科学规范管理失业职工档案是民生之需

[摘要]随着科学技术的飞速发展，计算机及计算机网络广泛运用于社会的各个领域，信息技术给劳动保障工作带来了新的革命。劳动保障工作应该去适应社会的发展，形势的需要，进行信息化建设。本文就科学规范管理失业职工档案展开分析和研究。

[关键词]计算机网络；劳动保障；规范管理

一、失业职工档案的作用

失业职工档案是社会保险档案资料中最为重要的部分。档案是否真实、齐全、准确、完整不仅会影响失业职工再就业的职业生涯，甚至会影响其老年退休后的生活质量和社保基金的安全，是一件涉及民生的重要工作。有事实证明一旦管理有失不仅给失业职工本人带来利益损失，而且档案管理部门也将依法承担民事责任。

二、失业职工档案管理存在以下问题：

（一）用人单位和职工对档案的重要性认识不足

改革开放以来，各类用人单位迅速发展起来。用工形式简单、用工管理混乱、职工流动频繁以及用工单位为减少档案管理成本等原因，致使许多用人单位不愿意给职工建立档案。职工也因流动性强，档案转移手续复杂等原因忽略了个人档案存在的意义，自我保护档案意识不强。单位因改制、停产、兼并、重组等原因失业职工档案多年无人问津，有的干脆把档案发给职工本人保管。使无数人无处办理失业手续，无法享受相关优惠待遇，甚至到了退休年龄时，自己的档案在何处都不知道。

（二）档案管理人员素质有待提高

由于目前许多用人单位没有专门的档案管理人员，大多数是由人力资源保障人员或办公室人员兼管。其一般未经过档案业务知识的专门培训，缺乏档案管理经验。对职工档案的归档范围和标准不清楚，不懂得档案的基本操作规程，使得职工档案案卷不规范，难以保障档案的完整性和安全性。尤其现在的劳动力市场的开放步伐加快，职工的流动性相对频繁，加上企业人力资源管理人员的工作量大，或内部的人事变动等原因，导致许多用人单位不能及时为失业职工办理档案转移手续。另外一些因不断跳槽而长时间不办理调动手续未能及时办理档案转移的人大有人在。

（三）档案管理不科学、不规范

《企业职工档案管理工作规定》要求职工档案要“通过机要交通或派专人送取，不准邮寄或叫本人自带。”这条规定基本上是一纸空话。就连转出的档案必须按统一使用“企业职工档案转递通知单”的项目对档案内容进行登记，密封包装的规定也很少有人执行。接收单位受到档案不核对、无回执、不签名、不盖章的事件时有发生，甚至长期单位未收到也无人问津。如果档案归属者不盯紧期间的流转过程，很有可能档案会自生自灭。有甚者对自己档案材料中不利部分转出、扣留或分批转出的现象。

三、管理失业职工档案应从以下方面入手：

（一）提高对档案管理工作重要性的认识

1、要提高各级人力资源和社会保障部门的领导对档案管理工作的重视水平。

2、各类用人单位要提高对职工档案建立和管理的认识程度。

（二）要强化档案管理人员的素质

1、强化政治素质对档案管理人员要进行培训教育、更新知识结构、提高实际工作能力和责任心、加强道德品质教育。

2、提高业务素质能按管理标准建档立卷、流转等。

3、加强档案法规学习通过学习提高业务和知识水平，推动档案管理工作。

（三）强化规章制度建设，规范档案管理行为

各级劳动保障部门因根据不断变化的新形势建立科学规范档案管理体系、建立档案管理的规章制度。减少档案管理的随意性，保障档案管理工作的健康、持续的发展。对档案的归档、保管、借阅、移交、保密、销毁及库房管理等各项规章制度进行完善，使档案工作的每个环节有章可循，有要求和制度的约束。

不仅如此，作为失业职工档案管理的职能部门不能只停留在对失业职工档案资料纸质化的原始管理层次上，应与时俱进加强档案管理工作的信息化建设。

档案资料纸质化固有的不足体现在如下方面：（1）安全性不高。存在着被人为篡改、增补、减少、丢失、毁损的可能。（2）不可再生性。一旦遗失后会造成弥补成本大或根本无法再生的遗憾。（3）查阅时费时费力。查阅时费时费力，利用效率低下，管理的人工成本大。（4）查阅的单项性和被动性。档案管理人员须陪同查阅者一起查阅，实施过程监督。失业职工档案的妥善保存是一件关乎民生的重要工作，档案中的信息和材料伴随着参保人的一生，关系着其是否享受社保待遇等切身利益。

应该更新传统的管理思维和方法，运用新的理念对已有的纸质档案进行抢救式的影像化、数字化处理。不仅对自己这样，而且对用工单位的要求也是如此。国家应该在资金、政策、技术方面给予大力支持。给职工档案管理制定统一的电子文件格式标准、电子档案的著录和保管规范。只有与时俱进地对档案资料进行信息化、科学化管理，失业职工档案必将更好的服务于民生。