高校教学秘书的岗位职责和应具备素质的探讨

【摘要】 高校教学秘书是连接学校和师生之间的桥梁,其工作的优劣直接影响到教学工作的好坏。在当今社会不断发展的形势下,教学秘书被赋予了更多的责任,只有不断地提高自身的素质,才能做好教育教学管理工作。

【关键词】 高校;教学秘书;岗位职责;素质

一、引言

随着高校改革的不断深入,教学管理的重要性日益体现。一个高水平的教学团队离不开一套合理有效的教学管理机制。高校的教学秘书作为教学管理机制中最基层的一环,在高校的日常事务处理中,起着不可或缺的作用。他们是学院和系部教学的管理者和执行者,是保证教学正常运行的基础,是连接学校与学院之间,学院和教师之间,教师与学生之间的桥梁和纽带,具有承上启下、协调左右、沟通信息和改善关系的作用。教学秘书的工作直接影响高校教学工作和管理工作的成败,必须明确他们的岗位职责和应具备的素质。

二、教学秘书的岗位职责

(一)日常性事务

教学秘书最常规的工作就是日常的教学管理:

首先,要做好沟通的工作。将学校管理层制定的规章制度和精神导向传递给所管辖的教师和学生,让他们能够及时接受信息并有效的执行;也要将教师和学生的意见建议及时的报告或反馈给学校或学院的管理层,让他们能够随时了解教学工作的结果。

其次,要做好协助工作。帮助学院领导制定和修订教学大纲和教学计划,核查教学计划的执行情况,办理教学计划的调整手续等。

再次,要做好管理工作。管理工作的主要对象是学生,内容涉及学生在校的学习和生活情况,例如安排学生的课程时间和考试时间,收发试卷和成绩的录入等。

最后,要做好档案工作。建立和保管学生档案,在期末时办理学生的升,休,复,退,转和留(降)级等各项手续,并及时记载学生学籍的变动情况,在开学时办理学生的报道和注册手续。

(二)突发性事务

教学秘书除了要处理日程性的事务外,还要处理一些突发性的事件。这些突发性事件非常考验教学秘书的能力,必须及时有效的进行处理,以免事态扩大,造成不必要的损失和后果。突发性事件可以分为两大类:

其一是错误和疏漏的弥补。教学秘书的日常事务琐碎而繁杂,出现一些考虑不周全的现象在所难免,一些院系领导和教师也会由于各种各样的原因出现失误,这个时候就需要教学秘书尽早发现问题,快速的做出处理,从而保证教学工作顺利进行。

其二是非日常事件的处理。主要是一些日常难以发生的有关教学事件,或是和教学无关却又能影响教学工作的事件,比如上级领导的突然性教学检查,教师或学生出现教学或生活上的紧急事件等,这都需要教学秘书及时地准备好各项资料,做好临时的调动安排,从而能够妥善地应付这些非日常事件,保证不对教学工作发生负面影响。

三、教学秘书应具备的素质

从教学秘书的日常性事务和突发性事务中可以看出,他们的工作具有繁杂性、综合性、时效性和灵活性四大特点。作为一名教学秘书,他的服务对象,不仅仅局限于学院的领导、教师和学生,而且包括上级领导和其他相关人员,其工作的难度和强度可想而知。为了做好这项工作,教学秘书必须具备以下一个方面的素质:

(一)思想道德素质

思想道德素质是一个人做人做事的灵魂,很难想象一个缺乏道德,没有原则的教学秘书能够做好教学辅工作。学校是教书育人的地方,高等院校更是培育社会精英人才的地方,不仅要求授课教师有良好的思想品质和职业修养,而且要求所有做教学辅助工作的管理人员,也要做到品行高尚,敬业爱岗。

1.政治思想素质。我国是社会主义国家,要培养的学生是信仰社会主义、支持社会主义和投身于社会主义建设的人才。教学秘书作为教学管理的基层人员,直接管理高效学生的学习和生活事务,如果他们不能坚持马列主义,思想,邓小平理论,三个代表和科学发展观的思想,就不能正确的指导学生的人生观,价值观和世界观,就无法胜任高等院校的教务工作。教学秘书必须能够准确的把握党和国家的政策和精神,坚持正确的政治导向和高度的政治觉悟,在工作中自觉的运用马克斯主义的基本原则,以客观事实为基础,辩证的看待问题。

2.职业道德素质。首先,教学秘书的职业从本质上来说,也是教书育人的一部分,他们在工作中必须要时刻注意自己的言谈举止,符合为人师表的准则。其次,教学秘书的工作内容和特点决定了他们必须具备高度的责任感和吃苦耐劳的精神。在处理日常性事务中,教学秘书要本着耐心、诚心和细心的态度,在处理突发性事务中,教学秘书要本着灵活、及时和有效的原则。最后,教学秘书也要做到爱岗敬业,全心全意地为学校师生服务,做到干一行爱一行,爱一行专一行,专一行能一行,兢兢业业,任劳任怨。

(二)专业知识素质

1.管理知识素质。教学秘书是教学管理体系的基层服务人员,他们必须具备一定的管理学知识,即使不是管理学专业毕业,也应该受过一段时间管理知识的培训。目前我国高等院校的教学秘书,大多实际经验比较丰富,能够有条不紊的处理日程性事务和灵活多变的处理突发性事务,但是他们的管理学理论知识不扎实,只能凭经验办事,不能有一套科学系统的体系来指导实践,这极大的束缚了教学秘书的工作,增加了他们处理问题的不确定性。教学秘书应该在业余时间,选读一些专业的管理书籍,或是学习一些专业的管理课程,以提高自己的科学管理水平。

2.科学文化素质。教学秘书的工作是一项文职工作,从事的人员必须具备一定的科学文化基础,如果没有良好的文化修养,就无法帮助教师制定教学计划,也无法帮助学生制定学习方案。教学秘书人员的选用,应该要求一定的学历水平,最好是本科毕业,最次也不要低于专科。中等学校毕业的文秘人员,没有接受过高等教育,没有高校教学的实践经验,很难做好教学辅工作。此外,教学秘书光有基本的科学文化知识也不够,还要具备一些所在院系的专业知识。毕竟教学秘书要负责学院里的教学安排工作,没有基本的相关知识,也很难顺利做好各项服务。

(三)工作能力素质

工作能力素质是高校教学秘书素质的核心,也是教学管理工作顺利进行的重要保证。教学辅助工作综合性强,复杂性高,这需要教学秘书具备以下几种工作能力素质:

1.组织和协调能力。组织和协调能力是指教学秘书在教学管理工作中要具有处理问题、解决矛盾、调节和改善各部门之间相互关系的能力。由于教学秘书的工作涉及学校和院系之间的关系,院系和师生之间的关系以及本部门和外部之间的关系,教学秘书的组织协调能力就显得非常关键,这直接影响到本部门内外关系能否畅通,教学工作能否顺利开展以及师生关系是否和谐。此外,工作任务和各种事项常常交织在一起, 再加上有些工作要求完成时间快、质量高,这就要求教学秘书要善于通过自己的管理行为使上下沟通、相互理解, 使问题尽快得到妥善解决。还应注意运用系统论、控制论等基本理论知识对复杂的工作和人事进行有机协调、合理安排,在有限的教学条件下最大限度地提高教学管理水平,保质保量地开展好各项工作。

2.口头和文字表达能力。教学秘书作为高校教学体系中最基层的一环,牵涉很多纵向和横向的关系,这就需要有较高的沟通交流能力。人际之间的沟通交流主要表现在口头和文字两个方面,教学秘书作为学校和师生沟通的纽带,必须具备一定的口头和文字表达能力。一方面教学秘书在与工作对象进行反复磋商,解释原因,传递信息和交涉事宜的时候,需要有较好的口头表达能力来保证交流的通畅,使上级的信息能够准确及时的传递给师生,同时使师生的建议能够快速有效地反馈给校(院)领导。另一方面教学秘书要经常撰写一些教务文件,如通知,总结等。这就需要较好的文字表达能力,能够起草简明清晰的公文,能够记录概况严谨的报告,能够写出具有一定理论水平和研究水平的文章,特别是教务管理的文章。

3.计算机应用和操作能力。知识经济时代,高校教学管理工作也在逐步走向现代化、科学化、规范化,教学秘书必须主动地去适应这种新趋势,掌握和运用以计算机网络技术为代表的现代化办公手段和技术,以适应可能出现的各种新情况、新问题。计算机网络的优越性可以说在当前的教务管理中发挥得淋漓尽致,大到排课系统、学生成绩录入系统、学籍档案管理系统,小到日常教务资讯,文件打印和传输及统计资料的管理等等,几乎渗透到教学管理的方方面面。要想跟上时代步伐,就必须用这些现代化技术武装自己,提高计算机管理操作的水平。

4.创新思维能力和自主学习能力。面对信息的不断变换,科技的持续发展,教育教学工作的手段和内容也在不断的更新。新时代的教务管理工作不在局限于旧日的文件处理和信息传递,它要求教务管理人员能够根据形势,大胆设想,勇于探索,勤于实践,能够在不断变化的环境中做好工作。这就需要教学秘书具备创新思维和自主学习的能力。创新思维能够保证教学秘书与时俱进的做好各项工作,而自主学习是创新思维的来源。教学秘书只有不断的学习新技术,新思想,新理念,才能跟得上时代,才能准确的把握教学管理工作的主方向,才能源源不断地涌现创新性思维。

(四)身心健康素质

教学秘书必须具备良好的身心素质,保持旺盛的精力和充沛的体力,才能承担繁重辛苦的教务管理工作。由于教学管理工作的繁琐性和沉闷性,教学秘书很容易在工作中产生压抑和烦躁的情绪;过多的人际之间的沟通,也会不可避免的出现差错和纰漏,甚至出现得罪人和受累不讨好的现象。这时教学秘书往往就会产生不平衡和抑郁的心理,这就需要教学秘书有良好的心理承受能力,学会调节自己的情绪和心态,时刻保持平和恬淡的心境。这有利于创造和谐良好的工作环境和人际关系,有利于提高工作效率。此外,教学秘书还要有积极的情绪和开朗豁达的心胸,这样才能保证工作热情,发挥自身的潜能,感染身边的每一位教师和学生,使他们也能够带着愉悦和积极的心情投入到教学和学习中去。当然教学秘书在实际的工作中,将会遇到很多矛盾,会面临很多困难和误解,这时候就需要教学秘书保持平稳的心态和开阔的心胸,适当灵活的做出调整,但不可以牺牲原则。

高校教学秘书是连接学校和师生之间的桥梁,其工作的优劣直接影响到教学工作的好坏。在当今社会不断发展的形势下,教学秘书被赋予了更多的责任,只有不断地提高自身的素质,才能做好教育教学管理工作。