谈新时期档案编研工作

[摘 要]档案是人类历史活动的重要记录，是人类文化的珍贵载体，档案编研工作是档案部门应社会的需求，将档案信息资源最大化地发掘出来，以起到扩大社会化大生产的目的，是利用档案服务于社会需求的重要环节。较利用原始档案而言，档案编研工作是较高形式和较高效能的提高利用的手段，也是档案部门开发档案信息资源的有效途径。面临新形势、新体制，档案部门必须与时俱进，积极探索新路子、新方法，为领导决策、单位发展提供多层次全方位的档案编研信息，使档案工作者默默无闻的劳动转化为现实的经济效益与社会效益，使档案的文化得到充分释放和展现。

[关键词]新时期；信息技术；档案编研

随着信息技术在档案工作中的广泛运用以及档案管理领域的深入拓展，档案编研工作出现了许多新的特点，如现代信息技术的更新改变了档案文献资源的存在形态，改进了档案编研工作的技术方法，进而影响着档案编研形态及编研理念的转变。面对新形势，传统档案编研工作必须做出适时调整，更好、更快地适应时展的新变化。

一、档案编研外部环境方面

第一，档案信息数字化。在信息化建设的推动下，档案的信息形态及载体形态呈现出了虚拟化的趋势，使档案文献来源也更具复杂性，增加了档案文献真实性的鉴别难度，要求编研者需掌握现代化的编研技术和方法。第二，档案利用多样化。一则档案部门提供利用档案的数量和类型越来越多。二则利用群体不断扩大，从政府官员、专家学者到普通百姓及弱势群体。三则利用目的从资政参考、历史研究到维护权益、文化休闲，使档案的利用价值从单纯的参考、凭证功能向教育、文化等功能延伸。档案利用的多样化趋势要求档案编研工作者根据社会需求，开发不同层次的编研成果。第三，档案服务多元化。除提供纸质档案查阅、电话查档等传统档案服务外，在线提供档案信息服务越来越成为档案服务剩用的重要途径。档案编研工作应转变思路，顺应档案服务多元化的发展趋势，充分利用现代信息技术的优势，开展形式多样的编研工作，加强编研工作与现实生活的联系。

二、档案编研价值取向方面

档案编研的价值取向就是要解决为什么编、为谁而编的问题。档案编研作为档案信息资源开发的重要方式，它的价值取向并不是单一的，从不同的角度和侧面出发，档案编研有不同的价值目标。例如，近年来，我国档案部门纷纷开展的民生服务实践及政府信息公开的新举措，使档案工作为民服务的价值理念得到彰显，档案工作的社会化服务功能得到进一步巩固。在这样的大背景下，档案编研的目标取向有以下两点变化：一是服务主体的广泛性，坚持公平性的价值取向。档案编研服务主体广泛性侧重于描述哪些人能真正获得档案文献信息的问题，即要为最广泛的社会公众创造获取档案信息的机会，让更多、更广的社会公众能够获取所需要的档案信息。深入挖掘档案的文化内涵，发挥其传承、传播、缔构文化的功能，满足人民群众日益增长的文化需隶，是新形势下对档案编研工作提出的新要求。因此，档案编研工作应进一步转变观念，坚持公平性原则，进一步拓展服务群体，使档案编研成果真正惠及普通大众，将面向社会大众服务作为档案编研工作的新课题。二是编研客体的扩大化，坚持有效性的价值取向。档案编研工作坚持有效性的价值取向，侧重于描述社会公众能够获得什么样的档案信息的问题，是指档案编研要使社会公众所获得的档案信息具有实质性的价值，能够满足社会公众在某一领域的实际需求。有效性包含质量与数量两个方面，从质量上来看，坚持有效性就是指在编研过程中，保证社会公众获取的档案信息是真实的、可靠的、可理解的；而从数量上来看，既指只要在国家公开的范围内，任何历史时期形成的档案都可作为编研的取材范围，又指社会各领域产生的档案信息，只要不涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的内容都可成为编研的选材来源，都能够被社会利用者利用。

三、档案编研实施过程方面

第一，编研选题、选材的社会化。在网络时代，信息技术的进步为编研选题工作带来了诸多便利，如通过档案网站上设置的数字参考咨询服务，编研者与利用者可以开展双向、互动式的交流，利用者可以将档案信息需求及时反馈给编研者，利用数据挖掘技术，编研者根据所掌握的不同利用者需求建立档案文献信息需求数据库，实现针对性的选题工作。通过信息技术来开展编研选题工作，有助于调和编研的选题、选材与社会需求相脱节的矛盾，增强选题的时效性、针对性，扩展选题的社会辐射面，真正实现编研选题、选材的社会化。

第二，编研手段的现代化。在网络技术环境下，利用计算机提供的各种信息处理技术，可以改变传统手工编辑档案信息的方法，采用自动化技术对档案信息进行加工处理，如新型转录技术对档案信息进行复制、迁移，改变了传统档案编研靠手工转录的许多弊端；运用文字编辑软件对文字信息进行编辑处理，使编辑活动告别传统手工书写操作方式。

第三，成果表现形式的多样化。传统技术环境下，在社会传播的编研作品多为单一的文本印刷物，档案信息组合或为纯文字型、或为文主图辅、或为图主文辅，编研成果类型不够丰富。现代信息技术的推进契合了利用者多元的利用需求，并提供了技术上的支撑。档案编研成果打破了以往印刷物一统江山的局面，编研成果展现的种类由单一向多元转变，除了纸质物外，视频、音频、图像开始占据利用者的视角，信息的表达形式也由单一媒体向多媒体渐进式地转变。

第四，档案信息传搔的网络化。传统编研作品的社会传播一般要经过图书出版机构、发行机构、批发商、销售网点、零售店，最后才能到达社会用户手中，此种传播路径的中间环节过多，导致档案文献信息传播时效性差、成本高等弊端。现代信息技术在档案编研工作的导入，使档案文献的传播模式发生根本的改变，网络出版渐成为一种新的选择。