳理归档活动的统一领导、协调和整体推进,负责研究决定活动重大事项,负责对各单位活动开展情况进行指导、监督、检查和评价。

督导范围:

检查各合同承办单位对外签订的合同,主要检查以下几种类型合同:

①工程建设类合同,主要涉及发展建设部的基建工程合同、运维检修部的生产技改合同、综合服务中心的非生产类小型基建合同,以及营销部的营销项目合同等四种合同。

②买卖类合同,主要涉及各部门的办公用品买卖合同、办公设备买卖合同、食品买卖合同、电脑耗材买卖合同、书籍买卖合同、废旧物资买卖合同、劳保用品买卖合同、纯净水买卖合同、低值易耗品买卖合同、仓储货架买卖合同、安全标示买卖合同等十一种合同。

③运维检修类合同,主要包括输、变、配设施的维修施工合同、安全警示设施的维修施工合同、信息设备的维修维护合同、电能表维护合同、用电服务终端的维修维护合同、监控设备的维修维护合同等六种合同

④后勤服务类合同,主要包括房屋租赁合同、车辆维修合同、物业管理合同、绿化维护合同、蒸汽供用合同、物业保洁合同、环卫服务合同、电梯保养合同、保安服务合同等九种合同。

⑤各供电所合同,主要包括各所签订的办公用品采购合同、低值易耗品采购合同、纯净水采购合同、电脑耗材采购合同、书籍采购合同、油料采购合同、资料印刷合同、车辆雇佣合同、房屋修缮合同、苗木绿化合同、线路清理合同等十一种合同。

⑥其他类合同,主要包括除上述合同外的技术服务类合同、财务资产类合同、宣传与公共关系类合同、咨询委托类合同、劳务服务类合同等。

节点2:各单位进行合同自查梳理

各单位根据各项业务操作情况,组织部门内各专工对本部门负责的所有合同进行全面的梳理,并对发现的问题自行整改和规范,自查的重点是合同文本及其附件的规范性,各项合同支持性材料的完整性,尤其要注意核查合同前端的项目计划或申请、招投标材料以及合同履行过程中或履行完毕后的验收材料、付款依据等的合法、合规性。

节点3:合同督导专项小组进行督查会审(此节点为该流程的关键节点)

各单位自查整改期限届满后,合同督导专项小组开始对各单位合同及相关资料进行集中会审,重点检查合同文本填写的规范性、合同台账及合同支持资料的完整性,对会审发现的问题及资料不完整的合同,确定时间节点,督促责任单位限期进行整改,整改完毕后专项小组进行二次督导。合同督查的具体内容主要包括以下几项:

(1)检查各单位合同管理的人员配备情况。确定各部门合同管理工作是否由专人负责;

(2)检查经法系统使用情况。检查各部门合同在经法系统中的上线情况,统计出各部门“合同上线率”作为排名和考核依据。

(3)检查统一文本应用率。即各部门在国家电网公司颁布的统一合同文本范围内,签订合同采用统一合同文本的比率。

(4)检查合同授权情况。检查授权办理方式是否通过经法系统完成;授权委托书内容是否合规;授权委托书是否载明下列内容:授权委托书编号;被授权人的姓名、职务;授权委托事项;被授权人权利义务;授权委托期限;单位印章及法定代表人签字;签发日期。

(5)检查合同对方的确定方式是否合规。

(6)检查合同承办部门对合同对方的主体信息资料进行审查、留存的情况。

(7)检查经法系统中合同名称录入是否规范。合同名称录入均应采用全称,并跟纸质合同文本保持一致。

(8)检查合同归类是否正确。

(9)检查合同标的额录入是否准确。合同收、付款方式是否填写清楚,金额输入是否准确,与货币单位是否对应;

(10)检查合同签署情况。主要检查合同签署人员是否具有权限,合同用印是否统一加盖合同专用印章;

(11)检查合同履行情况。主要检查合同是否按照合同条款的约定,按时、按质、按量进行履行,也包括合同的变更、解除是否合法合规,合同履行异常是否及时报告等;

(12)检查合同归档情况。合同归档内容应当包括:合同签订依据等背景材料;合同谈判、签订、履行等往来过程中形成的各种资料;合同对方的营业执照、证明文件等资料;合同审查意见书;合同正本;签约对方的授权委托书原件及我方授权委托书原件或复印件(如有);合同争议解决的有关资料(如有);其他需要归档的资料。

(13)检查合同台帐的建立情况。检查各部门是否有独立的合同统计台帐,同时检查合同台帐的统计信息是否完整,合同台账统计信息应包含有合同承办部门、合同承办人、合同编号、合同名称、合同对方当事人、合同标的额、生效时间、履行结束时间。

节点4:各单位进行合同整改,整改完毕后进行“目录式”归档(此节点为该流程的创新节点)

合同督导专项小组督导会审结束后,各单位按照合同督导专项小组提出的整改要求和完成节点,对检查出的问题进行整改,整改完毕后,按照合同归档的要求对合同进行全面整理归档,并在规定时间内完成归档工作。

要求各合同承办部门负责人亲自负责合同归档整理和规范化管理工作,严格按照《合同资料目录》(见附件1)顺序和要求梳理好合同资料,按照公司计划和要求按期完成或提前完成归档工作。归档期限届满,合同督导专项小组对各单位合同归档情况进行逐一督查,对存在工作拖沓滞后,到期完不成归档任务,或者对合同归档工作不认真负责、归档质量不高、应归未归等现象的单位落实绩效考核。

三、评估与改进

3.1评估效果

通过本次全面的合同梳理、归档,对合同管理中存在的问题和盲区进行了查找和整改,明确了合同文本及合同附件相关内容的填写规范和要求,理顺了合同资料的顺序和形式,通过过程管控,进一步提高了公司合同的合法性及合规性,并对以后的合同管理及合同归档工作建立了一整套督查流程和标准,切实提高了合同管控能力,对有效防范经营风险,对有限维护公司合法权益意义重大。

3.2专业管理存在的问题及改进方向

合同梳理归档工作取得了显著成效,但是合同督导过程中仍然暴露出不少问题,需要在下一步工作中改进提升。

3.2.1合同缺乏履行监督机制。在检查中发现,各部门基本上都没有建立合同履行监督台帐。合同履行是合同全过程管理的重要的一环,是合同订立的目的和归宿,合同前期大量的工作就是为了保证合同能够顺利履行,但目前的实际情况是没有专门的部门对合同的后续履行进行监督,合同承办部门也没有形成自己的合同履行监督机制。合同履行监督机制不健全,往往影响合同履行质量,甚至导致合同的目的难以实现,引发合同纠纷。

改进方向:建立合同履行监督机制,明确合同履行监督的主管部门,定期或不定期对合同履行情况进行检查,对合同履行质量进行监督。

3.2.2部分合同没有留存合同对方的资信资料和授权资料,部分留存的资信资料没有加盖对方公章,授权资料没有加盖法定代表人印鉴。如此则不能够证明与我方签订合同的当事人为有效签约人,存在法律风险,未加盖两印(公章和法定代表人印鉴)的授权委托书应该属于无效授权。

改进方向:签订合同时,应该审查合同对方的资信资料和授权资料,明确签约人的身份和权力,并留存加盖对方单位公章的资信资料复印件(包括企业营业执照、组织机构代码证、税务登记证等),留存加盖对方公章的法定代表人身份证明书或者两章齐全(公章和法定代表人印鉴)的授权委托书。

3.2.3大部分合同作为订立依据的招投标或比价资料没有在合同资料中一并留存。合同的签约内容是根据招投标或比价结果确定的,如果合同资料中没有作为订立依据的资料,可能发生合同内容签订错误或混淆的情况。

改进方向:招投标活动作为合同签订的前置程序,同时也是合同的订立依据,作为合同全过程管理的一部分必不可少。合同承办部门应当留存能够说明合同订立情况的相关资料或复印件,作为合同资料的一部分。

3.2.4合同会签单、合同流转单填写不完整。表现为合同流转单的合同对方栏未填写,合同会签单审核只有签名,没有审核意见和审核时间。

改进方向:相关内容应当填写完整,并且按照要求规范填写。合同会签单的审核意见也应该写明“同意”、“不同意”等明确的意见,不能填写“已阅”“基本同意”等模糊的意见,更不能不填意见;审核时间应为审核当天,且必须填写。

3.2.5部分单位未建立独立的合同审核台帐,也没有确定本部门的合同专责人。

改进方向:各部门可参照公司的“合同审核台帐”,建立本部门独立的合同审核台帐,并以年度为单位进行台帐汇总;各部门应确定本部门的合同专责人,统一管理、审核、规范本部门合同相关工作。

3.2.6合同存n资料不全,且顺序混乱。

改进方向议:合同承办部门为合同归档部门,各部门合同专责人应按照《合同资料目录》的顺序对合同对方资质审查表、合同对方资信资料、合同对方授权委托资料、招投标情况说明资料、合同会签单、合同流转单、授权委托书、合同文本等资料。

参考文献:

[1]曹桂香.工程项目管理的施工合同管控[J].科技风,2010(6).

[2]曹洪滔.要素投入对企业创业绩效的影响[J].科技进步与对策,2015(6).

[1]杨铭钦.企业合同风险如何管控[J].施工企业管理,2009(9).

合同归档管理范文第2篇

一、专业管理的的目标描述

1.1专业管理的理念或策略

活动主要分两个阶段:第一阶段,合同全过程梳理阶段。由办公室下发通知,对合同文本及相关合同资料的内容及填写标准提出13点要求,确定具体时间节点,各部门按照通知要求在规定的时间节点内进行自查整改。

第二阶段,合同目录式归档阶段。办公室下发通知,要求各合同承办部门对整改完毕后的合同及相关资料,按照合同目录的要求进行全面分类整理和归档,合同督导专项小组逐个部门现场检查归档情况,对合同归档完成较好的单位进行奖励,对没有按照时间节点完成归档或者没有按照归档要求进行归档的单位进行通报,并予以绩效考核。

1.2专业管理的范围和目标

范围:寿光公司各部门、各单位。目标:希望通过本次全面的合同梳理和归档,真正明确合同管理流程中各部门的职责,明确合同文本及相关合同附件的填写标准及要求,理顺合同资料的顺序,通过对合同的过程管控,加强对合同订立依据及履行依据的审核,确保各项合同合法、合规,并通过此次梳理归档,对以后的合同管理及合同归档建立一整套督导流程和标准,力争形成一套合同管理归档的长效机制。

二、专业管理的主要做法

2.1主要流程说明

节点1:成立合同督导专项小组

公司成立合同督导专项小组,由公司主要领导任组长,由办公室、财务资产部、党群工作部负责人任副组长,合同管理涉及的相关专工做为小组成员。专项小组负责本次合同梳理归档活动的统一领导、协调和整体推进,负责研究决定活动重大事项,负责对各单位活动开展情况进行指导、监督、检查和评价。

(2)督导范围:

检查各合同承办单位对外签订的合同,主要检查以下几种类型合同:

①工程建设类合同,主要涉及发展建设部的基建工程合同、运维检修部的生产技改合同、综合服务中心的非生产类小型基建合同,以及营销部的营销项目合同等四种合同。

②买卖类合同,主要涉及各部门的办公用品买卖合同等十一种合同。

③运维检修类合同,主要包括输、变、配设施的维修施工合同等六种合同

④后勤服务类合同,主要包括房屋租赁合同、车辆维修合同等九种合同。

节点2:各单位进行合同自查梳理

各单位根据各项业务操作情况,组织部门内各专工对本部门负责的所有合同进行全面的梳理,并对发现的问题自行整改和规范。

节点3:合同督导专项小组进行督查会审(此节点为该流程的关键节点)

各单位自查整改期限届满后,合同督导专项小组开始对各单位合同及相关资料进行集中会审,重点检查合同文本填写的规范性、合同台账及合同支持资料的完整性,对会审发现的问题及资料不完整的合同,确定时间节点,督促责任单位限期进行整改,整改完毕后专项小组进行二次督导。合同督查的具体内容主要包括以下几项:

(1)检查各单位合同管理的人员配备情况。确定各部门合同管理工作是否由专人负责;

(2)检查经法系统使用情况。检查各部门合同在经法系统中的上线情况,统计出各部门“合同上线率”作为排名和考核依据。

(3)检查统一文本应用率。即各部门在国家电网公司颁布的统一合同文本范围内,签订合同采用统一合同文本的比率。

(4)检查合同授权情况。检查授权办理方式是否通过经法系统完成;授权委托书内容是否合规;授权委托事项;被授权人权利义务;授权委托期限;单位印章及法定代表人签字;签发日期。

(5)检查合同对方的确定方式是否合规。

(6)检查合同承办部门对合同对方的主体信息资料进行审查、留存的情况。

(7)检查经法系统中合同名称录入是否规范。合同名称录入均应采用全称,并跟纸质合同文本保持一致。

(8)检查合同归类是否正确。

(9)检查合同标的额录入是否准确。合同收、付款方式是否填写清楚,金额输入是否准确,与货币单位是否对应;

(10)检查合同签署情况。主要检查合同签署人员是否具有权限,合同用印是否统一加盖合同专用印章;

节点4:各单位进行合同整改,整改完毕后进行“目录式”归档(此节点为该流程的创新节点)

合同督导专项小组督导会审结束后,各单位按照合同督导专项小组提出的整改要求和完成节点,对检查出的问题进行整改,整改完毕后,按照合同归档的要求对合同进行全面整理归档,并在规定时间内完成归档工作。

要求各合同承办部门负责人亲自负责合同归档整理和规范化管理工作,严格按照《合同资料目录》(见附件1)顺序和要求梳理好合同资料,按照公司计划和要求按期完成或提前完成归档工作。

三、评估与改进

3.1评估效果

通过本次全面的合同梳理、归档,对合同管理中存在的问题和盲区进行了查找和整改,明确了合同文本及合同附件相关内容的填写规范和要求,理顺了合同资料的顺序和形式,通过过程管控,进一步提高了公司合同的合法性及合规性,并对以后的合同管理及合同归档工作建立了一整套督查流程和标准,切实提高了合同管控能力,对有效防范经营风险,对有限维护公司合法权益意义重大。

3.2R倒芾泶嬖诘奈侍饧案慕方向

合同梳理归档工作取得了显著成效,但是合同督导过程中仍然暴露出不少问题,需要在下一步工作中改进提升。

3.2.1合同缺乏履行监督机制。在检查中发现,各部门基本上都没有建立合同履行监督台帐。目前的实际情况是没有专门的部门对合同的后续履行进行监督,合同承办部门也没有形成自己的合同履行监督机制。改进方向:建立合同履行监督机制,明确合同履行监督的主管部门,定期或不定期对合同履行情况进行检查,对合同履行质量进行监督。

3.2.2部分合同没有留存合同对方的资信资料和授权资料,部分留存的资信资料没有加盖对方公章,授权资料没有加盖法定代表人印鉴。

改进方向:签订合同时,应该审查合同对方的资信资料和授权资料,明确签约人的身份和权力,并留存加盖对方单位公章的资信资料复印件(包括企业营业执照、组织机构代码证、税务登记证等)。

3.2.3大部分合同作为订立依据的招投标或比价资料没有在合同资料中一并留存。合同的签约内容是根据招投标或比价结果确定的,如果合同资料中没有作为订立依据的资料,可能发生合同内容签订错误或混淆的情况。

改进方向:招投标活动作为合同签订的前置程序,同时也是合同的订立依据,作为合同全过程管理的一部分必不可少。合同承办部门应当留存能够说明合同订立情况的相关资料或复印件,作为合同资料的一部分。

3.2.4合同会签单、合同流转单填写不完整。表现为合同流转单的合同对方栏未填写,合同会签单审核只有签名,没有审核意见和审核时间。

改进方向:相关内容应当填写完整,并且按照要求规范填写。合同会签单的审核意见也应该写明“同意”、“不同意”等明确的意见,不能填写“已阅”“基本同意”等模糊的意见,更不能不填意见;审核时间应为审核当天,且必须填写。

3.2.5部分单位未建立独立的合同审核台帐,也没有确定本部门的合同专责人。改进方向:各部门可参照公司的“合同审核台帐”,建立本部门独立的合同审核台帐,并以年度为单位进行台帐汇总,统一管理、审核、规范本部门合同相关工作。

3.2.6合同存档资料不全,且顺序混乱。

合同归档管理范文第3篇

关键词:合同档案管理 部门立卷 信息化 编研

【分类号】U231.3;G271

0 引言

地铁工程建设周期长、参建单位众多、专业复杂,地铁工程圆满顺利地建成,合同的作用功不可灭。建设单位是通过合同制约、管理和监督各参建单位,参建单位依据合同完成各自工程项目。合同在中间是一个桥梁作用。而一旦发生纠纷,双方可以及时运用合同档案记载的内容依法维护各自的合法权益,合同又起到了一个凭据作用。另外,通过对合同档案信息地提炼,把死档案变成活信息。管理好合同档案的意义就可见一斑。本文结合地铁工程合同的特点及类别,针对合同管理过程中出现的问题,对地铁工程合同档案管理进行了探讨,从而规范合同档案管理,提高合同档案管理水平。

1 地铁工程合同特点及类别

地铁工程合同档案具有档案和合同的共性,又因地铁工程的特殊性和复杂性决定了合同档案还具有以下特点为:专业性强,合同数量大,种类多。合同按内容可分为工程建设类合同、运营管理类合同、资源开发类合同、公司人事及行政事务管理类合同及综合类合同。工程建设类合同分为勘察、设计、监理、咨询、建筑承包、安装承包、装修承包、物资设备采购、工程、技术咨询和专题研究合同、工程征地、拆迁、借地等与建设有关的其他合同、地铁建设工程其他资金来源的合同等。合同按档案类别又可分为管理类合同、基建合同、科研合同、设备合同、劳动人事合同等;

2合同档案管理现状

2.1.合同文件材料不符合归档要求:合同支撑性材料有些原件缺失,有些为复印件,附件不齐全等。公司合同管理实行的是承办部门与相关部门审查会签相结合的制度,每份合同都应产生合同审批签发单、律师意见书、财务意见、各相关业务部门意见及其修改稿件和会议纪要等等合同支撑性文件材料,但是这些附件材料总是不齐,时有时无。

2.2部分合同未能及时向档案室移交归档。目前除合约部主管的建设工程类合同定期向档案室移交归档外,其它部门及下属公司的合同很多还留存在各自手上。如运营公司在运营期间产生的国产化、科研技改合同;实业公司的物业租赁、广告发包承包、合同、房地产开发、物资采购等合同;办公室汽车采购、维修合同、办公用品采购、其他行政管理合同;

2.3移交归档的合同文件材料散乱未经整理,合同整理组卷困难。因档案人员对合同评审过程不了解,在对合同进行整理组卷时,常常对一些看似与合同无关的材料拿不准、伤脑筋,对于过程中反复修改的合同稿顺序更是迷惑,而且因合同附件材料很杂乱,合同附件材料是否齐全、签章手续是否完善也很难把握

2.4合同整理组卷工作积压严重。地铁工程合同量大,平时合同都是批量移交,批量签收。每逢合同利用时或是突击组卷或只能提供散份合同文件。未装订合同借出可能有合同附件遗失风险。

2.5合同电子文件目前尚未归档。

2.6合同档案管理还停留在初级的合同整理、归档阶段,尚未着手合同的编研,合同档案资源价值尚待开发利用。

3合同档案管理思路

3.1建立合同档案网络管理体系,推行部门立卷制。

由公司档案室负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同档案,并负责指导、监督、检查和培训合约部门及各下属公司的合同档案管理工作。合约部门及各下属公司应分别确定一名合同档案管理人员,负责合同及其相关文件材料的组卷归档工作。企业档案管理规范明确指出谁产生谁收集,谁负责谁组卷。因为每份合同具体有哪些附件材料,材料之间相互关系只有承办人员是最清楚的。让具体承办人预立卷,各部门下属公司合同档案管理人员组卷,实施部门立卷制才能保证合同档案齐全、完整、系统,又能避免合同组卷工作大量积压。

3.2制定合同档案管理制度。用制度固化合同管理各部门的职责。

合同档案管理制度是合同管理制度的一部分,通过建设合同档案管理制度,规范合同档案管理,提高合同管理水平,完整保存合同及其相关凭据材料。通过合同档案管理制度明确合同档案管理部门职责,合同归档具体要求及合同的利用。通过制度界定各部门各责任人的整理组卷的义务责任。通过归档制度明确合同及其相关文件材料的归档范围及保管期限、归档时间、归档程序、归档质量要求以及归档控制措施。用归档范围指导哪些文件材料应归档范围。例如有关修改合同的文书、图表、传真件及合同成果性资料等均应为合同的组成部分,而一些跟签发合同并无直接关系的审计材料、其它行政收发文及联系单就不应归入合同。通过归档要求固化合同移交清单,明确合同移交附件的准确页数。通过合同利用制度明确合同正本原件无特殊情况不外借,避免合同借出遗失风险。各分公司、各部门员工确因工作需要须借出,须经分公司、分管领导签字同意。合同还应每年清理一次。发现损毁、遗失,要查明原因及时处理,并追究相关人员责任。单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章,这些均需在合同归档要求中明确。

3.3 开展公司合同管理人员内部培训,提升合同管理水平。

在公司内部开展法制宣传,增强公司各部门合同管理人员法律观念,增强合同归档意识。讲解合同管理办法及归档要求,明确合同整理细则,如何鉴定归档文件,如何排序,提高预立卷的案卷质量。同时可通过培训对合同管理人员日常的合同副本文件的接收、借阅、发放管理等进行规范。进一步提升合同管理质理和水平。通过内部沟通交流,为下步实现合同电子文件的移交归档做好准备。

4.4加快合同档案信息化建设

公司目前已开发运用合同管理系统用以对合同执行情况进行跟踪。但是合同管理系统与档案管理系统还不能对接。档案管理系统的合同信息完全还完全依套手工录制目录和挂接电子文件目录。如果把两者对接起来,就能避免大批量的合同文件电子目录挂接工作量,减少人为失误。实现以后同步合同电子目录与电子文件同步传输,即便于合同档案管理,又方便合同查询利用利用。

3.5开展合同档案编研工作,加强合同档案资源开发。

通过对合同信息进行著录,根据各部门需求,编制各类合同信息小册子和合同档案检索表,发放到相应部门,或是通过如OA平台或是信息管理系统平台合同目录信息等活动,即可以从合同中提炼出重要信息方便各部门利用需求,又可通过对合同信息的汇总给领导层提供决策参考。合同不仅是一种凭证,更是一种资源。把死档案变成活资源,把死合同变成活信息。

4 结语

合同归档管理范文第4篇

【关键词】合同 风险 管理 策略

合同管理是企业的重要管理内容之一,合同管理一股划分为四个阶段:合同准备阶段,包括合同策划、谈判、拟定合同文本、审核等程序;合同订立阶段,包括正式签署合同,分送合同等程序;合同履行阶段,包括合同履行、变更、终止等程序;合同归档阶段,包括合同归档保管、资料整理等程序。

一、合同各阶段风险的分析与识别

(一)合同准备阶段的风险

合同准备阶段的风险是指在合同准备过程中存在不当行为的风险,包括合同策划风险、谈判风险、合同文本风险、审核风险等。

合同策划风险是指在合同策划阶段存在的不满足我方业务目标的风险,体现在合同策划的目标与我方要争取的工作目标不一致。

合同谈判风险是指在合同谈判过程中忽略了重大问题或在重大问题上做出了不当让步的风险。主要体现为:对合同标的、产品和服务的数量、产品或服务的质量、价格的确定方式、支付方式、交付时间地点及违约责任等合同重要内容,做出了不当让步,导致我方权益受损的风险。

合同文本风险是指合同内容和条款不当的风险,表现为未能发现合同文本中的内容和条款不当的风险,或未及时修改不当内容和条款的风险。

合同审核风险是指在合同审核过程中没有发现或纠正合同不当内容和条款的风险,主要表现为:合同审核时未发现合同文本中的内容和条款不当的风险,或发现了问题,提出的改进意见和建议未反映到合同文本中。

(二)合同签署阶段的风险

合同签署阶段的风险是指在合同签署阶段存在不当行为的风险,主要表现为:超越权限签订合同;合同印章管理不当,为不符合程序的合同加盖印章;或者签署后的合同易被篡改的风险。

(三)合同履行阶段的风险

合同履行阶段的风险是指在合同履行阶段中存在不当行为的风险,包括合同履行过程中的风险、合同变更风险、合同终止风险、合同纠纷处理风险等。

合同履行过程中的风险指在合同履行过程中存在的风险,主要表现为违约风险,即合同双方没有恰当地履行合同中约定的义务。

合同变更风险是指在合同变更中存在的风险,主要表现为:合同变更未经规范的管理程序,导致变更不当或无效,或者应当变更的合同内容而未采取相应的变更行为。

合同终止风险是指在合同终止过程中存在不当行为的风险,主要表现为:未达到终止条件而终止合同,或合同终止了而未办理相关手续等。

合同纠纷处理不当风险是指在处理合同纠纷过程中存在不当行为的风险,主要包括:未及时向相关领导报告合同纠纷和拟采取的对策,或未及时有效防止和解决纠纷等。

(四)合同归档保管阶段的风险

合同规定保管的风险是指在合同归档过程中存在的风险,主要包括合同丢失或泄密等。

二、合同风险产生的原因

(一)外部环境因素

导致合同风险的外部环境因素包括经济环境、政治、政策、法律、社会、科技进步及地理环境、交通事故、自然灾害等不可控因素。

(二)合同对方的因素

合同对方引起合同风险的因素主要有合同对方蓄意欺诈、违约、财务状况不佳、生产能力有限等。

(三)我方的因素

我方导致合同风险的主要因素有合同管理不当、财务状况不佳、生产能力和技术水平不满足合同规定要求等。

三、合同风险的常用应对策略

(一)风险规避

风险规避指当项目风险潜在威胁发生可能性太大,不利后果太严重,又无其他策略可用时,主动放弃项目或改变项目目标与行动方案,从而规避风险的一种策略。采取合同规避是当合同双方对超出风险承受度的合同风险,通过放弃或者终止合同以避免和减轻损失的策略。

(二)风险降低

通过缓和或预知等手段来减轻风险,降低风险发生的可能性或减缓风险带来的不利后果。因此合同风险降低是合同双方在权衡效益后,采取适当的措施降低合同风险或减轻合同损失,将风险控制在承受度之内的策略。

(三)L险分担

风险分担又叫风险转移,指将风险转移至参与该合同项目的其他人或组织,所以又叫合伙分担风险。因此可采取业务分包、或请担保公司担保等方式将合同风险分散、分解出去从而降低风险的策略。

(四)风险预防

风险预防指在合同存在潜在风险的阶段,采取适当的措施避免风险发生或最大程度降低合同风险的策略。

四、常用的合同风险预防、控制方法

(1)合同订立前应对合同对象进行调查,对其履约能力和商业信誉做出评估。

(2)合同谈判阶段应组建谈判经验丰富、结构合理的谈判团队,必要时应当有财会、审计、法律等方面的人员参与谈判,避免在合同谈判中忽略了重大问题或在重大问题上做出了不当让步,导致我方权益受损。

(3)合同文本应规避合同内容和条款不当的风险,要求合同内守和条款完整、明确,表述严密、恰当。

(4)合同履行过程中存在违约风险,应在合同中明确规定违约责任,对合同履行过程进行监督,一旦发现有违约的可能或行为,即采取相应措施将合同损失降到最低。

合同归档管理范文第5篇

【关键字】企业合同;档案管理

前言

在当今这个社会,很多的财富都是由合同构成的,现代企业的经营离不开合同,合同不仅是进行经济活动的重要文件,也是很多纠纷的根源。正因如此档案合同的管理就显得尤为重要。在合同档案应用越来越广泛的情况下,如何加强合同档案的管理是一个值得思考的问题,文章从以下几个方面进行分析了合同档案的各项问题。

1、合同档案的收集工作

合同要经过起草、审核、审批签署、责任方签署才能签订完成,而合同档案的收集、整理和组卷都有很大的不规律性,因而这一过程中的长时间流转会给档案部门的收集工作带来一定的困难。为了更好的收集合同档案,提高档案管理质量,第一,正式合同文本签字仪式双发都应到场,根据合同法以双方签订方盖章来确定合同成立,在盖章的时候对合同进行编号登记使其成为合同档案的凭据,合同文本一经签字、盖章、公证后就即时收集归档。合同档案的管理人员还应用系统、发展的眼光看待收集到的合同档案材料,保证相关的文件如催告函件等也应该及时收集和归档,避免合同档案的遗漏及时效的损失。第二,档案管理人员要通过对合同档案形式与内容的规范性的分析,在合同审批的过程中应该填写合同审批单,审批单应由经办部门填写,记载合同内容、责任者、金额、经办部门等相关信息,并实行一式三联的统一格式,附合同文本一并办理审批流转,另外档案部门在提供合同档案利用的时候一般不应提供合同文本的原件,而是提供复印件。对合同档案的查阅应该建立起管理制度,加强合同档案的保密性。只有按上述规范操作才能真实反映每一份合同形成的全过程信息,进而从根本上解决合同档案收集难的现象。

2、合同档案的分类、电子归档和归档范围

说到合同档案的分类自然离不开合同的分类,参照制订企业合同档案的归档范围,一般可按照合同文件类型可按合同文件类型进行分类,分为合同准备前期文件、合同签订文件、合同执行文件。笔者所在的企业,合同管理档案作为一大类,是一级类目,合同种类作为二级类目,合同文件类型作为三级类目。《国家重大建设项目要求与档案整理规范》和《核电文件档案管理要求》对合同文件的归档范围在规范性附录中均有规定,可以参照制订企业合同档案的归档范围。

然而随着档案信息数字化处理技术和计算机网络技术的广泛应用,合同档案工作从初期的手工操作、查询、保管到目前的电脑查询、信息下载、智能监控保管,把人们从繁重单调的劳作中解放出来;同时也让所保存的档案原件得到了更好的保护。在档案的查询利用中,提高了工作效率,降低了管理成本。当前很多档案馆都在努力推行数字化管理,一方面对馆藏档案进行扫描,建立信息管理系统;另一方面,对新进馆档案实行电子报送,直接将电子档案信息录入已建立的信息管理系统。从实现合同档案管理数字化、建立数字合同档案馆的长远目标来看,实行电子归档是其中最为关键的环节。笔者所在的企业根据规定合同档案的归档范围为:合同准备前期文件包括前期准备综合性文,立项与相关文件,资格预审,询价、报价,招标、投标、评标文件、合同推荐及支持文件、谈判及相关文件(含会议纪要、来往函件、谈判中的临时协议)等。合同签订文件包括合同签字文本及附件、补充协议书、保函与其它。

3、明确归档责任部门,制订合同档案整理办法

《企业档案工作规范》中规定“企业各职能或承办部门及项目负责人应对本部门或项目归档文件的完整和系统负责;企业各职能或承办部门及项目文件形成者应负责积累文件,并对齐全、准确和形成质量负责;专兼职档案人员应负责收集、整理应归档的文件,并对归档文件的整理质量负责。”据此,我们可以肯定合同档案归档责任部门应为合同管理部门,并指定专兼职档案人员。档案部门主动与合同部门沟通交流,确定归档的范围,制定合同档案整理模板,最后由合同部门制订《合同组卷办法》,档案部门审查,由合同经办人负责合同归档文件的收集和整理,并向档案部门定期移交。并规定合同准备前期文件和合同签订文件在合同签订后1季度内向档案部门移交,合同执行文件在合同执行完毕后1季度内向档案部门移交。这推进了合同档案整理的规范性和可操作性。

4、档案部门跟踪考核,以推动合同档案归档工作

在很多人的认识里,文件整理归档是档案部门的事,职能部门归档意识不强,要做好此项工作,必须要得到公司领导的支持,将职能部门归档纳入部门绩效考核中,与部门奖金系数挂钩。笔者所在的企业就将文件是否及时归档、归档文件是否为原件纳入到对各部门的绩效考核中。档案部门每年年初年度公司文件归档计划,每月跟踪考核,并在7月对归档情况进行统计分析,形成报告由公司领导签发,通报公司各部门。且每年年初档案部门会向合同部门搜集上一年的合同清单和签订日期,对照清单核查是否已归档,统计未归档合同清单,发与合同部门,督促其在指定期限完成,否则将纳入部门绩效考核。此举大大推动了合同档案归档工作的主动性和及时性,并确保归档文件的原始性。

5、合同档案工作遇到的问题和思考

合同档案工作虽然满足了企业一部分的需要,但在合同档案工作中,发现仍存在一些问题。

1.档案人员催促合同经办人及时移交档案,合同经办人抱怨工作太多,没有时间整理,或整理质量较差。针对这个问题,笔者建议可以考虑采用合同经办人负责合同归档有关文件的收集和初步整理,合同部门设立专职档案人员负责合同档案的规范性整理,如制作案卷封面、目录、备考表、页号打印、装订等,并负责向档案部门移交。专职档案人员参与重大合同的招投标和谈判过程,便于掌握合同相关有关情况,利于理解合同档案的系统性。专职档案人员保持相对稳定,档案部门对其进行定期的指导和培训。

2.档案人员无法及时掌握合同签订情况,不能及时跟踪。虽然制定了合同准备前期文件和合同签订文件在合同签订后1个月内向档案部门移交,合同执行文件在合同执行完毕后1个月内向档案部门移交规定。但因为档案部门不能掌握合同是否签订,何时签订等信息,无法做到及时跟踪。经常有非合同部门人员到档案部门借阅合同,发现合同没有移交的情况。针对这个问题,可以考虑在信息系统合同管理模块中加入档案人员节点,合同管理模块与文档管理之间建立关联,档案人员可以通过合同管理模块掌握合同签订情况,同时合同模块也可以调阅与该合同相关的文档,及时掌握合同执行情况。

6、加强合同档案部门的管理工作

合同档案还没有作为一个单独的管理门类,而是依据合同的的性质、类别等分别纳入不同档案管理门类,不少单位经常指定同部门或财务部门负责管理本单位合同档案。如今企业的合同数目增多,使用的频率也提高,同时伴随合同信息资源的深层次开发,传统的合同档案管理工作与如今的形势存在了矛盾,我们要推行“重合同,守信用”企业认证工作,建立专业化的合同档案管理部门,并不断提高管理能力。

6.1档案部门要加强其有关业务部门的联系

档案部门要发挥主观性配合业务部门定期检查合同的办理情况,加大法律宣传提高业务部门的档案意识,同时应该明确合同档案的具体内容,了解合同的履行情况,并根据不断变化的情况进行修订和补充,清理遗漏的合同材料,对有期限规定的合同的办理情况进行通报和督促。

6.2档案管理部门要实行合同安全统一管理

为了避免档案的缺散流失,这就要求档案管理部门对合同档案文本进行集中管理。统一开展保管利用、鉴定销毁和编研开发工作。

6.3开展档案部门跟踪考核管理

在每年初档案部门首先要搜集上一年的合同清单和签订日期,对照清单统计未归档合同清单,同时发与合同部门督促其在指定期限完成归档。接着年度公司文件归档计划,进行每月的跟踪考核。在年中再次统计分析这半年的归档情况,形成报告由公司领导签发,通报公司各部门。

6.4明确归档责任部门,制订合同档案整理办法

根据《企业档案工作规范》的规定,合同档案管理部门应该配备专职人员进行负责管理,管理部门和人员应该对归档文件的完整和系统负责。合同部门制订《合同组卷办法》,档案部门审查,合同经办人负责收集和整理合同归档文件,完毕后一季度月内移交档案部门。同时将职能部门归档纳入部门绩效考核中,与部门奖金系数挂钩。

7、结束语

合同归档管理范文第6篇

关键词: 合同管理,若干问题;相应对策

Abstract: this paper the author combining the working practice, this paper mainly discusses the construction contract several problems existing in the management, including contract signing stage, performance stage, contract management system, and the management personnel quality, contract management system and the system of Angle put forward the corresponding countermeasures, so as to strengthen building enterprise contract management level.

Keywords: contract management, several problems; Corresponding countermeasures

中图分类号:F715.4 文献标识码:A 文章编号

随着国家建设的快速发展,相关法律法规制度逐步建立完善,建筑企业在实际合同管理中,常遇到一些问题。以下是笔者结合建筑施工合同管理实践中暴露出来的常见问题,进行着重探讨,并提出对策,目的是有针对性地加强建筑施工企业的合同管理,维护企业的合法权益。

建筑企业合同管理中存在的问题经归纳有以下几点。

1 合同签订阶段存在的问题

1) 对合同主体的概念不清。合格的主体应当是具有相应的民事权利能力和民事行为能力的合同当事人。主要有两种不清楚:

a.具有上述两种能力,但不是合同当事人,即当事人错位; b.是合同当事人,但却不具有上述两种能力。

2) 对合同条款表述不准确。表述不准确容易发生歧义和误解,导致合同难以履行或引起争议。依法订立有效的合同,应当体现双方的真实意思,需用准确的表述来保证。

3) 合同条款不全面。许多企业在经济交往中也签订合同,但条款不完善,不全面,责权利表述不明确。常见遗漏的部分是违约责任,一旦发生违约,在合同中没有写明如何处理违约的条款,就无法追究责任。

4) 主从合同不清。主合同是指能够独立存在的合同,如建筑工程总承包合同等。从合同是指以主合同的存在为前提才能成立的合同,如建筑工程分承包合同及保证合同、抵押合同等。没有主合同的从合同是没有根据的合同。

5) 违反法律法规签订的合同。《合同法》第52 条规定,违反法律、行政法规的强制性规定签订的合同属于无效合同,而无效合同是不受法律保护的。

2 合同履约阶段存在的问题

1) 合同变更不及时。合同签订后,由于实际情况千变万化,合同内容随时都可能调整,由于现场人员素质等多方面原因,变更不能及时进行,为企业带来不必要的损失。

2) 不注重书面资料。在履约过程中及时发出必要的书函,是合同动态管理的需要,是履约的一种手段,也是建筑企业自我保护的一种行为,但这一点往往被忽视。再有就是对书面资料的有效性缺乏正确的认识,有些虽有书面的资料,但因某些原因,如无对方签收记录成为无效证据。

3) 过程签证不及时。施工中经常有重复、更改等情况,但有些建筑公司的现场管理人员对此并不重视,不能及时签证,好多应得利益无法收回。

4) 对相关法律法规不清楚。现场人员只注重施工,不了解法律法规,如: 建筑企业被拖工程款的情况相当严重,但因没有及时诉诸法律,当时已超过两年的诉讼期,无法挽回损失; 发包方不按合同约定支付工程进度款,建筑公司可以行使抗辩权停工,但却没有行使,怕单方面停工要承担违约责任,结果客观上造成了垫资施工,发包方的欠款数额愈来愈大,问题更难解决。

3 合同管理制度不规范

虽然许多企业对合同比较重视,但是并未形成一套完整的体系,仍存在一些不足。例如: 建立合同归口管理制度; 合同调查存在内容不详实( 如资料的准确性、真实性和合法性) 、调查程序简单复制及调查结论的同质化; 对合同变更、履行缺乏有效监督; 合同归口管理部门缺少合同履行资料,以致无法监管; 合同示范文本未能有效使用; 缺少有效的合同责任人制度、考核机制及奖惩措施等等。

4 合同管理粗放

合同管理未实行真正的归口管理,归口部门无法掌握合同履约情况,归口部门、业务部门、相关职能部门及外聘专家之间缺乏有效的沟通机制,合同管理模式为粗放式管理模式。一些企业也建立了相应的合同管理机构或相应的法律顾问制度,但由于和各业务职能部门协调或深入监控的程度不同,致使合同履行中因为不到位的管理,而使好的制度不能取得好的结果。例如,公司合同文本的归档没有统一标准等情况,不利于合同文本的归档和查询; 业务部门对合同的订立、履行和执行等过程的责任划分不清,甚至认为归口部门应负合同的全部责任。

5 重静态管理、轻动态管理

在合同的履行、变更或解除、终止过程中,有效的合同履行跟踪、监督、管理和控制机制的缺乏是合同纠纷多发的主要原因。由于企业对合同履行的重视程度不够,存在一些不足之处,如: 合同谈判阶段的关注度、经费和人员等方面比较重视,而对合同签订之后的履行阶段,则存在重视不足、管理不到位等情况。

6 对策

由于观念、制度等方面的原因,建筑企业合同管理存在一些问题,只要我们能找出问题所在,就能对症下药,解决问题,使合同管理正常,从而减少纠纷,减少损失,现就上述分析,谈谈合同管理中存在问题的主要对策。

6.1 提高合同管理人员的素质

提高合同管理人员素质: 一要选好合同管理的专职人员; 二要建立岗位责任制,明确责、权、利; 三要加强业务和法律培训,法律培训应侧重《民法通则》《合同法》《信托法》《担保法》《物权法》《公司法》及《刑法》等基本常识方面。

通过学习培训,使得公司相关人员都能掌握基本法律知识和签约技巧。例如: 能区分要约和要约邀请的不同; 能区别无权、超越权和表见的差异; 能认识无效合同、可撤销合同和有效合同的差别; 在合同签署过程中,合同承办人会有意识地看拟盖章的合同全部条款是否与已审查的合同条款相一致,合同对方加盖的公章是否为有效的公章,加盖的公章是否清晰可辨,在合同文本上修改过的地方对方当事人是否盖公章予以确认; 此外,还要加强和提高防诈骗(刑事)、反欺诈(民事) 的识别能力等等。

6.2 建立和健全企业的合同管理体系

建立健全合同管理体系,要注意: 1) 落实合同管理的机构、人员配备和人员培训,建立合同归口审查和分级管理制度,使合同管理逐步规范化、制度化。2) 明确合同业务部门和承办人、合同审查部门和承办人、合同批准机构和人员及合同归档部门和承办人的职责。3) 规章制度一经制定,除了严格遵照执行外,还应有相应的措施以保证该项制度得以更新,以适应法律法规等方面的变化。

在具体操作上,对合同管理实行归口、分级、划块管理模式;合同归口管理部门为合同一级管理部门,负责为业务部门提供法律服务,建立健全合同管理制度,监督检查和考核合同管理情况,参与重大合同的论证、谈判、起草、审查、签订及合同纠纷的处理,统一管理法定代表人授权委托书和公证事宜,负责合同备案文本的管理,考核合同管理人员,组织合同管理知识培训等; 各业务部门为合同二级管理部门,负责本部门的合同立项、可行性调查、文本草拟、签订、履行、争议解决和履行过程中的档案管理等,并向合同归口管理部门定期汇总、上报合同履行情况; 相关部门负责合同专用章的使用及合同履行完成后的文本归档工作。

6.3 切实把好项目调查、合同审查和履行监督环节

合同归口部门要监督检查合同的履行情况,一般采取重点检查和抽查的方式。

检查内容包括:

1) 看各方是否按合同约定全面履行合同,督促各方严格履约; 2) 履行过程中是否存在合同数量、工期、设计等方面的变更情况,如有变更应履行变更签约手续,以合同形式明确变更情况; 3)是否存在违约情况,合同当事人任何一方违反合同约定的任何一项义务,都会导致违约情况。对此过程应重点监控,合同履行过程中,当事各方的往来函件、通知等文书都具有法律效力,如果发生纠纷,也是区分责任的重要证据,所以对合同履行的每一环节形成的书面材料都应注意完整保存。

在谈判和签订合同时,严格审查合同当事人的主体资格、资信情况和履约能力,必要时可向公司要求法律事务管理部门配合协助调查。业务承办人员应对涉及的业务事实详细告知合同审查人员,在对合同背景了解的基础上认真对合同条款加以推敲,确保合同应具备的条款齐全、准确; 确保文字表述确切无误,避免条款之间的矛盾性; 使用格式合同时应注意避免存在免除其责任、加重对方责任、排除对方主要权利等情形出现;加强对合同变更的管理;及时适当履行发送正确的函件等通知义务;重视证据(资料)的保留及保证其有效性;及时行使合同权利以确保诉讼时效。同时可建立重大项目和合同专项审查管理制度。

6.4 建立静态和动态相结合的合同管理制度

合理的合同管理模式不应是静态的、也不仅仅是某个部门的事务,而应该是动态、连续、相关责任部门共同的管理过程。

采取静态和动态相结合的管理方式,以减少合同管理中期和后期争议的发生及避免措施建立的滞后性,对合同的履行情况进行全程跟踪。在合同纠纷处理完毕后,公司应对整个事件过程作出评估和总结,在根据成因分清责任基础上实行责任追究制。例如: 对合同的履行和资金划付予以监督和管理,通过监督可以知道各类合同的履行情况,及时发现影响履行的原因,以便及时向相关部门和机构反馈,防止或降低违约行为的发生。合同资金的划付、汇入及合同清算作为合同履行的主要环节和内容,可由业务部门、财务部门、法律事务管理部门密切配合把好此环节。

7 总结

综上所述,健全的合同管理将能有效地防止决策的随意性、准确地分析和判断交易对手、妥善处理履行中出现的问题、合法合理地解决纠纷等。合同管理能力的提升能有效地避免不必要的争议和诉讼出现,而且相比诉讼,合同管理的成本也小得多,同时,其还能化解不特定的法律风险出现。因此,提升合同管理能力和完善合同管理制度是公司追求的终极目标,是公司合规管理的重要组成部分,是公司依法治企和建立现代企业制度的有力保障。

合同归档管理范文第7篇

一、健全合同管理机制

按照国家电网公司合同管理办法的精神,通过“以评价促落实、以检查促管理、以培训促提升、以计划促履行”的管理手段,完善和优化合同管理制度,规范和加强合同管理工作,推进合同管理标准化建设。完善管理制度。实行承办人制度、审查会签制度、授权委托制度、合同专用章制度、合同备案制度、合同争议报告制度、审计监察制度及责任追究制度,做到制度落实、机构落实和人员落实,使合同的签订、履行、考核、纠纷处理都处于有序的制约状态。同时,要组织办公室、财务、物资等相关业务主管部门对合同管理工作进行检查,做到管理层次清楚,职责明确、程序规范,使合同管理工作有章可循,有法可依。建立组织机构和考核机制。建立健全合同管理组织机构,清晰地划分合同管理机构、人员及职责,明确合同归口管理部门和合同管理相关部门的职责分工。严格落实《国家电网公司合同检查考核管理细则》,通过建立合同管理月评价、月通报、月考核机制的管理机制,从合同上线率、审核率、执行率、规范率、准确率、调考合格率等方面制定考核评价标准,促使合同的签订、履行、考核都处于有效的控制状态。健全常态管理机制。建立合同管理月报机制,按月梳理、分析合同签订、履约情况,做好合同管理的事中控制,协助合同承办部门处理合同中出现的问题,防止违约行为的发生。采取部门自查、集中督查的方式,及时发现并解决合同起草、审核、签署、履行及归档中存在的管理问题,促使合同管理做到规范、合规。

二、完善合同过程管控

在日常合同管理中,要将严把合同审查关作为合同常态管理的主要内容,强化合同谈判、起草、审核、会签、委托授权、用印等全过程管理,全面实现“有人负责、有人监督、有章可循、有据可查”。规范合同流转程序。进一步优化业务流程,严肃合同授权管理,加强合同履行阶段的监督与考核,提升合同管理效率与效益。根据国家电网公司对合同统一编号的原则,对所有的合同进行统一整理编号,并在ERP系统录入项目时,加入合同管理的概念,使每个项目名称后面均有合同编号,实现项目的线上查询,项目管理效率大大提升。推行国网统一合同文本。按照《国家电网公司合同管理办法》六统一要求,起草合同以甲方为主,按《国家电网公司合同管理办法》第十三条规定选用相应合同文本,确保合同文本的规范性、实用性、实效性、完整性,实现统一合同文本使用率100%。加强统一合同文本在招标环节的应用,本着“内部管理制度外部化”的原则,在招标文件中明确规定文本的使用规则,确保对外部供应商产生法律效力。同时,不断梳理与合同类型相关业务的法律、法规、规章、标准、制度,对相关合同文本内容进行及时更新,更加有效的保护公司的合法权益。严格执行合同审查会签制度。防范合同管理法律风险的制度保障,就是建立、落实严格的合同审查会签制度,做好合同风险的事前、事中、事后防范。对合同进行技术、经济、法律审查,运用法律规定、技术经济手段,保证企业签订合同选择最佳方式、取得预期效益,实现合同目的。通过审查会签,可以发现合同中存在的潜在风险,减少和避免在履行合同过程中产生不必要的分歧和争议,提高合同履约率。加强对重大合同审查管理,严格实行重大合同联签、备案制度。重大合同,需按照重大合同会签程序审查、会签、批准。重大合同包括:资产抵押、转让、出售、收购、清算合同;担保合同;企业兼并、分立、破产、清算合同;股份制改造、资产重组、投资合同;具有全局影响的或数额巨大的土地使用权转让合同;购电合同、并网调度合同及标的额达到一定标准的合同等等。重点对条款完备、物资清单替代合同、乙方违约责任等情况重点审核。强化合同归档管理。合同是企业的有效凭证,是确定双方权利义务的重要证据,全面规范合同归档工作将有效避免企业不必要的经济损失。强化合同文本等相关资料的收集、整理工作,并按档案管理要求及时归档,是规范合同管理的一项重要内容。要分批分类整理合同台账及纸质文本,并及时归档,确保合同文本及附件资料应收尽收、应归尽归。

三、强化合同方资信审查

合同双方的资信情况是合同如期履行的关键,应按照项目合同履约情况,强化合同方资信评价,并将评价结果与工程结算挂钩。加强对合同对方当事人主体资格和资信状况审查,是否具有相应的履约信用,过去三年守合同、重信用,无违约事实等进行审核,审核其主体资格是否合法、合同标的是否符合当事人经营范围。若人代签合同,则需要审核是否有真实、有效的法定代表人身份证明书、授权委托书、人身份证明等。对于资信评价不合格的合同方,在规定期限内和规定范围内不予授标,这一举措必将对各类项目的施工质量起到关键作用。同时,资信评价结果,建立资信档案数据库,为项目顺利实施提供可靠的信息支撑。

四、提高合同承办人素质

随着依法治企脚步的不断加快,合同管理各项工作不断细化,合同数量与年递增。为提高合同管理工作的质量,需定期开展合同承办人业务培训。通过具体的实际案例,帮助承办人理解较为生僻的法律术语,掌握工作中可能涉及的《合同法》基本原理与具体规定。通过强化合同承办人对合同管理通用制度的理解和认识,推进合同管理通用制度有效落地,全面提升合同管理总体水平,防范企业经营合同风险。

合同归档管理范文第8篇

关键词:建设工程;合同;管理

Abstract: with the contract law of the People's Republic of the promulgation and implementation of the law, more and more people have realized the importance of the contract. But in the construction project contract management, some people are still not aware that contract management important function and meaning, in contract management exist many problems, this problem exists not only affects the contract both sides the legitimate rights and interests of the direct influence on the construction of the project and the quality and schedule. Based on the explanation of the construction project contract management importance, and on the basis of the analysis of the current construction project contract the problems existing in the management, and on the basis of the existing material and his understanding of the problem puts forward the corresponding countermeasures, which is expected to raise the level of management of the construction project contract.

Keywords: construction project; Contract; management

中图分类号:K826.16文献标识码:A 文章编号:

建设工程合同是合同当事人对于建设工程质量、投资、进度、施工等方面的事项的约定,其目的就是在保证施工质量的前提下使工程能够顺利竣工,维护合同当事人的合法权益,促进建筑行业的健康发展。但是现在建设工程的各方仍然没有意识到建设工程合同管理的重要作用和意义,在实践中存在不少问题,不仅制约了建设工程合用管理水平的提高,给承包方、发包方带来了巨大的经济损失。对此,我们要有更加清醒的认识,并采取相应的对策措施,解决建设工程合同管理中存在的问题,以期能够提高建设工程合同的管理水平。

一、建设工程合同管理的重要性

建设工程合同管理是市场经济发展的必然要求,是调节承包方与发包方权利义务的必然结果,其重要性主要体现在以下几个方面:

1.能够使合同双方走上市场化的发展轨道

随着我国市场经济的发展和完善,在建设工程方面要求政府要更多利用法律、法规和经济调节等手段调节建筑业的发展,在这一过程中,通过建筑工程合同约束建设工程双方当事人的行为,明确他们之间的权利义务是一个重要的措施。通过合同的约束作用,迫使合同双方在建筑生产管理活动当中按照市场经济的发展要求建立健全合同管理制度,自觉履行自己的合同义务,积极行使自己在合同中的权利,在遵守市场经济发展规律的基础上使发包方、承包方走上市场化的发展轨道,自觉按照市场经济的发展要求为各种建筑工程行为,维护双方当事人的合法权益。

2.有利于规范当事人的行为

现在,从建筑市场经济活动中可以看出,建设工程参与各方的法制观念、诚信意识比较单薄,建筑市场竞争当中不正当的竞争旅游发生,违约事件更是层出不穷,导致党建的建筑市场秩序非常混乱,直接影响了建筑工程的质量。而通过建筑工程合同管理,建设工程的参与各方一旦遭遇违约行为,并造成损失的,可以以合同为依据向人民法院提出诉讼,要求对方按照合同要求承担违约责任,这样不仅能够迫使对方履行自己的合同责任,还能挽回自己的经济损失。因此可以说过强化建筑工程合同管理,可以有效的规范合同当事人之间的行为。

3.是处理各方之间纠纷的法律依据

“在合同覆行过程中,业主与承包商之间、不同承包商之问、承包商与分包商之间以及业主与材料供应商之间不可避免地产生各种争执和纠纷。而调处这些争执和纠纷的主要尺度和依据应是承发包双方在合同中事先作出的各种约定和承诺 , 如合同的索赔与反索赔条款、不可抗力条款、合同价款调整变更条款等等。合同是处理建设项目实施过程中各种争执和纠纷的法律依据。”[1 武刚. 加 强建设工程合同管理的现实意义.中华民居.2010年,11期。]1这样能够有效的维护当事人的合法权益,将违约行为的损失降低到最低。

二、建设合同管理中存在的问题

当前建设合同管理中存在的问题主要表现在合同制度建设落后、缺乏相应管理人才、合同归档问题等几个方面。具体情况如下:

1.不重视合同管理制度建设

现在很多建设单位在并不重视合同管理制度建设,没有明确建设工程合同管理的部门、岗位和责任,没有建立起一个有效的合同管理体系,归口管理、分级管理和授权管理机制不健全。没有明确在建设工程实施当中谁具有签约权,谁能代表企业对外签订合同,合同签订的审批程序不明确。一些建设单位虽然已经建立了比较完善的合同管理制度,但是有制度不执行,在合同签订中没有履行相应的程序和手续,缺乏审查和评估程序,导致无法对合同内容进行有效的监督和控制。

2.缺乏专业的合同管理人才

现在多数建设单位缺乏相应的建设合同专业管理人才,而建设工程合同涉及的内容比较多,有价格方面的内容、有技术方面的内容等等,这就需要有一定的专业技术知识、法律知识、造价管理知识、建筑技术知识的人才能胜任。但是现在在建设项目管理结构当中,很少有专业的合同管理人才,一些单位甚至将合同管理看作一种事务性的工作,简单的交由一般的办公人员处理。这些人不仅不能审核出合同中存在的问题,又不能对合同进行有效的管理,导致企业的合同管理制度成为一种摆设。

3.不重视合同的归档管理

合同归档管理范文第9篇

企业发展要坚持依法治理,健全内控机制,严格合同和法律事务管理,才能有效防范风险。通过依法依规地加强企业合同管理,切实通过法律手段和内控制度,不断提高企业合同管理水平,规避法律风险,维护企业利益。

关键词:

合同管理;合规体系;风险内控

在市场经济条件下,平等主体的自然人、法人、其他组织之间民事权利义务关系的发生、变化和消灭往往是通过契约进行的,这是由市场经济本质决定的。所以合同管理是企业法律事务管理的基础,现代企业经营发展必须要坚持依法治企,健全内控,严格合同管理,加强合同履约能力,提升企业合同管理水平,才能有效地降低经营风险,促进企业发展。

第一,制定合同管理规章制度,统一归口管理。通过制定合同管理制度及合同管理企业管理标准,全面梳理和优化合同管理流程,明确统一合同管理归口部门。从合同的承办人员管理、授权委托、管理职责、管理流程等多方面,以及审查会签、签订、变更、解除、履行、归档、纠纷处理等各个环节细化、完善,夯实合同管理基础。

第二,实行合同承办人员持证上岗制度,加强合同培训与业务指导工作,提高合同承办人员的法律意识与合同签订能力。注重在日常工作中合同意识的培养与强化。分层次有重点对企业关键岗位人员进行合同承办人资格培训,合格的准予持证上岗。对于岗位调整人员也要进行合同和法律风险意识的培养,通过结合每一次合同的审核、签订及履行中事项的处理,对重点项目以及合同履行情况进行实践培训,提高合同管理与承办人员合同意识、法律理解能力、合同承办能力,为加强合同管理工作发挥良好的促进作用。

第三,制作企业合同范本,更好的指导合同签订工作。为了更好的防范企业法律风险,规范企业合同管理,又能够提高工作效率,企业法务工作者可以结合公司实际,制定合同范本,包括销售合同、采购合同、承揽合同、技术合同等各类常用范本,通过推广使用可以提高合同签订质量和审查工作效率,另外也可以再使用过程中发现问题,总结问题,再修订,再推广,从而有效提高合同签订质量。

第四,加强合同检查,注重合同履行管理。合同签约后的履行工作与全过程监督管理也是合同管理的重点。不仅要狠抓合同的审查与签订,更要加注重合同履行的监督与检查,并做好履行中每一环节的衔接和规范。一方面要通过合同履行管理重点检查、合同履行台帐、专项检查以及不定期的合同抽查等方式,加强各承办部门合同的履行工作的检查与指导,不断敦促和规范承办部门合同履行工作。另一方面,要求所有承办人员及时完成合同履行信息的记录,从而更好的保障了合同的履行过程监督,促进了合同的履行管理,为企业的经营决策和合同监控提供了及时、准确参考依据。

第五,严格合同专用印章管理。企业合同管理如何才能保证审查率达到100%,如果承办人员绕开企业法务去签订合同怎么办?这就要求企业法务必须严格把控合同专用章管理。首先针对合同印章数目较多,外借使用频繁,周期较长,管理难度较大的特点,实施专人统一管理,没有法务人员审批不能盖章。合同印章要分类管理,分类使用,分别控制,严格合同印章审批和管理,并对外界使用情况进行反馈记录,杜绝发生使用合同印章不规范现象。

第六,注重合同履行过程中证据资料的保管,及时完成合同归档工作,为依法维权提供有力保障。合同档案是是企业重要的法律档案,是维护企业合法权益的重要凭证和依据。对合同档案进行检查、分类、建立索引、立卷、归档;为了确保合同档案的完整性、及时性、有效性,严格把关,对于签订不及时或不规范,印章使用缺失、模糊、不规范等现象在合同归档时要一律退回重新补充完善。

第七,严把合同审查关,从源头杜绝和减少合同法律风险的产生。通过规范合同的签订与审查工作,严格按照流程进行评审,彻底杜绝合同签订的随意性与法律审查的缺失;强化各会签人员审查职能和意识,从源头把关,未经法律审核的以及未按照法律审查意见修改完毕的一律不予签订,以确保签订合同法律审查100%,大大降低合同签订中的法律风险。

第八,推进合同管理信息化建设。合同管理工作不仅要有质量还要有效率,现代经济的发展对合同管理工作提出更高的要求,而合同管理工作的信息化能够提升合同管理工作效益。通过引入合同管理信息系统,可以使合同审批流程更加迅捷,提高审批效率,同时审批过程在信息系统中留痕处理,能够有效保留审查会签的记录。另一方面,信息化可以方便合同数据统计,便于导出各类数据,为企业经营决策提供参考。

参考文献:

[1]胡鸿高主编.合同法原理与应用[M].上海:复旦大学出版社,1999.

[2]陈晓峰,陈明昊编.企业合同管理法律风险管理与防范策略[M].北京:法律出版社,2009.

[3]叶小忠编.中国企业法务观察(第1辑)[M].北京:法律出版社,2014.

合同归档管理范文第10篇

关键词:Petri网;工作流;电子合同;电子商务

中图分类号:TP311.5

随着互联网的发展,网络已经成为我们日常生活的一部分,在不经意间已经改变了很多人的工作、生活。为此,国家经过广泛的征求意见和修改,在2005年4月1日已颁布实施了《中华人民共和国电子签名法》,其中第十四条明确指出“可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等的法律效力”。电子商务蓬勃发展,电子签章已然成为是我国印章史上的一场革命。电子签章系统将数字认证技术应用于印章管理中,强化对电子签章的制作和应用各个环节的管理,确保电子签章持有者身份真实、可靠、安全。现有的电子合同平台如[1]中所提到的,并未使用Petri网对工作流建模来保证电子合同平台系统代码本身的安全性以及可靠性,本文提出使用Petri网对工作流建模,从而保证系统流程的安全、可靠。

1 关键技术

1.1 工作流技术

1.1.1 工作流的基本概念

根据工作流管理联盟(WfMC)的定义,工作流的定义是:一类能够完全或部分自动执行的业务过程,在此过程中,文档(Paper)、信息(Information)或其它任务按照事先预定的规则进行流转。业务、工作、办事等人员和应用系统之间相互的协调工作,从而来实现业务流程中所要达到的最终目的。换句话说,工作流就是一些能够自动运行的业务活动,它们是相互关联的、相互衔接的。

1.1.2 基于网的工作流建模方法

这类方法适用于流程的可视化建模。网中的结点用来表示流程中的活动,网中的边用来表示控制流。使用这类方法的主要问题在于对模型的描述是否有形式化的语义。大多数工作流产品的可视化建模方法都缺乏形式化语义。具有形式化语义的基于网的方法可以转换成其它建模方法,如基于规则的、时序逻辑的和脚本语言的方法等。在基于网的工作流建模方法中,使用最多的是Petri网和状态图(state charts), Petri网被广泛用于建立工作流模型,Ellis和Nutt在Petit网的基础上提出了工作流CN模型,它实际上是高级Petri网的一个扩展,在其描述中用库所表示活动,用变迁表示活动间状态的转移。Vander Aalst则在Petri网的基础上定义了WF-Net即工作流网。在工作流网中,变迁被用来表示活动而库所则表示活动的可实施条件。Vander Aalst七还把工作流管理联盟在规范中提出的几种基本的工作流原语映射成相应的Petri模型,由此建立了工作流网的基本组件与触发机制。

因此Petri网作为一种从过程的角度出发描述和分析复杂系统的模型工具,被广泛地应用工作流的系统建模中,用Petri网工作流建模方法研究,始终是一个非常活跃的领域。

1.2 Petri网综述

Petri网理论[2][3]首先是在1961年在Carl Adam Petri的博士论文中提出,他在他的博士论文《用自动机通信》中首先提出将用一种网状结构来模拟了通信系统。

1.2.1 Petri网的引入原因

在分析工作流系统时,我们需要应用数学的分析方法[4]。而Petri网理论正好为我们解决了这些问题。在Petri网理论体系中主要有基于状态方程和代数的分析技术和基于可达树(图)的分析技术的两种建模方法。

1.2.2 Petri网的数学描述

Petri网是一种数学和图形的描述与分析工具,适合于描述并发、异步、分布、并行、不确定性和随机性的信息处理系统,进行系统模型的构造、分析及评价。下面简单介绍本文将使用的与Petri 网有关的基本概念、定义、术语和性质[5]:

定义1(Petri网)

(1)基本Petri网是一个三元组N=(P,T,F),其中,P和T分别为有限非空的库所和变迁集合,P∩T= ;F P×T∪T×P是一个有向弧的集合。

(2)令Σ= (P,T,F)是一个网,对所有x∈P∪T: x ={y∈P∪T|〈y,x〉∈F}是x的前集;x = {y∈P∪T|〈x,y〉∈F}是x的后集。结点集x的前集(或后集)定义为:

网中任一库所结点在任何时刻都可能含有0个或多个托肯,称为库所的标记。托肯在网中的分布反映了网的状态,称为网的标识,记为M。标识M实际上反映了网中库所结点向一个整数集合的映射。在M下库所p的标记记为M(p),表示p中含托肯的数量。事实上,M是一个多重集。给定了初始标识M0的网Σ称为Petri网,记为PN =(Σ,M0)。

1.2.3 Petri网的性质

(1)可达性。可达性是任何系统动态特性的基本性质。按照Petri网的转移方法,有效转移的启动将改变标记的分配情况(产生新的状态)。如果存在一个从M0状态到Mn状态的运行序列,那么我们就认为状态M0是可以到达状态Mn的,启动运行顺序表示为:=M0t1M1t2M2…tnMn或简化表示为=t1t2…tn。可用M0 [>Mn表示三者之间的关系,即从M0标识表示经过启动序列到达标识Mn。在网(N,M0)中所有从标识M0可达的标识集合,可表示为S(N,M0)或简化为S(M0),从M0触发的所有可能启动运行顺序的集合可表示为F(N,M0)或简化为F(M0)。这样,Petri网的可达性问题就转化为对于网(N,M0)和给定状态Mn,寻找是否存在Mn∈S(M0)。

(2)有界性。对Petri网(N,M0)若存在一个整数,我们把M0的到任一个可达状态的数设为k,若k申购始终不超过K,即对于每个状态标识M∈S(M0)和每个状态,M(i)≤K均成立,则称Petri网(N,M0)为是以K为界或简称Petri网(N,M0)有界。若Petri网(N,M0)为1有界,即每个系统的状态只有一种时,则称此Petri网是安全的或则说是稳定的。这种网的每一个位置要么只存在一个标记状态,要么没有一个标记状态。

(3)活性。一个Petri网(N,M0)被称为活的,当且仅当从M0可达的任一标识状态出发,都可以通过按照某一种变迁执行的顺序序列而最终启动其它任何一个变迁。这就说明,无论网的开始状态如何,一个活的Petri网都可以保证无死锁发生。

(4)可逆性。一个Petri网(N,M0)被称为可逆的,仅当对S(M0)中的每个状态标识Mi,M0都是可以从Mi达到的。也就是说,一个可逆网是这样一个网,它可以使得状态返回到初始标识或初始状态。在很多应用中,比如在合同流转系统中,当我们要求哪一步合同需要重新审核时,我们只要求合同流转系统回到某个特定状态就可以了,而不必要返回到初始状态。那么我们称这个特定状态当前所返回的状态就为主要状态M′。即对于S(M0)的每个状态标识Mi,主要状态M′都是可达的。

1.3 基于Petri网的工作流建模技术

应用Petri网对工作流进行建模,利用线性结构来研究工作流的流转方式和运行效率。主要方法是先将语义上的工作流进行转换成简单的活动图G=(V,E),再通过活动图进行转换成相应的Petri网模型。采用算法如图1所示[6],对活动图进行转化,首先对该活动图G=(V,E)进行深度优先遍,将每个节点,分成顺序,与分支,与合并,或分支,或合并五类,然后按照不同的策略进行转化。对于结v∈V,分别定义 v和v 为v的前置结点集和后置结点集,图1算法将合同在线签订流程活动图G转化为对应的Petri网,算法的时间复杂度为O(V)。

Input:活动图G=(V,E),其中V为节点的集合,E为有向弧的集合,其中|V|=n。

Output:Petri网N=(P,T,F)

Initialize:P= ,T= ,F=

begin

广度优先方式遍历G,并且从1开始编号。

将图G复制到G’,把图G’中的结点vi转化为ti,那么就形成了工作流网的变迁集合T。

for(i=0 to n) //循环添加

{

if(ti∈T∧(.ti= )) //添加开始库所

{

P=P∪{pk};

F=F∪{pk,ti};

for each (tj∈ti.)

{

P=P∪{pj},F=F∪{(ti,pj),(pj,tj)}

}

}

if(ti∈T∧(ti.= )) //添加结束库所

{

for each (tj∈.ti)

{

if (Pj tj)

{

P=P∪{pj},F=F∪{(ti,pj)}

}

F=F∪{(pj,ti)}

}

if (tj T){T=T∪{tj}}

F=F∪{(ti,pk)}

}

if (ti∈T∧|.ti|=1∧|ti.|=1) //处理顺序结构

{

if (tj∈.ti∧pk )

{

P=P∪{pk},F=F∪{(tj,pk) }

}

F=F∪{( pk ,ti) }

if(!(vj∈vi. ∧pk=∈.tj))

{

P=P∪{pk},F=F∪{( pk ,tj) }

}

F=F∪{(tj,pk) }

}

if (.vi|=1∧(|vi.|>1∧(vi==1)) //处理与分支结点,“1”代表与分支//

{

if (vj∈.vi∧pk∈tj.) { F=F∪{( pk ,ti) }

for each (vj∈vi){ P=P∪{pj},F=F∪{( ti ,pj) }}

}

if (.vi|=1∧(|vi.|>1∧(vi==2)) //处理或分支结点,“2”代表或分支//

{

if (vj∈.vi∧pk∈tj.) { F=F∪{( pk ,ti) }

}

if (.vi|=1∧(|vi.|=1∧(vi==3)) //处理与合并结点,“3”代表与合并//

{

for each (vj∈vi){ if(pj∈tj.){ F=F∪{(pk,ti)}}

P=P∪{pk},F=F∪{(ti,pk)}

}

if (.vi|=1∧(|vi.|=1∧(vi==4)) //处理或合并结点,“4”代表或合并//

{

if (vj∈.vi∧pk∈tj.) { F=F∪{(pk ,ti)}

P=P∪{pk},F=F∪{(ti,pk)}

}

}

}

end

图1 活动图到Petri网的转化算法

2 电子合同系统应用流程

平台采用J2EE架构进行开发,实现登录平台用户的合同洽谈、合同签订、合同查询等功能,应用流程如图2。

图2 电子合同系统流程图

基于电子签章技术的电子合同平台实现了网上可信电子合同的洽谈、签订等功能,为有协议签订需求的用户提供安全合作的办公平台,确保用户合法权益,对用户登录系统后的操作进行处处留证的监控,为有可能发生的合同纠纷等意外事故提供权威的责任认定功能。

3 基于Petri网电子合同系统建模

从整体上讲,电子合同系统可以分为电子合同在线签订和在线合同洽谈两个部分。这两个流程是整个电子合同系统的核心。对其进行研究具有一定的现实意义,下面对电子合同在线签订流程进行Petri网建模以及模型分析。

3.1 电子合同在线签订流程的Petri网模型

电子合同在线签订的第一步骤,一般是由秘书或办公室主任进行拟稿。这一步是这一流程最主要的部分。

电子合同在线签订流程主要包括:合同拟稿,合同核对,合同相关领导会签、不合格合同回退,合同催办,合格合同归档。

(1)合同拟稿:即审批文档的起草过程。在其中要确定合同名称,拟稿的部门,拟稿人员,主送部门或人员,合同的种类,合同的密级,合同打印限制,以及合同的内容,合同所带的附件等。

(2)合同核对:将拟写好的合同进行核对以后送给领导审核。核对内容包括文字的准确性,合同的合理性,以及其他一些合同的必要属性。

(3)合同领导会签:合同会签是指在同一个步骤上允许一个合同可以由一个或者一个以上的公司领导同时进行签章,并进行在线签章验证。

(4)不合格合同回退:在合同核对和会签的过程中,若合同有错误,就要立即进行合同的回退,以重新拟稿。

(5)合同催办:在合同在某一步骤停留时间超过某一时间时应该生成催办信息,通过邮件系统进行提醒。

(6)合格合同归档:合同审批通过以后及时进行合同归档,以便于可以进行合同的在线洽谈和在线签订。相应的合同在线签订流程如图3所示:

图3 电子合同在线签订流程的活动图

将以上活动图通过图1的算法进行建模,得到图4的Petri网顺序模型:

图4 电子合同在线签订流程的Petri网顺序模型

图4的各个变迁以及状态含义如下:

P0:合同未拟稿状态。

T0:主办人员或者单位合同拟稿。

P1:合同拟稿完成,等待审批。

T1:主送单位进行合同核稿。

P2:合同核稿无误,准备进入下一步。

T2:各个单位进行合同会签并进行验证。

P3:合同会签完成状态。

T3:进行合格合同归档。

T4:合同催办,提醒优先处理该合同,以提高流转效率。

P4:合格合同归档;

T5:不合格合同回退到第一步重新开始拟稿。

3.2电子合同在线签订流程的并发Petri网模型

并发模型主要是指合同在线签订过程中,一个合同同时有两个或两个以上的单位代表在同一步骤上进行会签,如此一来,在同一步骤上的会签人员可以同时打开该公文,相对于只能等待前一个单位代表操作完成才能开始审阅、签订的过程来说,大大增加了工作的效率。会签的同时不受到任何约束。对于开发人员来说,在流程的控制上也可以更方便,更简单。一个最常见的并发模型如图5所示,其中虚线框里的是会签时的一种典型的并发模型。

图5 电子合同在线签订流程的Petri网并发模型

图5的各变迁以及状态含意如下。

P0:合同未拟稿状态。

T0:主办人员或者单位合同拟稿。

P1:合同拟稿完成,等待审批。

T1:主送单位进行合同核稿。

P2:合同核稿无误,准备进入下一步。

T2:各个单位进行合同会签并进行验证。

P3:合同会签完成状态。

T3:进行合格合同归档。

T4:合同催办,提醒优先处理该合同,以提高流转效率。

P4:合格合同归档;

T5:不合格合同回退到第一步重新开始拟稿。

虚线框里的含义:

T21:合同进入会签流程。

P21:合同处于会签状态。

T22:会签人员1签订。

T23:会签人员2签订。

P31:会签完成,进入合同自动检验状态。

T24:检验合同是否合格。

3.3电子合同在线签订流程的Petri网模型分析

Petri网的分析方法主要有可达树分析、可达图分析和矩阵方程来分析,这里我们主要采用可达树和可达图来分析在线签订流程模型。根据可达树生成算法,我们可以得到图6 电子合同在线签订流程的Petri网顺序模型相应的可达树模型。

图6 电子合同在线签订流程的可达树模型

我们可以从图6可以得到电子合同在线签订流程Petri网的特性:

(1)该电子合同在线签订流程Petri网是有界的,因为可达树中没有出现 。(2)该电子合同在线签订流程Petri网是安全的,因为只有“0”,“1”出现在可达树标识中。(3)因图6中所有该发生的变迁都出现在该可达树中,说明了该电子合同在线签订流程Petri网是“活的”,也就是说没有多余变迁。

4 结束语

随着电子合同法律地位的确定、数字签名法律效力的认可,在电子商务活动中已经出现了大量的电子合同。本平台设计集成了PKI/CA技术、电子签章技术和数字水印技术等,采用J2EE架构建立起一套具有适用性、安全性的电子合同平台,有效的弥补书面合同的缺陷,减少人力、物力和财力方面的支出,提高工作效率、降低成本,其经济和社会效益显著。在编写代码之前,对系统流程进行Petri网并发模型建模,保证了系统可以支持两个或者以上的合同涉及方进行同时的合同会签。但同时,因为普通Petri网的一些缺陷,比如会产生空间爆炸等,运用普通Petri网对系统流程建模并不是最好的建模方法,运用高级Petri网进行建模将会成为下一步研究方向与目标。

参考文献:

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[10]D.Moldt, R.volk. Object Oriented Petri nets in business process modeling[C]. Springer,Berlin,LNCS 1806,2000:254-273.

作者简介:谢汉天(1990.07-),男,浙江省金华市,在读硕士研究生,研究方向:信息安全。

作者单位:浙江师范大学数理与信息工程学院,浙江金华 321004

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