新时期城建档案信息化建设初探

摘要：本文从探讨新时期城建档案信息化建设的重要意义出发，详细阐述了城建的档案信息化建设的重要性和重要地位。接着笔者又从实际出发深入分析了城建档案信息化建设工作的主要内容和安全管理问题。最后，针对城建档案信息化建设未来发展方向，笔者进行展望分析。

关键词：城建档案、信息化建设、工作内容、安全管理、未来展望

中图分类号：G271 文献标识码：A

一、新时期城建档案信息化建设的重要意义

首先，城建档案信息化在建设过程中的重要性，一方面可以使城建档案管理工作得到进一步的改善，城建档案实现信息化，才可能冲破以往的城建档案可以利用的每一种局限，使城建档案信息资源能够得到合理的配置，与此同时得到非常科学的管理，提供更加优质的、高效的服务给社会。另一方面可以智能化的服务于科学的研究以及知识的普及，实现城建档案的信息化，可实现一次投入，产出多次的效果，使城建档案信息利用的时效性得到提高。除此之外，还能有效避免时空黑洞的出现，在二十一世纪的快速发展的科技时代背景下，计算机网络技术在快速发展并得到各行各业的普及，城建档案人员要把城建档案管理好，就必须提并介入电子文件与管理的工作中，充分发挥出信息化建设的最大效益。

其次，城建档案信息化建设中具有现实意义。城建档案管理实现网络化、信息化，能够给管理人员带来很大的收益，同时给管理人员带来非常显著的效果。一方面城建档案管理能很大程度上节省时间，并且节省力气，以前都是用手工来收集、管理，再提供给单位利用，工作量非常大，还没有太高的效率。城建档案的信息化实行以后，城建档案管理实现了实时化、自动化以及网络化。只需要录入一次数据就可以多次利用了，不但实现了城建档案信息管理内部的数据共享，而且还使工作效率得到提高。录入数据以后，打印相关的收发文单据就更加方便了。城建档案库中的信息需要统一的统计，进而形成报表，完全通过计算机来处理，使管理人员的效率得到明显的提高。另一方面就是更便于检索查询，根据记录再到库房进行查找，不但浪费时间，而且也浪费体力，城建档案管理实现信息化以后，使查询变得更简单，能快速在城建档案库中检索出所需的城建档案信息，使工作人员的负担得到很大的减轻。最后，就是提高所有部门的工作效率，城建档案管理实现信息化以后，部门的管理人员不再用手工劳动，这样一来，不但提高了城建档案信息管理人员的工作质量，也使职能部门的工作效率得到统一的提高。

二、现阶段城建档案信息化建设工作的主要内容分析

档案信息化建设具体内容包括档案信息资源建设、基础设施建设、应用系统建设、标准规范建设与人才队伍建设等方面。一是关于基础设施的建设，主要有计算机、路由器、存储器、交换机以及服务器，还有操作系统与数据库管理系统。其中计算机网络是核心内容。只有把选进的计算机网络建设真情 为，才能把档案信息化的整体效益发挥出来。计算机网络具体可以分为三种类型，有局域网、互联网以及广域网。二是建设档案信息资源。主要有以下两个方面：一方面是现有的馆藏档案进行数字化，另一方面是各种形式电子文件的收集与接收，再进行集成并统一到档案数据库中。三是标准规范建设。这是档案信息化快速、有序、健康发展的保障。管理规范包括数字档案相关要领定义、移交、整理、存储、安全性保证、原始性保证、检索途径、利用方式等；业务规范包括数字档案的术语标准、资源描述、数字档案的文件格式、元数据、对象数据格式标准等；技术规范包括软硬件基础设施建设技术标准、软件系统工作平台技术标准、存储压缩格式等。 四是应用系统建设。 这是档案信息资源开发利用和档案信息网络建设的技术保障。我们将依靠有关的技术力量，选用先进、适用和可靠的编码、数据库来加强档案管理系统。 五是人才队伍建设。 这是档案信息化的成功之本。要始终把提高人的素质放在第一位，加强对计算机网络技术等方面的培训。档案人员要边学边实践，不断提高档案信息化管理水平，正确处理好“路、车、货、交通规则和驾驶员”的关系。“路”，是计算机网络，“车”是计算机的硬件和软件，“货”是档案数据库，“交通规则”是标准规范，“驾驶员”是现代信息技术人员。有路无车不行；有了路和车，没有货不行；路修得再好，车再先进，没有优秀的驾驶员，仍是行不通的。因此，档案信息化建设必须以人为本，并坚持把档案数据库作为核心要素来抓。

三、城建档案信息建设安全管理分析

首先，组织建立档案信息安全保障体系框架，逐步完善档案信息安全管理体制。各级档案部门要加强对计算机档案管理系统的管理，确保档案数据库安全；加强对电子文件归档工作的监督和指导，保证归档电子文件的真实、完整、有效；档案部门的内部局域网要切实与一切外网实行物理隔离，加强身份认证和密钥管理，确保档案信息网络传输的安全。 其次，各级的档案部门都在开发并利用档案信息资源与网络系统的建设，把信息安全意识提高上去，防止发生失密或泄密的情况。各级档案部门也要遵守安全保密制度，采取相应的安全防护办法，保证档案信息以及系统的安全。

四、城建档案信息化建设未来发展方向分析

首先，档案信息化管理实行标准化，对于城建档案信息需要不断的进行采集并进行规范管理，通过集中设计整体的数据格式，并且档案管理工作的不断统一，使储存的信息实现数字化，通过计算机归集档案，使持结增加的档案实现科技化管理，有效开展市政工程工作。为完整保存信息，充分和计算机的科技性，规范整合与管理各类信息。其次，档案信息化管理实行数字化，市政档案的信息化管理实行数字化也就是让城建档案信息的存储发生转变，由现代的数字化模式代替传统的形态，并且通过科技管理的数字化，实现城建档案的分类管理。最后，档案信息化管理实行网络化。通过网络化资源的利用，不断提升城建档案的共享，发挥出积极的作用，档案网络化与数字化有效的结合在一起，能够使市政工程的信息服务得到提高，使此项服务更加高效，实现自动的记录，自动的识别，并且能够提高效率与速度。然而，因为网络的应用中的一些问题以及存在的风险，也有新的问题摆在城建档案信息化管理工作面前，也就是保密性以及安全性的提升。所以，城建档案信息化管理工作无论是对上网还是联网，都需要提高其警惕性。不断完善城域网、局域网以及广域网，使其不断规范，为市政工程工作的信息质量安全提供保证。

五、结束语

通过以上的论述可以总结，世纪是靠信息产业来进行主导的，在新世纪的新形势之下，在城建档案事业的发展过程中，要一步步实现城建档案的信息化，我们必须把握好时机，在管理方面要不断的提高管理的水平，提高管理人员的综合素质与技能，勇敢的面对各种挑战，只有不断的加快发展的速度，才能使档案事业得到不断的改革与创新，把信息产业的档案事业体系建立起来，并且，为信息化数字城市的建立打下坚实的基础。相信通过大家的共同努力，实现城建档案信息化、数字化的建设指日可待。

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