住房公积金档案数字化工作的实践

摘 要：档案管理工作是住房公积金内部管理工作中的重要内容。本文对住房公积金的档案数字化工作展开了研究，对档案数字化工作的对象、流程、岗位职责等进行了详细的介绍，并结合住房公积金档案数字化工作实践经验，提出了相关建议，为住房公积金档案数字化工作的开展提供参考借鉴。

关键词：住房公积金；档案；数字化

0 引言

随着信息技术和计算机技术的不断发展，社会进入了数字化时代，计算机技术和信息技术也逐渐被引入到住房公积金的档案管理工作中。档案管理是住房公积金内部管理工作中的重点，档案的数字化能够增强员工工作的连贯性、提高工作效率、促进住房公积金的发展。因此，住房公积金档案数字化成为了当前住房公积金档案管理的主流趋势。基于此，笔者进行了相关介绍。

1 以立项方式积极开展档案数字化工作研究

按照国家档案局规定向中央档案馆移交档案后现存馆藏档案二十多万卷（册）。要想实现馆藏纸质档案数字化，必须首先做好前期的准备工作。利用信息化建设平台，通过“数字化工程项目”立项，组建数字化工程项目团队，对档案数字化工作开展研究。主要研究内容：以纸质档案为基础，探索和研究档案数字化相关标准与制度规范，设计数字化工作流程，依托“基础条件建设项目”所配备的各种数字化加工软硬件设施，开展馆藏档案数字化工作，推进档案工作由传统档案管理模式向数字档案管理模式转变，为构建数字档案资源共享平台，实现单位档案信息资源共享提供基础保障和数据支撑。

2 确定档案数字化对象

国家档案局颁布的《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2005）中明确规定了数字化对象的确定原则，即“应当对所要进行数字化的对象按照一定的原则和方法进行确认，只有符合一定要求的纸质档案文献才能进行数字化”。在丰富的馆藏档案中，如何确定档案数字化对象成为重要的课题。数字化工程项目团队首先对所有馆藏档案进行了认真分析，对于永久或长期保存的档案，本着“急用、常用、重要”的原则进行鉴定。具体原则如下：

2.1 利用优先原则

馆藏档案数字化的目的是提供快捷的利用服务，档案数字化工作要围绕实现便捷的利用服务而展开，这样才能体现档案的真正价值，发挥档案数字化工作的效益。利用优先，即必须把档案利用者的需求放在首位，在充分考虑利用者需要的前提下对档案进行鉴定，将符合条件的档案确定为数字化对象。档案馆根据日常提供利用所掌握的信息，把提供利用价值高、濒临破损的档案确定为档案数字化对象。

2.2 系统完整原则

在确定档案数字化对象时，我们还要保证数字化档案的系统性、完整性和准确性。在馆藏的文书档案中，反映同一职能活动的档案既有请示又有批复，还有文件底稿、签字页等，为了保证文书档案的系统性、完整性和准确性，我们决定对每件文书档案的最终底稿、签字页及文件的全部内容都进行数字化；科技档案的数字化则按照归档文件的总目录，对每个项目的技术文件与产品图样进行全部数字化。

3 设计档案数字化工作流程

《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2005）中规定纸质档案数字化的基本环节主要包括：档案整理、档案扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。数字化工程项目团队根据馆藏档案确定的档案数字化对象，设计出符合馆藏档案需要的《档案数字化加工流程》（由于目录数据库建库及数据导入等工作已先期完成，流程设计不涵盖此内容）。

4 制定档案数字化技术标准，明确岗位职责

档案数字化工作流程确定后，数字化工程项目团队开始着手制定适用于我馆馆藏的《档案数字化加工技术标准》，按照档案数字化工作流程中的每个环节设置岗位，制定《档案数字化加工岗位职责》。其岗位职责有以下内容：

4.1 调档

调档人员按照数字化扫描工作计划将档案从库房调出，在《档案数字化工作登记表（簿）》登记记录后分发给不同的编页人员进行编页处理。调档人员对调档案卷数量负责。

4.2 编页

编页人员根据《纸质档案页码编制规则》，对纸质档案逐页编写页码，并将其标注在规定位置。如果发现目录中标注的页数与实际档案页数不一致，则按实际页数对其目录页数进行修改。编页人员对编页档案数量和目录页数负责。

4.3 拆卷

拆卷人员在不损坏档案原貌的情况下，对档案进行拆卷，拆除书钉、夹子等金属物，保证档案以单页形式提供给扫描人员进行扫描。对一些胶水粘过的档案以不损坏档案为准则，根据实际情况由拆卷人员确定是否拆成单页。拆卷人员对纸质档案安全负责。

4.4 修复

修复人员要对破损严重无法直接进行扫描的纸质档案进行技术修复，因褶皱影响扫描质量的原件要先采取压平或熨平等方式进行技术处理。修复人员对档案信息完整性负责。

4.5 扫描

扫描人员要根据纸质档案的情况，选择相应的扫描仪及软件，确定扫描软件设置，完成档案扫描，保证扫描图像完整、清晰、美观，做到在30%缩率的显示下，深不结块，浅不断线，保证扫描质量。扫描人员对档案扫描质量负责。

4.6 质检

质检人员对扫描图像进行质量检验，检查图像的偏斜度、清晰度以及完整性，发现不符合图像质量要求的应进行图像处理；因操作不当造成图像不完整或无法清晰识别的应重新进行扫描；扫描图像的排序与档案原件不一致的应进行调整；发现文件漏扫的应及时补扫并正确插入图像。对大幅面档案采用分区小幅面扫描后形成的多幅图像，应进行拼接处理，合成为一个完整的图像，拼接后应与档案原件核实确保拼接无误，保证档案的整体性。质检人员对扫描图像质量负责。

4.7 抽检

抽检人员负责对质检后的扫描图像进行抽查检验，原则上抽检率不低于20%，抽检不合格退回至质检人员，抽检合格的传递至挂接人员。抽检人员对挂接图像质量负责。

4.8 挂接

挂接人员通过档号等唯一关联与档案目录数据库进行有效挂接，建立起全图文的档案数据库。挂接人员对挂接数据的完整性负责。

4.9 数据备份

为保证数据的安全，要对挂接后的完整数据及时进行备份。备份采用在线、离线相结合的方式进行多套备份。备份数据应进行检验，包括检验备份数据能否打开，数据信息能否完成恢复等。数据备份人员对备份数据质量负责。

4.10 装卷

装卷人员负责对已扫描档案进行逐页、逐卷检查核对，按卷（件）清点页数并与卷内目录页数核对无误后进行档案复原装订，确保档案恢复到初始状态。复原装订后的档案要做到不丢页、不掉页、不倒页，装订结实整齐。装卷人员对复原装订质量负责。

4.11 还档

还档人员对复原后的档案核实登记后，按照纸质档案原存址返还入库。还档人员对入库纸质档案卷数和存址正确性负责。

5 建议

（1） 由专项团队负责项目推进与实施档案馆藏档案数字化工作是借助于单位信息化建设平台，通过“数字化工程项目”立项，组建数字化工程项目团队，按照项目管理方式推进馆藏档案数字化工作，保证了档案数字化工作在规定的时间节点内完成工作任务。

（2）制定出一套切实可行的档案数字化相关制度和标准。档案馆结合行业档案数字化工作实际，以馆藏档案数字化为基础，相继出台了《档案数字化加工流程》、《纸质档案页码编制规则》、《档案数字化加工技术标准》等一系列档案数字化相关制度与标准，为全系统数字档案馆建设奠定了基础，积累了经验，具备了指导全系统开展档案数字化的能力。

（3）建立数字化工程项目协调会制度。在项目实施之初建立了协调会制度，及时协调解决项目实施过程中遇到的各种技术、操作和管理等问题，为项目的顺利推进起到了保障作用。

（4）分组管理，建立业绩增长的激励机制。按照《档案数字化加工流程》和《档案数字化加工岗位职责》，对项目人员进行分组管理，确保档案数字化各项工作过程可控、可追溯。为了建立健全项目团队工作业绩增长激励机制，引入了企业管理理念，对编页、扫描、质检、抽检、挂接等岗位的人员实行计件奖励，体现多劳多得原则，促使员工的业绩增长，保证了项目进度。

6 结语

综上所述，住房公积金档案中的数据资料是单位各项工作开展的重要依据，对住房公积金的可持续发展具有十分重要的作用，加强住房公积金档案的数字化建设十分必要。在档案数字化工作中，住房公积金要结合相关实践经验，合理设计档案数字化工作，制定完整的技术标准，同时加强对专业人才队伍的培养，从而做好住房公积金档案数字化工作，促进住房公积金的可持续发展。

参考文献

[1]杨柳.试论住房公积金人事档案工作数字化建设[J].办公室业务.2014（19）.

[2]梁静.住房公积金档案数字化建设面临的问题与对策研究[J].黑龙江科技信息.2016（23）.