办公自动化应用探讨

摘要: 信息技术的发展引发了办公领域里的变革,将靠纸张传递信息发展到全新的网络信息时代,办公自动化(OA)技术的发展与应用,使信息更快速便捷传递。

Abstract: Information technology development led to changes in the offices field, and information on paper will develop into a new network information age. The application and development of Office Automation (OA) technology make information delivery quicker and easier.

关键词: OA;发展与实现

Key words: OA;development and implementation

中图分类号:TP39文献标识码:A文章编号:1006-4311(2010)23-0151-02

0引言

计算机的诞生和发展促进了人类社会的进步和繁荣,随着计算机的普及及信息网络的建设应用,信息化社会逐步形成,较之高效率的信息化进程相对落后低效的办公手段已经不再适应社会发展的需求,传统的办公手段面临了严峻的挑战,如何运用办公自动化的手段来提高文档工作的效率和管理水平,实现文档一体化,以适应现代社会发展的需要,是摆在当前的一项紧迫任务。

1办公自动化的由来

办公自动化(OFFICEAUTOMATION简称OA)是采用internet技术,基于工作流的概念,以计算机为中心,采用一系列现代化的办公设备和先进的通信技术,广泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存储和使用信息,使企业内部人员方便快捷地共享信息,高效地协同工作,改变过去复杂、低效的手工办公方式,为科学管理和决策服务,从而达到提高行政效率的目的。办公自动化一词始见于1948年,它是数据处理的同义词,六十年代作为办公自动化的核心设备文字处理机问世,到1972年,美国LEXITRON公司制成电视显示式文字处理机,开始获得广泛使用,由秘书、文书和专业人员操作使用不同功能的自动化设备,进行各类文件的草拟、编辑、检索以及各类信息的收集、传递和存贮。

办公自动化是信息革命的产物,七十年代,OA系统只具有电子邮件、电子报表、电子文件、电视会议、多功能电话系统、数字通信交换设备、传真设备等多功能大量的新型办公设备。八十年代,随着局部网络技术和远程通信技术的发展,办公自动化又向系统化、标准化、结构化、网络化、综合化的方向发展。九十年代,综合业务数字网(ISDN)开始使用,办公自动化采用高频带局部地区网(LAN)得到普及。办公自动化发展涉及两个重要内容:OA所提供的功能(即应用),以及实现这些功能的手段和环境(即OA使用的工作站)。OA的应用有两大革新,即复合式文档以及计算机支持的群体工作(CSCW),复合式文档包括编辑、图像、数据库、电子表格、声音以及图像处理等多种功能,复合式文档的管理(存储,检索,控制和分配)又将促进OA的组成工作方式,5-10个工作站都可接到带有光盘的服务器上,从而促进面向目标数据库和关于数据库管理系统的结合。这些技术把OA从靠纸张传递信息的时展到全电子信息传递的时代。目前一个企业实现办公自动化的程度已经成为衡量其实现代化管理水平的标准之一。

办公自动化是一个以计算机和现代化通信技术为核心,由其他办公设备相配套而构成的综合性现代技术系统。办公自动化是一个以信息生成、存贮、利用为主要内容的信息处理系统。办公自动化是一个以办公室为环境,以办公人员为主体,以提高效能服务为目标的人机结合的科学管理系统。

中国党和政府十分重视现代化技术的应用和发展,党的十一届三中全会以后,中国紧跟世界现代化发展的步伐,提出改革开放,加快国民经济发展的战略目标。邓小平同志曾在1984年题词:"开发信息资源,服务四化建设"。总书记指出:"振兴我国经济,电子信息技术是一种有效的倍增器,是实现能够发挥作用最大,渗透性最强的新技术"。

2办公自动化的发展趋势

办公自动化的发展方向是数字化办公。我国从八十年代开始,尤其是进入九十年代,办公自动化发展迅猛。随着计算机技术的发展,办公自动化系统从最初的汉字输入、字处理、排版编辑、查询检索等单机应用软件逐渐发展成为现代化的网络办公系统,通过联网将单项办公业务系统联成一个办公系统。再通过远程网络将多个系统联结成更大范围的办公自动化系统。建立企业内部网(Intranet)和企业外部网(Extranet)已经成为办公自动化发展的必然趋势。多媒体技术是办公自动化发展的又一趋势。办公自动化系统引入多媒体技术,使之处理语音、图形、图像功能加强,更能够满足办公要求,提高办公信息处理的应用范围和价值。近来,随着技术的不断进步和市场的进一步需求,电子商务(e-Business)已日益成为国内外企事业单位和热点,所谓电子商务,是指把企业最关键的商业系统,通过网络与员工、顾客、供应商及销售商直接相连,将传统的商务活动通过计算机网络加以实现。

办公自动化的发展到现在已经不是简单地以文档数据为其处理中心的传统办公自动化。传统办公自动化系统最大特点是,应用基于文件系统或/和关系型数据库系统,以文档数据为存储和处理对象,强调对文档数据的计算和统计能力。但是,缺乏对于协作型工作的处理能力,而办公过程主要是群组协作过程,如收发文、日常报销流程等。因此,此种办公自动化系统的“自动化”程度是有限的。当前办公自动化系统将逐步过渡到以知识管理为核心的新一代办公自动化。 在实践中,由于网络的便捷带来的人们对信息共享的需求,使得企业更需要越来越多的外界信息和企业内部知识的积累,并在它们之间不断地交互与碰撞中使知识获得再生和增值。办公自动化不应只是人际办公的计算机化,而是要融入新的管理方式,要融知识管理于办公自动化中。通过新系统,办公自动化为领导层,办公室,人力资源部门,业务部门等提供全新高效的工作模式。

事实上,现在的办公已经不再是简单的文档处理,不再是单纯的行政事务了。现代办公的任务是提高整个企业的运作效率,进而提高企业的核心竞争力。 知识管理可以帮助企业解决知识共享和再利用的问题。知识管理是一个系统工程,目标是帮助企业发现潜在知识、定位拥有专门知识的人、传递知识、和有效利用知识。知识管理意味着在恰当的时间,将正确的知识传给正确的人,使他们采取最适合的行动,避免重复错误和重复工作。知识管理关注在如何获取、组织、利用和传播散布在企业信息系统和人们头脑中的知识。实际上,无论实时交流、信息集成还是门户建设都是指知识管理。因此将来的办公自动化系统的核心是知识,实现的基础技术是知识管理。

3办公自动化技术在文档中的具体应用

文书处理工作手段的现代化是贯穿于整个办公自动化系统的中心内容,面临传统文书和档案管理模式的挑战,现代化的文书管理体系是自动化管理中的一项重要内容。面临高效率的办公节奏以纸质、手工为主体的传统办公方式,越来越受到以计算机为主体的新技术的冲击,在最低层次的办公系统中,需要具有文件的生成、登录、办理、立卷、归档、存贮、检索等自动化功能。更高层次的办公自动化系统应具有对包括文件在内的办公信息提取、筛选、分析、综合以及传递等自动化功能。这些功能使办公自动化系统具有对整个组织结构、业务活动的管理控制功能。

最高层次的办公自动化系统具有决策支持功能,要实现决策支持功能,就需使具有包括文件在内的所有办公信息的处理能够为决策服务,即具有自动化的决策信息准备、反馈信息的提取、处理、决策方案的提供、优化等功能。办公自动化在文档中的应用,其发展目标是实现具有决策支持功能、管理控制功能和事务处理三项功能齐备的办公自动化系统。

近年来,办公自动化在文档中的应用发展很快,其基本技术工作有:文字处理、数据处理、报表处理、语音处理、图形处理、网络通信等。

应用的文档办公自动化设备主要有:计算机、文字处理机、光符识别机、汉字输入、用户电报、多功能电话、传真机、复印机、一体机等设备。

实现办公自动化,不仅需要购置硬件还要有与之相配的"软设备",软件必须具备:①系统设计的合理性和先进性。②系统功能的实用性与完善性。③软件的通用性、可移植性。④软件的安全性和可维护性。⑤系统操作的简便性和易学性。⑥主要技术指标的考察,有:倒排档、顺排档、复合项模糊检索等。

计算机在文档中的应用主要有以下几点。①文字处理。②收文登录和检索。③公文的跟踪催办。④发文管理,对各类文件进行发放、户头登记、签收等。⑤综合统计。⑥与通信设备连接进行远距离文件传送。⑦与印刷设备相配套,进行排版印刷。⑧建立各类数据库,为领导和办公人员提供资料服务。⑨对文件分类、组卷、编制案卷目录、各类检索工具。⑩增加刻录设备就可用光盘永久存贮各类信息资源。

4办公自动化的发展策略探讨

根据我国办公自动化建设的现状和存在的问题,要使办公自动化建设走上健康快速发展的轨道,在办公自动化建设方面应采取如下对策:

在组织实施方面,从传统的工业项目管理体制转向专业化和产品化实施体制,确保系统的运行维护和系统持续的升级,走合作与分工并举的道路。由此可造就一批以办公自动化为业务核心的、规模较大的专业软件公司。

在技术选向方面:选择与世界发展潮流吻合的技术。现在还在流行的技术并不能代表未来一定能够流行。技术的标准化程度要高,开放程度要好。关键应用主张自主开发,发展民族产业。在技术结构方面,尽快从Client/Server结构体系转Browser/Server结构体系,采用B/S思路,最终用户界面统一为浏览器,应用系统全部在服务器端,是标准的三层结构体系。系统负载轻,开放性好,系统维护升级方便。

系统设计方法:考虑到我国办公自动化的现状,采用生命周期法和快速原型法相结合,在已有产品的基础上,以快速原型法为主。在实施方面遵随统一规范和分布实施的原则。

在设计思想方面,从传统的面向业务的设计转向面向用户的设计,即将设计的着眼点放在用户对象身上,设计视角范围是整个内部网,在此基础之上进行相关业务设计。将面向对象的思想引入到系统设计中去。

在实现方法方面,从传统的结构化设计转向采用复杂适用系统(CAS)理论进行实现,即从一般的业务需求中抽象出关键的复杂适应系统,该系统能够适应环境变化,系统使用越久,积累的有价值的东西就越多。

办公自动化不应只是人际办公的计算机化,而是要融入新的管理方式,要融知识管理于办公自动化中。通过新系统,办公自动化为领导层,办公室,人力资源部门,业务部门等提供全新高效的工作模式。

总之,办公自动化发展到今天,已经由原来的简单的公文处理扩展到整个企事业单位的信息交换平台,其功能已经实现了极大的飞跃。随着计算机技术的不断发展和用户需要的不断增长,办公自动化、信息化程度将进一步提高。因此,必须不断引进新设备、新技术、新方法、新手段,努力提高办公过程的自动化程度,提高个人办公的效率和管理工作的水平。