新时期科技档案监管的意义

科技档案管理是指对科学技术档案实体进行管理和信息开发利用的一项专门工作，其中包括了收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用等内容。在现代社会中，科技档案实际上是各行各业科技人员在科研工作中所形成的重要的数据理论部分，不仅为各行各业在生产技术、科研开发、产品设计以及城市建设等方面能提供强有力的理论支撑，而且是各单位科研生产的重要组成部分。因此，在各单位建设工作中，科技档案管理成为一项重要的技术基础性工作，既为科技生产活动提供技术条件，又为科研管理工作提供信息依据。在日常工作中，相关的工作人员利用科技档案可在更大范围内利用科技信息资源，实现科技信息潜在效能，使其在社会共享中发挥跟多的作用。

1.科技档案管理的主要特点

对科技档案实行专门管理，成立专业的科技档案管理部门是近代工业革命以后出现的，是社会化大生产和专业分工的产物。资本主义国家的工厂企业和科技事业单位，视科技档案为重要财富，把科技档案管理强调为发展经济、开发技术不可缺少的必要条件。我国更是极为的重视科技档案的管理工作。特别是近几年随着市场的不断开放，科技成果的不断转化，更加体现了科技成果档案与市场经济发展和社会信息化程度的密切关系，所以它具有了一种社会化、开放式的管理模式。这种管理主要具有以下四个特点。

（1）社会性。随着市场经济的不断建立和完善，产生了多种经济组织形式，使得科技成果具有了社会化倾向。科技成果的转化在不断的被推陈出新，不断的被利用改进。因此，科技档案的管理必然具有一定的社会化性质。对科技档案的管理来说，不能再将工作内容局限于计划经济时代的科技档案保管，应彻底从纯粹的封闭式管理模式走向开放式管理模式。

（2）内容的复杂性。科技档案管理部门、管理对象和服务对象的社会性，决定了科技档案来源的广泛性和内容结构的复杂性。在传统的科技档案管理中，档案的收集、处理和提供利用往往比较单一，而社会化的科技档案管理机构，其来源要广泛得多，可来自多范围各类生产行业，科研部门以及各类个人等，内容极其丰富多样。

（3）需求的多样性。随着科学技术的不断发展，无论是外资、合资、国有企业还是各事业机关单位都不会忽略对科技档案的利用。利用者类型、利用用途的多样性，导致对科技档案内容、载体、传递方式等方面需求的多样性；也使得科技档案不可能仅局限于某个部门使用的狭窄范围，这些科技档案不仅组织上需要，而且许多个人同样需要，那些与生产者密切相关的科技档案，经常会被组织或个人查阅利用，呈现多种需求态势。

（4）管理开放性。市场经济的建立，科学技术的发展减弱了科技档案神秘化的程度，与此同时，信息技术和因特网的飞速发展也改变了科技档案管理和服务方式。采用现代化管理手段与方式管理科技档案，可将不属于保密范围，又有被社会利用的信息与外界展开交流，变封闭式的管理模式为开放式的管理模式，充分发挥科技档案的潜在效用。

2.科技档案管理目标

在现代社会中，科技档案管理部门的工作不再局限于管理、收集、整理科技档案，而应发挥社会中介机构在推动科技进步中的积极作用。认真搞好科技档案分类，逐步向社会提供开放式服务，并以此为目标做好以下几个方面。

（1）适应科学发展，解决好“管”与“用”两者的关系。科技档案是党和国家宝贵的历史、文化财富，是国家科学技术资源储备的一种形式。自2007年国家档案局提出加快“两个体系”建设以来（即“建立覆盖人民群众的档案资源体系”“建立方便人民群众的档案利用体系”），短短几年的时间全国档案工作就发生天翻地覆的变化，并取得十分可喜的社会效益和经济效益。随着市场经济的形成，机构改革的加快。一些档案管理部门的思维转换和理念出现了偏差，使得部分地区档案管理工作陷入困境。出现了科技档案在管理上的缺失，出现了重收益轻馆藏趋势，且错误地认为科技档案归档保护是做“死活”，产生不了实际效益，因而一味地追求热热闹闹抓经济效益，轻视和脱离档案馆藏基础的想法是不切实际的。不论时代转型再快，要有根基；社情变化再快，定有源头。今天的一切均来自过去，从历史中萌发，档案是历史的积淀。科技档案更是我国党和国家科技发展的见证。当今社会的人们或从中受到启迪，或得到经验教训。即使今天没用上，但难保明天、后天、将来用不上；本地区、本部门没用上，但未见得其他地区或其他部门用不上。功利主义属于短视行为，它会影响未来有可能获取更大的“功”，更大的“利”。要解决好管与用两者的关系，应从以下几点做起：一是认真全面贯彻执行《档案法》，摆正档案基础工作和开放服务的关系，两者兼顾，即抓好档案收集整理、保管和主动热忱。二是要有服务意识，不忘档案基本观念，为咨询服务打好基础。三是正确运用考核奖罚杠杆，全面调动档案工作者的积极性。

（2）从服务出发，丰富科技档案资源。档案门类众多，从档案的种类看，有文书档案，党政档案，科技档案。做为科技档案的管理来说资源是开展档案工作，服务党和国家工作大局的基础性条件。因此，必须加大对所有具有保存价值的科技档案的保护和监管力度，依法进行接收征集工作，为进一步做好档案工作奠定坚实的档案基础。要大力宣传党中央科学发展观的战略方针和国家档案局“两个体系”建设的工作要求，拓宽和完善归档范围。凡是反映本部门、本单位的科技研究情况的文件材料，都要列入归档范围，并确定较长的保管年限。做好收集保管和移交，积累档案财富。新形势下，各种新兴的政治、经济和社会组织形态不断发生变化，必须关注这些新组织和新领域的档案资源，做好收集工作。随着新问题的出现，各企业、事业单位对档案服务需求大大增加。特别是科研单位在产品及项目的转型上更是需要有科技档案基础的支撑，必须注意收集、积累这方面的档案资源。在此基础上，运用现代化手段，进行科学整合，使档案资源配置更加丰富、更加科学，为全面实现档案资源社会共享奠定基础。

（3）适应档案开放服务的新形势，强化档案安全保护。近年来，由于自然灾害、信息技术运用、档案开放服务以及时代转型和社情变化，科技档案安全问题显得尤为突出。由于科技档案是不可再生的，是科技工作者的工作基础。这种档案的原始性决定了这种损失是难以弥补的，必须迅速建立起档案安全体系，保护好国家档案财富，造福当代，造福后人。使档案从封闭保密状态走出来，实行开放式服务，是档案事业的一大飞跃，是社会和人民群众需求的发展趋势。但是，由于相关的规章制度建设没有完善，常出现一些隐患和漏洞。加强档案执法、制度建设和电子文件安全保护技术研究是当务之急。如编制灾害应急方案，建立档案开放利用审核机制，实行有效的防病毒、防黑客手段，等等。相信只要上级领导重视，档案工作者认真参与，一定会保障我国档案事业全面、协调、持续发展。