档案管理系统的优化设计与实现

摘 要：随着社会的不断发展，计算机的不断普及，档案管理系统的建设成为我国社会事业的重要组成部分，传统的纸质档案系统已经不能满足社会的发展需求，电子档案管理可以提升档案的管理效率，方便查找。

关键词：档案管理系统；优化与设计；

文章编号：1674-3520（2015）-04-00-01

档案管理是我国文化事业的重要组成部分，目前大型机关、单位和公司等的档案数量比较多，如果仅靠人工来管理这些档案会比较的麻烦。要改变这种状况，需要建立档案管理系统，既能减少工作人员的工作量，又能很好的提高档案的质量。随着世界经济的快速发展，计算机信息技术的不断普及，传统的纸质档案已经不能满足现在我国经济的飞速发展，电子档案管理系统能够弥补一些纸质档案系统的不足，为经济发展提供便利。与电子信息档案相比，传统的纸质档案存在很多的不便利，例如保存与查阅比较难，纸质档案容易潮湿和被虫蛀，由于时间的问题，纸质档案还容易损坏、模糊等。档案一般数量众多，并且十分复杂，有的还需要保存很长时间，查询纸质的档案是一项非常复杂的工作，工作效率也不会很高。电子档案可以使档案管理工作系统化、规范化、自动化，从而提高档案管理的效率。

一、纸质档案的优点和缺点

（一）纸质档案的优点。任何形式的档案都有自己的优点和缺点。纸质档案也不例外，纸质档案也有自己的优点。首先是直观性，在实际工作中要查询纸质档案的时候，只要档案没有被涂改、没有损坏也没有丢失的话，就可以迅速得到想要得到的信息。其次是真实性和安全性，纸质的档案在做成以后，很难被涂改或是修正，因为涂改或是修正后，一般都会留下痕迹，而档案的作用就是作为真实和安全的凭证，很难修改，真实性和安全性也就有了保障。虽然现在电子信息档案用的比较多，但是人们还是普遍认为纸质档案具有很高的可信度。最后是法律效力和凭证效力，在遇到法律问题的时候，电子档案的使用一般都很谨慎，人们也普遍认为纸质档案可以作为司法部门取证所需的凭证，具有法律效力。

（二）纸质档案的缺点。虽然纸质档案有自己的优点，但是缺点也是很明显的。首先是纸质档案的存储空间问题，纸质档案一般都会存放在档案室里边，随着时间的不断推进，需要存储的档案也会越来越多，需要占据更多的空间。档案室一般需要专门的工作人员进行看管，有的档案还需要定期进行维护，极大地增加了工作人员的工作量。其次是环境因素等，纸质档案顾名思义是以纸为载体的，纸的保存期限是有限的，并且也极大容易受到环境的影响，例如，潮湿、虫蛀、高温等都会对纸质档案产生影响。同时纸质档案也容易破碎、损坏，字体容易模糊，这些都对纸质档案的作用产生了极大地影响。最后是其他档案的发展，随着电子档案等的发展，越来越多的人使用电子档案，这对纸质档案形成了较大的冲击，对纸质档案的发展产生了极大地制约作用。

作为档案管理系统的一种，电子档案有自己的特点。

二、电子档案的优点和缺点。

（一）电子档案的优点。随着计算机的发展，电子档案越来越受到人们的青睐，电子档案有自己的优点。首先是能够提高效率，计算机能够提升工作效率，在进行存储和查找的时候也能够提升工作人员的速度，查找起来也相对的比较容易，极大的减轻了档案工作人员的工作量。其次是大量存储，电子档案存储系统不需要很大的空间也可以将档案储存完整，也不会因为环境因素的影响而减少存储寿命。再次是保密性能好，电子档案主要储存在计算机上，如果对系统进行了加密措施，做好了档案的保密措施，没有权限的人是没有办法进入电子档案查询档案的。最后是电子档案的质量比较高。纸质档案一般由人来存储和排列，太多人为因素会导致档案错误的概率增加，而电子档案则没有这方面的问题，电子档案的质量和利用率比纸质档案要高。

（二）电子档案的缺点。虽然电子档案被越来越多的人使用，也有自己的优点，但是电子档案也有一定的缺点。首先是容易被人篡改，电子档案的主要载体是计算机，如果管理人员、黑客或是电脑病毒等对电子档案进行拷贝、篡改，这些修改后的档案一般不会留下痕迹，也不容易被人发现，这样就很容易让人对电子档案的真实性和权威性产生质疑。其次是电子档案存在安全隐患，存储电子档案的计算机由于系统漏洞问题，很容易被黑客入侵，导致电子档案被窃取、拷贝和篡改，这样电子档案的保密性就得不到保证，档案管理人员的工作量也会增加。最后是电子档案缺乏管理制度，由于目前对计算机还缺乏比较有效的管理，所以不同地区、不同企业对电子档案的管理系统也有所不同，这样会对电子档案的统一利用产生一定的影响。

三、档案管理系统的设计。

（一）电子档案数据库的设计。我国实际的工作中，一般使用的数据库是全关系型GIS数据库管理方式，这种模式应用起来相对比较的纯熟，而且它的升级投入过程不需要使用过多的资金。虽然这一模式的读写效率较低，但是比起其优点，还是很值得推广使用的。

（二）电子档案数据的扫描。对档案数据的扫描通过计算机控制相机进行，通过计算机控制能够保证扫描的质量，还可以提升档案扫描的效率。这种扫描可以将JPG图片文件转化为PDF文件，PDF格式的文件占的空间较少，也有利于系统的存储。

（三）电子档案的自动入库。传统的纸质档案需要人工对档案进行分类、入库和封存，在档案的创立阶段需要大量的人员付出大量的工作量。现在的档案管理系统通过扫描，将文件转化格式，自动存入相应的数据库，只要设定好相应的程序，电脑就可以自动完成，减少了大量的工作量。

（四）电子档案的安全性保存。通过对计算机进行保密，电子档案能够被安全的保存，这样能够很好的保证档案的真实性和有效性。一直以来我们使用的都是传统的纸质档案管理系统，这种方式存储的档案具有很高的法律性和有效性，但是受纸张和环境的影响，纸质档案的保存年限会有所不同，而且比较容易损坏、遗失和模糊。为了提升纸质档案的寿命，使纸质档案能够妥善保存，我们使用电子档案系统，电子档案系统通过优化设计可以保证其真实性和安全性，保密程度也会加大。档案管理系统的合理使用，能够为社会发展提供准确有效的数据，促进社会的发展和进步。

参考文献：

[1]罗玉霞.档案管理系统的设计与实现[J].科技创新与应用，2013（18）.

[2]王振兴，杨敏华，易光华，等.扫描入库管理系统设计与实现[J].测绘科学，2008，33（02）.

[3]吴旭光.档案管理系统的设计与实现[J].黑龙江史志，2013（19）.