办公室主任讲文秘

按照会议的安排，我主要就文秘工作讲几点意见，供大家参考。

一、关于公文问题

当前，随着社会主义市场经济的发展，随着决策科学化、民主化进程的加快，随着各级领导干部知识水平、理论修养和业务素质的提高，文秘工作在办公室的地位更加重要、作用更加突出。多年来，市市各单位、机关各部门从事文秘工作的人员，不断加强学习研究，增加知识储备，提高理论素养，拓宽工作视野，提高文稿的思想水平和政策水平；不断深入了解三个文明建设情况、基层工作情况和职工生活情况，切实感受实际工作，确切把握社情民意，增强文稿的实在感、厚实感和针对性、指导性；切实把上级精神与本地实际结合起来，把党委总的要求与领导同志在具体工作上的思路结合起来，全面体现党委的工作意图，准确阐发领导的主要观点，做到文短意丰、义明理达。市办公室在公文处理上有着较好的基础，每年起草、审核、传阅、呈阅和办理的公文不少于1500件次，基本没有出现差错。各单位也是一样，公文办理质量在不断提高。可以说，我市的文秘工作队伍建设力度大，工作经验丰富、专业知识扎实，为市单位的发展建设做出了一定的贡献。但是在总结成绩和经验的同时，也暴露出存在的问题和与要求之间存在的差距。

(一)公文格式不规范。各单位、部门报送市委、市委办公室和市、市办公室的公文中，格式缺项丢项仍占一定数量。公文的文头、正文、文尾加起来一般由16个部分组成，其中发文机关标识(红头)、发文字号、标题、主送机关、正文、成文日期、印章、主题词、印发机关和印发日期等组成部分是必不可少的。如果是上行文，还必须注明签发人、会签人姓名。但是我们的公文中，有的没有正式文头，或者文头没有套红；有的公文没有加盖印章；有的“请示”、“意见”不注明签发人、会签人姓名，有的不标注主题词。有的行政公文用纸没有统一采用国际标准A4型。

(二)行文不规则。主要表现是:一是上行文直报。将需要市委或市审批的事项，以部门或部门负责人的名义，越过办公室，直接报送市领导个人。二是上行文多头主送。一个请示，同时报送多位领导同志。这就造成公文脱离正常运转渠道体外循环，形成了一些“倒流文”和“帐外文”，增加了公文处理的难度，降低了办文的效率。三是属于主管部门职权范围内的具体问题，不是直接报送主管部门处理，却报送市审批或要求办公室转办，增加了公文旅行的时间。四是未经市同意，有些部门向下一级单位正式行文，有的还责令下一级单位向部门报文，有些部门甚至要求下一级单位必须转发部门下发的文件。5.部门下属单位和一些与市没有行文关系的企业事业单位越级向市行文。

(三)文种混用。在上行文中，经常混用的文种是“报告”、“请示”、“意见”。主要表现是在报告中夹带请示事项，或者本应使用“意见”的却写成了“报告”。“报告”是阅件，我们如果把“报告”作为阅件处理，报告中夹带请示事项，就很可能造成误时误事。部门之间相互请求批准和答复审批事项应当用“函”这个文种，但是，部门之间请求批准用“请示”，答复审批事项用“批复”的现象仍然存在，这也是不符合规定的。

我们公文处理工作目前存在的这些问题，虽然不是普遍现象，但必须引起我们高度重视，采取有力措施，尽快扭转一些部门存在的文件多、质量差、效率低、程序乱的现状。

二、关于信息督查问题

近两年来，各级领导对信息和督查工作非常重视，给予了高度关注。各单位突出发展主题，拓展思路，创新方法，主动出击，认真开展信息和督促工作，在服务大局、促进落实、推动工作上发挥了重要作用。

一是强化责任，突出重点，决策信息和决策督查获得新突破。各单位的信息和督查工作始终围绕市市中心工作，保持与市委重大决策部署的实施同步推进，上报和督查领导之所需，想领导之所想，办领导之所急，充分发挥了职能作用。

二是把好关口，提高质量，专项信息上报和专项查办取得新成效。坚持重大事项和重要工作信息定期上报，努力提高市委和市领导批示件的办结质量，以严肃的态度和极端负责的精神，努力做好专项信息上报和专项查办工作。

三是转变作风，注重实效，信息调研和督查专报工作有了新提高。从服务党委决策、协助党委抓好落实的高度出发，各级办公室和部门在市办公室的督促下能够及时上报调研信息和督查专报，特别是有的单位加强了“问题”类信息和督查专报的报送工作，对发现的问题如实上报，让市委全面了解决策的落实情况，更好地指导工作。市办公室也加大了这方面的工作，坚持每天上报信息，定期上报督查专报，今年共刊用信息816条，督查专报采用325期。

三、关于文秘工作的几点要求

(一)公文写作和处理要引起高度重视。熟练掌握公文和公文处理的基本知识，是机关工作人员特别是办公室工作人员的一项基本功，也是一个领导干部具备的基本素质。公文写作和处理必须做到以下几点：

一是要符合政策法律。一份公文的内容，包括观点、措施、要求等，都要与党和国家的方针、政策和法律、法规的精神相吻合，代表行政机关的意志和职工群众的利益，这是公文写作必须坚持的原则。公文的名称、形式和内容结构、文字表达等都要规范化。各市单位、各单位行政公文用纸必须推行和使用统一国际标准A4型。

二是要遵循逻辑规则。公文的内容、结构要注意逻辑联系。如公文中的各条各款之间，前后之间，过去的公文和现在的公文之间必须严格注意它们的逻辑联系，不能自相矛盾，前后抵触。

三是要反映客观事实。公文写作要实事求是，不能夸大，不能缩小，更不能失真。下行文的回复要有针对性，回复的内容要解决提出的问题。业务性公文，尤其是指导工作的公文，如意见、纪要、决定等，要符合我们上级单位工作的基本规律，提出切实可行的措施要求。上行文提出的要求，特别是公文反映的情况，列举的事例，引用的材料，提供的数据，都应做到准确无误。

四是要文风端正质朴。公文的文风，要力求体现简、朴、直、畅四个要求，力戒文牍主义，不哗众取宠，力求用简洁的语言表达深邃的思想，用短小的篇幅承载丰富的内涵。

五是要转变文风，提高文字综合水平。文稿是办公室的主要“产品”，是参谋服务的基本载体，是衡量服务水平的重要标尺。提高文稿起草水平，要求我们准确把握领导意图，凡是领导关心的工作都要尽量了解，凡是领导考虑的问题都要深入思考。要突出单位工作的特点，把上级方针政策和本地实际结合起来，把文稿的主题主旨和职工的所思所想结合起来；文字综合工作要把为上级党委和领导提建议、谋思路作为首要任务，提高文稿的质量和指导基层工作的实效。

(二)调查研究要多出成果。调查研究是谋事之基、成事之道，是我们为党委决策出好点子、当好参谋的重要环节，是我们做好文秘工作的基础。今后，我们要重点围绕市委制定的发展战略和发展思路开展的各项工作为重点，深入调查研究，多出精品力作，使我们的调研成果更多地进入领导的决策视野，为推进工作、宣传市单位发挥应有的作用。

(三)信息报送要讲求实效。古人讲：言当其时，一字千金；言背其时，一文不值。因此，信息报送要做到“四快”，即发现问题快，采编撰写快，送阅审批快，反馈落实快。要真实准确。真实主要是反映事件的全貌，一是一，二是二，这是信息的生命。准确主要是定量要客观公正，定性要逻辑严密。要可靠有用。我们报送的信息要能够进入决策层次，能够指导和推动工作，真正解决实际问题。要喜忧兼报。对那些负面信息和紧急信息，要严格按照程序迅速上报，报实、报准、报全，决不能迟报、漏报、瞒报、谎报。?

(四)督查工作要突出重点。要发挥好督促检查作用，必须把工作重点放在发现和解决决策落实过程中的问题上来。一要紧紧依靠党委开展督查，形成领导抓、抓领导的督查机制，树立督查权威。二要突出决策督查。紧紧围绕市委的重大决策部署及中心工作，及时将重要文件、会议、决策部署分解立项，明确责任单位、责任领导和具体要求，定期或不定期督查通报。三要继续抓好专项督查。对领导同志批示件的办理要制定严格的制度和程序，建立查办工作领导责任制，明确承办单位、承办领导的责任。对领导及上级机关交办的专项查办件，要做到事事有结果，件件有回音，并且要严把案件办理质量关，做到事实清楚，定性准确，处理符合法规政策。

(五)日常运转要高效规范。要建立健全办文、办会、办事的各项制度和程序，严格执行各项工作责任制和工作程序，形成规范高效的工作运行机制。要严格公文处理程序和办法，从文件的起草、审核、签发、传阅、催办等各个环节，都要严格按程序办理，规范运作，严格把关。要精简、压缩文件数量，尽量避免层层转发文件，减少发文数量，防止公文横传倒流。加强公文审核工作，杜绝政策上的漏洞和技术上的差错。要落实各种大型会议服务规范，严格会议报批制度和领导活动呈批制度，统筹安排好领导公务活动，保证领导集中精力和时间深入基层调查研究。办会要精心组织，在人员通知、会场布置、会标字体、座位排序、会议签到、讨论情况收集、交通警卫、新闻报道等方面做到严密细致，保证会议的顺利召开。

保密工作要以落实领导干部保密工作责任制为龙头，以提高保密人员特别是领导干部的保密意识、加强党政机关要害部门保密管理为重点，以推进保密管理规范化、保密技术现代化为手段，坚持依法行政，强化保密执法。党史工作要注重党史资料的搜集整理和着手撰写，完成剩余志书的编审和出版工作，协助做好《上级单位年鉴》等资料的整理上报工作。档案工作要走依法治档的路子，切实加强各级各类档案室建设，突出抓好档案升级达标工作。

(六)公文处理信息化工作要加快步伐。市单位政务网站已经正式开通，今后的文件传输和材料上报，只要不，我们将逐步推进公文无纸化传输，并逐步扩大公文无纸化传输的种类和范围，逐步向取消纸质文件过渡，同时要尽快实现各部门网上公文处理。请各部门、各单位对计算机网络联通和电子公文传输工作要给予足够重视，并积极开展工作，尽快适应信息化工作的要求。

同志们，对过去取得的成绩，我们要充分肯定；对过去好的做法和经验，我们要保持和发扬；更重要的是，要针对我们工作中的薄弱环节，进一步改进我们的工作，开拓创新，淡泊名利，扎实工作，争创一流，努力开创全市办公室工作的新局面，为市单位的发展建设做出积极贡献。