电子档案管理体系建构

全国电子档案管理系统框架

数据层

数据层对生产者提供的电子档案进行入库管理，并同步管理电子档案库；完成逻辑层传递的数据库访问操作，并将执行结果反馈回逻辑层，同时依据管理者制订的保存规划对电子档案库进行迁移，并保证其长期可用性。其功能结构如图3所示：数据层中主要包括5个实体程序和4个数据库服务程序。1入库管理模块。入库管理模块依据管理者制订的标准进行入库管理。各立档主体提交的电子档案经鉴定后形成AIP，入库管理程序将对AIP的数据格式进行转换成为标准格式，同时按照管理者要求对AIP包进行分析，生成电子档案描述信息后将标准AIP包发送至分布式电子档案库保存，将档案描述信息发送至电子档案描述数据库保存。2数据库管理模块。依据管理者制定的政策法规和标准对数据库结构进行维护，负责维护数据库完整性，负责创建支持数据管理功能的模式或表的定义，提供创建、维护和存取定制的用户视图功能，管理数据库操作日志，提供数据库审计功能，并定期对数据库进行更新、备份；在数据库发生瘫痪时能够从备份数据库中恢复数据。同时，负责向自动迁移程序提供电子档案访问统计信息。3自动迁移模块。自动迁移模块是为电子档案的长期保存而设计，管理者制订长期保存规划作为自动迁移程序设计原则。由于数据库容量有限，为保证数据库可用性需要定期或是在数据库容量达到一定程度的时候，对所存档案进行迁移。每条电子档案都设置“哨兵值”监测访问量，“哨兵值”拥有一个初始值，档案每访问一次“哨兵值”均会加1，定期内没有被访问“哨兵值”则自动减1，这样便能对电子档案访问量做出排序，自动迁移程序能够通过数据库管理程序监视数据库中电子档案的哨兵值，依据排序信息将末位档案迁移至转移电子档案库保存。如果用户预订了已迁移档案，则迁移程序需将该条电子档案发送至入库管理程序重新入库。4自同步模块。自同步模块是为保证电子档案数据库和档案描述数据库之间的数据一致性而设计。它定期对分布式电子档案数据库进行同步检查，如果发现更新信息，则将更新信息告知档案描述数据库，保证二者数据始终保持对应。5错误检查模块。错误检查模块是为保证电子档案库中档案可用性而设计。程序能定期自动对库中档案进行错误检查，防止由于设备老化或技术更新导致数据不再可用。

逻辑层

逻辑层是系统事务的处理层，连接着数据层和表示层。依据管理员的输入条件，完成用户管理、身份认证、访问控制、权限判断、安全检测及事务操作处理，访问数据层得到电子档案信息，并将其发送至表示层提供消费者利用。其功能结构如图4所示：逻辑层是全国电子档案管理系统中的核心主体服务层，负责整个系统的正常运转。逻辑层主要由5个功能实体组成。1系统管理配置模块。系统管理配置模块是服务层的核心功能，依据管理者制订的政策、法规和相关标准，进行标准化解释，生成相应的配置信息，管理其它四个功能模块。2用户服务模块。用户通过表示层提交注册信息或反馈信息至用户服务程序，用户服务程序按照配置信息完成注册行为并赋予用户相应权限，储存至用户信息库。同时也将用户反馈信息提交给系统配置管理程序反映至管理员，作为修订法规、政策和相关标准的参考信息。3访问控制模块。访问控制程序完成两部分功能，一是进行身份认证，确认利用者身份合法性；二是依据用户身份确认用户权限，防止用户访问未经授权许可的资源。该模块将通过两层审核的查询和预订操作信息发送至安全检测模块，未通过审核的则直接拒绝服务。4安全检测模块。该模块主要对利用者的查询和预订操作合法性进行检测，判断是否符合系统制定的安全机制。如检测查询或预订数据量是否超出范围影响系统性能，检测用户操作是否存在非法入侵等等。5事务处理模块。该模块将经过安全检测的合法查询和预订信息进行结构化处理，转化成数据库访问语言，并判断目的数据库物理地址后，对目的数据库进行访问。完成后将数据库返回的结果集或DIP发送至表示层。

表示层

表示层是系统中的人机交互部分。系统的最终目的是要实现对数据的使用，即依据管理者的方案向用户解释并展现系统的所有功能。通过表示层，数据将按照网络能理解的方案进行格式化，这种格式化也因所使用网络类型的不同而不同。表示层管理的账户数据在发送前被加密，表示层将对接收到的数据解密。对于表示层，参与的加密属于端到端的加密，指信息由发送端自动加密，并进入TCP/IP数据包封装，然后作为不可阅读和不可识别的数据进入互联网。到达目的地后，再自动释放解密，成为可读数据。在表示层，利用者可以完成信息注册、档案查询、预订和信息反馈等操作。用户成功登陆系统后，可按照权限对相关电子档案进行查询或是预订等操作，表示层将用户的相关操作转化成程序语言，通过Internet传输至逻辑层完成相关处理，并负责将逻辑层传递回的数据信息以可读的方式展现给用户。

全国电子档案系统的障碍因素分析

地区、部门间电子档案管理水平不均衡

由于我国地区经济、信息化发展水平存在差异，当前电子档案管理在各地区、部门间的发展呈现不均衡现象。发达地区拥有充足的资金和智力支持，信息化基础设施齐全，对国家有关电子文件管理标准的执行较严格，有些档案馆在国家标准的基础上结合自身实际出台了电子文件移交进馆规范，如北京、天津、上海、安徽的部分档案馆开发了专门的电子文件长期保存系统。而一些欠发达地区信息化发展速度则落后于全国平均水平，由于资金和基础设施短缺，电子档案管理工作滞后，规范化和标准化更是无从谈起，即便有些地区数字档案馆项目已陆续上马，可也仅仅停留在档案的数字化方面，甚至只局限于数字化扫描工作上。

各自为政、分散探索

各地区、各部门关于体系结构、文件格式、元数据标准、数据结构标准等方面的规定互不协调，甚至有的元数据标准缺乏科学性与专业性，以致无法全面保障电子文件的真实性、可靠性、完整性与可用性。[5]即便是为原生性电子文件开发了专门管理系统的档案馆，它们也会因软件供应商选择的不同而导致馆际间系统难以兼容，以致这些电子档案只能服务于本管辖区域，而不能跨地区互联共享。对此如果国家不从总体上加以规范和控制，未来电子档案将难以交流与共享，当这些电子档案移交进馆时，无疑给档案馆进行后续管理造成巨大困扰。

各立档主体归档工作不规范

电子档案的前身是电子文件，电子文件自形成之后，需历经现行、半现行期才过渡至非现行期的“档案”。在移交进馆之前的形成和流转阶段，各级档案行政管理部门并没有管理权限，至多对其开展业务监督和指导。因此，当前各立档主体电子文件归档工作不规范直接制约着进馆电子档案的质量。现阶段我国电子文件归档水平普遍偏低的状况成为构建全国电子档案管理系统的首要障碍。

全国电子档案系统的实施策略

构建电子档案管理标准体系

为了避免由于标准分散、协调性差造成的文件信息孤岛现象重复发生，我国应建立一套完善的电子档案管理标准体系供各级政府、企事业单位和档案管理部门参照执行。体系内各标准间应相互协调配套，环环相扣，且体现出一定的层次性，诸如国际标准、国家标准、地标、行标等。此外，还要确保电子档案管理标准体系与其它相关标准体系协调，如电子政务领域、传统档案管理等。[1]

推行电子档案管理系统功能需求规范

一个完善的电子文件管理系统需具备自动抓取、组织、长久保存、安全控制、自动记录、和查找利用等功能，然而，目前我国已开发并投入运行的地方性电子文件管理系统的基本功能要素多不完整。因此，国家档案局应基于当前电子文件管理系统规划设计存在的缺陷，尽快出台并推行我国电子档案管理系统功能需求规范，该规范主要面向电子档案管理的软件供应商，应用于文件形成机关的电子文件管理，旨在保障文件形成、运行阶段的真实性，以及文件长期保存的真实。[4]当电子档案被系统捕获后，系统需要采集其内容、结构、背景信息、元数据等相关数据信息，并进行组织和存储，当外界有访问请求时，系统会对用户身份展开识别，而后提供相关文件和元数据的即时利用。同时，系统还应承担风险防控、自动记录、自动追踪等日常操作。

统一技术机制

统一技术体制是实现系统互联、互通、互操作的前提。首先，统一硬件要求，如处理器最低运算速度，内存、硬盘最低容量，最低网络接入带宽要求等；其次，统一底层软件，服务器选用什么操作系统，客户端使用什么操作系统，底层用什么通信协议，这些都要协商一致；再次，统一应用软件，选择统一的数据库，设计统一的数据结构，使用统一的开发软件和编程语言，统一开发接口等等。

采用B/S结构设计

B/S结构是随着Internet技术的兴起而对传统C/S结构的一种改进，克服了传统C/S只能在广域网应用的局限性。通过B/S（Browser/Server）结构模式和数据库技术进行结合的图径，将是基于网络的最佳的电子档案管理系统结构。B/S结构设计是有效解决用户众多的庞大系统结构设计的一种策略，它的最大优点在于可以在任何地方进行操作而不用安装任何软件，而且升级和维护方式简单，无论用户规模、分支机构多么庞大，只需要管理好有限的服务器就可以了，所有的操作仅针对服务器而进行，客户端仅仅是浏览器而已，不需要任何维护，使系统的升级维护工作量降至最低。

强调多主体共同合作

电子档案管理是一项复杂的综合事务，既涉及到文件形成单位，又涉及到文件保管单位，既需要技术支撑，又需要管理规范。电子档案管理活动的顺利实施仅靠单一部门也无法实现，需要多主体共同合作，可通过部委合作、行业合作、地区合作、部门合作、跨学科交流与合作等方式实现，通过这一前端控制不仅能克服长久以来我国电子档案存在的先天性“顽疾”，还能有效遏制低水平重复开发建设，优化资源配置、节约管理成本。

本文作者：肖润作者单位：安徽大学管理学院