信息化条件下会计档案电子化管理

中图分类号：F230 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2017）03-000-02

摘 要 近年来，我国经济建设在世界范围内取得了较好的成绩，各行各业获得了前所未有的发展空间，各项事业的改革日益深化。在科学技术不断发展的今天，信息化技术得到了广泛的应用。档案管理正向电子化管理迈进。相较而言，电子档案在环境方面具有很高的要求，非常容易被破坏，所以在管理方面要求非常严格。本文将简单分析现阶段会计档案电子化管理的意义，存在的问题，然后提出相应的解决措施。

关键词 信息化 会计档案 电子化 管理

在计算机信息技术的快速发展背景下，会计工作正从电算化向信息化转变，对于会计档案的管理，随之发生了巨大的变化，财务工作者可以依靠高端的信息化方式，能够建立无纸化财务信息资源共享，而传统的手工记账纸质凭证及相应的档案已经由数字档案和电子凭证替代。在信息化条件下，传统的档案管理模式不再适应会计信息化需求，因此，必须进行会计档案的电子化管理。

一、信息化条件下电子会计档案电子化管理的特征

现阶段，会计档案的电子档通常都是采用磁带、磁盘、光盘等方式存储，还有一些工作人员会利用云存储相关信息，将电子档案存放于云端网络空间，这对环境的要求要远远超出纸质档案，很容易受到破坏。可是这种方式又具有查阅方便、信息量大的特点。

（一）会计档案电子化管理对环境具有较高要求

纸质会计档案会占用很大的存储空间，在对资料的分类和保存方面也很复杂，管理难度很高。而电子档案在空间方面要求很少，查阅起来也很简单，可是存储在磁盘或光盘等介质上的信息，对环境要求非常高，如果环境温度过高或者超市，就极容易损毁光盘或磁盘当中的信息。

（二）电子档案易被破坏

会计电子档案都是在磁介质当中存储的，信息的集中程度比较高。而且和纸质档案最大的区别为，会计电子档案如果被篡改，通常不会留有任何痕迹，不容易发现，造成会计档案真实性的降低。磁盘通常都会有相应的使用寿命，在信息保存过程相应的数据同样面临被破坏的危险，还要考虑设备更新，这些都会影响会计档案中相应数据的有效性，导致信息失真。另外，还要高度注意防止他人对信息进行恶意篡改，如果出现此种情况，损失将是巨大的。

（三）具有I域宽泛，内容丰富的特点

在传统的会计档案当中，常常含有一些原始单据，记账凭证，报表和账目等，是反应企业经济业务的一项重要材料。而会计电子档案中不仅包含以上诸项，还含有计算机硬盘和磁介质中存储的一些电子数据，所以在内容方面非常丰富。

（四）具有较强的高速性和共享性

在信息化条件下，会计档案的电子化管理当中，利用相应的计算机进行信息处理，所以在处理及整合数据方面，速度会呈几何倍增加，相应的信息还能利用网络传递，有利于共享某些会计信息，提高信息共享性。所以在信息化条件下，会计档案的电子化管理能够提高速度，更大程度地发挥档案的价值。

二、现阶段会计档案在电子管理中存在的问题

（一）缺乏完善的管理制度

目前，很多企业的会计电子档案都是企业财务软件管理者进行管理，可是财务工作者毕竟是非科班档案管理者，因此进行管理会计电子档案的时候，常常会存在一些管理不善问题。且在实际的电子档案管理工作中缺乏较好的管理制度，相应管理者的工作职责得不到明确，缺乏规范的管理流程，非常随意。所以在实际工作中就会存在档案归类错误或数据对视的问题，也会有无法查找的问题，从而不能有效使用会计电子档案。

（二）缺乏良好的保存环境

保存会计的电子档案的时候，很多部门通常都会利用传统方式来保存和管理，这样的环境常会存在磁场干扰严重或超市问题，还有一些企业的档案室并没有进行明确规定不准随意进入，造成相应的会计档案被恶意篡改或环境遭到破坏。

（三）不采用统一的财务软件版本

目前，有很多版本的财务软件，并未进行统一，各款财务软件在操作方法及功能方面也都存在差异，这就导致财务工作者学习软件时的困难。通常而言，财务工作者不会了解全部财务原件，对各款软件熟悉的程度也都不一样，所以无法避免出现一些失误性操作。

（四）不能及时备份

会计档案所记录的通常是非常重要的财务数据及信息，一些档案管理者不能深刻认识会计档案管理的重要性，不能严格要求自己，所以就会存在不能及时备份数据的问题。如果会计档案损毁或丢失，那么造成的损失就是永久性，相应数据根本不能进行恢复。

（五）缺少计算机维护工作者

进行会计档案电子化管理的前提是计算机网络，可是网络自身也有很多危险问题，比如网络黑客，网络病毒等等，从而严重威胁档案信息。因此，进行会计档案电子化管理就必须配备专业的网络技术工作者有效维护网络安全，可是目前几乎没有单位或者部门配备了专业的网络专业人才，一般都是财务工作者通过短期培训然后负责日常的维护，也有的单位或部门只有在计算机网络出现问题后才会聘请专业人员进行维护，从而无法保证维护效果，还存在信息泄露的危险，为企业造成经济损失。

三、信息化条件下会计档案电子化管理对策

（一）管理制度化

在管理会计电子档案的时候，必须建立健全相应的制度。会计档案中的信息和数据都非常重要，所以进行管理的时候就要特别注意，避免一点差池，这点只有有效执行相应制度才能得到保证。具体而言，可以从以下几个部分着手。第一，制定会计档案电子管理和传递的流程，工作人员整理好相应的信息和数据之后，应根据具体要求对数据进行刻盘和备份，然后根据有关规定保存到会计档案库当中，分类存放好。此外，档案管理者必须对电子档案进行定期和不定期的维护及检查，从而保证会计档案具有较强的完整性。其次，要制定比较严格的会计档案管理的规范，比如查阅相应电子档案的时候必须通过提前申请和审批，管理电子档案人员也必须遵循有关规定，不可进行违规操作。

（二）提高会计档案保存环境的安全性

会计档案要用现代化设备进行保存。一些企业或部门会将会计档案进行纸质档案和电子档案共同保存，电子档案用于查询，比较方便，纸质档案在保存方面则有很多优势，可以对电子档案的有关信息进行校对。保存电子档案的时候，只少要备份一份，所以要将原盘和磁盘进行分开保存。保存会计电子档案的环境应注意防潮性，防火性，防磁性，保证库房温度在规范标准内，避免阳光直射的位置，此外还要保持良好的通风。磁盘应存放在防磁柜中，避免磁盘感染一些计算机病毒。

（三）选用软件时保证版本一致

目前，市场上有很多版本的财务软件，且软件的更新速度也非常快，所以财务人员在软件选择及使用方面也面临很多困难。针对这种情况，企业或部门必须积极强化对财务人员计算机软件业务的培训力度，选择新的财务软件或进行版本更新后，要对相应工作人员进行培训，不断提高业务水平，避免由于对软件不熟悉产生的失误性操作。

四、结语

对企业而言，会计档案具有非常重要的意义，在信息化条件下，会计档案必然走向电子化管理道路。所以相应的企业及部门负责人必须高度重视对会计档案的电子化管理，制定相应的规范，从而保证会计信息的安全性及高效性。

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