合同归档管理范文
时间：2023-08-14 10:45:41
合同归档管理范文第1篇
摘 要：公司成立合同督ёㄏ钚∽椋开展合同管理全过程梳理督导，通过对各合同承办部门合同资料情况的地毯式检查，查找合同管理及合同资料中存在的漏洞和问题，要求各单位对发现的问题限期整改。通过全过程梳理和目录式归档，规范了合同全过程管理流程及合同资料填写标准，明确了合同资料的内容及顺序，同时完善了合同档案管理，提高了合同整体管控水平，建立了一套完整的合同督查、归档流程。
一、专业管理的的目标描述
1.1专业管理的理念或策略
活动主要分两个阶段：第一阶段，合同全过程梳理阶段。由办公室下发通知，对合同文本及相关合同资料的内容及填写标准提出13点要求，确定具体时间节点，各部门按照通知要求在规定的时间节点内进行自查整改。
第二阶段，合同目录式归档阶段。办公室下发通知，要求各合同承办部门对整改完毕后的合同及相关资料，按照合同目录的要求进行全面分类整理和归档，合同督导专项小组逐个部门现场检查归档情况，对合同归档完成较好的单位进行奖励，对没有按照时间节点完成归档或者没有按照归档要求进行归档的单位进行通报，并予以绩效考核。
1.2专业管理的范围和目标
1.2.1 专业管理的范围
寿光公司各部门、各单位
1.2.2 专业管理的目标
希望通过本次全面的合同梳理和归档，真正明确合同管理流程中各部门的职责，明确合同文本及相关合同附件的填写标准及要求，理顺合同资料的顺序，通过对合同的过程管控，加强对合同订立依据及履行依据的审核，确保各项合同合法、合规，并通过此次梳理归档，对以后的合同管理及合同归档建立一整套督导流程和标准，力争形成一套合同管理归档的长效机制。
二、专业管理的主要做法
2.1主要流程说明
节点1：成立合同督导专项小组
公司成立合同督导专项小组，由公司主要领导任组长，由办公室、财务资产部、党群工作部负责人任副组长，合同管理涉及的相关专工做为小组成员。专项小组负责本次合同梳理归档活动的统一领导、协调和整体推进，负责研究决定活动重大事项，负责对各单位活动开展情况进行指导、监督、检查和评价。
督导范围：
检查各合同承办单位对外签订的合同，主要检查以下几种类型合同：
①工程建设类合同，主要涉及发展建设部的基建工程合同、运维检修部的生产技改合同、综合服务中心的非生产类小型基建合同，以及营销部的营销项目合同等四种合同。
②买卖类合同，主要涉及各部门的办公用品买卖合同、办公设备买卖合同、食品买卖合同、电脑耗材买卖合同、书籍买卖合同、废旧物资买卖合同、劳保用品买卖合同、纯净水买卖合同、低值易耗品买卖合同、仓储货架买卖合同、安全标示买卖合同等十一种合同。
③运维检修类合同，主要包括输、变、配设施的维修施工合同、安全警示设施的维修施工合同、信息设备的维修维护合同、电能表维护合同、用电服务终端的维修维护合同、监控设备的维修维护合同等六种合同
④后勤服务类合同，主要包括房屋租赁合同、车辆维修合同、物业管理合同、绿化维护合同、蒸汽供用合同、物业保洁合同、环卫服务合同、电梯保养合同、保安服务合同等九种合同。
⑤各供电所合同，主要包括各所签订的办公用品采购合同、低值易耗品采购合同、纯净水采购合同、电脑耗材采购合同、书籍采购合同、油料采购合同、资料印刷合同、车辆雇佣合同、房屋修缮合同、苗木绿化合同、线路清理合同等十一种合同。
⑥其他类合同，主要包括除上述合同外的技术服务类合同、财务资产类合同、宣传与公共关系类合同、咨询委托类合同、劳务服务类合同等。
节点2：各单位进行合同自查梳理
各单位根据各项业务操作情况，组织部门内各专工对本部门负责的所有合同进行全面的梳理，并对发现的问题自行整改和规范，自查的重点是合同文本及其附件的规范性，各项合同支持性材料的完整性，尤其要注意核查合同前端的项目计划或申请、招投标材料以及合同履行过程中或履行完毕后的验收材料、付款依据等的合法、合规性。
节点3：合同督导专项小组进行督查会审（此节点为该流程的关键节点）
各单位自查整改期限届满后，合同督导专项小组开始对各单位合同及相关资料进行集中会审，重点检查合同文本填写的规范性、合同台账及合同支持资料的完整性，对会审发现的问题及资料不完整的合同，确定时间节点，督促责任单位限期进行整改，整改完毕后专项小组进行二次督导。合同督查的具体内容主要包括以下几项：
（1）检查各单位合同管理的人员配备情况。确定各部门合同管理工作是否由专人负责；
（2）检查经法系统使用情况。检查各部门合同在经法系统中的上线情况，统计出各部门“合同上线率”作为排名和考核依据。
（3）检查统一文本应用率。即各部门在国家电网公司颁布的统一合同文本范围内，签订合同采用统一合同文本的比率。
（4）检查合同授权情况。检查授权办理方式是否通过经法系统完成；授权委托书内容是否合规；授权委托书是否载明下列内容：授权委托书编号；被授权人的姓名、职务；授权委托事项；被授权人权利义务；授权委托期限；单位印章及法定代表人签字；签发日期。
（5）检查合同对方的确定方式是否合规。
（6）检查合同承办部门对合同对方的主体信息资料进行审查、留存的情况。
（7）检查经法系统中合同名称录入是否规范。合同名称录入均应采用全称，并跟纸质合同文本保持一致。
（8）检查合同归类是否正确。
（9）检查合同标的额录入是否准确。合同收、付款方式是否填写清楚，金额输入是否准确，与货币单位是否对应；
（10）检查合同签署情况。主要检查合同签署人员是否具有权限，合同用印是否统一加盖合同专用印章；
（11）检查合同履行情况。主要检查合同是否按照合同条款的约定，按时、按质、按量进行履行，也包括合同的变更、解除是否合法合规，合同履行异常是否及时报告等；
（12）检查合同归档情况。合同归档内容应当包括：合同签订依据等背景材料；合同谈判、签订、履行等往来过程中形成的各种资料；合同对方的营业执照、证明文件等资料；合同审查意见书；合同正本；签约对方的授权委托书原件及我方授权委托书原件或复印件（如有）；合同争议解决的有关资料（如有）；其他需要归档的资料。
（13）检查合同台帐的建立情况。检查各部门是否有独立的合同统计台帐，同时检查合同台帐的统计信息是否完整，合同台账统计信息应包含有合同承办部门、合同承办人、合同编号、合同名称、合同对方当事人、合同标的额、生效时间、履行结束时间。
节点4：各单位进行合同整改，整改完毕后进行“目录式”归档（此节点为该流程的创新节点）
合同督导专项小组督导会审结束后，各单位按照合同督导专项小组提出的整改要求和完成节点，对检查出的问题进行整改，整改完毕后，按照合同归档的要求对合同进行全面整理归档，并在规定时间内完成归档工作。
要求各合同承办部门负责人亲自负责合同归档整理和规范化管理工作，严格按照《合同资料目录》（见附件1）顺序和要求梳理好合同资料，按照公司计划和要求按期完成或提前完成归档工作。归档期限届满，合同督导专项小组对各单位合同归档情况进行逐一督查，对存在工作拖沓滞后，到期完不成归档任务，或者对合同归档工作不认真负责、归档质量不高、应归未归等现象的单位落实绩效考核。
三、评估与改进
3.1评估效果
通过本次全面的合同梳理、归档，对合同管理中存在的问题和盲区进行了查找和整改，明确了合同文本及合同附件相关内容的填写规范和要求，理顺了合同资料的顺序和形式，通过过程管控，进一步提高了公司合同的合法性及合规性，并对以后的合同管理及合同归档工作建立了一整套督查流程和标准，切实提高了合同管控能力，对有效防范经营风险，对有限维护公司合法权益意义重大。
3.2专业管理存在的问题及改进方向
合同梳理归档工作取得了显著成效，但是合同督导过程中仍然暴露出不少问题，需要在下一步工作中改进提升。
3.2.1合同缺乏履行监督机制。在检查中发现，各部门基本上都没有建立合同履行监督台帐。合同履行是合同全过程管理的重要的一环，是合同订立的目的和归宿，合同前期大量的工作就是为了保证合同能够顺利履行，但目前的实际情况是没有专门的部门对合同的后续履行进行监督，合同承办部门也没有形成自己的合同履行监督机制。合同履行监督机制不健全，往往影响合同履行质量，甚至导致合同的目的难以实现，引发合同纠纷。
改进方向：建立合同履行监督机制，明确合同履行监督的主管部门，定期或不定期对合同履行情况进行检查，对合同履行质量进行监督。
3.2.2部分合同没有留存合同对方的资信资料和授权资料，部分留存的资信资料没有加盖对方公章，授权资料没有加盖法定代表人印鉴。如此则不能够证明与我方签订合同的当事人为有效签约人，存在法律风险，未加盖两印（公章和法定代表人印鉴）的授权委托书应该属于无效授权。
改进方向：签订合同时，应该审查合同对方的资信资料和授权资料，明确签约人的身份和权力，并留存加盖对方单位公章的资信资料复印件（包括企业营业执照、组织机构代码证、税务登记证等），留存加盖对方公章的法定代表人身份证明书或者两章齐全（公章和法定代表人印鉴）的授权委托书。
3.2.3大部分合同作为订立依据的招投标或比价资料没有在合同资料中一并留存。合同的签约内容是根据招投标或比价结果确定的，如果合同资料中没有作为订立依据的资料，可能发生合同内容签订错误或混淆的情况。
改进方向：招投标活动作为合同签订的前置程序，同时也是合同的订立依据，作为合同全过程管理的一部分必不可少。合同承办部门应当留存能够说明合同订立情况的相关资料或复印件，作为合同资料的一部分。
3.2.4合同会签单、合同流转单填写不完整。表现为合同流转单的合同对方栏未填写，合同会签单审核只有签名，没有审核意见和审核时间。
改进方向：相关内容应当填写完整，并且按照要求规范填写。合同会签单的审核意见也应该写明“同意”、“不同意”等明确的意见，不能填写“已阅”“基本同意”等模糊的意见，更不能不填意见；审核时间应为审核当天，且必须填写。
3.2.5部分单位未建立独立的合同审核台帐，也没有确定本部门的合同专责人。
改进方向：各部门可参照公司的“合同审核台帐”，建立本部门独立的合同审核台帐，并以年度为单位进行台帐汇总；各部门应确定本部门的合同专责人，统一管理、审核、规范本部门合同相关工作。
3.2.6合同存n资料不全，且顺序混乱。
改进方向议：合同承办部门为合同归档部门，各部门合同专责人应按照《合同资料目录》的顺序对合同对方资质审查表、合同对方资信资料、合同对方授权委托资料、招投标情况说明资料、合同会签单、合同流转单、授权委托书、合同文本等资料。
参考文献：
[1]曹桂香.工程项目管理的施工合同管控[J].科技风，2010（6）.
[2]曹洪滔.要素投入对企业创业绩效的影响[J].科技进步与对策，2015（6）.
[1]杨铭钦.企业合同风险如何管控[J].施工企业管理，2009（9）.
合同归档管理范文第2篇
关键词：档案管理；合同档案；探讨
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1673-8500（2013）03-0064-02
合同档案记录了企业在各类活动中与自然人、法人或其他组织就设立、变更、终止民事权利义务关系而形成的合同、协议、意向书及其过程。合同除具有一般档案共性外，还有三个独特的特点，就是凭证性、规范性和时效性。合同作为企业对外经营活动的凭证性依据，具有规范的形式要求和严格的时效属性，规范的合同管理是维护企业合法权益的重要保障，而合同档案形成经历环节较复杂，材料多，参与人员广、履行时间长，在管理过程中很容易造成疏漏。因此，如何规范合同材料收集、整理、归档、利用，使之成为保障企业合法利益的有力凭证和依据，如何使合同档案更好地开发利用，是每个企业必须重视的课题。
一、健全规章制度，明确管理责任
合同及其辅证材料多而繁杂，合同管理也必须健全相关管理制度，明晰合同档案管理责任，明确责任单位和责任人；目前企业的合同管理普遍是“谁主管谁负责、谁签订谁履行”，所以合同履行完毕后就保存在各个职能部门中。档案管理部门对合同管理人员不提出归档要求，合同人员就不会主动将应归档合同材料整理向档案管理部门归档，而合同档案是企业维护经济利益的重要法律依据，因此为保障企业合法权益，从制度上明确合同档案的管理是做好合同档案管理的关键。
在市场条件下，企业为实现一定的经济目的，明确相互权利义务关系而签订的合同是民事合同，这种通过合同确立法律关系的行为是一种民事法律行为，由于合同这一特性决定了合同的主管部门为法律顾问部门。一般而言，合同管理都采用统一领导，分级管理的模式，企业法律顾问部门对一定金额以上的合同及重大合同进行审核备案，普通合同的签订法律顾问部门一般是会签及目录留底。在合同的管理流程中，合同档案的归档是合同管理流程的闭环处理环节，合同管理主管部门应在合同管理制度中明确合同档案的归档要求。档案管理部门更要积极主动与法律顾问部门就企业经营管理实际情况明确合同档案的归档范围、归档要求，从制度上明确合同签订部门需对合同档案管理负责，并指定专门人员跟踪已签订合同收集、积累、整理和及时归档，企业合同档案管理专责要做好统计、核查归档管理工作，在档案管理制度上规范合同档案的分类整编，使企业档案管理形成横向到边、纵向到底的档案网络管理体系，保证档案管理不留死角，确保合同档案管理达到优质高效，具备规范性和时效性。
二、强化合同档案过程管理，确保合同档案管理完整性
（一）合同档案齐全完整的重要性
合同档案包括合同考察、洽谈、签订、履行、变更、解除和解决纠纷等过程中所形成的所有书面材料及封存样品等实物。合同档案文字类原始档案有合同文本及附件、补充协议或变更或解除合同协议、对方资信调查资料、来往文书、会议纪要、会谈记录、现场签证、会签单及合同招投标过程形成的资料等。由于合同涉及面广、环节多、实施时间长，如大型建筑工程需要几年时间，特别有些单位只注重主合同的收集，对相关会议纪要、签证、变更等助证材料收集管理不规范，容易造成合同档案资料不完整，严重的会影响了合同结算、合同纠纷的解决，部分经济合同还牵涉到合同参与人员的廉政问题。如某企业十几年前进行一项大型技改工程，其中基础工程抽沙回填。有关管理人员十几年后被诬告，说当时该工程采取围标，招投标造假，且在工程结算时随意加大工程量并收取回扣等。检察机关到单位进行取证，查阅了当时合同档案资料，由于此工程档案从招投标文件、合同、竣工图、施工竣工文件收集完整，所有收集的文件都是原件，并收集了招投标和签署合同过程的影像档案和会议纪要，整个工程起止过程材料十分齐全、准确，足以证明合同招投标过程主要是合法合规的；决算金额比合同额大的原因十分清楚，其证据材料（如设计变更通知单、工程量签证单等）也十分齐全，检察机关认为该工程的合同档案资料完整规范，具有较高的可信度，最终采信该档案材料，还了当事人的清白。因此，确保合同档案资料的完整性、规范性非常重要。
（二）明确、规范合同管理流程，保证合同档案收集及时、完整
合同档案的齐全完整需合同主办单位、归口管理部门、主管部门（法律顾问部门）、档案管理部门的共同努力。为了确保合同档案资料收集齐全，需从企业工程程序、工作流程中规范各部门的工作行为，保证企业工作的规范化。合同主办部门应及时收集、整理合同签订、履行等相关资料。对方先行签章的正式合同交付我方签章，合同生效的同时合同主办部门就将合同正本及相关资料提交合同归口管理部门归档；对于我方先行签章的合同交付对方签章后，应在规定时间（如10个工作日等）内取得对方签章的正式合同文本，及时交合同归口管理部门归档。履行时间长的合同当双方主要权利与义务履行完毕后应及时交合同归口管理部门。
（三）合同档案的收集要求
合同档案形式与内容的规范要求合同档案的全面性与准确性较高，档案管理部门接收合同档案齐全完整的程序决定了收集工作的质量。合同档案的收集应及时才能保证其齐全完整，合同文本一经签字、盖章、公证后应实时归档，双方在谈判过程中互致的信件、传真、电子数据资料等是确认双方权利义务的重要凭证，合同主办部门经办人应随时收集、整理和保管，避免合同档案的遗漏和有效性的损失。
三、明确合同档案归档范围、整理要求，规范合同档案的分类整编
（一）明确合同档案的归档范围
除在管理制度规范明确责任单位和责任人、健全责任网络外，还要明确规范收集范围。一般情况下，一般性合同应归档的材料包括以下几个方面内容：（1）合同文本（原件，不可缺。（2）合同会签表。（3）合同的附件 （合同有附件的不可缺）如：技术协议，方案书等。（4）变更、转让、终止等合同补充协议 （有补充协议的不可缺） 。（5）合同资信资质材料，包括：对方营业执照、资格证、特种经营许可证等资信资料；对方签约人、法定代表人身份证明或授权委托书。（6）合同签约依据性材料，包括：询比价及招投标资料、意向书、备忘录、会谈记录、中标单位选择说明等。（7）合同履约过程材料，（履约过程有文件产生的应归档）包括：送达回执或确认书、往来信函、电报、传真、电子邮件、质量异议书、催款通知书等。（8）合同验收材料，包括：合同竣工（交货、发货）确认单、验收确认书、测试报告、工作报告、验收报告。（9）合同终结表。重大合同除包括一般合同归档范围的八方面内容外，还包括合同形成过程中的有关上级主管部门及政府（或相关部门）报批文件、批准证书、领导批示等文档资料。
合同档案归档时一定要齐全完整，归档合同文本和相关材料以及每份文件的页数等方面都应保持齐全完整，否则不能称作一套完整的合同档案。针对每个项目要收集的资料列出清单，合同归口管理部门按照档案整理规范的要求整理好履行完毕的合同档案，档案部门接收合同档案时根据合同统计台账与档案移交清单认真核对，并检查档案质量。有合同管理软件运行条件的单位可将电子文本实时逻辑归档，再按规定进行合同档案实体归档和电子版的物理归档。
（二）合同档案的整理要求
合同档案的整理必须保持一份合同内相关资料的有机联系，保证合同的完整性；应当充分利用原有的整理基础，不宜打乱其原有的保存状况，整理后的合同档案要便于保管和利用。
（三）规范合同档案的分类整理
合同档案资料繁多，尤其工程合同，合同档案实行按“件”归档方式，按照“一事一档、一项一档”原则，分门别类，由各合同主办部门负责合同履行过程涉及到的履行、变更、废止信息的收集，统一交合同归口管理部门整理。对单项合同（如采购、单项工程、融资借贷）及系统性较强的合同（如建筑、财务等），在整编中可多设一级类目，使合同档案间关系更加清晰。档案管理部门要肩负起合同档案指导责任，指导相关业务人员按规范做好合同材料的整理归档工作。
四、重视合同档案信息开发利用，维护企业合法权益
合同档案归档资料繁多，要利用好合同信息管理，建立系统、方便、快捷的查询信息系统相当重要。档案管理部门应及时编制合同档案检索工具，及时有效地提供合同档案利用服务。合同档案的利用应制度化，按保密规定设定利用者权限，并按规定进行登记。档案管理部门可对合同档案信息进行综合整理，形成专题汇编，方便利用。
一是利用现代数字化管理手段建立合同管理应用系统，并与档案管理系统通过接口直接归档电子版，提高合同档案运转效率，通过网络实现浏览、快捷传输、实时归档、实现资源共享，便于服务企业的生产经营。
二是加强对企业管理人员业务和相关法律知识的培训，增强工作主动性和提高法律意识，积极配合合同归口管理部门开展定期检查合同档案归档情况，确保档案信息完整。
三是做好合同档案的专题汇编和档案利用实例的编写。专题汇编便于合同档案的利用，利用实例的编写是凸显档案价值，促进档案工作的发展。
综上所述，合同档案的管理通过制度规范合同管理程序、把好合同档案收集源头、抓好合同形成关键点，使合同档案的收集、保管、提供利用有序规范，对维护企业的合法权益，促进企业生产经营持续发展具有重要意义。
参考文献：
[1]周颖.加强合同档案管理 更好地为企业服务[J].兰台世界.2009，（15）：17.
合同归档管理范文第3篇
关键词：高校管理;合同管理;进口设备合同
一、引言
随着高校对教学科研设备的投入不断加大，教学科研水平的不断提高，高校所购的教学科研进口仪器设备不断增多，只有加强对进口设备的合同管理才能使采购合同更加规范、有效，才能保证高校所引入的进口设备的质量、服务，通过对进口设备合同的有效管理，不仅能够将购置风险降至最低，还能有效的实现高校内部设备的管理，保证高校进口设备引入资金的合理使用，发挥设备的最大效益。
二、加强进口设备合同管理的必要性
一般情况下，高校进口设备合同管理分为合同前期准备工作、合同签订工作、合同执行工作、合同归档工作、特殊事件处理工作五部分。进口设备合同管理能够保证在引入进口设备前期明确相关的规章制度，使进口设备采购过程满足相应的条款，从而使供需双方需求协调一致，使签订内容更加合理有效，并让双方能够根据合同内容履行相应的职责，防止违约情况发生[1]。进口设备合同管理是动态的，是贯穿于高校进口设备采购过程和使用过程中一项不可缺少的工作，加强设备合同管理能够使高校和供应设备单位订立并履行合同，不仅能够保证高校的权益，更有利于高校合同管理工作的顺利实施。
三、加强进口设备合同管理的策略
为了使进口设备合同管理工作发挥更大的作用，下面提出六项加强进口设备合同管理的策略。
1.构建完善的进口设备合同管理制度。要保证进口设备合同管理工作能够有效开展，首先要构建完善的进口设备合同管理制度，这就要求高校做好以下几方面的工作：一是重视进口设备合同管理工作；二是制定有针对性的合同管理办法；三是完善进口设备合同档案管理。同时高校管理部门应该结合仪器设备采购工作特点，建立相应的进口设备采购和进口设备合同管理部门，让专门人员进行高校合同管理工作[2]。其中进口设备管理制度不仅要包括详细的管理流程、管理工作主要内容、管理规范，还要包括对工作人员的管理要求，保证工作人员能够实现进口设备合同管理的规范化。
2.增加进口设备合同管理工作人员业务培训。在具备详细、系统的管理制度后，就要有效提高高校进口设备合同管理工作人员的业务水平和工作能力，高校要为进口设备合同管理人员提供更加专业、系统的培训，使工作人员能够在了解进口设备管理工作重要性的同时，掌握到更多的合同管理理论知识，并通过高校提供的实践培训机会，将掌握到的理论知识运用到实际工作中，从而提升自身的业务水平，使工作人员能够将工作做得更好、更到位。
3.完善进口设备合同管理流程。在高校进口设备合同管理工作中，合同管理流程起着决定性的作用，保证合同管理流程能够按照前期准备工作、合同签订、合同执行、合同归档顺序进行，其中每一项工作都十分重要，在完善管理流程工作中，也要不断完善每一项合同管理内容，保证在前期准备工作时能够大致确定合同中涉及的内容，在合同签订过程中，要仔细核对合同内容，避免出现漏项、条约不严谨等问题，同时在执行过程中，高校应该有效的使用进口设备合同，保证自身权益，最后在做合同归档时，相关工作人员应该及时并按照高校合同管理规范进行归档工作。
4.实现进口设备合同管理信息化。现阶段，随着信息技术的快速发展，在各个行业中得到了良好的使用，特别是在高校管理进口设备合同时，实现信息化能够实现进口设备合同的更优管理。推进高校进口设备合同管理信息化就要做出以下努力：一是增加对合同管理人员的信息化培训，使合同管理者能够掌握基础的信息管理工作方法和基本的操作技能；二是构建完善的进口设备合同管理信息化制度，使工作人员能够有章可循，同时在规章制度的指导下更好的完成信息化管理中每一项细化工作；三是支持与鼓励合同管理人员进行合同信息统计、整理、分析与提取工作，及时发现信息化管理过程中存在的不足并尽快解决，使高校进口设备合同管理模式更加完善。
5.加强进口设备合同归档管理。合同归档管理工作是高校合同管理工作中的一项重要内容，合同归档工作的顺利进行不仅能够提高高校合同管理工作效率，更能够保证高校进口设备的维护权益[3]。加强进口设备合同档案管理工作，就要在提高工作人员工作能力的基础上，实现合同管理的信息化，同时，要结合高校进口设备引进情况制定适合的管理方式，使合同归档管理工作效率更高。6.及时处理特殊事件，预防进口设备合同违约。在进口设备引入期间及合同管理期间难免会发生一些特殊事件，当发生特殊事件时，高校设备管理工作者应该及时处理事故，防止发生进口设备合同违约问题，避免给高校带来经济损失。高校进口设备合同管理人员应该做好以下几方面工作：一是及时分析当前本校进口设备合同执行情况，对合同中存在的一些履行期限条款不明、售后服务包含不明的情况与供应商协调解决；二是制定相应对策，在签订合同前，实现合同内容的细化，做好预防进口设备合同违约工作。
四、进口设备合同管理的注意事项
由于高校进口设备在引进过程中关系着学校的权益，因此，进口设备合同管理工作十分重要，在管理过程中要注意以下管理事项：一是前期准备工作中的详细程度和人员业务能力，重视人员在进行前期管理工作中能够按照相应的合同管理制度开展工作，保证工作人员工作的规范化；二是在合同签订过程中的注意事项，合同签订中的条约影响着高校在日后履行合同的权益，因此，在签订合同过程中，高校应该注意合同条约的完整性和详细性，保证供应商能够为高校提供更优质的售后服务；三是进口设备合同执行工作中的注意事项，主要包括设备的验收、付款、免税业务以及监督审核工作，这些工作保证了高校的权益，因此高校应该注意在合同执行中的注意事项；四是进口设备合同归档工作，合同归档是合同管理中的最后一项工作，同时也是合同管理中的最基础、最重要的一项工作，只有将合同进行正确的归档，才能保证合同的有效性，当发生问题时才能够最有效的履行合同。
五、结语
总之，进口设备引进和管理是高校管理中一项重要的工作，只有加强进口设备合同管理才能有效的实现对高校进口设备的质量控制，保证设备的使用质量和进口设备在出现一些问题时的售后服务工作，关系到高校采购进口设备的权益。做好相应的进口设备合同管理工作，不仅需要设备采购部门的细心与配合，更需要高校领导和相关负责人的重视与支持，保证高校进口设备合同管理工作能够发挥重要的作用，保障高校权益。
作者:赖力斌 单位:贵州大学实验室与设备管理处
参考文献：
[1]董达,陈靖,韩永君,李文蕊.科学、规范管理提高外贸设备进口效率[J].实验室研究与探索.2015(03).
[2]刘彦强,民,张小蒙,阎冰,孟庆楠.高校大型仪器设备购置管理工作研究[J].中国现代教育装备.2015(17).
合同归档管理范文第4篇
一、专业管理的的目标描述
1.1专业管理的理念或策略
活动主要分两个阶段：第一阶段，合同全过程梳理阶段。由办公室下发通知，对合同文本及相关合同资料的内容及填写标准提出13点要求，确定具体时间节点，各部门按照通知要求在规定的时间节点内进行自查整改。
第二阶段，合同目录式归档阶段。办公室下发通知，要求各合同承办部门对整改完毕后的合同及相关资料，按照合同目录的要求进行全面分类整理和归档，合同督导专项小组逐个部门现场检查归档情况，对合同归档完成较好的单位进行奖励，对没有按照时间节点完成归档或者没有按照归档要求进行归档的单位进行通报，并予以绩效考核。
1.2专业管理的范围和目标
范围：寿光公司各部门、各单位。目标：希望通过本次全面的合同梳理和归档，真正明确合同管理流程中各部门的职责，明确合同文本及相关合同附件的填写标准及要求，理顺合同资料的顺序，通过对合同的过程管控，加强对合同订立依据及履行依据的审核，确保各项合同合法、合规，并通过此次梳理归档，对以后的合同管理及合同归档建立一整套督导流程和标准，力争形成一套合同管理归档的长效机制。
二、专业管理的主要做法
2.1主要流程说明
节点1：成立合同督导专项小组
公司成立合同督导专项小组，由公司主要领导任组长，由办公室、财务资产部、党群工作部负责人任副组长，合同管理涉及的相关专工做为小组成员。专项小组负责本次合同梳理归档活动的统一领导、协调和整体推进，负责研究决定活动重大事项，负责对各单位活动开展情况进行指导、监督、检查和评价。
（2）督导范围：
检查各合同承办单位对外签订的合同，主要检查以下几种类型合同：
①工程建设类合同，主要涉及发展建设部的基建工程合同、运维检修部的生产技改合同、综合服务中心的非生产类小型基建合同，以及营销部的营销项目合同等四种合同。
②买卖类合同，主要涉及各部门的办公用品买卖合同等十一种合同。
③运维检修类合同，主要包括输、变、配设施的维修施工合同等六种合同
④后勤服务类合同，主要包括房屋租赁合同、车辆维修合同等九种合同。
节点2：各单位进行合同自查梳理
各单位根据各项业务操作情况，组织部门内各专工对本部门负责的所有合同进行全面的梳理，并对发现的问题自行整改和规范。
节点3：合同督导专项小组进行督查会审（此节点为该流程的关键节点）
各单位自查整改期限届满后，合同督导专项小组开始对各单位合同及相关资料进行集中会审，重点检查合同文本填写的规范性、合同台账及合同支持资料的完整性，对会审发现的问题及资料不完整的合同，确定时间节点，督促责任单位限期进行整改，整改完毕后专项小组进行二次督导。合同督查的具体内容主要包括以下几项：
（1）检查各单位合同管理的人员配备情况。确定各部门合同管理工作是否由专人负责；
（2）检查经法系统使用情况。检查各部门合同在经法系统中的上线情况，统计出各部门“合同上线率”作为排名和考核依据。
（3）检查统一文本应用率。即各部门在国家电网公司颁布的统一合同文本范围内，签订合同采用统一合同文本的比率。
（4）检查合同授权情况。检查授权办理方式是否通过经法系统完成；授权委托书内容是否合规；授权委托事项；被授权人权利义务；授权委托期限；单位印章及法定代表人签字；签发日期。
（5）检查合同对方的确定方式是否合规。
（6）检查合同承办部门对合同对方的主体信息资料进行审查、留存的情况。
（7）检查经法系统中合同名称录入是否规范。合同名称录入均应采用全称，并跟纸质合同文本保持一致。
（8）检查合同归类是否正确。
（9）检查合同标的额录入是否准确。合同收、付款方式是否填写清楚，金额输入是否准确，与货币单位是否对应；
（10）检查合同签署情况。主要检查合同签署人员是否具有权限，合同用印是否统一加盖合同专用印章；
节点4：各单位进行合同整改，整改完毕后进行“目录式”归档（此节点为该流程的创新节点）
合同督导专项小组督导会审结束后，各单位按照合同督导专项小组提出的整改要求和完成节点，对检查出的问题进行整改，整改完毕后，按照合同归档的要求对合同进行全面整理归档，并在规定时间内完成归档工作。
要求各合同承办部门负责人亲自负责合同归档整理和规范化管理工作，严格按照《合同资料目录》（见附件1）顺序和要求梳理好合同资料，按照公司计划和要求按期完成或提前完成归档工作。
三、评估与改进
3.1评估效果
通过本次全面的合同梳理、归档，对合同管理中存在的问题和盲区进行了查找和整改，明确了合同文本及合同附件相关内容的填写规范和要求，理顺了合同资料的顺序和形式，通过过程管控，进一步提高了公司合同的合法性及合规性，并对以后的合同管理及合同归档工作建立了一整套督查流程和标准，切实提高了合同管控能力，对有效防范经营风险，对有限维护公司合法权益意义重大。
3.2R倒芾泶嬖诘奈侍饧案慕方向
合同梳理归档工作取得了显著成效，但是合同督导过程中仍然暴露出不少问题，需要在下一步工作中改进提升。
3.2.1合同缺乏履行监督机制。在检查中发现，各部门基本上都没有建立合同履行监督台帐。目前的实际情况是没有专门的部门对合同的后续履行进行监督，合同承办部门也没有形成自己的合同履行监督机制。改进方向：建立合同履行监督机制，明确合同履行监督的主管部门，定期或不定期对合同履行情况进行检查，对合同履行质量进行监督。
3.2.2部分合同没有留存合同对方的资信资料和授权资料，部分留存的资信资料没有加盖对方公章，授权资料没有加盖法定代表人印鉴。
改进方向：签订合同时，应该审查合同对方的资信资料和授权资料，明确签约人的身份和权力，并留存加盖对方单位公章的资信资料复印件（包括企业营业执照、组织机构代码证、税务登记证等）。
3.2.3大部分合同作为订立依据的招投标或比价资料没有在合同资料中一并留存。合同的签约内容是根据招投标或比价结果确定的，如果合同资料中没有作为订立依据的资料，可能发生合同内容签订错误或混淆的情况。
改进方向：招投标活动作为合同签订的前置程序，同时也是合同的订立依据，作为合同全过程管理的一部分必不可少。合同承办部门应当留存能够说明合同订立情况的相关资料或复印件，作为合同资料的一部分。
3.2.4合同会签单、合同流转单填写不完整。表现为合同流转单的合同对方栏未填写，合同会签单审核只有签名，没有审核意见和审核时间。
改进方向：相关内容应当填写完整，并且按照要求规范填写。合同会签单的审核意见也应该写明“同意”、“不同意”等明确的意见，不能填写“已阅”“基本同意”等模糊的意见，更不能不填意见；审核时间应为审核当天，且必须填写。
3.2.5部分单位未建立独立的合同审核台帐，也没有确定本部门的合同专责人。改进方向：各部门可参照公司的“合同审核台帐”，建立本部门独立的合同审核台帐，并以年度为单位进行台帐汇总，统一管理、审核、规范本部门合同相关工作。
3.2.6合同存档资料不全，且顺序混乱。
合同归档管理范文第5篇
关键词：合同档案管理 部门立卷 信息化 编研
【分类号】U231.3；G271
0 引言
地铁工程建设周期长、参建单位众多、专业复杂，地铁工程圆满顺利地建成，合同的作用功不可灭。建设单位是通过合同制约、管理和监督各参建单位，参建单位依据合同完成各自工程项目。合同在中间是一个桥梁作用。而一旦发生纠纷，双方可以及时运用合同档案记载的内容依法维护各自的合法权益，合同又起到了一个凭据作用。另外，通过对合同档案信息地提炼，把死档案变成活信息。管理好合同档案的意义就可见一斑。本文结合地铁工程合同的特点及类别，针对合同管理过程中出现的问题，对地铁工程合同档案管理进行了探讨，从而规范合同档案管理，提高合同档案管理水平。
1 地铁工程合同特点及类别
地铁工程合同档案具有档案和合同的共性，又因地铁工程的特殊性和复杂性决定了合同档案还具有以下特点为：专业性强，合同数量大，种类多。合同按内容可分为工程建设类合同、运营管理类合同、资源开发类合同、公司人事及行政事务管理类合同及综合类合同。工程建设类合同分为勘察、设计、监理、咨询、建筑承包、安装承包、装修承包、物资设备采购、工程、技术咨询和专题研究合同、工程征地、拆迁、借地等与建设有关的其他合同、地铁建设工程其他资金来源的合同等。合同按档案类别又可分为管理类合同、基建合同、科研合同、设备合同、劳动人事合同等；
2合同档案管理现状
2.1.合同文件材料不符合归档要求：合同支撑性材料有些原件缺失，有些为复印件，附件不齐全等。公司合同管理实行的是承办部门与相关部门审查会签相结合的制度，每份合同都应产生合同审批签发单、律师意见书、财务意见、各相关业务部门意见及其修改稿件和会议纪要等等合同支撑性文件材料，但是这些附件材料总是不齐，时有时无。
2.2部分合同未能及时向档案室移交归档。目前除合约部主管的建设工程类合同定期向档案室移交归档外，其它部门及下属公司的合同很多还留存在各自手上。如运营公司在运营期间产生的国产化、科研技改合同；实业公司的物业租赁、广告发包承包、合同、房地产开发、物资采购等合同；办公室汽车采购、维修合同、办公用品采购、其他行政管理合同；
2.3移交归档的合同文件材料散乱未经整理，合同整理组卷困难。因档案人员对合同评审过程不了解，在对合同进行整理组卷时，常常对一些看似与合同无关的材料拿不准、伤脑筋，对于过程中反复修改的合同稿顺序更是迷惑，而且因合同附件材料很杂乱，合同附件材料是否齐全、签章手续是否完善也很难把握
2.4合同整理组卷工作积压严重。地铁工程合同量大，平时合同都是批量移交，批量签收。每逢合同利用时或是突击组卷或只能提供散份合同文件。未装订合同借出可能有合同附件遗失风险。
2.5合同电子文件目前尚未归档。
2.6合同档案管理还停留在初级的合同整理、归档阶段，尚未着手合同的编研，合同档案资源价值尚待开发利用。
3合同档案管理思路
3.1建立合同档案网络管理体系，推行部门立卷制。
由公司档案室负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同档案，并负责指导、监督、检查和培训合约部门及各下属公司的合同档案管理工作。合约部门及各下属公司应分别确定一名合同档案管理人员，负责合同及其相关文件材料的组卷归档工作。企业档案管理规范明确指出谁产生谁收集，谁负责谁组卷。因为每份合同具体有哪些附件材料，材料之间相互关系只有承办人员是最清楚的。让具体承办人预立卷，各部门下属公司合同档案管理人员组卷，实施部门立卷制才能保证合同档案齐全、完整、系统，又能避免合同组卷工作大量积压。
3.2制定合同档案管理制度。用制度固化合同管理各部门的职责。
合同档案管理制度是合同管理制度的一部分，通过建设合同档案管理制度，规范合同档案管理，提高合同管理水平，完整保存合同及其相关凭据材料。通过合同档案管理制度明确合同档案管理部门职责，合同归档具体要求及合同的利用。通过制度界定各部门各责任人的整理组卷的义务责任。通过归档制度明确合同及其相关文件材料的归档范围及保管期限、归档时间、归档程序、归档质量要求以及归档控制措施。用归档范围指导哪些文件材料应归档范围。例如有关修改合同的文书、图表、传真件及合同成果性资料等均应为合同的组成部分，而一些跟签发合同并无直接关系的审计材料、其它行政收发文及联系单就不应归入合同。通过归档要求固化合同移交清单，明确合同移交附件的准确页数。通过合同利用制度明确合同正本原件无特殊情况不外借，避免合同借出遗失风险。各分公司、各部门员工确因工作需要须借出，须经分公司、分管领导签字同意。合同还应每年清理一次。发现损毁、遗失，要查明原因及时处理，并追究相关人员责任。单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章，这些均需在合同归档要求中明确。
3.3 开展公司合同管理人员内部培训，提升合同管理水平。
在公司内部开展法制宣传，增强公司各部门合同管理人员法律观念，增强合同归档意识。讲解合同管理办法及归档要求，明确合同整理细则，如何鉴定归档文件，如何排序，提高预立卷的案卷质量。同时可通过培训对合同管理人员日常的合同副本文件的接收、借阅、发放管理等进行规范。进一步提升合同管理质理和水平。通过内部沟通交流，为下步实现合同电子文件的移交归档做好准备。
4.4加快合同档案信息化建设
公司目前已开发运用合同管理系统用以对合同执行情况进行跟踪。但是合同管理系统与档案管理系统还不能对接。档案管理系统的合同信息完全还完全依套手工录制目录和挂接电子文件目录。如果把两者对接起来，就能避免大批量的合同文件电子目录挂接工作量，减少人为失误。实现以后同步合同电子目录与电子文件同步传输，即便于合同档案管理，又方便合同查询利用利用。
3.5开展合同档案编研工作，加强合同档案资源开发。
通过对合同信息进行著录，根据各部门需求，编制各类合同信息小册子和合同档案检索表，发放到相应部门，或是通过如OA平台或是信息管理系统平台合同目录信息等活动，即可以从合同中提炼出重要信息方便各部门利用需求，又可通过对合同信息的汇总给领导层提供决策参考。合同不仅是一种凭证，更是一种资源。把死档案变成活资源，把死合同变成活信息。
4 结语
合同归档管理范文第6篇
【关键词】核电共层；合同管理；现状；必要性；措施
相比其他形式的企业，核电工程企业中涉及到的项目一般来说周期都比较长，涵盖筹备期、建设期以及维护期等；其次，核电工程的建设难度都比较大，对其的质量要求都比较高、比较严格，包括装备、技术以及人员素质等，所以其涉及到的合同也比较严谨，相关的指标和标准也比较繁杂，而且处于动态变化的状态，所以加强核电工程合同管理工作的强度，加强对其的统计力度，减少不必要的损失和潜在风险是相关工作人员一直追求的方向和目标，但是就目前情况来看，核电工程合同管理工作中依旧存在着这样那样的问题。所以，及时发现其中的问题并且及时提出相关的解决措施，是一项十分迫切和艰巨的任务。
一、核电工程合同管理的现状分析
权威渠报道显示，防城港核电二期正式开工，这意味着核电重启进入全面启动阶段，核电工程的持续发展也使得相关的合同管理工作变得越来越复杂和多样，合同的数量也在逐年增长，加之核电工程合同需要涉及到土建施工、非技术性建筑、海上工程、核岛安装、配套设备安装以及现场运输设备管理等多个要素，使得核电工程的合同管理工作面临着越来越多的问题和压力，虽然现阶段随着管理层对其重视程度的不断提高以及相关制度规范的不断严谨，使得合同管理工作的绩效得到了一定的提高。但是就目前情况来看，依旧存在一些问题和不足，主要表现在以下几个方面：
1.对统计分析工作的重视程度不够高
众所周知，核电工程合同中涉及到预算、立项、市场准入、招投标、签约审查、签约授权以及监控和结算多个层面的内容，强化合同管理的统计分析工作是确保各个内容有条不紊运行的关键，但是就目前情况来看，目前一些核电工程企业没有充分的认识到基本数学模型、频数分析过程、数据描述过程、数据探查过程以及列联表分析过程的重要性，没有将其充分的应用到合同管理工作中去；此外，一些核电工程企业在实际的数据处理的过程中没有切实的做好数据的排序、转置、拆分、文件的合并、以及数据的选择、加权和转换等工作，不仅没有实现数据分析工作价值的最大化，而且容易出现信息失真、数据分析和处理错误等现象，影响了核电工程其他相关工作的顺利开展和运行。
2.合同的指导性价值不能得到切实的发挥
合同不仅是双方解决纠纷的有力凭证，而且也是核电工程项目高效开展和运行的关键，但是就目前情况来看，合同管理人员在合同交底的时候并没有依照既定的规章制度去执行，存在隐瞒和保留的现象，进而就不能很好的明确现场施工人员的责任和义务，容易出现互相推诿责任的现象，再加之现场合同管理人员对合同重视程度的不够高，在执行工作时总是凭经验和个人意愿，完全没有考虑到既定合同的规范和准则，进而就容易出现浪费人力、物力、财力的现象，不仅不能使得合同指导性的价值得到充分的发挥，而且还容易出现不必要的风险和损失，对公司的经济效益和社会效益都产生一定的不利影响。
3.合同归档工作中存在问题
合同归档作为合同管理工作的重要组成部分，对于合同管理工作绩效的提高有着一定的促进作用，对于工程周期比较长、涉及到的内容比较繁杂的核电企业来说更是如此，但是就目前情况来看，一些核电工程公司并没有及时的对合同进行归档，更不重视相关资料的整理和统计分析，对于合同的补充协议、各种澄清资料以及项目活动的进行和执行过程中存在的问题等没有进行及时的归档，进而不仅降低了合同监察价值，而且对于核电工程后期出现的问题不能进行及时有效的解决。
二、提高核电工程合同管理工作效果和效率的必要性探究
核电工程合同管理工作中对统计分析工作重视程度不够高、不能保证合同指导性价值得到充分的发挥、合同归档不及时等问题的存在确实在很大程度上降低了核电工程合同管理工作的价值，而且在一定程度上影响了企业其他各项工作的顺利开展和运行，不利于企业的长远发展和经济利益的获得，而提高核电工程合同管理工作的效果和效率不仅能够使得上述问题得到有效的缓解和解决，而且还能够推进法律管理科学化的进程，对于核电工程基础数据的规范管理以及其工程进度的有效提高都有着一定的促进作用，有利于公司在激励的社会竞争中实现更好更快的发展和进步，由此可见，提高核电工程合同管理工作的效果和效率是一项十分必要和重要的工作。
三、解决核电工程合同管理中存在不足的措施
由上述分析可知，解决核电工程合同管理工作中存在的问题和不足，提高核电工程合同管理工作的效率和效果是一项十分迫切和重要的工作。因此，笔者结合自身多年的工作经验和相关的调查研究就如何解决核电工程合同管理中存在的不足提出了以下几点切实可行的措施，具体内容如下所述：
1.做好合同管理中的统计分析工作
做好核电工程合同管理工作中的统计分析工作是提高核电工程合同管理工作绩效的重要举措之一，所以在各个阶段都要充分发挥数据分析工作的价值。例如将EXCEL统计数据分析系统运用到企业合同收付款管理中，其中销售部门主要完成序号、项目编号、合同名称、签订日期、收到日期、客户单位、合同金额等栏目的录入；客户编号、往年已收合计、本年已收合计、已收小计、未收金额等栏目由公式产生，其中客户编号栏目输入的公式为：VLOOKUP（F3，客户！B：C，2，FALSE）（假设此EXCEL表格中都是从第三行开始录入公式和数据，下同），数据从客户资料表中取得。往年已收合计栏目输入的公式为：SUMIF（销售发票清单！E：E，B3，销售发票清单！R：R），数据从销售发票清单表中取得。本年应收合计栏目与往年已收合计栏目同理，这两项合计产生已收小计，通过合同金额和已收小计两栏计算出该合同未收金额。
2.提高合同管理的强度，确保其应有价值的充分发挥
加大核电企业合同管理的强度，确保其应有价值的充分发挥是解决合同管理中存在问题的关键和基础，所以一方面要提高合同管理人员的综合素质和专业技能，不仅要鼓励相关的工作人员树立终身学习的意识，还要完善既有的奖惩机制和考核机制，从根本上提高其工作热情和工作积极性；另一方面，要强化既有的监督力度，做到人人肩上有责任，进而使得不必要的风险和损失得到有效的控制；此外，还要规范相关的制度规范，严格相关的指标和标准，进而确保核电公司合同管理工作的严肃开展。
3.做好核电企业的合同归档工作
做好核电企业合同归档工作，对于降低不必要的合同纠纷和资料遗留等问题的发生有着十分重要的作用，所以一方面要加大对合同管理人员的培训力度，使其能够认真的学习合同的内容、相关的法律规范、解释和通透条例，对于合同研究过程中发现的问题也要做到及时的归档；另一方面，要将合同双方沟通的内容及时归档，确保每一项工程活动都有足够的依据，进而在使得核电企业合同归档工作的绩效得以提升的前提下，促进公司合同管理工作的高效开展。
四、结语
总之，核电工程企业的合同管理工作对于核电工程项目的顺利开展和运行有着十分重要的作用，但是就目前情况来看依旧没有达到完美的效果，存在一些问题和不足，所以根据企业的实际运行情况和战略目标提出切实可行的解决措施是需要相关工作人员一直努力的方向和目标，也只有这样才能促进核电工程企业实现更好更快地发展和进步。
参考文献：
[1]武卫.核电工程施工合同管理探析.[J].《经营管理者》，2014（18）.
合同归档管理范文第7篇
【关键词】合同 风险 管理 策略
合同管理是企业的重要管理内容之一，合同管理一股划分为四个阶段：合同准备阶段，包括合同策划、谈判、拟定合同文本、审核等程序；合同订立阶段，包括正式签署合同，分送合同等程序；合同履行阶段，包括合同履行、变更、终止等程序；合同归档阶段，包括合同归档保管、资料整理等程序。
一、合同各阶段风险的分析与识别
（一）合同准备阶段的风险
合同准备阶段的风险是指在合同准备过程中存在不当行为的风险，包括合同策划风险、谈判风险、合同文本风险、审核风险等。
合同策划风险是指在合同策划阶段存在的不满足我方业务目标的风险，体现在合同策划的目标与我方要争取的工作目标不一致。
合同谈判风险是指在合同谈判过程中忽略了重大问题或在重大问题上做出了不当让步的风险。主要体现为：对合同标的、产品和服务的数量、产品或服务的质量、价格的确定方式、支付方式、交付时间地点及违约责任等合同重要内容，做出了不当让步，导致我方权益受损的风险。
合同文本风险是指合同内容和条款不当的风险，表现为未能发现合同文本中的内容和条款不当的风险，或未及时修改不当内容和条款的风险。
合同审核风险是指在合同审核过程中没有发现或纠正合同不当内容和条款的风险，主要表现为：合同审核时未发现合同文本中的内容和条款不当的风险，或发现了问题，提出的改进意见和建议未反映到合同文本中。
（二）合同签署阶段的风险
合同签署阶段的风险是指在合同签署阶段存在不当行为的风险，主要表现为：超越权限签订合同；合同印章管理不当，为不符合程序的合同加盖印章；或者签署后的合同易被篡改的风险。
（三）合同履行阶段的风险
合同履行阶段的风险是指在合同履行阶段中存在不当行为的风险，包括合同履行过程中的风险、合同变更风险、合同终止风险、合同纠纷处理风险等。
合同履行过程中的风险指在合同履行过程中存在的风险，主要表现为违约风险，即合同双方没有恰当地履行合同中约定的义务。
合同变更风险是指在合同变更中存在的风险，主要表现为：合同变更未经规范的管理程序，导致变更不当或无效，或者应当变更的合同内容而未采取相应的变更行为。
合同终止风险是指在合同终止过程中存在不当行为的风险，主要表现为：未达到终止条件而终止合同，或合同终止了而未办理相关手续等。
合同纠纷处理不当风险是指在处理合同纠纷过程中存在不当行为的风险，主要包括：未及时向相关领导报告合同纠纷和拟采取的对策，或未及时有效防止和解决纠纷等。
（四）合同归档保管阶段的风险
合同规定保管的风险是指在合同归档过程中存在的风险，主要包括合同丢失或泄密等。
二、合同风险产生的原因
（一）外部环境因素
导致合同风险的外部环境因素包括经济环境、政治、政策、法律、社会、科技进步及地理环境、交通事故、自然灾害等不可控因素。
（二）合同对方的因素
合同对方引起合同风险的因素主要有合同对方蓄意欺诈、违约、财务状况不佳、生产能力有限等。
（三）我方的因素
我方导致合同风险的主要因素有合同管理不当、财务状况不佳、生产能力和技术水平不满足合同规定要求等。
三、合同风险的常用应对策略
（一）风险规避
风险规避指当项目风险潜在威胁发生可能性太大，不利后果太严重，又无其他策略可用时，主动放弃项目或改变项目目标与行动方案，从而规避风险的一种策略。采取合同规避是当合同双方对超出风险承受度的合同风险，通过放弃或者终止合同以避免和减轻损失的策略。
（二）风险降低
通过缓和或预知等手段来减轻风险，降低风险发生的可能性或减缓风险带来的不利后果。因此合同风险降低是合同双方在权衡效益后，采取适当的措施降低合同风险或减轻合同损失，将风险控制在承受度之内的策略。
（三）L险分担
风险分担又叫风险转移，指将风险转移至参与该合同项目的其他人或组织，所以又叫合伙分担风险。因此可采取业务分包、或请担保公司担保等方式将合同风险分散、分解出去从而降低风险的策略。
（四）风险预防
风险预防指在合同存在潜在风险的阶段，采取适当的措施避免风险发生或最大程度降低合同风险的策略。
四、常用的合同风险预防、控制方法
（1）合同订立前应对合同对象进行调查，对其履约能力和商业信誉做出评估。
（2）合同谈判阶段应组建谈判经验丰富、结构合理的谈判团队，必要时应当有财会、审计、法律等方面的人员参与谈判，避免在合同谈判中忽略了重大问题或在重大问题上做出了不当让步，导致我方权益受损。
（3）合同文本应规避合同内容和条款不当的风险，要求合同内守和条款完整、明确，表述严密、恰当。
（4）合同履行过程中存在违约风险，应在合同中明确规定违约责任，对合同履行过程进行监督，一旦发现有违约的可能或行为，即采取相应措施将合同损失降到最低。
合同归档管理范文第8篇
完善社会主义市场经济的需求
发展社会主义市场经济要求依法办事和自由竞争。通过合同来进行规范市场行为同时体现了市场经济的这两项重要特点。订立合同最基本的依据就是《合同法》，此外还有其他法律来约束合同的订立，如《建筑法》、《招标投标法》，因此合同管理体现了依法治企理念。同时，合同的最大特点就是，在不违反强制性规范的同时，最大限度的体现当事人的意思自治。因此，合同管理是企业顺应市场经济发展、依法治企的大趋势。
现代企业自身发展的要求
合同管理贯穿项目管理的始终，是业主、承包商与市场连接的桥梁与纽带，工程施工、监理和验收的重要法律依据。强化合同管理，有利于建设项目的质量控制、投资控制、进度控制，有利于提高业主与承包商的履约率，同时实现双方当事人利益，促进企业、行业发展。
规范市场主体行为的需要
合同管理的全过程都明确界定了市场主体双方的基本权利和义务，是各方行使权利、履行义务的重要基础，同时也是正确处理项目实施过程中出现的各种违约与索赔等纠纷的重要依据。市场活动中不断涌现诚信危机、不正当竞争等危害市场经济发展，主要是企业管理者法律意识淡薄，合同管理弱化的结果。强化合同管理，使市场主体时刻受到合同管理的约束，按照约定履行义务、处理纠纷，起到规范市场主体和整顿市场的积极作用。
合同管理体系的构建
合同管理体系是指以相关法律为基础，以合同为管理对象，以合同管理组织为管理主体，依据双方签订的合同，建立严格履行合同职责和义务的评审、实施、履约评价和持续改进的体系。
（一）确定合同管理组织及其职责
合同管理贯穿项目的全过程，包括从项目的前期调研、谈判、合同评审和签订，到中期的合同履行、变更和监督，再到后期的项目总结与评价等全部工作。因此，必须是全员参与。全员参与有两层含义：一是全体员工都应该具备合同意识，具备按照合同办事的意识；二是各业务部门都应参与合同管理的分工协作。全员参与要求明确企业内部合同管理的各参与方，包括各职能部门和专业负责人的权责，打破条块分割，清晰划分工作界面，确保各部门发挥优势、分工合作、紧密结合，协力做好合同管理工作。
合同管理在全员参与的基础上有归口管理部门。企业应建立独立的、与企业其他职能部门平行的合同管理部门，并配备专职合同管理人员。在实践中，许多大中型企业都已经建立了法律事务机构，因合同以法律为基础，因此将合同管理集中于法律事务部门，一般称为合同部。合同部的重要职能就是推进合同管理工作的专业化、制度化、科学化、规范化、标准化与信息化。
（二）建立健全合同管理制度
1、前期参与制度
在签署合同前，合同管理人员要参与到项目的招标投标、合同谈判等工作，就合同相关事宜提供专业支持并进行合规审查。合规审查包括营业范围、资质审查、履约能力调研、招标投标文件的审核、权利义务划分，风险分析等诸多内容。
对于招标文件的审核是承包商应进行的工作。审核招标文件，首先要审核招标文件是否符合签订合同的各项原则，是否符合国家有关的法律法规的规定。只有这样，才能确保投标单位在公平、公正、竞争、有序的前提下进行投标。其次要审核其内容，确保企业自身条件能满足招标文件的需要，确保招标文件响应招标要求。对于模糊不不清的地方要进行澄清。招标单位的澄清文件、会议纪要、其他补充文件以及后来的中标通知书都将成为合同的组成部分，但最重要的是进行招标文件中的合同条件的审核和分析。
权利义务的划分在合同管理的前期谈判工作中至关重要。任何一方主体都要预防相对方凭借自身优势或市场地位，在合同中明显加重对方责任、免除自身责任、排除对方主要权利的显失公平条款。
分析风险、明确风险承担责任也是合同管理的重要内容之一。项目执行过程中的各种风险是客观存在的，对于这些风险，既不能完全预见和把握，也不能在执行中完全避免。为了尽量减少风险，避免由于风险造成的损失和争执，业主在招标文件中应尽可能提供充足的资料，制定明确的合同条款和规范，承包方则应认真研究招标文件，仔细地分析和估计可能出现的风险，谨慎编制投标文件。
2、合同范本编制与管理
如果一个企业没有一个标准化的合同范本库，每个项目都要临时编写将耗费巨大的人力和财力，而且还可能耽误工程进度。
由此可见，通过编制企业自己的合同范本，可以大大提高合同草拟和合同谈判的质量和效率，促进全面防范风险制度的构建，推进企业标准化建设，并对外树立良好的企业形象。
在拟定合同文本的内容时，合同管理人员必须对工程现状进行深入调研，使拟定合同具有预见性，并且要对合同进行细致分析，避免所拟定的条款出现歧义。拟定合同文本要把握以下要点：明确订立时间和优先顺序；约定价款和工作时限；明确组成合同文件的解释顺序；重视索赔条款的拟定。合同初稿拟定后，要进行合法性分析及完备性分析。同时要确保构成合同的各种文件齐全、合同条款齐全、合同用词准确、对项目可能出现的不清情况有足够的预见性。
3、合同的评审、审批、签订管理
合同的评审是指合同审查人员对合同初稿进行全面审阅和审查，提出修改建议的过程。合同评审要坚持以下原则：（1）合法性原则；（2）公平性原则；（3）风险性原则；（4）可行性原则。
合同的审批是由企业相关职能部门和负责人按照一定的流程，在各自的权限与职责范围内对合同进行审核与批准。任何合同都必须经过合同部的评审，未经评审的合同不得提交审批。合同的审批流程具体包括：（1）具体业务负责人审批；（2）企业职能部门审批；（3）项目主任审批；（4）企业领导审批。
合同经过合同部的评审、负责人的审批就进入签订阶段，也就是进行合同的正式签署。合同的签订需要两个条件：一是合同审批表，合同审批表是合同评审与审批流程形成的纸质痕迹，是确认合同经过评审和审批的依据；二是授权委托书，是法定代表人授权代表代表企业签署合同。合同审批表和授权委托书都是后期进行合同归档的内容。
4、合同的履行与动态管理
合同的履行跟踪与动态管理是合同管理的重要组成部分，也是实现项目管理的关键点，因此在合同签订后，要及时跟踪合同的履行，进行动态管理，合同的履行主要把握以下几点：
（1）重视现场签证。签证必须按照合同条款进行。如果发生变更，要格外谨慎，尤其要重视设计和施工图变更，此类签证只需对变更或修正的项目进行签认，未发生变更的图纸无需重复签认。
（2）及时记录、收集、和整理各种文件资料。一是现场记录，包括现场施工日志、施工报告、业主和工程师的指令和往来信件、出勤情况、设备材料使用报表、中间验收记录、事故记录、现场会议记录、施工进度记录等；二是财务报表，包括施工进度款报表、会计总账、财务审批报告等。
（3）进度动态管理。在合同履行中，要随时把握进度的变化，运用图标、线路等编制方法编制出实际工期。将实际工期与计划工期进行比较对照，如果出现偏差要及时分析，找出原因，及时更正，加强控制措施，确保最终的实际工期与计划工期偏离不是太大。同时，根据偏差原因做好索赔工作。
（4）质量动态分析。工程质量是关键，质量管理也应该是动态管理，时刻跟踪质量变化，避免偏离合同规定的质量标准。
5、合同的归档制度
合同管理不只是合同洽谈、草拟、签订、履行、变更、中止、终止或解除全过程的管理，合同的归档也是合同管理的重要内容。合同管理归档制度不仅使企业文件资料的保管与归档工作统一管理，而且是处理经济纠纷、切实维护企业自身合法权益的有效凭证。
合同文本、有关合同的修改、补充、变更、中止、解除的协议、法定代表人授权委托书、合同审批表等合同文件都应列入合同归档的范畴。各项文件内容都应确保其完整性，其中合同文本的完整性应包括：合同中约定的“合同文件”范围以及合同附件、合同附录等。
合同归档不止是所有合同文件的简单整理，每一份合同都应当独立建档并编号，并做好合同归档的台帐工作，确保合同归档制度意义的充分实现。
6、合同的总结与后评价制度
将合同签订和执行过程中的得失、经验教训加以总结，撰写分析报告，是规避合同风险和提高合同管理水平的一个重要途径。
合同归档管理范文第9篇
【关键字】企业合同；档案管理
前言
在当今这个社会，很多的财富都是由合同构成的，现代企业的经营离不开合同，合同不仅是进行经济活动的重要文件，也是很多纠纷的根源。正因如此档案合同的管理就显得尤为重要。在合同档案应用越来越广泛的情况下，如何加强合同档案的管理是一个值得思考的问题，文章从以下几个方面进行分析了合同档案的各项问题。
1、合同档案的收集工作
合同要经过起草、审核、审批签署、责任方签署才能签订完成，而合同档案的收集、整理和组卷都有很大的不规律性，因而这一过程中的长时间流转会给档案部门的收集工作带来一定的困难。为了更好的收集合同档案，提高档案管理质量，第一，正式合同文本签字仪式双发都应到场，根据合同法以双方签订方盖章来确定合同成立，在盖章的时候对合同进行编号登记使其成为合同档案的凭据，合同文本一经签字、盖章、公证后就即时收集归档。合同档案的管理人员还应用系统、发展的眼光看待收集到的合同档案材料，保证相关的文件如催告函件等也应该及时收集和归档，避免合同档案的遗漏及时效的损失。第二，档案管理人员要通过对合同档案形式与内容的规范性的分析，在合同审批的过程中应该填写合同审批单，审批单应由经办部门填写，记载合同内容、责任者、金额、经办部门等相关信息，并实行一式三联的统一格式，附合同文本一并办理审批流转，另外档案部门在提供合同档案利用的时候一般不应提供合同文本的原件，而是提供复印件。对合同档案的查阅应该建立起管理制度，加强合同档案的保密性。只有按上述规范操作才能真实反映每一份合同形成的全过程信息，进而从根本上解决合同档案收集难的现象。
2、合同档案的分类、电子归档和归档范围
说到合同档案的分类自然离不开合同的分类，参照制订企业合同档案的归档范围，一般可按照合同文件类型可按合同文件类型进行分类，分为合同准备前期文件、合同签订文件、合同执行文件。笔者所在的企业，合同管理档案作为一大类，是一级类目，合同种类作为二级类目，合同文件类型作为三级类目。《国家重大建设项目要求与档案整理规范》和《核电文件档案管理要求》对合同文件的归档范围在规范性附录中均有规定，可以参照制订企业合同档案的归档范围。
然而随着档案信息数字化处理技术和计算机网络技术的广泛应用，合同档案工作从初期的手工操作、查询、保管到目前的电脑查询、信息下载、智能监控保管，把人们从繁重单调的劳作中解放出来；同时也让所保存的档案原件得到了更好的保护。在档案的查询利用中，提高了工作效率，降低了管理成本。当前很多档案馆都在努力推行数字化管理，一方面对馆藏档案进行扫描，建立信息管理系统；另一方面，对新进馆档案实行电子报送，直接将电子档案信息录入已建立的信息管理系统。从实现合同档案管理数字化、建立数字合同档案馆的长远目标来看，实行电子归档是其中最为关键的环节。笔者所在的企业根据规定合同档案的归档范围为：合同准备前期文件包括前期准备综合性文，立项与相关文件，资格预审，询价、报价，招标、投标、评标文件、合同推荐及支持文件、谈判及相关文件（含会议纪要、来往函件、谈判中的临时协议）等。合同签订文件包括合同签字文本及附件、补充协议书、保函与其它。
3、明确归档责任部门，制订合同档案整理办法
《企业档案工作规范》中规定“企业各职能或承办部门及项目负责人应对本部门或项目归档文件的完整和系统负责；企业各职能或承办部门及项目文件形成者应负责积累文件，并对齐全、准确和形成质量负责；专兼职档案人员应负责收集、整理应归档的文件，并对归档文件的整理质量负责。”据此，我们可以肯定合同档案归档责任部门应为合同管理部门，并指定专兼职档案人员。档案部门主动与合同部门沟通交流，确定归档的范围，制定合同档案整理模板，最后由合同部门制订《合同组卷办法》，档案部门审查，由合同经办人负责合同归档文件的收集和整理，并向档案部门定期移交。并规定合同准备前期文件和合同签订文件在合同签订后1季度内向档案部门移交，合同执行文件在合同执行完毕后1季度内向档案部门移交。这推进了合同档案整理的规范性和可操作性。
4、档案部门跟踪考核，以推动合同档案归档工作
在很多人的认识里，文件整理归档是档案部门的事，职能部门归档意识不强，要做好此项工作，必须要得到公司领导的支持，将职能部门归档纳入部门绩效考核中，与部门奖金系数挂钩。笔者所在的企业就将文件是否及时归档、归档文件是否为原件纳入到对各部门的绩效考核中。档案部门每年年初年度公司文件归档计划，每月跟踪考核，并在7月对归档情况进行统计分析，形成报告由公司领导签发，通报公司各部门。且每年年初档案部门会向合同部门搜集上一年的合同清单和签订日期，对照清单核查是否已归档，统计未归档合同清单，发与合同部门，督促其在指定期限完成，否则将纳入部门绩效考核。此举大大推动了合同档案归档工作的主动性和及时性，并确保归档文件的原始性。
5、合同档案工作遇到的问题和思考
合同档案工作虽然满足了企业一部分的需要，但在合同档案工作中，发现仍存在一些问题。
1.档案人员催促合同经办人及时移交档案，合同经办人抱怨工作太多，没有时间整理，或整理质量较差。针对这个问题，笔者建议可以考虑采用合同经办人负责合同归档有关文件的收集和初步整理，合同部门设立专职档案人员负责合同档案的规范性整理，如制作案卷封面、目录、备考表、页号打印、装订等，并负责向档案部门移交。专职档案人员参与重大合同的招投标和谈判过程，便于掌握合同相关有关情况，利于理解合同档案的系统性。专职档案人员保持相对稳定，档案部门对其进行定期的指导和培训。
2.档案人员无法及时掌握合同签订情况，不能及时跟踪。虽然制定了合同准备前期文件和合同签订文件在合同签订后1个月内向档案部门移交，合同执行文件在合同执行完毕后1个月内向档案部门移交规定。但因为档案部门不能掌握合同是否签订，何时签订等信息，无法做到及时跟踪。经常有非合同部门人员到档案部门借阅合同，发现合同没有移交的情况。针对这个问题，可以考虑在信息系统合同管理模块中加入档案人员节点，合同管理模块与文档管理之间建立关联，档案人员可以通过合同管理模块掌握合同签订情况，同时合同模块也可以调阅与该合同相关的文档，及时掌握合同执行情况。
6、加强合同档案部门的管理工作
合同档案还没有作为一个单独的管理门类，而是依据合同的的性质、类别等分别纳入不同档案管理门类，不少单位经常指定同部门或财务部门负责管理本单位合同档案。如今企业的合同数目增多，使用的频率也提高，同时伴随合同信息资源的深层次开发，传统的合同档案管理工作与如今的形势存在了矛盾，我们要推行“重合同，守信用”企业认证工作，建立专业化的合同档案管理部门，并不断提高管理能力。
6.1档案部门要加强其有关业务部门的联系
档案部门要发挥主观性配合业务部门定期检查合同的办理情况，加大法律宣传提高业务部门的档案意识，同时应该明确合同档案的具体内容，了解合同的履行情况，并根据不断变化的情况进行修订和补充，清理遗漏的合同材料，对有期限规定的合同的办理情况进行通报和督促。
6.2档案管理部门要实行合同安全统一管理
为了避免档案的缺散流失，这就要求档案管理部门对合同档案文本进行集中管理。统一开展保管利用、鉴定销毁和编研开发工作。
6.3开展档案部门跟踪考核管理
在每年初档案部门首先要搜集上一年的合同清单和签订日期，对照清单统计未归档合同清单，同时发与合同部门督促其在指定期限完成归档。接着年度公司文件归档计划，进行每月的跟踪考核。在年中再次统计分析这半年的归档情况，形成报告由公司领导签发，通报公司各部门。
6.4明确归档责任部门，制订合同档案整理办法
根据《企业档案工作规范》的规定，合同档案管理部门应该配备专职人员进行负责管理，管理部门和人员应该对归档文件的完整和系统负责。合同部门制订《合同组卷办法》，档案部门审查，合同经办人负责收集和整理合同归档文件，完毕后一季度月内移交档案部门。同时将职能部门归档纳入部门绩效考核中，与部门奖金系数挂钩。
7、结束语
合同归档管理范文第10篇
关键词：合同管理；防范；风险；和谐
中图分类号：D9
文献标识码：A
doi：10.19311/ki.1672-3198.2016.23.089
1 加强资格审查，把好授权关
1.1 控制人的数量
就基层站段而言，人的数量要适度，数量过多过滥，经营风险就会成倍增加，数量过少权力过于集中，容易造成工作效率低下。目前，人以掌握在行政副职一级为宜，权力适度集中，既容易“施控”又不易“失控”。
1.2 明确人的权限
授权包括任职性授权、年度职务性授权、专项授权三种。对委托人的权限如经济业务的范围、额度、时间等要予以明确，年初审查确定，经单位第一管理者签署后下达《授权委托书》，年内根据人员变化进行动态调整。被授权人在授权范围内从事活动，不得超越权限。禁止无权人签订合同，禁止车间、班组以自己的名义对外签订合同。
2 从严从细审核，把好合同签订关
2.1 主体资格要真实
对合同签约对方主体资格的审查，是签订合同的第一关，也是确保合同签订后能否正常履行的最重要一环。要审查对方的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证、授权委托书、资质证书、资信证明、业绩经历等，看是否真实、合法、有效。综合分析对方的实力、能力、信誉等因素，必要时可到对方单位实地查看、调研，对于不具备相应资格的要实行一票否决，避免为日后合同的履行留下隐患。
2.2 签订依据要充足
签订合同前，要进行经济技术论证，经济上要合理，要有文件、电报、命令、纪要、计划等依据，有相应的款源做保证，避免形成无预算、超预算支出；技术上要可行，避免形成资金的浪费，资产的闲置；安全上要可靠，安全系数与既有设施、设备相匹配，既不浪费能力，也足以保证安全。
2.3 会签程序要理顺
合同会签要严格按程序、按顺序进行，做到履行程序不简化，逐级把关不放松。合同文本由具体经办人起草，依次经科室负责人审核，相关科室（部门）把关，法律顾问、合同管理员推敲，主管领导审查，单位第一管理者审批后方可签订。会签顺序不能变，要逐级负责，分层控制，下级对上级负责，上级对下级监控，同级间分口把关。
2.4 合同措辞要准确
合同措辞不准确是引起合同双方意见分歧、造成合同纠纷的直接原因。合同文本的起草要坚持以我为主的原则，力求语言简练、用词严谨、表达准确，避免出现两种以上的理解。对合同文本中的术语、概念要加以注释。涉及的数字要注明是否包含本数，计量单位应采用公制计量单位，货币应注明币种。避免在合同执行上埋下隐患，在细节上留下破绽，给对方以可乘之机。
2.5 合同内容要全面
合同的内容包括当事人的名称（姓名）和住所、标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限地点和方式、违约责任、解决争议的方法等八要素，合同文本有统一格式的，应使用格式文本。合同的内容全面完整、具体准确是确保合同正常履行的重要条件。
3 认真跟踪督促，把好合同履行关
3.1 按约履行合同，把握主动权
合同一旦签订，双方应本着诚实守信的原则严格遵守，行使合同规定的权利，履行合同规定的义务。密切关注合同对方的动态，时刻掌握合同的履行情况，当合同相对人不履行或不全面、不适当履行合同时，要采取相应的措施。
3.2 逐项跟踪督促，提高履约率
经济合同是规范经济关系的重要凭证，经济合同的全面正常履行能够促进经济的和谐发展。合同签订后，要列表明示，逐项进行跟踪督促，逐条落实合同条款约定，从不落实的环节抓落实，找准症结，对症下药。双方没有约定或约定不明确的，主动协商补充；合同履行中出现分歧和争议时，应本着有利于合同履行的原则，双方主动让步达成和解；一方因种种原因不能履行合同时，应及时通知对方；当事人一方违约后，对方应采取措施防止事态扩大。通过合同双方的共同努力，促进合同的全面履行，提高履约率。
4 及时收集整理，把好合同归档关
4.1 建立合同台账，抓好日常管理
合同管理员日常要建立《合同管理台账》，按照台账规定的项目逐笔序时登记，编号保管。根据合同的履行情况，将合同分为三类，分别是已经履行完毕的、正在履行中的和尚未履行的。对已经履行完毕的合同重点是收集、整理、保管好相关资料以便查阅和归档，对正在履行中的合同重点是督促、指导、协调有关部门积极履行，对尚未履行的合同重点是提示有关部门为合同的正常履行创造条件、做好准备。
4.2 规范整理装订，按期集中归档
合同是重要的历史资料，要能够经受住历史的检验。在签订、履行合同的过程中形成的记录相关内容的所有文字资料都要集中归档。包括合同文本、会签审批表、上级批复文件、会议纪要、招投标资料、中标通知书、对方营业执照、税务登记证、法人代表或委托人身份证复印件、其他资料等。每项合同形成的文字材料按时间顺序排列，每年履行完毕的合同按时间先后顺序编号，按档案管理要求整理后于次年6月30日前移交档案室。
总之，只要严格按程序、按权限把好授权关、签订关、履行关、归档关，规范化管理，程序化运作，就能积极防范合同风险，不断提高经营管理水平，促进企业的和谐发展。
参考文献