新时期机构编制档案管理初探

机构编制档案是机构编制部门工作的原始记录和记载机构编制工作全面发展的重要文献，是重要的法律资料和信息资料，不但为机构编制部门依法依规开展工作提供事实依据，而且为领导决策提供真实、可靠的数据资料。

一、增强档案管理人员的素质，是做好机构编制档案管理工作的前提

机构编制档案管理既是一项业务性工作，又是一项管理服务性工作，要求档案人员既要有扎实的业务功底，又要有较强的管理能力、创新理念和服务意识，改变仓库保管员的角色定位。

一是推行竞争上岗，配强档案人员。档案人员素质的高低，是制约机构编制档案管理工作水平的决定性因素。县编办选拔政治觉悟高，有较强责任心和事业心的干部从事机构编制档案管理工作，通过公平竞争、择优上岗，切实增强档案管理人员的危机感，从而激发工作热情，最大限度地发挥个人潜力，使机构编制档案管理工作充满生机与活力。

二是强化学习培训，提升业务水平。积极鼓励机构编制档案管理人员及时“充电”，定期组织参加各种档案业务培训，或到先进地区学习借鉴先进的管理经验，并邀请市、县档案馆档案管理专业人员作业务指导。同时，不断加强档案管理人员对各项机构编制业务知识的学习，促使档案人员拓宽视野，了解档案工作的最新情况及发展动态，熟练运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案工作。

三是完善激励机制，促进工作创新。县编办健全完善了一系列鼓励创新的考核办法、奖惩制度等，激励档案人员适应新形势，抓住新机遇，提出新思路，解决新问题，打破传统的条条框框和管理模式的束缚，力争在机构编制档案管理上实现新突破。

二、提高档案材料的标准要求，是做好机构编制档案管理工作的重要保证

机构编制档案材料齐全与否、质量高低，是衡量档案管理工作水平的重要标志。为解决机构编制档案材料普遍存在材料缺漏、质量标准不高等问题，县编办从档案管理的源头出发，提前介入，在归档材料要求上念好“精、全、快”三字经。

一是对档案材料求“精”。形成的档案材料既要完整，又不能太杂，对涉及编委（办）文件、机构改革文件、党委政府对机构编制事项的审批文件、事业单位登记形成的文件、机构编制实名制管理材料、机构编制核查形成的材料等，要全部整理归档，把不在归档范围的材料尽量清除，力求简洁、明了。此外，由于种种原因，在机构编制工作中，没有形成文字资料或没有完整文字资料时，以“记事”的方式，尽最大限度进行客观地记载，并争取领导对记载的认可或审定，及时归档，起到一定的“补救”或参考作用。

二是对归档结构求“全”。在做好纸质载体归档管理工作的同时，对实物档案、声像档案和新介质档案制定具体的管理办法和归档流程，及时把散存的有价值、有特色的机构编制档案材料整理归档。县编办先后投资十万余元，配备了摄像机、扫描仪、照相机、移动硬盘、优盘、刻录光盘、录音笔等办公设施。归档门类的扩大，从根本上改变了传统档案管理中载体、内容相对单一，珍贵有价值档案资料匮乏等现象，确保了机构编制档案信息更加完整和规范。

三是对归档时间求“快”。对在归档范围内的材料一经认定立即按要求进入管理程序，迅速准确地录入机构编制档案管理软件。自形成为档案材料始，便将材料基本信息，如成文机关、日期、发文字号、文件标题、主题词等主要信息输入管理软件，同时进行临时编号，便于随时查阅和跟踪管理，防止档案材料“失踪”。

三、促进管理方式由传统向现代化转变，是提高机构编制档案管理水平的重要手段

目前，现代化的管理手段虽已被广泛应用于档案管理工作中，但多数仅限于档案目录的输入、输出或检索。为此，县编办实施了以“三化”为标志的管理新技术，大力提升了信息技术在机构编制档案管理上的应用空间。

一是档案管理实现程序化。本着简捷实用、易操作的原则，研究开发了机构编制档案管理程序。利用该程序，除进行档案目录输入、输出和检索外，还可以对档案进行分类、统计、汇总和信息的简要查询，打破了传统管理的局限。

二是库房管理实现智能化。按照库房管理智能化的要求，县编办对档案室安装配置智能控制系统，实现了对温度、湿度、消毒灭菌等设备的智能控制，提高了档案材料存放的质量。

三是档案传阅实现网络化。县编办积极提倡无纸化办公，将需要归档的文件材料扫描入电脑，利用网上办公系统，供领导和各科（局）传阅，既保证了档案材料的质量，又节省了传阅时间，提高了工作效率。

四、提升为经济社会服务水平，是加强机构编制档案管理的根本目标

档案管理不是单纯的档案整理和存放，服务经济社会发展，为领导决策提供依据是做好机构编制档案管理工作的根本目的。为此，县编办积极做好机构编制档案材料的开发利用工作，充分发挥其在服务经济社会发展中的重要作用。

一是及时做好档案解密工作。在强调保密原则的同时，也要坚持开放的原则。县编办根据形势的发展变化，及时提出有关机构编制档案解密的建议。对一些实际工作中急需的、涉及密级又不高、保密时间要求比较短的档案资料，及时解密，积极提供利用。纠正那种不分主次、轻重，凡是进了档案室的门，一律都是重要机密的认识。不能守着大批有价值的丰富资料，只当一个保管员，而要积极主动创造条件，挖掘对实际工作有利用价值的档案资料为经济社会发展提供有效的服务。

二是规范档案查阅程序。为方便档案查阅，县编办专门制作了档案工具索引、档案存放示意图，并以全引目录、案卷目录、卷内目录或归档目录的方式为每份归档文件作了详细、准确的索引目录。同时，按照规范化、精细化管理的要求，分别制作相应的管理台账，如档案借阅登记薄、档案库房检查记录、档案数量统计台账、档案收进、移出登记表等，做到台账清晰规范，为档案的规范应用提供保障。

三是认真开展资料编撰工作。定期（一般以5年为限）将档案信息重新组合，进行深加工，编写具有资料性和实用性的机构编制工作年鉴，或以全宗指南、历年文件汇编、机构沿革、大事记、基础数字等分类进行汇编，实事求是地记录机构编制工作发展的新成就、新经验，为经济社会发展和各级领导科学决策提供全面准确的档案依据，使档案的潜在作用得到升华。

目前，县编办共整理机构编制档案310余卷，音像资料40余份，其中长期卷120余卷、短期卷50余卷，制定档案管理制度12项，培训档案管理人员11人次，编撰大事记5册、机构编制年鉴3册，接待来访者和查档者63人，复制档案46件，提供相关证明材料22份，机构编制档案的应用价值日益得到发挥。 E：ZY