城建档案馆门户网站建设探索与心得

【文章摘要：】门户网站是城建档案馆服务社会、城市建设信息、传播档案法律法规、交流档案管理经验的“窗口”，本文就门户网站建设的意义、作用和建设时出现的问题，结合切身的构建和管理经验，谈谈建设和管理心得。

【关键词：城建档案馆 门户网站建设 意义 问题 发展趋势 】

【urban construction archives ；portals development；means; problems; trends 】

中图分类号：G271文献标识码：A 文章编号：

随着信息化时代的到来，数字和网络技术为城建档案的工作方式和方法带来了前所未有的改变。门户网站，作为城建档案馆服务社会、城市建设信息、传播档案法律法规、交流档案管理经验的“窗口”，其功能和作用日益凸显。下面，就城建档案馆门户网站建设的意义、作用和构思，结合保定市城建档案馆门户网站建设实践，谈一谈门户网站建设心得。

一、对应目录中心，提供完备的档案数据库目录级查询

随着档案信息化步伐的日益迈进，档案的人工查询逐渐被计算机查询所取代，这是一个巨大的进步，大大提高了准确率和解放了人力资源。而门户网站的档案目录数据库全查询则是让这种进步更前进了一步，实现了社会需求的随时随地的不受时间和空间限制的自主查询。以保定市城建档案馆为例，实现档案目录的分类查询是门户网站建设的最主要目的之一。档案不仅仅可以分类以建设工程、征地和开工证存根进行查询，而且实现了档案目录中心的数据库自动对接，即可以实时更新门户网站的档案目录数据库，做到与目录中心数据库的完全一致。档案需求者可以在找到自己需要的档案后，记录档案号，然后在档案馆提取实档查阅即可。门户网站的档案目录查询是档案信息化建设对人力资源和工作效率的进一步释放，再进一步，实现档案门户网站信息内容级的全自主查询，就是档案信息化建设的终极目标。

二、记录城市变迁脚步，承载城市发展历史

这其实也是城建档案馆建设的作用和主要目的之一。我们把城建档案馆的这一主要职能信息化，添加在门户网站这一传播和演示的窗口，就可以起到很好的城市纪录和宣传作用。以保定市城建档案馆门户网站为例，板块添加了大量主要建筑物的图片，记录了大量城市原生相貌。如果持续拍摄这些城市照片并定期添加，其实就是记录了城市发展的脚步。在板块中添加了大量系列，介绍了保定的许多老街巷和胡同，这些都达到了很好地宣传和介绍保定城市历史变迁的作用。

三、城市建设信息，公告城建档案建设的最新动态和法规

作为城市建设的窗口，城建档案馆的门户网站应该实时关注城市建设的最新动态。城市的标杆建筑，城市的大型工程建设，要时时留意工程的开工、建设进程和竣工。以保定市城市建设档案馆门户网站为例，自网站开通之日起，城市的重大建设的开工、竣工和建设进程基本都有信息。对于没有实时图片的建设工程，作为网站构建者和管理者，我总是在第一时间到达工程现场，实时留下第一手的图片资料。除了实时城市建设信息，还要关注城建档案的最新学术成果和最新的法律法规，以及本馆工作的最新动态的实时。信息是网站的重要功能，城市建设和档馆工作信息的和更新，则是城建档案馆服务社会，宣传档案工作的重要功能。

四、门户网站建设容易遇到的问题

（一）信息量小，浏览量偏少

造成这种现象的主要原因是网站信息的更新不及时。信息老化导致浏览者注意力的转移和兴趣的逐渐丧失。城建档案门户网站只有时时紧跟城市建设步伐，留意档案管理的新技术、新方法，实时档案馆建设的新闻和公告，才能为需求者提供所需要的信息需求，才能“留住”浏览客户。

（二）服务性弱，利用效率低下

这种现象的产生原因是数据库更新不及时，或目录数据库与档案实体对应性差。在档案需求者反复查找所需档案信息未果的情况下，就会对网站的档案查询功能丧失信任，使其服务越来越弱，利用需求群体越来越小。

（三）网站布局单一，栏目缺乏特色

造成这种现象的主要原因是门户网站的建设没有与档案信息化建设的目的相结合，或没有利用门户网站紧跟城市发展步伐辅助城市建设、实现档案馆服务社会的初衷。大量无关城市建设、档案信息化建设的板块，如档馆介绍、办事指南、党建新篇等等，充斥版面，要么陈年老套，要么无关城市建设发展、无关档案信息需求。这些老套而长年没有变化的东西占据版面比例过大，则有效于社会需求、城市建设的变化信息就会很少，使浏览者失去网站变化的感觉而停止继续浏览。

（四）门户网站建设的问题应对策略和发展趋势

城建档案门户网站是城建档案馆服务社会、辅助城市建设的窗口。解决门户网站建设中出现的问题无疑要将档案信息化建设和网站互动型、服务型功能相结合，使档案信息需求者或档案、城市建设相关工作者既能够很容易、方便、快捷地找到自己需要的信息内容，又能够很好地互动交流，表达出自己的信息需求和经验探讨。从这个意义上讲，网上办公和档案全信息化浏览将是城建档案馆门户网站的发展趋势和方向。档案的电子化接收将更倚重门户网站的互动功能，而随着档案数字化的完成，门户网站将实现从目录数据库查询向全信息数据库查阅的本质转变，这无疑将大大加快城建档案建设迈向数字时代的步伐，加快加深城建档案服务社会、辅助城市建设和规划的力度和作用。

【作者简介：周万山 1996年毕业于河北科技大学计算机及应用专业 正式本科 97年进入保定市城建档

案馆工作 长期从事档案的计算机网络管理信息化建设工作】

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