档案信息资源利用服务优化研究

摘要：在现代信息化快速发展的背景下，我国档案信息资源利用服务无论在内容上还是形式上都面临着前所未有的机遇和挑战。本文以我国档案信息资源利用服务的现状出发，从广义的档案信息资源角度提出影响利用服务的六个要素，分别是服务对象、服务人员、服务方式、服务设施、服务基础和法规制度，并从这六个方面提出可供档案信息资源利用服务优化的措施。

关键词：档案信息资源利用服务优化

一、档案信息资源利用服务的含义与构成

档案信息资源利用服务是指档案机构以所拥有的档案信息资源为基础，通过整合、组织、开发、传递等方式与方法，为利用者提供档案信息资源服务，以满足利用者需求，最终实现档案信息资源共享的活动。本文所采用的是广义的档案信息资源概念，即档案信息活动中各种要素的总称，包括档案信息、与档案信息相关的各种技术、设备、资金和人员等要素。从广义的概念理解档案信息资源，有利于全方位把握档案信息资源利用服务，为优化档案信息资源利用服务提出全面的、整体性的评价。

从广义的档案信息资源概念中，我们可以归纳出档案信息资源利用服务系统主要由六个要素组成，分别是服务对象、服务人员、服务方式、服务设施、服务基础和法规制度。这六个要素之间相互影响、相互促进，共同构成了档案信息资源利用服务系统①。下文关于档案信息资源利用服务的现状及优化研究，笔者将从上述系统构成的六个要素分别展开论述。

二、我国档案信息资源利用服务的现状

（一）法规制度不够完善。

在社会快速发展的背景下，档案信息资源利用服务无论在形式上还是内容上都发生了巨大的变化，现有的一些法规制度存在着不适应当前社会发展需求的因素，亟需得到完善和改进。例如《中华人民共和国档案法》（下称《档案法》）作为我国在档案法律方面最高权威，在当前信息化快速发展的今天已经出现很多弊端，已难以适应当前的时展，甚至对档案管理工作和档案信息资源利用服务造成阻碍。

（二）服务人员业务素质有待提高。

随着社会实践环境发生变化，档案信息资源利用服务工作出现了许多新问题、新情况，传统档案工作“以藏为主”的观念已不适应当前的档案工作，同时设备技术的更新换代、工作方式的多元化发展、服务者档案信息需求的拓展等方方面面，都对服务人员的业务技能提出了新要求。因此档案工作的服务人员需要在服务理念和业务技能上进一步提高，以满足社会发展的新要求。从我国目前的现状来看，表现比较突出的是较多数服务人员对现代计算机技术的不适应，其实际操作能力比较差，还有很大的提升空间。

（三）档案信息资源内容不够丰富。

目前，我国档案馆所藏的档案信息内容多以党政档案为主，科技、名人、民生等档案所占比重不高，缺乏反映地方特色的档案②；载体以纸质档案为主，缺少声像档案、多媒体档案和新型载体档案资源。同时对原始档案信息资源的开发与加工程度不够，造成档案信息资源不够丰富，不足以满足档案利用者的利用需求，因此在一定程度上影响了档案信息资源利用服务的开展。

（四）运作机制不够健全。

档案信息资源利用服务机制是档案信息资源与社会需求、社会发展有机结合的桥梁和纽带。健全的运作机制能够提高利用服务的水平，取得更好的社会效益。然而从我国目前的情况来看，利用服务的运作机制还存在着很多可以优化的空间，主要体现在服务人员和利用者之间没有建立良好的档案信息资源需求预测和利用情况反馈机制，缺乏双向交流；在机构内部和机构与机构之间没有建立有效的竞争机制，不利于调动服务人员的积极性和创造性。

（五）服务设施不够完善。

服务设施是档案信息资源利用服务的物质保障，主要包括两个方面的内容，一是虚拟设施，即档案信息网站和数据库的建设；二是实体设施，即在提供利用服务过程中的场所和所需要的一切硬件设施。由于传统档案工作的服务对象具有单一性的特点，主要为政府工作提供利用服务，因此档案部门提供的服务一般具有内向性，不利于档案信息资源走进公众。另外，目前我国已建设好的各级各类档案网站存在着可供获取的档案信息资源匮乏、各档案网站之间缺乏交流等问题，这些都有待进一步地优化。

（六）服务方式不够多元化。

随着社会信息化的发展，仅仅提供传统的阅览、借阅、复印等针对实体档案信息资源的服务方式已经不能适应社会发展的需求。在信息化已经成为一种基本生存方式的现代，服务方式要改变被动、单一的现状，主动提供方式更加多元化的档案信息资源利用服务。

三、档案信息资源利用服务优化

（一）法规制度的优化

1.扩大档案信息资源的开放范围

目前《档案法》规定的30年封闭期，其实质是将开放档案信息资源的权利掌控在档案部门手里，不利于档案信息资源利用服务工作的开展。因此在法规制度的建设方面，应当参考《政府信息公开条例》“以开放为原则，不开放为例外”的立法精神，扩大档案信息资源的开放范围，凡涉及国家机密、商业机密、个人隐私等档案可以延期开放，除此以外的档案一律应该以开放为原则。同时适当缩小封闭期的年限，对于不涉及国家安全和利益、重大商业秘密、个人隐私及其他法律明确规定不予开放的档案以外，还可以实现档案“零期限”开放。

2.明确档案部门提供利用服务的义务

没有法律制度保障的权利是得不到有效维护的，要真正做好档案信息资源利用服务工作，需要从法律上明确档案部门提供利用服务的义务以及相应的奖惩制度，把提供利用服务作为档案部门的一项义务通过法规制度确定下来，并制定操作性强的奖惩规定，改变档案信息资源掌握在档案管理者手里的现状，切实保障公民利用档案的权利，使档案信息资源利用服务真正成为档案部门一项常规性的工作。

3.增加公民获取档案信息资源的法律救济途径

在档案法规制度中增加公民利用档案信息资源的法律救济途径，形成有效的救济机制，能保障公众利用档案信息资源的权利，同时也可以规范和约束档案部门履行提供档案信息资源利用服务的义务③。因此建议在档案法规中增加“当公民利用档案信息资源权利受到侵犯时，可以依法申请行政复议或者提出行政诉讼”，保证公民获取档案信息资源的权利得到有效维护，同时利用舆论的力量监督档案部门提供档案利用服务的工作。

（二）服务人员的优化1.理念上的优化

档案信息资源的社会公共性决定了利用服务工作必须服务于社会需求。这就要求服务人员要树立“以人为本”、“用户导向”的服务理念，提供利用服务的过程中始终从利用者的档案信息资源需求出发，以多元化、个性化的方式满足利用者的档案信息资源需求。同时，提供档案信息资源利用服务工作的服务人员还要树立主动服务的服务意识，注重发现社会对档案信息资源的新需求，拓展提供利用服务的方式，对拥有不同档案信息资源需求的利用者做到提供个性化服务，从深度和广度两个方面提高服务的质量。

2.业务技能上的优化

服务人员作为档案信息资源利用工作的主体，其提供服务的业务技能高低将直接影响提供利用服务水平的优劣以及利用者的满意度，在实际应用中必须要具备较强档案信息资源利用服务的综合业务素质。对服务人员在业务技能上的优化，可以通过加强培训的方式提升计算机技能、信息编研技能和信息传播等方面的理论学习和技能操作，并定时地进行测试以维持服务人员的技能水平。

（三）档案信息资源内容的优化

1.丰富馆藏，改善馆藏档案结构

档案信息资源是利用服务的物质基础，要开展广泛的档案信息资源利用服务，必须要有内容丰富、结构合理的档案信息资源为基础。这就要求档案部门除了要丰富馆藏档案信息资源的数量以外，还要提高档案信息资源的质量，两者缺一不可。即要求档案部门既要注重文书档案，又要注重科技档案、专门档案等其他类别档案的收集；既要有反映机关单位日常工作的档案，也要有知名人物、重要企事业单位的档案；从载体上看，既要有纸质的档案，又要有音像、光盘、软盘以及实物性档案材料，尤其是具有地方特色、民族特色的档案信息资源④。

2.实体信息资源与虚拟信息资源相结合

计算机技术和网络技术的发展和广泛应用，使档案工作的客观物质基础发生了重大的改变，其中档案信息载体的变化就是一个突出的特征。目前大量的档案信息资源通过网络技术以虚拟信息的形态出现在人们的面前。单纯对实体档案进行管理已经无法适应当代网络化技术的发展，因此在档案信息资源优化的过程中，档案部门要重视对虚拟档案信息的捕获、收集、鉴定、整理等一系列管理工作，促进实体档案信息资源与虚拟档案信息资源相结合，充分利用信息技术和网络技术，拓展档案信息资源利用服务的方式。

3.加强档案信息资源深层次开发

档案信息资源本身具有巨大的利用价值，但是它无法通过自身显示出来，必须通过利用者才能实现其潜在价值。因此档案部门应该加强对档案信息资源的深层次开发，进一步挖掘档案信息资源，即在提供一次文献的同时以利用者的需求为导向加强档案编研工作，通过对档案信息资源的整合与开发，丰富馆藏档案信息资源，为利用者提供更加系统、全面和完善的档案信息资源。

（四）运作机制的优化

1.引入竞争机制

在档案信息资源利用服务中引入竞争机制，一方面是在服务机构内部引入，通过建立健全科学的竞争和激励机制，有利于调动服务人员提供利用服务的积极性和创造性，促进档案信息资源利用服务水平的提高；另一方面是在机构之间引入竞争机制，把档案信息资源利用服务水平放在市场经济的背景下进行评判，有利于形成优胜劣汰的局面，促使服务机构正视社会对档案信息资源的需求，提高档案信息资源利用服务的质量。⑤

2.建立利用预测与反馈机制

根据档案信息资源过往的利用情况以及社会发展的趋势等情况对档案信息资源利用需求进行分析和预测，及时、主动地为利用者提供档案信息资源，能极大地提高档案信息资源的利用效率⑥。传统的档案信息资源利用服务工作忽视了利用者的需求的重要性，建立反馈机制有利于加强服务机构与利用者之间的双向交流，便于服务部门提升利用服务水平，更好地回应社会对档案信息资源利用服务的需求。

（五）服务设施的优化

1.加速档案信息网络环境建设

网络技术的出现和发展除了给档案部门的工作带来机遇外，也带来了一系列挑战。要顺应时展，档案部门应重视网络技术的应用，通过加强档案信息资源数据库的建设，形成内容完整、类型多样并具有一定特色的数据库系统，同时，加快档案信息网站建设，提升技术水平，丰富形式内容，提高档案信息资源整合和共享的能力，促使档案信息网络能真正服务于档案信息资源利用服务工作。

2.创建便利休闲的利用服务环境

利用者的服务体验直接影响着档案信息资源利用服务工作的开展，因此从利用者的角度出发，创建便利休闲的利用环境，来提高利用服务环境的友好度，从而增加利用者的再次利用率。在具体的操作中，要求服务利用工作从面向政府部门转变为面向公众，档案部门做到尽量简化进馆程序。提供利用服务的场所设计要“人性化”，具备便利和休闲的环境特点。同时，应提供在档案信息资源利用服务过程中需要的各类相关设备，如电子阅览室、复印机、缩微机等。

（六）服务方式的优化

1.实体服务与虚拟服务相结合

数字档案信息资源的出现彻底地改变了档案部门以往只提供以纸质文件为特征的服务方式，但是这并不意味着从此档案部门就丢弃了实体档案服务，只单一地提供数字资源服务，而是根据用户的实际利用需求选择，将实体服务与虚拟服务相结合⑤。同时，档案部门还可以充分利用网络技术从纵向和横向拓展服务方式，例如举办网络展览、与用户进行即时通讯、建立档案目录中心和数字档案馆等服务方式，实现档案信息资源的获取和利用不受时间、空间的限制。

2.提供档案知识服务

提供档案知识服务是较高水平的服务方式，也是现代知识型社会的发展要求。因此，档案部门在提供利用服务时，不仅要能提供原始的档案信息资源，而且要能提供以档案信息为主要内容的智力产品。具体来说，就是档案部门需加强对馆藏档案信息的编研工作，将原始的档案信息资源经过整合、分析、再加工，转化成二次或三次信息，同时，还要将外部的相关信息档案化，经过存储和加工，使其情报化和知识化⑦。

四、结语

档案信息资源利用服务工作目前在我国已经取得了一定的成绩，但是总的来说，还是存在与社会发展不同步的问题，如服务对象、服务人员、服务方式、服务设施、服务基础和法规制度方面都有进一步优化的空间。通过对各个要素的现状分析，从实际出发，以利用者的档案信息需求为着眼点，优化档案信息资源利用服务，是社会发展的要求，也是使档案信息资源利用服务不停留在表面，而真正具有实质内容的有效途径。随着档案信息资源利用服务在各个方面的不断调整，档案信息利用服务必然能成为新时期人们获取知识的重要方式，真正实现档案信息资源走进社会公众。

注释：

①③侯海玉.信息化背景下档案信息服务模式研究[D].黑龙江大学，2007.

②李学林，吴蓓蓓.浅谈档案利用服务工作的创新问题[J].鸡西大学学报，2006，12（6）：93-94.

④饶圆.档案信息资源开发利用研究[D].安徽大学， 2005.

⑤周蕾.档案信息资源利用服务优化研究[J].云南档案， 2010（7）.

⑥李正宁.档案信息的利用预测与主动服务[J].上海档案，2001（4）：45-46.

⑦宋艳萍.我国数字档案馆建设的现状分析与发展研究[D].武汉大学，2005.

作者单位：中山大学资讯管理学院