合同合规管理方案范文

合同合规管理方案篇1

论文关键词：合同档案,归类,管理,措施

1 企业合同档案的特征

要想分析企业合同档案的分类管理，就必须掌握企业合同档案的特征，具体包括以下几点。

1.1 法律性

人类社会中，合同制度是一种最为古老的法律制度。对于经济社会而言，合同以法律形式存在，其目的是为了保障市场交易。合同在合同法的背景下，又赋予了法律效力。合同档案是一种原始记录，其记录内容包括合同变更、签订和终止整个过程，因此，合同档案具有法律特征。

1.2 凭证性

在市场竞争日益激烈的背景下，会引发较多的经济纠纷。合同既是当事人履行合同义务和权利的凭证，又是法院及仲裁机构处理和解决纠纷的一种法律依据。因此，合同档案具有一定的凭证特征。

1.3 规范特征

合同的签订、变更和终止等环节，必须要在合同法允许的范围内执行，也因此，赋予了合同档案规范的特征。就合同的内容和形式等方面而言，合同法均有明确规定。例如，订立合同的形式有3种，包括口头、书面及其他形式；内容方面，对合同的当事人姓名、数量、价款和住所等一般条款做了明确规定；还特别规定了合同的格式条款。只有赋予合同法律形式，才具备相应的法律效益。将合同作为档案保存时，一旦丢失某一部分，就失去了合同部分及全部法律效力，难以维护当事人的合法权益。

1.4 相关文件多

企业合同档案既包括签订的合同文本，又包括签订前和签订后的任何一个有关材料，例如，签订前的洽谈、招投标，签订后的变更、解除和签订等。邀请函、招标书、投标书、评标报告、会议纪要、议价单、会签审批表及解除协议等，组成了合同档案，要想确保合同档案的完整性，就必须做好合同档案的归档工作。

1.5 合同档案数量多

与行政机关相比，一个完备的企业，每年内制定的合同档案相对较多，少则几百件，多则几千件。在这种情况下，要区分两种合同档案的分类方法，从而更有效地做好企业合同档案的管理。

2 合同档案集分式归类方法分析

2.1 以集分式归类原则为中心

从旧版及新版电力企业档案分类表来看，主要是依据科技档案和文书档案进行归类，科技档案包括电力生产、科研项目和建设项目准备。而文书档案包括行政管理和经营管理两大方面。在这种归类措施下，既给合同档案的分类整理增加了难度，又不利于合同档案的查找及统计管理。对合同档案进行归类时，要以集分式分类原则为中心，依据《合同法》中无名合同及有名合同的种类，重新制定。

2.2 集分式分类表

根据我国合同法有关规定，适用于企业的有名合同包括：买卖合同，借款合同，运输合同，委托合同，技术合同，承揽合同，供用热力、水、电、气合同，技术合同及建设工程合同9种。依据有名合同和无名合同，制定集分式分类表，并在分类表中，将合同档案分类归档，依次为60～69号。

有名合同，又叫作典型合同，是指在法律规定中，确定其规则及名称的合同。无名合同，又叫作非典型合同，是指在法律规定中，未确定其规则及名称的合同。本科会计毕业论文

2.3 分类表的使用法方法

将合同档案分类归档过程中，年度、分类号以及件号共同组成档号，年度为签订合同的年份，与合同相对应的具体分类号码为分类号，件号是在相同年度、相同分类号中，按照合同签订时间顺序制定的流水号。“—”作为代码间裂解符号，代码用阿拉伯数值0～9标注。例如：2014—62—002，该档号表示2014年度，借款合同中的第二件合同档案。

3 合同档案归类管理的注意事项

在把合同方案转交至档案室前，企业要安排一个部门，做好办理合同的相关工作，防止出现办理人员和部门相对分散，无法做好合同材料收集工作。

对合同编号实行统一编制，并由合同主办部门负责，从而有助于合同材料的统计、保管和利用。要按照相关原则编制合同编号。诸如，将合同分为几大类，同时采用特定符号标记，例如物资类可以采用WJ表示。随后依据时间顺序，在类别号里编制流水号。独立性是各个合同编号的特性，一旦制定，无特殊情况，不允许私自更改。采用合同编号排列法，对未移交的合同材料进行保管，从而实现简便、快捷地查找相关合同材料。

移交前，由合同主办部门统一负责收集合同材料，并保管好。相关文件多和合同档案数量多是合同档案的两大特征，因此，合同主办部门在收集合同材料时，要将与合同有关的一切文件资料进行收集。档案室要监督和检查合同主办部门合同材料的收集和保管工作，各部门相互配合、协调，确保合同档案的完整性。

合同主办部门在规定时间内，将年度全部合同材料上交至档案室。有些合同在签订结束后，存在变更、作废和解除等问题，难以确定合同最终办理时间。所以，尽量不要将刚签订的合同转移至档案室。对于此类档案，先由合同主办部门进行收集和保管，待合同办理时间确定后，转交至档案室。

4 结语

企业合同档案管理，对企业的发展起到极其重要的作用。传统合同方案的归类管理，大多采用分散式归类管理，给合同档案管理带来一定难度，不利于合同档案的查找和利用及统计管理。对于企业合同档案管理来讲，充分利用其管理特性，采用集分式管理能够更好地实现对于企业合同档案的有效管理。由此得出结论，在企业合同档案管理工作中，集分式管理效果更好，更加实用，更符合企业合同管理的需求，能够在企业合同档案的查找、使用及统计中达到显著效果。

参考文献

[1] 李林峰.企业合同档案管理难点问题分析及建议[J].中国科技博览，2013（20）：231.

[2] 王志伟.企业合同档案管理初探[J].机电兵船档案，2015（4）：40-43.

[3] 李莹.浅谈企业经营管理中合同档案工作的重要性[J].商业文化月刊，2015（15）：83-84.

[4] 陈健静，李珉俊.关于企业合同档案精益化管理问题与分析[J].商情，2012（32）：146.

合同合规管理方案篇2

关键词：局馆合一；档案馆；综合档案馆；档案工作；执法必严

1 综合档案馆执法必严问题的提出

执法必严就是要严格依法办事、严格依法行事、严格执行法律。一句话：执法必严就是严格执法。执法必严是社会主义法制的关键，同样，也是档案法制建设进程中的关键。

执法，在通常情况下，有“广义”与“狭义”这两种含义。“广义的执法或法的执行是指国家行政机关、司法机关及其公职人员依照法定程序实施法律的活动。狭义的执法是指法的执行，则专指国家行政机关的公职人员依法行使管理职权、履行职责、实施法律的活动。人们把行政机关称为执法机关，就是狭义上使用执法的。”[1]国家行政机关执行法律是法的实施的重要方面。在现代社会，国家行政机关被称为国家立法机关的执行机关，国家立法机关制定的法律、法规，主要由国家行政机关贯彻、执行、付诸实现。

在档案行政管理语境下所讲的“执法”多是狭义的法的执行，仅指国家档案行政管理机关依法行使管理职权、履行职责、实施法律的活动，即档案局依法行使管理职权、履行职责、实施法律的活动。而忽视了在局馆合一的体制下，档案执法应当是广义的执法，既包括档案局依法行使管理职权、履行职责、实施法律的活动，也包括档案馆依照法定程序实施法律的活动。

在局馆合一的情况下，县以上地方档案局（馆），一方面，是地方档案行政管理机关，肩负着“主管本行政区域内的档案事业，并对本行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导”的行政管理任务。另一方面，又是“集中管理档案的文化事业机构，负责接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范围内的档案”。[2]从档案局的视角看，是档案行政执法的执法主体，即常说的“执法者”；从档案馆的视角看，则又是档案行政执法的客体，即档案行政法律、法规、规章的具体执行者。但在档案工作法制化的视角下，无论是档案局，还是档案馆；无论是档案行政管理者，还是集中管理档案的文化事业机构；无论是档案行政“执法者”，还是档案行政法律、法规、规章的具体执行者，都是执法必严的主体，都有执法必严的要求。本文着重从综合档案馆的视角，对局馆合一体制下，综合档案馆执法必严若干问题谈一些粗浅的认识。

2 综合档案馆执法必严的内容

综合档案馆执法必严的内容“就是档案法体系或档案法律体系所提供的一切规范，即档案法律规范。通俗地说，也就是与档案、档案工作有关的一切法律、法规和规章”[3]中与档案馆工作所相关的部分。大致可分为守法、合规、贯标三个层面。

2.1 守法。通常所说的“守法”，是指“国家机关、社会组织和公民个人依照法的规定行使权利（权力）和履行义务（职责）的活动”。[4]综合档案馆的守法是指国家各级综合档案馆及其工作人员依照法的规定，行使权利（权力）和履行义务（职责）的活动。这里所要遵守的法律，主要是指《档案法》，同时，包括作为公共事业单位及其工作人员应当遵守的其他法律，如《保密法》、《行政许可法》、《劳动法》等。

2.2 合规。通常所说的“合规”，是指国家机关、社会组织及工作人员在从事各种社会活动中的行为必须符合行业及部门制定的规章与制度。这里所说的“合规”的“规”是指：一切涉及档案馆工作的法规规章。这些规章依内容“可划分为：档案收集法律规范、档案整理法律规范、档案鉴定法律规范、档案保管法律规范、档案利用公布法律规范，等等”。[5]依颁布机关的不同，可分为国务院部门档案规章和地方政府档案规章。“目前，国家档案局单独或以国家档案局为主与有关部委联合制发的现行有效的规章有20件；35个（省、自治区、直辖市以及国务院批准的较大的市和经济特区）地方政府颁布的档案规章有59件。另据不完全统计，国务院其他部门制定有专门档案管理方面的规章（含规范性文件）50余件。”[6]其中，题目中涉及档案馆的由国家档案局单独或以国家档案局为主与有关部委联合制发，或国务院其他部门制定有专门档案管理方面的规章16件，地方政府颁布的档案规章14件。

2.3 贯标。本文所说的“贯标”，是指贯彻国家和行业颁布的各种档案工作标准。“档案工作标准，是以档案工作领域中的重复性的事物和概念为对象而制定或修订的各种标准的总称；它是档案工作中有关单位和个人应当遵守的共同准则和依据。”[7]档案工作标准的具体表现形式是各种相关的标准文件(或称“标准文献”)，是指按照规定的工作程序制定，经公认权威机构(主管机关)批准的一整套在文件与档案工作范围内必须执行的规格、规则、技术要求等规范性文件。档案工作标准的种类按照标准的性质，可以分为管理标准和技术标准；按照标准的实际法定效力，可以分为强制性标准和推荐性标准；按照标准的相关程度，可以分为正式标准和参照标准。档案工作标准体系则是由若干档案工作基础标准和业务技术标准构成的互有联系、互相制约的一个动态性、指导性的文件整体。“自1985年5月10日，国家标准局批准了我国档案工作的第一个国家标准(GB3792.5-85)《档案著录规则》之后，与之相配套的《中国档案分类法》的出版，标志着有中国特色的档案分类标准的基木框架已经确立。”[8]到目前为止，“国家质量监督检验检疫总局的有关档案工作方面的国家标准有13项，档案工作行业标准56项，强制性标准2项”。[9]这些标准中，大部分与档案馆建设和日常工作相关。档案工作标准已经为档案馆建设与日常工作制定了共同的和重复使用的规则，并形成相对完整的体系。档案工作标准已经成为档案法律法规体系的重要组成部分。

3 综合档案馆在执法中存在的突出问题

3.1 接收开放不及时。接收与开放到期档案是档案馆的主要职能，也是档案馆必须履行的法定义务。但各级综合档案馆在接收与开放到期档案上做得并不尽如人意。如，“各级国家综合档案馆80.34%至86.12%的到期开放率，各省、市、自治区各级国家综合档案馆71.36%的到期开放率，意味着当年到期的档案几乎没有开放1卷。当年到期档案的开放工作还没有成为众多各级国家综合档案馆的常规性工作，开放档案工作在不少档案馆仍然只是阶段性、突击性的工作”。[10]

3.2 鉴定销毁不落实。档案的鉴定与销毁工作，是档案馆管理工作的一个重要组成部分。而大多数综合档案馆没有将档案鉴定与销毁的工作落实到位，不是不开展，就是“鉴”而“不定”，说“销”而“不毁”。档案鉴定与销毁工作中长期存在着下述问题：“一是一些档案馆(室)以为档案的鉴定是一项后续性的工作，时间上可迟可早，工作上可松可紧，只要档案在，对保管期满档案任何时候鉴定销毁都可以。二是认为对档案的鉴定与销毁是‘替人作嫁衣’——以前档案管理人员立的卷、管理的档案，却要现在的档案人员做这项工作，是替别人忙，所以，行动上拖拖拉拉。三是‘上行下效’，一任交一任。以前的档案管理人员对保管期满的档案未进行鉴定就移交给下任档案管理人员，而现在的档案管理人员则‘多一事不如少一事’，在任时，也不进行鉴定，和以前所有的档案一起向下一任档案管理人员移交。四是认为档案还有库房和装具可放，何必急于鉴定销毁！五是怕对保管期满的档案鉴定销毁后，馆(室)藏档案数量减少，影响目标管理达标评审认定得分或本人岗位责任书的鉴定与考核。六是有些地方以前曾鉴定并销毁过一些期满档案，由于经验不足，程序不熟，以及受一些客观原因的制约，曾出现过一些这样那样的失误和问题，因而，做这项工作的同志及后来接手档案工作的同志，消极地从中吸取了一些反面教训，不敢再鉴定销毁档案。七是档案鉴定小组对保存期满档案鉴定之后，向主管领导写出鉴定报告，提出了存毁意见，而主管领导怕决策失误承担责任，没有勇气和胆量审查、批准鉴定结果，更不敢拍板批准销毁应销毁的那部分档案，结果，形成‘鉴’而‘不销’的‘半截子工程’。”[11]

3.3 馆室标准混淆。档案馆与档案室有相同的地方，也有不同的地方。相同的是，两者都是保存与保管档案的地方，不同的是，档案馆保存的是其所属行政辖区内应当进馆的档案，而档案室则只保存本单位需要保存的档案。因此，档案馆与档案室所执行的标准并不完全相同。但是，有不少综合档案馆却将档案馆与档案室的标准混为一谈，甚至强迫档案室执行档案馆的标准。就以档案馆接收档案的标准为例，档案馆接收进馆档案，往往都制定有接收标准或规定、办法，如《北京市档案馆接收档案的规定》。据了解，上海、四川以及其他一些地方也都有这样的规定。对接收进馆的档案要求按照馆藏档案整理的标准整理好，达不到规范标准的不予接收。“最不可理喻的是，《档案馆进馆档案接收标准》都是在接收档案进馆时才制定印发，而需要进馆的都是10至20年前的档案。按照现制定的标准对10至20年前整理的档案进行接收。”“按照这个标准重新整理，就与档案室的保管和利用没有一点关系了。”“档案室有为国家积累档案的义务，但没有义务必须按照进馆管理的标准整理档案。”“至于接收进馆后档案馆如何管理这些档案，那应该是档案馆的事。不能把档案室为国家积累档案的义务当做积累按档案馆的管理要求规范整理档案的义务。”[12]如果把档案室为国家积累档案的义务当做积累按档案馆的管理要求规范整理档案的义务，那就不仅是混淆标准的问题了，而且有混淆职责的问题。

3.4 标准执行不到位。档案标准化工作已经开展20多年了，但是档案标准化工作开展得很一般，许多档案工作标准执行不到位，存在着诸多的问题。主要表现在：一是对档案标准化工作不清楚、不理解。二是对档案工作标准有多少不清楚，具体内容也不清楚。三是只关注落实某些个别档案工作标准，而对大多数标准或是只是说说落实或是置之不理。例如，只对贯彻《归档文件整理规则》关注，而对《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《照片档案管理规范》等标准的执行就很一般。四是只关注落实档案工作标准的某些细枝末节，而对档案工作标准的重点却不关注。五是档案标准化工作既没有列入档案馆的档案管理工作计划，也没有纳入到档案馆的日常档案管理工作之中，而只是必须用时才安排贯彻落实。六是对档案工作“标准化缺乏监督，以制度代标准，没有监督，使得一些偏离标准化的做法得不到及时的纠正”。[13]

4 综合档案馆执法必严的措施

4.1 改同级监督为上级监督。在局馆合一体制下，由于档案馆实际上成为档案局的一个内设科室，同级档案局对档案馆的监督已经形同虚设。有必要将同级档案行政管理部门对档案馆的监督改为由上级档案行政管理部门来实施监督。只有这样，才能有效保障综合档案馆执行法律法规规章的情况得到严格而有效的监督。

4.2 树立执法守法观念。档案馆工作人员的工作态度和责任心如何，直接关系到档案馆管理工作的效果，必须加强对档案馆工作人员的法制学习教育。重点是强化执法守法的意识，普及档案法律法规规章及档案工作标准的知识。要让每一个档案馆工作人员都认识到，在档案馆管理工作中执行各项档案法规的要求，既是档案工作者的法律职责，又是必须履行的法律义务。这些工作的任何失职和失误，都会给国家和人民造成难以弥补的损失，都是法律所不允许的。

4.3 强化严格执法意识。严格依法执法的意识不强，是各级综合档案馆执法中存在上述问题的根本原因。应当采取积极措施，通过专题培训学习，完善监督机制，提高各级综合档案馆工作人员，特别是各级档案局馆领导同志的法律意识，强化严格执法意识。只有各级综合档案馆工作人员具备了内在、自觉的法治理念，执法不严的现象才可能得到根除，执法必严才能够得以实现。

4.4 积极推进标准化。“档案工作标准化是指在档案工作领域内，由档案事业主管机关对档案工作的管理、方法、概念、原则、质量、设施等制定出科学的统一规划和技术规范，克服各自为政、各行其是的局面，以获得最佳的工作秩序和社会效益。”[14]综合档案馆是档案行政法律法规规章的具体执行者，也是执法必严的主体，而档案工作标准是档案行政法律法规规章的具体化。因此，档案工作，特别是综合档案馆的执法必严应当从积极推进档案工作标准化入手。“只有很好地贯彻实施标准，档案工作才能由‘人治’逐步变为‘法治’，由繁变简，由杂乱走向统一规范，减少重复劳动，提高档案工作效率。”[15]

在档案工作法制化的语境下，档案工作与综合档案馆执法必严并不是一句空话，而是有着具体内容与具体要求的工作。既要严格执行涉及档案馆的有关法律法规，又要严格执行各类档案工作标准。更具体的就是要积极推进实施档案工作标准化管理。只有将档案工作标准视为档案法规规章的一部分，将实施档案工作标准化管理视为“有法必依，执法必严”的重要组成部分，档案工作标准才有可能在综合档案馆得到全面认真的执行，综合档案馆的工作质量才有可能得到提升与保障。

注：本文为2011年度河南省档案局科技项目《档案立法技术研究》的阶段性成果，项目批准号为：2011-R-05。

参考文献

[1]百度百科.执法.baike.省略/view/21519.htm.

[2]《中华人民共和国档案法》.

[3]海. 依法治档所依之“法”是什么?——是《档案法》还是与档案、档案工作有关的一切法律、法规和规章[J]. 档案管理,2011(3).

[4]百度百科.守法. baike.省略/view/1612656.htm.

[5]杨立人.档案法体系的特点和分类原则[J].档案学研究，2003(3).

[6]小普.档案法规体系的构成[J].中国档案，2009(2).

[7][14]冯惠玲，张辑哲主编.档案学概论[M].北京:中国人民大学出版社，2001:145.

[8]刘芳.浅谈标准化在档案工作中的意义[J].黑龙江史志，2005(5).

[9]中国国家档案局官方网站，http:/saac.省略/,档案工作国家标准目录，档案工作行业标准目录.

[10]李云平,吴雁平.全国各级国家综合档案馆开放档案业务现状定量分析[J].档案管理,2009(1).

[11]米彩云,赵浩勇.档案鉴定与销毁工作当前存在的问题与对策[J].陕西档案,1999(4).

[12]张志敏.档案室应该为谁整理档案?[J].档案,2011(4).

[13]郑花岚，马艳华.档案工作标准化的现状与思考[J].吉林水利，2001(6).

[15]海,吴大海.档案工作标准和标准化研究综述[J].档案管理,2009(6).

合同合规管理方案篇3

【关键词】 档案 规范化管理

为了更好地贯彻《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案法实施办法》，四川省档案局于2005年6月制定了《四川省档案工作规范化管理办法》，并在全省各机关、企业、科技事业单位、各级档案馆开展了评审认定工作。我院于2006年底通过了四川省科技事业单位档案工作规范化管理省二级的认定。成为荣县科技事业单位中首家档案工作规范化管理达省级标准的单位，作为基层综合医院，我们是从以下几个方面入手抓好档案工作规范化管理的。

一 基本情况

我院于1988年就建立了综合档案室，下设2个分室，集中保管所形成的各种门类或载体的档案，分别于1989年、1991年经四川省档案局批准我院档案工作达省三级、二级标准，2006年档案工作规范化管理达省级标准。现有库房面积234平方米，阅览室3间60平方米，办公室面积40平方米，电脑3台，共库存15种门类的档案共444647卷（件、册），每年提供利用档案2000多卷（袋）。

二 抓好档案工作规范化管理的具体做法

近年来医院通过管理年活动的开展，使医院医疗业务建设和发展取得长远进步，同时也对档案的利用提出了更高的要求。随着医院自身发展的需要和上级贯彻《档案法》力度的加强以及《四川省档案工作规范化管理办法》的制定和《四川省医药卫生档案实体分类试行规则》的下达。医院决定下大力气，按照以上规定，抓好档案工作。其基本做法简要概括性为“一个提高，两个坚持，三个规范，四个到位”。

（一）一个提高。提高对档案管理重要性的认识。档案是一个单位乃至一个国家宝贵的，不可再生的精神和物质财富，是方法的汇集、经验的汇集、智慧的汇集。档案工作，档案建设是一个整体，只要各单位重视档案工作，自觉贯彻《档案法》，提高档案管理工作水平，我国的档案管理水平才能实现提高。

（二）两个坚持。

1、坚持把档案工作列入单位发展规划，档案工作与单位发展是相辅相成的，互相促进的。单位事业发展为档案工作的进步构筑更高的平台和宽松的环境，档案工作的进步又反过促进单位的建设和发展。国家综合医院评审，医院管理年活动的开展，对档案工作提出了不同层次的要求，医院需要做好档案工作。

2、坚持把档案工作纳入整体管理，在把档案工作列入发展计划的同时，应更加重视落实工作，使档案工作与各项工作在年初同时布置，年中同时检查，年末同时目标考核。

（三）三个规范。规范档案管理机构、职能分工和业务建设。

1、规范档案管理组织机构，由一名院领导分管、综合档案室组长主管档案工作，各科室负责人为档案资料员，形成了档案管理网络系统。

2、规范档案管理工作职能分工。医院建立了综合档案室，下设2个分室，配备了专兼职档案工作人员，专人负责档案的管理和文件材料的收集、档案整理、归档工作，监督和指导档案资料员的档案资料形成和收集工作。

3、规范档案业务建设。按照《档案法》及其《实施办法》、《四川省档案工作规范化管理办法》、《四川省医药卫生档案实体分类试行规则》的要求，一是按照档案管理有关业务建设的要求，结合实际，加大了档案管理基础设施、装备、装具等的投入。对业务档案库房进行了扩大调整。二是重视和不断完善档案管理规章制度的建设。制定和完善了符合该院实际和档案工作人员职责、档案管理、利用、保密、鉴定、销毁、库房管理等制度。制定了《荣县人民医院档案管理办法》和分类大纲，保证了新规则在医院有效实施。三是做到档案资料的收集与科技活动、业务工作“三同时”（同时计划、同时检查、同时总结）。有效地保证了档案资料收集及时、完整。四是抓好档案日常管理。明确了各种门类和不同载体的档案资料的归档立卷时间。日常管理重点是档案库房管理，它是档案人员自觉性的管理、责任心的管理。档案工作人员恪尽职守，以高度的事业心和责任心，对档案温湿度情况，安全状况等，做到每天检查，常年不断，并天天有记录，确保了室藏档案无霉变、无虫蛀、无鼠咬等受损现象。五是搞好档案信息开发利用，档案工作根本目的是利用。我院搞好档案利用，重点放在档案作用的宣传、档案服务方式的转变和提供服务态度等方面，引导档案信息利用，使其在提高医疗技术水平，病人病历咨询等方面收到较好效果。

（四）四个到位。

1、资金投入到位。俗话说经济是基础，没有必要的资金投入，就不可能有与医院发展相辉映的档案管理水平。

2、人员到位。人员的投入以及组织起有效的运作，是搞好档案管理必不可少的，人的因素是决定性的。

3、制度到位。档案管理是一项制度的管理。自觉的管理是非常可贵的，但还不够，必须用制度管人管事管过程。

4、管理到位。管理到位就是工作落实到位。硬件投入了，人员机构到位了，制度也有了，最终靠落实。就是使用上述各要素高效结合起来，有机运转。管理重在过程，抓好过程，才能显现于一时。要重视日复一日，年复一年的过程管理。

三 抓好档案工作规范化管理的几大因素。

（一）领导重视是决定因素。领导重视是搞好档案工作的前提。搞好档案工作管理因素很多，组织机构、挑选人员、资金投入、规范管理等都重要，但领导重视是前提，领导认识到位了，工作重视了，办法就有了。因此，领导重视是搞好档案工作决定性因素。

（二）档案工作人员是关键因素，挑选好档案管理工作人员，特别是综合档案工作人员是搞好档案管理的关键，档案管理工作是一项细致、繁琐、单调、清苦的工作，这就要求档案工作人员，一要有高度的事业心，责任感和敬业精神，二要有良好的基本素质，兢兢业业，无私奉献。三要淡泊名利，有良好的职业作风。四是要一丝不苟，甘于吃苦。

（三）资金投入是重要因素。一定的档案管理水平要有与之相应的经济实力作后盾。高水平的档案管理，不仅表现在档案的业务建设方面，同时也表现在较好的基础设施上。单位要根据自己的实际情况，为档案管理提供必要的软、硬件支持，在业务用房、设施装具、管理经费等方面为档案管理提供较为宽松的环境。同其他工作一样，人、财、物合理结合，才能为档案管理奠定坚实的物质基础。

合同合规管理方案篇4

FORP律师事务所作业流程管理平台全面版，包括作业流程管理、案件管理、客户管理、律师知识管理、律师个人工作平台、行政办公、人力资源和费用管理等几大模块。

FORP律师事务所作业流程管理平台全面版，除经济版提到的基本模块外，增加了案件管理、客户管理、行政办公、费用管理几大功能。对人员架构复杂、业务全面、案件交叉的大型律师事务所比较适合，对其管理模式的规范起到很好作用。除上述提到的作业流程、律师知识管理、律师个人工作平台、人力资源管理的优点外，还有以下特点。

案件管理

从案件的建立到归档，其中包括收案登记、删除、查询、统计，案件任务分配，案件编辑和案件结案等步骤，FORP通过动态管理和静态管理相结合的方式形成一套规范化的管理程序，并与工作日志和法律文书有机结合，如盖章申请、审批及内部控制管理。提供各种法律文书模板，办案中的各种事件(包括开庭时间、客户接洽等)可以设置自动提醒功能，提供案件协办人员的选择等等，从而实现了案件管理一体化。

客户管理

FORP的客户管理把客户分为潜在客户和现有客户，可根据情况把潜在客户转换为现有客户。从客户资源的开发，包括客户信息的登记、编辑和查询，到客户的费用跟踪和统计，以及客户投诉、反馈处理等方面,形成完整的体系。

行政办公

FORP的行政办公模块可自定义工作流方向与步骤，各种文件及申请可以网上审批与签发，对工作过程进行实时跟踪，掌握工作处理情况，实现工作规范化和标准化。对各种资产的统计、查询、借用等进行管理。同时可将多方面信息进行全方位传递，还可对图书、证照以及无头行政文书等进行分类管理。

费用管理

任何经济行为最终必然反映为财务行为。对于律师事务所，管理案件的过程和规范律师事务所的管理，其最终目的是在为客户服务的同时，创造企业价值。FORP可以帮助事务所管理每个案件、每个律师在作业过程中的费用，并可以提供图形化的分析统计功能。

方案二：金助理“综合协作版”

金助理的“综合协作版”是专业为大型综合性律师事务所而设计的，其目标是帮助综合性律师事务所提升管理流程效率，整合分散资源，建立业务质量控制体系，搭建起一个跨地域、分布式管理的综合性协同工作平台，适合于希望进行全面信息化管理的律师事务所。

“综合协作版”的主要特点：涵盖业务管理和所务管理，重点在案件的过程控制和协同办公上，包含事务所收案、立案、办案、结案的集中统一管理，以及律师之间的交流和合作办案。

“综合协作版”的主要功能：

各种统计分析、利益冲突检索

业务资料的基本信息维护

律师办案进度管理

律师个人日程安排、事务处理

辅助人员的工作考核、绩效评定

内部交流、外出登记、资源共享

所务管理(人事、通知、会议管理等)

“综合协作版”的系统模块：

a公共门户

公共资源：外出登记、法规查询、电子邮局、在线用户、在线法规

共享资源：文书范本、常用法规、典型案例、内部论坛、常用网址

实用工具：通讯录、 万年历、 天气预报、费率计算、邮政区号

业务平台

My Office：日程安排、任务计划、工作记录、业务文档、短信互动

客户管理：客户档案、合作单位、顾问单位、名片夹、案源管理

案件管理：收案登记、办案控制、结案归档、收支记录、流程审批

统计报表：财务统计、价值分析、案件统计、汇总分析

所务平台

所务管理：通知公告、公章管理、会议记录、图书管理、规章制度

人事管理：人员管理、部门机构

系统管理：修改密码、参数设置、角色管理、用户管理、登录日志

方案点评

此方案最大优点是针对某一个案件、一个临时小组或者其他任意组成的成员，用户可创建多个协作区，组织协作内容，自主决定成员结构，控制访问权限。用户可以随时随地召开网络会议，共享文档资料，安排小组日程，交换名片，交流思想及实现远程同步操作等，从而实现与办案伙伴之间灵活高效的作业协同与群组互动。

类似一个虚拟的会议室或办公室，可实现固定或非固定组织内的成员协作和信息共享，提高组织的团队协作能力，很好解决案卷协作问题。

同时能为领导提供案件进度、案件成本等管理决策信息；通过业务和财务行政管理、律师考核等全面管理建立强大的信息数据库，使合伙人能够通过电脑对律师事务所的业务、财务、行政、律师职能等能够准确、全面进行评估，并辅助决策。系统支持多种数据备份机制，确保数据的安全性，保证所内各级领导充分享有恰当的权限。

方案点评

该款企业管理软件的主要特色是客户体验丰富，主要包括：

逐字匹配：可实现逐字匹配，防止客户资料的重复录入。

即时冲突检索：可进行即时冲突检索，防止案件利益冲突的发生。

可以定制各种Word模板，直接从金助理中生成所需的文档并打印。

可以通过导入工具将原有的收案登记资料一次性导入金助理系统。

，三分钟内建立一套完整的客户案件管理体系。

• 合同号生成机制：可以根据各个律师事务所不同案件的合同号规则，自动在收案时生成相应的合同号，使合同的登记、查询和管理变得轻松自如。

• 案件自由多级分类：案件不是死板的分成诉讼、非诉、顾问等，而是根据不同事务所的实际情况自由进行多级分类，并对应不同的业务类型模板，使案件管理真正科学专业。

总体评价

1.方案特点比较

FORP律师事务所管理平台全面版的最大优点是以工作流程管理为主线，通过工作流程的规范化和程序化帮助组织建立完善和规范的行为模式，同时使实践经验和知识得以保留和沉淀，以供他人分享和借鉴。

金助理“综合协作版”可以帮助综合性律师事务所提升管理流程效率，整合分散资源，建立业务质量控制体系，搭建起一个跨地域、分布式管理的综合性协同工作平台,侧重于事务所业务收、立、结案的集中统一管理。具体办案过程由律师单独控制，也可进行合作办案管理，保密性较强。

2.适用对象分析

这两个方案虽都定位于中小型律师事务所，方案一比较适合业务繁杂，走专业化道路的大型律师事务所，方案二定位于希望进行全面信息化管理的律师事务所。

导购信息

FORP律师事务所管理平台购买方式

1.登录西部世纪网站：，会弹出“FORP洽谈通”的对话框。点击产品咨询或业务咨询，直接与西部世纪销售人员在线沟通。如果销售人员不在线，填上您的姓名、邮箱或电话，销售人员会及时与您联系。经过双方沟通，明确业务需求后，再研发出适合您企业的FORP办公软件。基本流程为：售前调研、技术研发、客户培训、售后服务(系统升级，更新换代)。

合同合规管理方案篇5

引起笔者思考的是这样一个案例：原告某公司作为预购人与被告某房地产开发公司，于1999年签订一份《房屋预售合同》，并到该市的房地产交易管理所办理了预售登记。后因该项工程长期停建，由该市政府有关部门按停缓建工程代为处置并拍卖给第三人。第三人投资续建竣工，但该市房产管理部门以原有预售登记为由拒办房产登记。原告起诉被告要求交付房屋，认为该预售合同已办理了预售登记，具有对抗第三人的法律效力。第三人抗辩认为，该项登记违反法律规定，不能对抗政府的处置拍卖行为，并以政府房产管理部门违法不作为为由，提起行政诉讼。两案的争议焦点集中在《房屋预售合同》的预售登记是否具有法律效力上政府代为处置行为效力暂不论。

笔者认为，不论是民事行为还是行政行为，其行为效力都要依法认定。尤其是在事实清楚的情况下，正确理解和解释法律就成为正确适用法律的关键。

首先，国家立法规范商品房预售行为的本意，在于在建商品房的预售不同于商品房现房销售。无疑，这种售房方式对于搞活经营、广筹资金，活跃房地产市场，促进商品房消费和促进房地产业健康发展等具有积极的意义。但是，如果管理不善，极易导致“炒地皮”、“炒楼花”等投机行为发生，导致蓄意诈财或中途倒闭、偷工减料、延迟交房等损害消费者合法权益现象的发生。因此，法律对预售商品房应当具备的条件和监督管理措施都作了明确规定，以维护房地产市场秩序，保障房地产权利人的合法权益。《城市房地产管理法》第四十四条第一款规定了商品房预售的法定条件，第二款和第三款规定的是对预售合同的监督管理措施，共同构成了商品房预售行为的依法登记和依法监管制度。

其次，国家对商品房预售行为实行依法登记和监管制度，主要体现在该法第四十四条第一款第四项“向县级以上人民政府房产管理部门办理预售登记，取得商品房预售许可证明”，和第二款“将预售合同报县级以上人民政府房产管理部门和土地管理部门登记备案”。办理预售登记是法定条件，申报登记备案是监管措施要求，都是依法登记制度的规定，均不得违反。

第三，该项依法登记制度，实行的是部门法定原则、职权法定原则和登记程序法定原则。非法定部门不得受理登记，无法律授权不得办理登记，非依法定程序登记无效。县级以上人民政府房产管理部门和土地管理部门，通过对商品房预售许可证的发放管理和对预售合同的登记备案管理，达到监督检查、宏观调控的目的，有利于这两个法定管理部门对不符合条件的预售行为予以纠正和查处，有利于掌握预售情况和商品房建成后产权转移登记发证工作，以切实保障房地产权利人的合法权益。

第四，《城市房地产管理法》第四十四条第二款对受理预售合同申报登记备案的法定部门，明确规定为房产管理部门和土地管理部门，并且必须是县级以上人民政府的这两个部门。除此之外的其他部门无权受理申报和登记备案。

第五，地方各级房地产交易管理所不是法律授权的受理预售合同申报登记备案的法定部门。其办理预售合同登记备案是违反法律规定的，当然不具有合法登记备案所预期的法律效力。除非其具备《城市房地产管理法》第六条第二款规定的授权，即“县级以上地方人民政府房产管理、土地管理部门的机构设置及其职权由省、自治区、直辖市人民政府确定。”任何违反该规定的私下授权都是无效的。

第六，尽管一些地方的房地产交易管理所也接受并办理预售合同的登记，但并不是法律规定的申报登记备案。尤其是在《城市房地产管理法》于1995年1月1日实施后，凡在中华人民共和国城市规划区国有土地范围内取得房地产开发用地的土地使用权，从事房地产开发、房地产交易，实施房地产管理，都应当遵守该法，依法办事。

合同合规管理方案篇6

Savvy：如果该单位设有专人管理，有专门针对合同的规章制度，而且，合同相对比较集中，那么，可以单独作为一个类别进行管理。

一井水：合同档案是按文种划分的，而企业档案分类是以工作职能来划分的，如党群、行政管理、经营管理、生产技术管理、产品、科研、基建、设备仪器、会计、人事等十大类，每类都可能涉及合同档案，因此，属于哪类合同归到哪类进行管理。

Zhoumingming：合同比较多的单位，把合同单独设成合同档案门类比较方便管理。而且，科怡软件公司已经把合同档案单纯设置了模块。其目录按“档号、合同名称、合同编号、责任者、甲方、乙方、签订日期、金额、备注”等子目录项来设置，查找方便。

后发制人：如合同数量不是很多、比较零散时，可不单独设置模块，将其归入对应门类便可；如合同数量较多也相对集中，最好另设一个模块单独管理。

zzia050406220：比较合理的管理方法就是合同整理时分散到各个类别的档案中去，像“一井水”所说，属于哪一类就归到哪一类去，在管理系统中建立合同数据库，将合同的基本信息，如编号、名称、合同对方、合同属性、金额、履行情况、整理互见号等详细著录。既保证原有档案间联系，维护其完整性和系统性，又实现了检索和利用的便捷性。

savvy：还有另外一种方法，那就是实体集中存放，然后，通过档案管理系统，将相应的条目或者数字档案放到对应的类别里去。

郭东升：一般说，不将合同入在会计类、人事类。牵涉这两类的合同一般应入其相关行政管理类、经营管理类。国家档案局已经出台了企业档案实体分类整理规则，应该依照规则结合本企业实际贯彻执行。作为企业，国家为之出台的分类暂行规则，是本单位制订分类方案的基本依据。企业应该以此为基本框架，结合单位实际编制本单位的分类方案。

Smxlhy：同意一井水的观点，合同档案应归入相应类别，并区分不同价值来保持文件间有机联系。

一井水：合同是一类文书的名称，而不能把它作为一类档案，企业档案基本是按照工作职能来分类，每一项工作职能都会形成相关合同档案，并不需要人为拆散合同，而是按照合同形成部门与内容归入相关类别即可。如合同档案再单设一类，那施工合同归入基建档案行，归入合同档案还行，就不具有唯一性了。

Savvy：我们单位的合同工作由专门部门进行主管，并按季度形成管理报表。合同管理有对应的主管职能部门、规章制度和工作人员，本身已形成独立的工作体系。确实合同存在多种分类属性，很多从属于项目。我们的合同由于分部门保管，也很自然形成了各总部特点的合同档案。从档案整理的角度来分析，其实，已经区分了部门(工作职能)和年度，但作为相对独立的一项工作，把合同档案单独管理更为恰当。

郭东升：在企业档案整理中，同一类目的合同数量多，应该单独立卷。而不可用形式分类法将其单独设类。属于不同类目的合同，应该归在不同类目里。

马帅章：合同应与其涉及事项放在一起，保证了某一项工作档案资料的完整性，也便于在利用合同档案时根据关键词有效检索出来。将合同档案与其所归属事项相关资料存放在一起，管理利用都很方便！

Zhoumingming：合同档案能否单独设类，主要看是否方便查找利用，不要机械地用传统管理模式来约束它。对于产生合同数量特别多的单位，如何将合同档案与其所归属的事项相关资料存放在一起呢？

马帅章：合同数量特别多的意思如何理解呢？即便是特别多的话，依然可以与所归属事项资料放在一起，这样，也便于理解合同内容涉及事项与合同的来龙去脉。单独将合同拿出来分为一类，可在以下两种情况应用：一是全部档案的主体以合同为主，二是所有档案中合同利用率特高，而其他档案利用率平平。

小鱼儿：针对合同档案的管理问题，各单位应根据具体情况具体对待。机关事业单位往往合同比较少，大都依据《规则》按文书档案整理方法进行了归档，既保证了文件材料的完整性，查找利用起来也比较方便。企业单位，往往企业合同比较多，可把合同单独设为一类，便于更好地为企业服务。比如，我们为一民营企业指导，在帮助其制订分类方案时发现，企业的各种证照、验资报告利用率比较高，如果分散归档不易利用。我们针对企业的具体情况，就把各种证照、验资报告单列了出来。虽然，不太符合档案管理的相关规则、规定，但得到了企业的认可。

Savvy：证照、章程、验资报告使用非常频繁。这三者一定要单独和别的文件区分开，我单位采用的是“复印+扫描”双套制。这类材料都属于产权档案。

zhouya1117：1.在合同档案相对较少的时候，合同档案自然不必单独设类，属于不同类目的合同，应归档在不同类目中；可采取双套制的方式，复印一套合同集中后做成资料，方便查阅利用。2.在合同档案相对很多的时候，尤其是针对某些特殊系统、特殊单位，就应单独设置类目对合同档案进行管理。

郭东升：我赞成合同档案的管理应该根据实际情况而定的观点。但我以为，无论合同多少，属于不同类目的合同，应该归档在不同的类目中，即使在合同档案相对很多的时候。试想，一级类目如果是合同类，行政管理类、生产技术管理类、产品类、设备类、基建类等都要归为此类了，就会平行类目交叉、上下类目互不从属，类目混乱不言而喻。

龙正义：如数量比较多，可专门划为一类；如数量较少，则可归入文书档案之中；如是跟某个项目有关，则放入该项目档案之中，这还是传统的管理手段。如实现了高度的信息化管理，那所有文件不分种类全部可以大流水排序，所谓的分类只是文件的一个标签而已。如找某个档案，通过标题、编号、年度、责任者等要素来检索，甚至可全文检索，还可自动相似性排序，跟该文件内容相关的文件都可以自动排列出来。这时，档案实体如何分类如何排序已经不重要了。

Savvy：近期，我们就遇到很现实的合同管理问题。要求汇总全部合同目录，正本的保存也在商定保管方案。初步拟订三种方案，一是高度集中；二是维持部门分别保管；三是分类管理，有统有分。

小刀：汇总合同目录一由档案管理部门弄，二或由合同管理部门弄，我们这边多是合同管理部门弄的，相当详细。保管方案还是集中管理便于管理，利用上应该也不存在影响因素，是我就选择高度集中。

亓晓华：据了解，有些单位对部分应归档的合同、协议、房屋产权文件等经济类档案文件资料归档不及时，甚至根本不归档，长期滞留在经办人或单位负责人手中，甚至还有的认为这些资料已无用而销毁。致使该归档的资料流失或残缺不全，产生诸多危害。要做好合同档案的管理，我认为，须做到以下五点：1.加强合同档案归档的宣传工作，规范合同的文本格式，增强职工的档案意识和法律意识；2.把好合同档案归档的关口，确保合同协议的及时、高效归档；3.对归档的合同档案要进行科学、细致的分类，以便查找利用；4.档案工作人员要改变以往的“等待”归档意识，变“被动”为“主动”；5.逐步实现合同档案管理信息化，进一步加强合同档案归档管理。

月色微凉：本人根据公司情况，做了一个《合同档案整理指引》。

一、范围：本指引中的合同是指公司及所属各单位与其他民事主体签订的各类合同。

二、合同整理要求：1.本指引中的合同档案必须是合同签订双方按合同要求签字、盖章已生效的合同；2.各类合同的文本（正、副）及其相关附件资料随合同一起归档；3.合同档案是公司档案全宗的重要组成部分，必须由各项目公司的综合档案室统一管理，任何部门和个人都不得擅自扣押、丢失、修改、销毁合同档案。

三、合同整理方法：1.收集。（1）对方先盖章的合同：合同签订后，由各经办人拿到行政人事部或综合管理部盖章后，由盖章人即时留存一套合同原件、合同相关附件及合同审批件一同归档；（2）我方先盖章合同：各经办部门专（兼）职资料员负责对由我方先盖章的合同跟进直至合同签订完毕，在收到双方盖章生效的合同原件后，即可归档到行政人事部或综合管理部档案保管人处；（3）合同履行中如发生合同纠纷，承办人员应将处理合同纠纷的文件在签字或生效后，及时向本单位的档案部门移交归档，档案部门应将这些文件收集齐全后归入企管类档案。2.整理。（1）合同档案实行按件归档的方式；（2）合同档案按年度—保管期限来整理，同一年度、同一保管期限内按时间顺序排流水件号，并按件号进行排列、存放。3.确定保管期限。合同档案的保管期限分为“永久”、“30年”、“10年”、“5年”四个期限，在档号结构中，用数字分别表示为“1”、“2”、“3”、“4”，即永久为“1”，30年为“2”，10年为“3”，5年为“4”。4.编页。5.盖档号章。（1）合同档案号的形成：全宗号—分类号—年度—保管期限—件号；（2）盖档号章的位置：文件右上角，尽量不要压盖原合同内容；（3）填写档号章里的内容：类别号为“H”；年度一般以合同里盖章处的签订日期为准；保管期限填写：“10年”“5年”等；件号以合同在同年度同保管期限下的流水号作为件号。6.信息录入。将合同基本信息录入电脑。7.扫描。将整理完毕的合同档案进行扫描。8.装盒。（1）统一年度统一保管期限档案装一盒，数量多的可以分盒装，但是件号保持连续；（2）每一盒内部合同档案装盒顺序：卷内备考表置于盒底，中间是归档合同档案，上面是卷内目录。9.上架排列。合同档案装盒后同一年度同一保管期限的合同顺序从上至下从左至右排列。

四、合同档案的利用：1.在合同期内，各合同签订单位应尽量使用保管在本单位、本部门的合同。2.外借合同原件不得涂改、损坏，并及时归还。

五、合同鉴定销毁：1.合同档案保管期已满需销毁时，需编制《合同档案销毁清册》，并报控股行政部领导批准后方可销毁。2.合同销毁时，必须有两个以上人进行监销。3.项目公司合同销毁后，销毁清册需要报控股总部档案室备案。4.合同销毁后，应在相应的电子条目上标注“已销毁”。5.每年七月份清理一次已达到保管期限的合同档案。

合同合规管理方案篇7

【关键字】企业合同；档案管理

前言

在当今这个社会，很多的财富都是由合同构成的，现代企业的经营离不开合同，合同不仅是进行经济活动的重要文件，也是很多纠纷的根源。正因如此档案合同的管理就显得尤为重要。在合同档案应用越来越广泛的情况下，如何加强合同档案的管理是一个值得思考的问题，文章从以下几个方面进行分析了合同档案的各项问题。

1、合同档案的收集工作

合同要经过起草、审核、审批签署、责任方签署才能签订完成，而合同档案的收集、整理和组卷都有很大的不规律性，因而这一过程中的长时间流转会给档案部门的收集工作带来一定的困难。为了更好的收集合同档案，提高档案管理质量，第一，正式合同文本签字仪式双发都应到场，根据合同法以双方签订方盖章来确定合同成立，在盖章的时候对合同进行编号登记使其成为合同档案的凭据，合同文本一经签字、盖章、公证后就即时收集归档。合同档案的管理人员还应用系统、发展的眼光看待收集到的合同档案材料，保证相关的文件如催告函件等也应该及时收集和归档，避免合同档案的遗漏及时效的损失。第二，档案管理人员要通过对合同档案形式与内容的规范性的分析，在合同审批的过程中应该填写合同审批单，审批单应由经办部门填写，记载合同内容、责任者、金额、经办部门等相关信息，并实行一式三联的统一格式，附合同文本一并办理审批流转，另外档案部门在提供合同档案利用的时候一般不应提供合同文本的原件，而是提供复印件。对合同档案的查阅应该建立起管理制度，加强合同档案的保密性。只有按上述规范操作才能真实反映每一份合同形成的全过程信息，进而从根本上解决合同档案收集难的现象。

2、合同档案的分类、电子归档和归档范围

说到合同档案的分类自然离不开合同的分类，参照制订企业合同档案的归档范围，一般可按照合同文件类型可按合同文件类型进行分类，分为合同准备前期文件、合同签订文件、合同执行文件。笔者所在的企业，合同管理档案作为一大类，是一级类目，合同种类作为二级类目，合同文件类型作为三级类目。《国家重大建设项目要求与档案整理规范》和《核电文件档案管理要求》对合同文件的归档范围在规范性附录中均有规定，可以参照制订企业合同档案的归档范围。

然而随着档案信息数字化处理技术和计算机网络技术的广泛应用，合同档案工作从初期的手工操作、查询、保管到目前的电脑查询、信息下载、智能监控保管，把人们从繁重单调的劳作中解放出来；同时也让所保存的档案原件得到了更好的保护。在档案的查询利用中，提高了工作效率，降低了管理成本。当前很多档案馆都在努力推行数字化管理，一方面对馆藏档案进行扫描，建立信息管理系统；另一方面，对新进馆档案实行电子报送，直接将电子档案信息录入已建立的信息管理系统。从实现合同档案管理数字化、建立数字合同档案馆的长远目标来看，实行电子归档是其中最为关键的环节。笔者所在的企业根据规定合同档案的归档范围为：合同准备前期文件包括前期准备综合性文，立项与相关文件，资格预审，询价、报价，招标、投标、评标文件、合同推荐及支持文件、谈判及相关文件（含会议纪要、来往函件、谈判中的临时协议）等。合同签订文件包括合同签字文本及附件、补充协议书、保函与其它。

3、明确归档责任部门，制订合同档案整理办法

《企业档案工作规范》中规定“企业各职能或承办部门及项目负责人应对本部门或项目归档文件的完整和系统负责；企业各职能或承办部门及项目文件形成者应负责积累文件，并对齐全、准确和形成质量负责；专兼职档案人员应负责收集、整理应归档的文件，并对归档文件的整理质量负责。”据此，我们可以肯定合同档案归档责任部门应为合同管理部门，并指定专兼职档案人员。档案部门主动与合同部门沟通交流，确定归档的范围，制定合同档案整理模板，最后由合同部门制订《合同组卷办法》，档案部门审查，由合同经办人负责合同归档文件的收集和整理，并向档案部门定期移交。并规定合同准备前期文件和合同签订文件在合同签订后1季度内向档案部门移交，合同执行文件在合同执行完毕后1季度内向档案部门移交。这推进了合同档案整理的规范性和可操作性。

4、档案部门跟踪考核，以推动合同档案归档工作

在很多人的认识里，文件整理归档是档案部门的事，职能部门归档意识不强，要做好此项工作，必须要得到公司领导的支持，将职能部门归档纳入部门绩效考核中，与部门奖金系数挂钩。笔者所在的企业就将文件是否及时归档、归档文件是否为原件纳入到对各部门的绩效考核中。档案部门每年年初年度公司文件归档计划，每月跟踪考核，并在7月对归档情况进行统计分析，形成报告由公司领导签发，通报公司各部门。且每年年初档案部门会向合同部门搜集上一年的合同清单和签订日期，对照清单核查是否已归档，统计未归档合同清单，发与合同部门，督促其在指定期限完成，否则将纳入部门绩效考核。此举大大推动了合同档案归档工作的主动性和及时性，并确保归档文件的原始性。

5、合同档案工作遇到的问题和思考

合同档案工作虽然满足了企业一部分的需要，但在合同档案工作中，发现仍存在一些问题。

1.档案人员催促合同经办人及时移交档案，合同经办人抱怨工作太多，没有时间整理，或整理质量较差。针对这个问题，笔者建议可以考虑采用合同经办人负责合同归档有关文件的收集和初步整理，合同部门设立专职档案人员负责合同档案的规范性整理，如制作案卷封面、目录、备考表、页号打印、装订等，并负责向档案部门移交。专职档案人员参与重大合同的招投标和谈判过程，便于掌握合同相关有关情况，利于理解合同档案的系统性。专职档案人员保持相对稳定，档案部门对其进行定期的指导和培训。

2.档案人员无法及时掌握合同签订情况，不能及时跟踪。虽然制定了合同准备前期文件和合同签订文件在合同签订后1个月内向档案部门移交，合同执行文件在合同执行完毕后1个月内向档案部门移交规定。但因为档案部门不能掌握合同是否签订，何时签订等信息，无法做到及时跟踪。经常有非合同部门人员到档案部门借阅合同，发现合同没有移交的情况。针对这个问题，可以考虑在信息系统合同管理模块中加入档案人员节点，合同管理模块与文档管理之间建立关联，档案人员可以通过合同管理模块掌握合同签订情况，同时合同模块也可以调阅与该合同相关的文档，及时掌握合同执行情况。

6、加强合同档案部门的管理工作

合同档案还没有作为一个单独的管理门类，而是依据合同的的性质、类别等分别纳入不同档案管理门类，不少单位经常指定同部门或财务部门负责管理本单位合同档案。如今企业的合同数目增多，使用的频率也提高，同时伴随合同信息资源的深层次开发，传统的合同档案管理工作与如今的形势存在了矛盾，我们要推行“重合同，守信用”企业认证工作，建立专业化的合同档案管理部门，并不断提高管理能力。

6.1档案部门要加强其有关业务部门的联系

档案部门要发挥主观性配合业务部门定期检查合同的办理情况，加大法律宣传提高业务部门的档案意识，同时应该明确合同档案的具体内容，了解合同的履行情况，并根据不断变化的情况进行修订和补充，清理遗漏的合同材料，对有期限规定的合同的办理情况进行通报和督促。

6.2档案管理部门要实行合同安全统一管理

为了避免档案的缺散流失，这就要求档案管理部门对合同档案文本进行集中管理。统一开展保管利用、鉴定销毁和编研开发工作。

6.3开展档案部门跟踪考核管理

在每年初档案部门首先要搜集上一年的合同清单和签订日期，对照清单统计未归档合同清单，同时发与合同部门督促其在指定期限完成归档。接着年度公司文件归档计划，进行每月的跟踪考核。在年中再次统计分析这半年的归档情况，形成报告由公司领导签发，通报公司各部门。

6.4明确归档责任部门，制订合同档案整理办法

根据《企业档案工作规范》的规定，合同档案管理部门应该配备专职人员进行负责管理，管理部门和人员应该对归档文件的完整和系统负责。合同部门制订《合同组卷办法》，档案部门审查，合同经办人负责收集和整理合同归档文件，完毕后一季度月内移交档案部门。同时将职能部门归档纳入部门绩效考核中，与部门奖金系数挂钩。

7、结束语

合同合规管理方案篇8

一、房屋行政管理中的备案

（一）房地产开发管理中的备案

1.房地产开发企业备案。《城市房地产管理法》第30条《城市房地产开发经营管理条例》第8、9条规定，房地产开发企业在取得营业执照后一个月内要到房地产开发管理部门备案。

2.房地产开发项目手册备案。《城市房地产开发经营管理条例》第19条规定，房地产开发企业要定期将房地产开发项目手册送房地产开发管理部门备案。

3.房地产开发项目转让合同备案。《城市房地产开发经营管理条例》第21条规定，转让房地产开发项目的，转让双方应持转让合同到房地产开发管理部门备案。

（二）房地产市场管理中的备案

1.商品房预售合同备案。《城市房地产管理法》第45条、《城市房地产开发经营管理条例》第27条、《城市商品房预售管理办法》第10条都规定商品房预售合同要进行备案。

2.商品房现售备案。《商品房销售管理办法》第8条规定，房地产开发企业在进行商品现售前应到房地产开发管理部门备案。

3.房屋租赁登记备案。《城市房地产管理法》第54条、《商品房屋租赁管理办法》第14条至第20条对房屋租赁登记备案进行了规定。

4.房地产经纪机构备案。《房地产经纪管理办法》第11条至第13条对房地产经纪机构备案进行了规定。

（三）物业管理中的备案

1.业主委员会备案。《物业管理条例》第16条规定，业主委员会应当自选举产生之日起30日内，向房地产行政主管部门和街道办事处、乡镇人民政府备案。

2.前期物业管理招标备案、中标备案。建设部《前期物业管理招标投标管理暂行办法》（建住房〔2003〕130号）第11条规定了前期物业管理招标备案，第37条规定了前期物业管理中标备案。

3.其他备案。此外，各地房屋行政主管部门在物业管理中实行的备案还有：物业管理区域划分备案、临时管理规约备案、商品房交付使用备案、异地物业服务企业备案、物业移交手续备案等。规定这些备案的地方性文件依据有：《山东省物业管理条例》、《无锡市商品房交付使用管理办法》、《福建省城市住宅小区物业服务规范》等。

由于各地房屋行政管理部门的职能不同，有的可能没有上述列举的行政备案，有的可能还会有其他的行政备案。

二、行政备案存在的问题

（一）备案设定依据形式多样

由哪个部门设定备案以及以什么方式来设定备案，法律上没有统一规定，现行备案设定主体和设定依据呈现出多元化，法律、法规、规章乃至“红头文件”都可以设定备案。有的是全国人大及其常委会通过法律设定的，如 《城市房地产管理法》所设定的备案。有的是国务院行政法规设定的，如 《城市房地产开发经营管理条例》、《物业管理条例》所设定的备案；有的是部门规章设定的，如 《城市商品房预售管理办法》、《商品房销售管理办法》设定的备案；有的是地方性法规、地方性规章设定的，如 《山东省物业管理条例》、《深圳经济特区物业管理条例》等设定的备案。有的是通过“红头文件”来设定，如建设部 《前期物业管理招标投标管理暂行办法》（建住房〔2003〕130号）、《福建省城市住宅小区物业服务规范》。更为严重的是，有些机关将备案结果作为相对人从事其他行为的前置性条件，如有的地方将将商品房交付使用备案作为房屋初始登记的前提。

（二）备案设定过多过滥

从前文列举的情况就可以看出，房屋行政管理中的备案就多达14种。行政备案已覆盖行政管理的各个方面，不仅房屋行政管理部门，工商、税务、劳动、质检、安检、公安、消防等几乎所有的行政管理部门，从中央国家机关到地方各级行政机关，都存在大量的行政备案。行政备案对转变政府职能，提高行政效率，减少行政干预，无疑能起到积极的作用，但是，过多的行政备案，则增加了行政相对人的负担，限制了他们的权利，干预了市场。

（三）备案的内涵不一

严格来讲，所有法律文件中的“行政备案”概念应该是一致的，然而现行法律、法规没有对备案作出一个明确的定义，导致备案的性质不明。通过对房屋行政管理中的备案进行梳理分析，可以将这些备案分为以下几种类型。

第一种是行政许可意义上的备案。这种备案的特征是行政相对人只有在主管机关完成备案之后才具备从事某项活动的资格，这种行政备案实质上是一种行政许可。比如：房地产开发企业备案。按照 《城市房地产开发经验管理条例》第9条的规定，备案实际上核定房地产开发企业资质等级。房地产开发企业应当按照核定的资质等级，承担相应的房地产开发项目。还有商品房现售备案，有的地方规定开发企业没有取得商品房预售许可证以及现售备案证的都不得销售房屋，将现售等同于预售许可进行管理。比如：《宁波市关于实行商品房现售备案的通知》就有如此规定。

第二种是行政确认意义上的备案。此种备案的特征是对行政相对人既有的法律地位、权利义务进行确定或认可，并不直接为当事人设定权利义务，仅表明现有的法律或事实状态，而不以法律关系的产生、变更或消灭为目的。比如：商品房预售合同备案、业主委员会备案。商品房预售合同备案制度设定的目的就是为了保护买受人的利益，防止开发企业的“一房二卖”。备案实际上确认了买受人的期待权，具体表现在：如果买受人与他人发生债务纠纷，法院可以对买受人已办理了商品房预售合同登记备案手续的房屋进行预查封。

第三种是告知意义的备案。行政相对人按照有关规定，在从事特定活动后，向行政机关提供信息或资料存档以备查考。此类备案的目的在于收集有关信息，为行政机关的决策提供支撑，方便行政机关的管理和服务。它是一种事后的、信息收集型的行为，此类备案行为不会对当事人的权利义务产生影响。比如：房地产开发项目手册的备案、房地产开发项目转让合同备案的目的即是收集信息。

第四种是监督意义的备案。此种备案是行政相对人的法定义务，是为了加强对特定事项的管理，要求行政相对人向主管部门报送其从事某项活动的有关材料，主管部门对其报送材料的完备性、有效性、真实性与合法性等进行审查，对符合要求的，予以存档备查，不符合要求的，要求申请人及时予以纠正，并可依法给予行政处罚或行政处分。这种备案的作用重在监督行政行对人的行为，防止行政相对人的行为破坏市场秩序、损害公众权益。比如：房屋租赁登记备案、房地产经纪机构备案以及前期物业管理招标备案、中标备案等，目的都是对市场行为的监管，这些备案是行政相对人的法定义务，对不符合备案要求的，行政机关可以依法给予处罚。

（四）备案的程序不规范

行政备案也是一种行政行为，行政行为的行使必须按照一定的程序进行。由于制度创建上的先天缺陷，行政备案并未形成如行政许可、行政处罚、行政强制那样完备统一的程序。有的文件对备案仅是一句话的规定，比如商品房预售合同备案、商品房现售备案、业主委员会备案等对申请期限、备案材料、审查方式、审查期限、处理结果等都没有规定。前述备案中，只有《商品房屋租赁管理办法》第14条至第20条对房屋租赁登记备案的申请期限、备案材料、审查方式、审查期限、处理结果等有详细规定。

（五）备案的救济制度不完善

没有救济就没有权利。公民合法权利的最大侵害来自于政府对权力的滥用，保护公民合法权利是法治最基本要求。行政备案是行政机关的行政行为，某些行政备案尽管并不直接设定相对人的权利义务，但却可能对相对人的权益产生实际影响，当其侵害行政相对人的权益时，当事人能否申请行政复议、行政诉讼？法律法规没有做出明确规定，当事人能否以这两种方式救济，完全取决于复议机关和法院自由裁量，实践中也有不同的意见。就业主委员会备案来说，有的法院认为房地产行政主管部门就业主委员会成立所作的备案不属于行政诉讼受案范围，有的则认为属于行政诉讼受案范围。

三、行政备案制度的完善

行政备案制度在深化行政体制改革、转变政府职能、提高行政效率、减少行政干预、促进市场发展等方面起到积极作用。但是由于法律法规对备案的规定较为原则化，其内涵、程序等方面规定的比较模糊，导致实际工作人员无所适从。因此，我们应该针对行政备案存在的问题进行规范，完善行政备案制度。

（一）明确行政备案的内涵，对现有行政备案进行清理

备案从其字面上来看，顾名思义就是报备在案，就是行政相对人将其需要进行的行为活动告知行政机关，为事后检查监督提供资料或某种依据。从行政体制改革的方向来看，从审批制转向备案制后，并不是放任市场的自由发展，而是市场机制能解决的就由市场解决，政府就不要干预，当市场失灵时，或市场解决不了的问题，政府就要监管。从这一层面讲，监督意义的备案是最符合行政体制改革目的的。因此，笔者建议：一是将行政备案的类型固定化为监督意义的备案，统一行政备案的内涵；二是对其他类型的备案进行清理，统一名称，对其他几种意义的备案不再以备案相称。对许可意义的备案进行评估分析是否保留，予以保留的转为行政许可，不予保留的坚决取消；对行政确认意义的备案改称为登记、鉴证等；对告知意义的备案可改为报送等。

（二）规范行政备案的程序

程序对权力的控制尤为重要。行政备案程序是规范行政备案行为，防止滥用权力、保证正确行使权力的重要环节。行政备案程序包括：申请、受理、审查及结果处理。笔者认为，应按两个层次从这四个方面对行政备案程序加以规范。一是像《行政许可法》、《行政处罚法》、《行政强制法》一样制定《行政备案法》，从总体上规定行政备案启动方式、受理要求、审查方式、审查期限以及结果处理方式。二是在设定各项行政备案的法律文件中要详细明确该项备案的启动主体、受理主体、提交的资料、审查方式、处理结果、法律责任等。

（三）完善行政备案的救济