高职院校档案管理网络化信息化之思考

摘要： 随着高职教育改革的不断深入和网络信息技术的飞速发展，加快和完善高职院校档案管理，实现档案管理工作的网络化、信息化已是大势所趋。本文从高职院校档案管理建设的角度出发，指出进行网络化信息化建设的必要性和优越性，分析指出当前档案管理建设中存在的问题和不足，并提出了相应的解决措施。

关键词： 高职院校；档案管理；网络化；信息化；思考

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2013）16-0205-03

0 引言

从2000年开始，随着我国国民经济的高速发展，做为为经济建设提供重要人才源泉的高等职业教育也步入了高速快车道，高等教育的招生人数逐年增加，高等职业教育发展迅速，到2011年全国各类高等教育总规模达到3167万人，独立设置高职院校达到1280所，高职（专科）全日制在校生平均规模达5813人。普通高等学校教职工220.48万人，其中专任教师139.27万人，普通高校生师比为17.42：1。随着教职工和学生人数的不断壮大，做为高职院校的档案管理也显得日益重要，其中人事档案管理、教学档案管理、后勤档案管理、仪器设备档案管理等是高职院校档案管理的四大组成部分。

自20世纪50年代末，美国档案部门最早开始尝试应用计算机技术进行档案管理，随着计算机网络技术的普及和计算机对档案信息管理所具有的优势，使得档案管理工作向网络化、信息化发展已成为大势所趋，档案的网络化、信息化管理具有检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等优点，对提高档案管理工作者的工作效率、对完善档案管理工作和科学化、正规化具有积极的促进作用，高职院校做为现代经济发展的重要人力资源的提供部门，现代知识的优先掌握者更应该尽快采用这一技术，搭建网络信息平台，实现档案信息的共享，最大限度地利用好档案资源为教学、科研、社会发展、经济建设服务。本文从高职院校档案管理建设的角度出发，指出进行网络化信息化建设的必要性和优越性，分析指出当前档案管理建设中存在的问题和不足，并提出了一些思考。

1 高职院校档案管理网络化信息化的必要性和优越性

1.1 高职院校档案管理网络化信息化建设是时代的必然产物 随着计算机技术和网络技术的产生和应用，对社会的许多方面都产生巨大的影响，做为科学技术和新知识最前沿的高等院校，理应跟上时代的步伐，使用、会用、用好这一现代的先进信息化技术工具，实现档案管理的规范化、科学化，最大限度地提高档案管理的工作效率。

1.2 档案管理的网络化和信息化的应用是高职教育改革的要求 随着我国高等教育改革的不断深入，高等职业院校在人事档案、教学档案、后勤档案、仪器设备档案也进行相应的管理改革，例如在人事档案管理方面，需要建立全院教职工的个人信息数据库，这项工作在以前基本上都是人工操作，资料也都是纸质保管，在归档、查寻等方面都无法做到快速、简捷；又如在教学档案的管理方面，许多高等院校在教学管理方面面临着学分制、选课制、二级教学管理、学生借阅书籍等一系列改革，这使得教务管理复杂化；再如部分高等职业院校后勤管理社会化与自身管理相结合，在水电收费、学生住宿等方面都在进行网络化管理等等。因此高职院校要抓住机遇，迎接挑战，积极推进各项档案管理的网络化、信息化建设，为学院的发展打下坚实的基础。

1.3 网络化、信息化建设能提高档案管理水平 档案信息的网络化管理可以节约大量资源，解决以往工作量大、效率低下、重复劳动等问题，在网络平台下，实现档案信息材料的异地存取、检索、共享等，而且利用计算机的存储容量大这一优点，可以大大减少档案资料的存储空间和管理设备，实现无纸化、数字化，提升档案管理水平。

1.4 网络化、信息化建设有利于档案管理的可持续发展 世界已进入了一个电子信息时代，只有融入这一环境之中才能获得更大的发展，因此档案管理必须与现代化信息技术相结合，各高职院校也应建立自己的校园网、办公数据平台、OA系统等，实现真正意义的信息化管理，打造数字化校园。

1.5 网络化、信息化在档案管理中的优势 现今的网络技术、计算机技术日新月异，在运算速度、覆盖区域、软硬件等方面都已达到了相当高的水平，这使得在档案的管理方面更具有优越性，能做到检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低、信息共享等，当现代信息技术介入档案管理，使得档案管理在日常工作中能承担查询、检索、目录打印、数据统计等多项工作，从而实现了办公的自动化，可以极大地提高档案管理工作者的工作效率和管理水平。

2 高职院校档案网络化信息化管理存在的不足

虽然许多高职院校都在尝试利用现代信息技术进行档案管理，但终究由于起步较晚和相关技术的运用不够成熟，一些工作还是在探索阶段，在许多方面存在着一些不足。

2.1 对档案管理信息化管理缺乏整体规划 目前，许多高职院校都在建设自身的信息平台，但是缺乏整体规划，往往在一所学院里出现一套独立的“教务管理信息系统”、一套独立的“后勤管理信息系统”、一套独立的“人事管理信息系统”、一套独立的“招生就业管理信息系统”等等，这些系统之间各自为政，相互之间不能互相融通、共享资源，缺乏部门协作沟通，没能实现真正的数据共享和信息交换。

2.2 信息管理平台自身存在的不足 现今许多高职院校在进行信息化管理过程中，大都是直接购买软件公司的产品，只有少部分学院会与软件公司相互合作开发，虽然在购买软件时大部分学院都会提出相应的要求，软件公司也会针对要求进行设计，但在使用时还是会有许多要求无法达到。例如，人事管理信息系统往往会缺少“双师型”、“双师素质”、“企业经历”等信息；教学管理信息系统往往在具有“工学结合”、“多学期制”这些职业教育特点方面很难做到，等等。这都使得学院要与软件开发公司进行再次开发，造成在时间、管理等方面出现滞后。

2.3 部分档案管理人员水平有待提高 由于职业院校所具有的特殊性，相当多的高职院校的仪器设备、管理人员并非科班出身，在业务能力、业务知识方面存在一定的不足，缺少专业档案管理的培训，现代管理水平较低，在计算机信息技术知识、计算机操作、外语水平、管理信息平台的各种功能掌握等方面还不能做到成竹在胸，这对档案管理的信息化增加了一定的难度。例如，许多高职院校大量引进进口设备，使得仪器设备从数量、种类、形式和质量等方面与过去都有了相当大的不同，这对档案的管理人员提出了更高的要求。

2.4 档案管理的手段还相对落后、利用率低 虽然现

代技术的应用已在各高校逐渐开展，但是由于观念上的认识还不够到位，这也就造成许多档案的管理工作还停留在相对初级的管理水平上；同时，由于一些高职院校的档案的管理人员还不能很好地掌握或利用现代管理手段，尤其是现代计算机的信息管理手段，缺少网络方面的使用，更多还是限于手工操作和纸质材料，在一些高校也只是利用电子表格进行相关档案资料的管理，致使档案管理的手段相对落后、利用率低。

3 加强高职院校档案管理网络化信息化建设的几点思考

3.1 转变观念，建立现代信息管理理念 在当今日新月异的信息时代，谁跟不上时代的步伐谁就将被社会所淘汰，网络信息技术已深入社会的各行各业，高等职业教育如果想要更好更快的发展，档案管理工作必须与现代化信息技术相结合。因此，高职院校的档案管理人员要积极转变观念，建立现代信息管理理念，积极探索新知识，不断发展新业务，全面树立信息化服务意识。

3.2 加快开发具有高职院校特点的档案管理信息平台 高职院校要加大投入的力度，增加先进的硬件设备，在与软件公司共同开发的同时，逐渐培养自己的软件开发人才，根据高职院校自身的特点，有针对性的进行自主研发，打造全院整体的数字化信息平台，比如，结合高职教育的特点，在教学管理系统方面，增加“工学结合”、“校企合作”、“顶岗实习”、“理论实践一体化教学”、“多学期制”等这些具有职业教育特点的内容；在人事管理系统方面“建立校企合作人才”方面的信息资料；在后勤管理系统方面，结合社会化管理加强学生住宿等方面的信息处理等内容；在仪器设备信息管理系统方面，要准确无误的提供各类仪器设备，特别是大型精密仪器设备档案资料的查询平台。

3.3 更新业务知识，全面提高档案工作者的综合素质

社会发展日新月异，随着全社会数字化、信息化建设步伐的不断加快，随着新的信息技术不断出现，档案管理人员仅凭原有的知识、技能、经验很难适应新技术应用的要求，这就要求档案管理人员要多学习，优化自身的知识结构，树立服务育人、管理育人的理念，提倡奉献精神，加强档案专业知识理论的培训学习，不断学习和探索高职教育教学规律和职业教育的理念，从思想上重视管理的重要性，不断创新信息化建设的方式方法，不断更新专业知识，提高业务能力；要派管理人员到专业院校进行学习、进修，提高档案管理专业人才的素质，更新业务知识，提高业务水平，掌握好专业的档案管理理论，要做到与最新的管理理论、管理手段相对接；档案管理人员之间也要互助合作，对于复杂问题能够做到集思广益，共同解决，建立一支高素质、高水平、拥有现代化信息技术的档案管理人员队伍，这样才能更好地为网络化信息化的管理方式提供人才保证，实现档案管理的现代化。

3.4 整合信息平台，实现数据共享 充分利用现代信息技术，在全院整体设计下，建立好数字化校园，让各管理信息系统之间既有独立性，又能做到信息资源的共享，既能本地使用，又能异地操作，做到数据的准确、可靠、高度和深层次的数据共享，提高不同业务部门之间的合作性，提高整体工作效率，提升整体管理水平。

总之，随着高等职业教育的快速发展，现代信息技术在档案管理中的应用也在不断的深化，档案管理工作正逐步走向网络化、信息化、数字化，这就要求广大档案管理工作者充分认识到信息化建设的重要性，认真把握高职教育理念的变化，加快管理的现代步伐，从自己做起，树立信息化服务意识，认真学习新知识、掌握新技术，为高效、科学的管理好档案做出自己的一份努力。

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