省管国有企业档案管理存在问题及对策

1 省管企业档案管理存在的问题及原因

目前，我省省管国有企业（以下称“省管企业”）的档案管理方面出现了档案管理功能弱化、档案资料收集不齐全、归档不及时、日常管理人员不足等一系列问题，究其原因，企业内部结构的变化，企业内部档案管理人员的不足，规章制度不够完善影响企业档案管理的发展。企业内部对企业档案的管理手段还不够先进。对于企业的档案管理工作来说，首先应该规范好企业内部的经营行为，规范好企业经营行为的有效手段就是应该维护好档案的严肃性。从根本上防范并化解好企业经营风险的前提是应该增强企业内部控制的能力;对企业来说，企业风险防范的第一道防线就是内部控制。

2 省管企业实现档案规范化管理的途径

2.1 企业内部应该提高对档案的管理意识。企业内部的档案管理部门应该重视宣传、重视造势，并且积极探索出全新的企业档案管理的工作方式。要加大企业对档案管理的宣传力度，通过广大的新闻媒体，不断地宣传并推介企业对档案的规范管理。大力宣传一些典型实例，如，近年来房地产市场高温下造成土地价格飙升，某省管企业的二级企业生产矿区附近村民多次上访并到法院，要求企业按时下价格赔付35年前就占用村民的巨额土地款。该企业的档案部门及时提供了当年企业赔付村民土地款的合同、收据和村委会、村民签名等翔实证据，法院依此驳回村民，为企业挽回巨额经济损失。类似档案资料为企业经营中产生的法律纠纷提供坚实历史依据的案例还有很多。再如，部分民营企业在脱钩改制前为国有企业，改制过程中的所有档案资料为改制过程是否合规合法、是否造成国有资产流失、是否经得起历史检验提供了真实的历史依据等。通过大力宣传，让企业的领导对企业内部的档案管理工作引起高度的重视，为企业的档案管理工作的顺利进行营造良好的氛围。

2.2 确定企业档案作为重要信息资源的地位，制定相关资源开发利用方案。在信息化社会中，信息已经成为市场一种非常重要的资源和财富，档案具有高度的可靠性、真实性以及原始依据性，作为能够视为当前市场上最为权威的信息资源形式之一，是企业进行决策的重要依据，非常有必要对其进行开发和利用。依照开发程度的深浅可以将国有企业档案资源开发分为三个阶段，即处于信息资源收集、建档、整理阶段的第一次开发，处于对档案信息提示和提出阶段的第二次开发，处于对于档案信息进行加工、处理阶段的第三次开发。为了能够充分地开发和利用档案信息资源，为企业创造效益，必须重点克服下述几个问题：首先，重点突破现有档案管理制度的局限性，根据企业的发展要求和信息化时代的要求进行制度创新;其次，提高馆藏档案的质量和数量，为资源开发和利用奠定坚实基础;再次，通过制度建设、机制改革来提高企业档案管理人员的工作积极性;最后，花力气提高企业档案管理的信息化水平。

2.3 积极探索新的企业档案管理模式。企业应该探索创建档案资产的评估机构，这样不仅可以把企业的档案资产作为有形的资产和无形的资产价值放到评估中的原始凭证中，还可以对企业的档案自身做一个正确的评估，尽可能地做到企业和国家之间的权益不受到影响，严格杜绝国有资产的流失。还有邀请新闻媒体适度报道一些企业档案工作现状，可以使档案行政部门得到有关企业档案工作的客观准确信息，实现科学决策，及时研究解决企业档案工作存在的问题。通过新闻媒体将企业档案工作困境适时适度向社会披露，使企业档案工作接受社会舆论监督。

2.4 理顺企业档案工作行政监督渠道，加大档案行政监督力度。国资监管部门是代表政府履行出资人对国有资产的监督管理职责，其主要职能就是深化国企改革，指导企业建立现代化企业制度，确保国有资产保值增值，防范国有资产流失，而档案工作就是全面记录国企改革发展的真实历史依据的载体;档案行政部门应携手国资监管部门一起，建立与完善对企业档案工作的监督机制，加大企业档案管理的行政监管和执法力度，有效督促企业重视档案工作，将档案工作摆到应有位置，保证企业档案工作的正常开展。企业的行政主管部门也应该加大力度监督对档案的管理，明确监督管理的范畴，明确档案管理工作在企业管理工作中的位置。其次，是在企业内部建立一套完整的监督控制制度，不断提高企业对档案管理的工作效率。最后，是企业的行政部门对企业的档案管理工作的方式应该随着时代的发展而不断地改革。

随着经济科技的不断进步，现代化的企业管理核心要求产权清晰。省管企业对档案的管理工作不仅要不断消除业已存在的问题，还要通过实际行动来改革和完善档案管理工作做法，为我省经济战略性结构调整和省管企业改革发展谱写新的篇章。