浅谈档案管理工作科学规范化的必要性

【摘 要】随着时代的进步和人类办公技术日新月异的发展，社会各项制度的不断完善，各项工作的科学化规范化管理日益加深，档案制度作为当今信息化时代不可或缺的应用技术，也应跟随时代的步伐，迈向科学规范的成熟阶段。当代，各界信息量越来越复杂庞大，档案工作既要保存好历史的足迹，又要记录好当下的痕迹；即要为当代工作提供基础信息，又要为未来工作留存依据。所以，档案管理工作越发重要，越发不可或缺，也越发需要科学化、规范化。

【关键词】科学化；规范化；档号；档案编目；档案检索等

【中图分类号】R256.2 【文献标识码】B 【文章编号】1004-7484（2014）06-3960-02

随着我国经济的不断发展，档案管理工作对经济发展占据着越来越重要的作用。档案管理工作如何科学化规范化就显得尤为重要。怎样才能使档案管理工作更加完善地服务于工作，更加高效的应对日趋纷繁复杂的档案种类和数量，更加适应新时期档案管理工作的要求，已经成为每一位档案管理工作者面对的首要问题。

1 档案管理工作科学规范化现状

目前，建立一个结构合理、门类齐全、管理科学，能为社会主义现代化建设提供及时高效服务、具有中国自身特色的档案工作体系，是新世纪我国档案管理工作的奋斗目标。实现这一目标的首要任务就是实现档案管理的现代化建设。档案管理工作科学规范化作为档案管理现代化建设中最活跃、最积极的要素，在全球信息化的今天，一跃成为档案事业发展的重要制衡力量。国际组织及发达国家在档案信息化进程中十分重视档案工作的科学规范化建设，并取得了显著的成果。主要发达国家也已经走上适应本国的档案工作科学规范化建设的道路。

由于种种原因，我国的档案管理工作在科学规范化建设方面仍存在不少问题：

1.1 管理意识不强，档案利用率低

档案管理工作对各项工作的开展都具有十分重要的作用，档案信息资源的有效利用可以为单位带来巨大的社会效益和经济效益。但有些单位对档案管理的重要性认识不够。档案管理工作是一项漫长且琐碎的工作，不能短时间内评价出此项工作完成的好坏，因此，有些人在认识上存在着一些误区，认为档案管理工作就是保管的事务性工作，不是单位的主要工作，只要不丢失，不泄密，能应付外调、查档等基础工作就行了。甚至有些领导认为档案管理工作只是档案部门的事，对档案管理工作不闻不问，不想管也不愿管，同时对档案利用产生的社会效益和经济效益缺乏广泛的宣传，因此使单位员工对档案利用效益知之甚少。由于对档案工作重视程度不够，档案信息资源开发不足，造成档案利用率不高。

1.2 制度不健全，档案管理规范化不突显

目前，在一些大的企事业单位或者是专业的档案馆普遍存在管理不规范的问题，尤其人事档案管理方面，甚至趋于混乱。

主要表现在：第一，档号、案卷标题不规范，档案术语不标准。第二，案卷缺少卷内目录。第三，组卷混乱现象较严重。由于从事档案管理工作的人员不固定，交接工作时不细心，导致档案归纳整理不全的现象发生。第四，人事档案管理存在断档、人档分离、档案搜集不全等现象。很多档案的收集、保管、保护、借阅、保密等制度不够健全；有的虽建立了一些管理制度，却流于形式执行不严。这样严重损害了档案的真实性和利用价值。

1.3 没能有效率科学手段，档案检索效率不高。

目前，档案检索方式有手工检索和计算机检索。传统的手工检索占有很大比重，而日趋与社会接轨的计算机检索利用率不高。各档案部门在手工检索的途径上做了大量的工作，但同时也出现了求“多”不求“精”的现象，误认为编制的检索工具越多档案工作服务质量越高。

1.4 投入及经费不足，档案管理工作硬件欠缺

近年来，随着科学技术的进步，计算机及网络技术在管理中广泛运用，管理手段不断进步。而运用计算机及网络技术管理档案的单位较少，基本还采用手工收集、检索，信息量小，不利于档案的收集、利用和开发。档案室建设陈旧老化，档案保管条件简陋，导致电子档案少，档案管理工作不易与国际接轨。

1.5 人才梯队不健全，档案专业人员业务素质不高

目前针对档案管理工作的培训相对较少，档案管理专业人员队伍在专业素质、理论水平、文化程度等方面参差不齐，与时展的要求悬殊较大。而档案人员工作量又过打，导致对档案工作精力投入不足，因此也严重影响了档案管理水平。

2 档案管理工作科学规范化的必要性

科学规范的档案管理可以不断地提升企事业单位的管理水平，做好档案的开发和利用工作，不但可以实现档案管理工作的自身价值，而且可以为经济发展和社会进步做出应有的贡献。“中华人民共和国档案法第三章第十三条：各级各类档案馆，机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构，应当建立科学的管理制度，便于对档案的利用；配置必要的设施，确保档案的安全；采用先进技术，实现档案管理的现代化。”足以证明，我国对档案管理工作的重视程度，以及档案管理工作的重要性。

对档案进行科学化、规范化和现代化的管理一方面是为了企事业单位的管理人员能够及时全面的了解企业的运行管理情况；另一方面能够让社会其他企业明确企业的经营成果，方便企业与其他企业之间的合作。档案管理工作科学化、规范化是实现档案管理现代化的重要中间环节，在搞好硬件建设的同时，做好文书处理工作则是实现档案工作科学化、规范化的重要基础工作。科学规范的管理档案，是衡量一个企业业绩与管理水平的重要标志。档案记载着这个企业发展史上的优秀成果，对研究本单位的经营业绩和科学发展提供了第一手资料，是企业进行科学分析，扬长避短，制定发展规划的好教材。

以一个企业而言，档案记录了企业的真实情况。搞好档案的管理，就积累了企业活动的历史资料，它对于搞好企业的各项工作，促进企业的整体发展，都具有十分重要的意义。这主要表在以下几方面：