新时期档案管理模式科技化发展趋势

摘 要：我国水利工程现代化发展阶段，国家对地方水利项目建设质量水平提出了严格要求，努力提升水利工程设施使用性能是行业改革重点。档案资料是对工程实施情况的详细记录，对后期工程建设具有多方面的指导借鉴意义。为了进一步优化档案资料管理模式，以先进技术为基础设计科技化管理模式，这也是水利局档案管理工作重点。本文分析了项目档案管理具体内容，以科技化发展趋势为参考提出档案管理模式改革对策。

关键词：项目档案；管理模式；科技化；综合对策

水利项目具有投资大、周期长、施工难等特点，为水利部门规划与发展带来了较大的困难，如何规划水利项目是当前社会化改造急需解决的问题。档案资料是历年水利项目建设的资料总汇，对水利工程改造具有多方面的指导作用，做好水利项目档案管理工作是很有必要的。为了适应项目工程建设发展趋势，应以科技化为方向建立更加科学的项目档案资料管理模式，实现档案资料资源的最优化利用。

1 项目档案管理科技化趋势

项目档案信息化是行业变革的主要趋势，采用信息科技委支撑建立新型管理模式，为档案资料收集、处理、使用等提供诸多的便捷性。根据笔者工作过经营，项目档案管理信息化趋势包括：

1、专业性。档案资料是专门针对某一个领域记录数据的，其必须要有专业性条件为支撑，才能全面提高项目档案管理水平。信息化发展是以专业领域为平台的，无论是管理人员或档案资料内容，都具有专业性特点。因此，管理信息化需先从专业方面实施改革，建立符合档案管理相关的工作模式，才可保证档案资料内容的完整。

2、技术性。引用高端科技辅助项目档案管理体制，发挥信息技术在档案管理体系中的作用，这些都是档案管理模式发展趋势表现。一般情况下，档案管理信息化技术包括：计算机技术、网络通信技术、数字操控技术等的，适用于水利局内部档案体系的科技化建设。此外，科技性还体现在信息设备方面，广泛应用于档案室内工作流程。

3、智能性。项目档案管理智能化是立足于高科技条件的，其利用人机工程控制系统实现人机一体化，为档案管理操作流程提供更为便捷的方式。比如，档案室人员利用计算机设备监理电子档案数据库，对实体档案室内部结构、档案摆放、资料内容等综合调度，无需人工参与档案整编工作，便可以把档案资料及时地传送给使用者。

2 新时期项目档案管理总则

鉴于科技化对项目档案管理的影响力，水利部门要实时更新信息化办公系统，搭建与科技化标准相符合的档案资料管理平台，正确处理水利档案相关的资料信息。笔者认为，科技化档案管理模式要遵循相关原则饿，主要包括：

1、价值原则。项目档案资料具有广泛的数据来源，每一项数据都是经过长期实践积累的，充分挖掘档案资料潜在价值是不可缺少的，这是档案管理价值原则的基本要求。充分发挥档案在水利工程建设与管理中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《水利档案工作规定》及有关业务建设规范，结合水利工程的特点，制定本规定。

2、阶段原则。水利项目建设要经过不同的阶段，每个时间段产生的数据资料页不相同，档案管理也要坚持阶段性原则，这是管理模式科技化需要遵循的内容。例如，水利工程档案是指水利工程在前期、实施、竣工验收等各建设阶段过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

3、领导原则。有关单位应加强领导，将档案工作纳入水利工程建设与管理工作中，明确相关部门、人员的岗位职责，健全制度，统筹安排档案工作经费，确保水利工程档案工作的正常开展。坚持科学领导原则，促进档案管理模式规范化发展，每一个环节都按照领导体制要求执行，避免档案管理出现决策性失误。

3 基于科技化模式的档案管理对策

近年来我国对水利工程改扩建投入大笔资金，实现水利项目综合化运行是主要建设目标，充分发挥档案资料对水利项目建设的指导作用，这也是工程单位必须考虑的问题之一。档案管理模式科技化本质上是信息技术的综合应用，在档案资料管理体系中添加科技成果，减小人工参与水利档案资料的操作难度。

1、优化管理。各级建设管理部门应积极配合档案业务主管部门，认真履行监督、检查和指导职责，共同抓好水利工程档案工作。管理部门对水利项目档案资料具有宏观调控权利，根据地方水利项目建设状况提供管理意见。考虑到科技化管理模式发展趋势，管理部门在管理决策、指导意见、档案审阅等方面也要注重信息科技应用。

2、法人监督。项目法人对水利工程档案工作负总责，须认真做好自身产生档案的收集、整理、保管工作，并应加强对各参建单位归档工作的监督、检查和指导。项目法人是某个项目的总负责人，对项目采取某一种决策方案，直接影响了后期施工决策情况。项目法人需积极倡导档案资料科技化管理，完善现有的档案资料分配模式。

3、职责分配。勘察设计、监理、施工等参建单位，应明确本单位相关部门和人员的归档责任，切实做好职责范围内水利工程档案的收集、整理、归档和保管工作。“责任制”是项目档案资料科技化管理的一种体制，在信息科技普及应用条件下，按照岗位工作标准执行责任考评机制，也能帮助档案管理人员解决不少问题。

4、技术改革。新时期档案资料类别、内容、存量等均发生巨大变化，全面利用高科技辅助档案资料管理，有助于提升档案管理的自动化水平。例如，建立数字化档案专用库房，大中型水利工程均应建设与工作任务相适应的、符合规范要求的专用档案库房，配备必要的档案装具和数字化控制设备。项目法人应按照国家信息化建设的有关要求，充分利用新技术，开展水利工程档案数字化工作，建立工程档案数据库。

4 项目档案验收管理体制

除了注重档案管理模式科技化改革之外，档案管理后期也要做好验收工作，确保每一项档案资料符合档案室管理要求。水利工程档案验收是水利工程竣工验收的重要内容，应提前或与工程竣工验收同步进行，从两个方面完善档案资料管理体系。项目档案验收内容包括：听取项目法人有关工程建设情况和档案收集、整理、归档、移交、管理与保管情况的自检报告；听取监理单位对项目档案整理情况的审核报告，对验收前已进行档案检查评定的水利工程，还应听取被委托单位的检查评定意见；查看现场，了解工程建设实际情况。

5 结论

项目档案是项目建设、管理过程中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录。一个项目从立项、设计、施工、监理、验收的过程中形成大量的文件材料，为使项目档案齐全完整准确，就需要一套行之有效的方法加以保证。基于档案管理科技化发展趋势下，要建立更加完整的档案资料管理体制，努力提升档案资料的综合利用率。

参考文献

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作者简介

刘卉（1981-），女，汉，江苏连云港人，本科学历，扬州大学法学系助理馆员，研究方向：档案管理。