城建档案业务指导工作浅析

【摘要】本文阐述了城建档案业务指导工作的重要性，以及在新的形势下，怎样与时俱进、创新观念、提高服务水平来做好业务指导工作。

【关键词】业务指导；标准规范化；具体指导；岗位素养

业务指导工作是指通过业务指导人员的指导、检查、监督，形成和编制符合归档要求的档案资料，是城建档案管理的一项重要内容，是保证档案资料系统、完整、准确进馆的重要步骤。为了提高城建档案的归档质量、完善档案管理工作，就必须与时俱进、创新观念，提高城建档案业务指导工作水平。本人结合几年工作经验，就如何加强城建档案业务指导工作，谈谈自己的几点思考。

一、 加强法制建设、提高行政执法能力。

依法治档是发展城建档案事业和完善城建档案管理工作的保障措施。要做到依法治档，就必须做到有法可依、执法必严、违法必究。

1、有法可依就是要有充分的法律依据，自上世纪80年代以来，我国相继颁布了《档案法》、《科学技术档案工作条例》、《城市规划法》、《建筑法》、《城市建设档案分类大纲》、《城市建设档案管理规定》、《城市地下管线工程档案管理办法》，我省、市也出台了相关的法规、规章，形成了法律权责明确的城建档案法规体系，为有法可依奠定基础；

2、执法必严就是要做到在法律、法规的授权下，依法行政，加强监督检查，首先城建档案馆要加强自身的法律意识，学习、掌握相关法律知识，具备执法素质，其次应设立专门的执法职能部门，具体开展监督检查工作；

3、违法必究就是要做到对不按规定移交档案的单位进行处罚，但处罚不是目的，只是方法和手段。处罚的结果是要提高人们的档案意识，重视档案的收集、整理、编制、移交工作，保证档案接收工作的顺利进行。

二、明确指导内容，制定规范制度。

无论是对建设、施工、监理单位资料员的业务指导还是对各县（市）、区相关业务部门工作人员的指导，指导内容都必须明确化、规范化、有章可循，这是开展业务指导工作的前提条件。

1、要明确工作的范围和内容。城建档案的业务指导范围一般是由城建档案的接收范围来决定的，具体包括：对所管辖辖区范围内的城建档案工作以及各县（区）城建档案管理机构进行业务指导。城建档案涉及专业多、内容丰、载体多样，所以业务指导的内容应包括以下几方面：做好城建档案的宣传工作，普及相关法律知识、提高法律意思，这是业务指导开展的第一步；做好城建档案人员的培训工作，通过培训，提高档案人员的档案管理水平，掌握专业知识；加强指导检查施工过程中形成的建设工程档案，参与竣工验收，确保归档质量；加强对各县（市）、区城建档案管理机构的业务指导，主要针对各单位城建档案的收集、整理、编目、保管、鉴定、利用、编研等基础工作进行，要注重基层单位的实际情况，以技能和经验交流为主，确保其工作的顺利进行。

2、业务指导要求规范化、标准化。首先在工作程序上，要明确告知城建档案人员交档流程和步骤，在施工许可证前先签订《工程竣工档案移交责任书》、工程竣工验收时，要向城建档案馆申请档案专项预验收，填写《建设工程档案专项验收申请表》，验收合格后，移交档案，城建档案馆出具《城建档案验收认可书》；其次从具体内容上，严格按照移交目录，细化收集、整理、编制、移交的归档要求，逐项审核、严格禁止少项、漏项、后期编造情况的发生，在编制的过程中，要装订整齐，装具统一，确保档案质量。

三、提前介入、全程跟踪、具体指导。

业务指导人员应该在建设单位签订完《工程竣工档案移交责任书》后，主动与建设、施工、监理单位联系，了解工程项目和档案形成的基本情况，提出各阶段的归档内容和具体要求，到工地现场进行实地指导，及时发现工程进行中档案中存在的问题，及时改正，杜绝日后档案收集不全或内容不合格现象的发生。

做好全程跟踪服务，从工程报建到工程竣工，要明确告知工程单位城建档案工作的各项流程，使建设单位能够全面了解城建档案的收集、整理、编制、移交要求，在开工前，施工过程中，档案预验收、竣工验收备案前实行主动业务指导，督促建设单位移交一套完整、齐全、准确的城建档案。

四、提高业务指导人员的岗位素养

业务指导人员的岗位素养，直接影响着业务指导工作能否高质量、有序地顺利进行，所以要加强其职业道德和专业知识水平的提高，加强岗位素质的培养。

城建档案业务指导人员能否更好地履行自己的职责和义务，首先取决于他对档案事业的态度和情感，尤其是在城建档案工作尚未达到令人向往的现代，热爱城建档案事业，乐于为城建档案事业做出贡献的职业道德品质就显得尤为重要。

城建档案业务指导人员不仅要掌握档案管理的专业理论知识，更要精深建设系统内工程建设的专业理论知识，更要在新形势下，创新理念，尤其是在档案发展电子化、信息化的要求下，怎样突破传统纸质档案的瓶颈，发挥电子档案的优势，就更要求增强计算机等相关电子信息领域的知识。实践检验真理，真理在实践中发展，城建档案业务指导人员要把已经掌握的城建档案知识运用到实际工作中，在工程项目工地中的现场指导，与县（市）、区城建档案管理机构的经验交流，都要坚持实事求是的精神，推动城建档案事业的稳健发展。

综上所述，我们只有与时俱进、创新理念，加强法制建设、实施归档标准化细则，不断改进业务指导方法，城建档案业务指导工作才能顺利展开，城建档案事业才能又快又好地发展。