如何加强中职学校学生档案管理

【摘 要】在中职院校中，对学生的档案进行有效的管理并不容易，学生档案在日后是否能得到有效利用，完全取决于当下的档案管理情况。本文对管理中职学生档案方面的相关问题进行了一系列的分析，同时对学生档案的管理工作提供了可行的方法。

【关键词】中职学校 学生档案管理 问题 解决办法

【中图分类号】G717 【文献标识码】A 【文章编号】1674-4810（2014）34-0162-01

随着对中职教育的重视，学生档案也慢慢受到重视。学生档案是一个学生在校期间的学习能力、个人经历及参加过哪些活动的具体凭证，对学生本人有很大用处。有的企业在聘用员工时是非常重视学生档案的，因为这里记载的都是学生在校期间的真实表现，企业单位也能根据这些档案更好地了解企业的员工，通过了解他们的特长把他们分配到合适的岗位上去，这样才能让员工最大限度地实现自己的价值，同时也能让企业获得最大的收益。所以，学校的档案管理是非常重要的一项工作，每个中职院校都应该重视起来，这也是教育部对中职院校学生档案工作提出的新要求。下面笔者对中职院校的学生档案管理工作提出几点建议：

一 对档案管理工作者的素质予以有效提升

在中职院校的档案管理工作中，档案管理人员责任重大，事关整个教育工作，所以工作人员的素质是非常重要的。很多中职院校中都没有设立专门的部门和人员对学生的档案进行管理，很多都是由其他部门和不专业的人员进行兼职管理。如果想改善这种状况就必须专人专项，设立专人对学生档案进行管理，而且管理档案的人员还要有较高的政治素养和良好的职业道德水平，只有这样才能很好地完成此项工作。其次要有很高的专业水平，掌握一定的档案管理知识。最后就是在档案管理的工作中要充分发挥技术的优越性，利用计算机技术管理学生档案，熟练地应用计算机技术中的档案存入、调用及查阅的功能。除此之外，还要经常对档案管理人员进行专业的培训，这样才能更好地完成工作和提高工作效率。

二 有效管理学生档案

对于学生档案的管理工作要科学、高效，因为档案是评价一个学生的直接依据，所以在收集和管理档案的过程中要认真、仔细。学校要注重学生档案的真实和及时，要充分把握每个学生的动态，反应最真实的状况，这样学生档案才有更高的可信度，才能成为学校作为评比“三好”学生、助学金等的依据。档案记录着学生成长过程中多方面的综合成绩和真实情况，可以使学生进入另外一所高校时学校领导能快速有效地了解学生的真实情况。

三 落实档案管理工作者的岗位职责

中职院校的学生档案管理机构要做到严格按照管理制度进行档案管理。相关实践证明，想要做好中职院校的档案管理工作，首先，要认识到档案管理机制的要求，做到严格按照制度执行管理。不管是目前各大中职院校采取怎样的学生管理方式，都需要根据学校的真实情况，建立特定的学生档案管理部门，不管是学生档案存放在哪里，还是需要有专业的人员负责学生档案的管理工作。其次，需要根据档案管理的数量情况，配备专业的管理人才进行档案管理。为了能保证学生档案管理的水平和质量，需要进行集中式管理。管理组织机构可从属于学生工作处，并且配备专业的档案管理人员。如果学校已经具备综合档案管理工作室，那么学生档案应统一放在管理工作室内进行有效管理。对一些特殊的档案，需要进行分散管理，需要在一定程度上加强业务指导工作，确保学生档案的整理质量和正确归档情况，这样才能使学生档案管理工作有效地进行下去，真正提高学校和相关部门的管理水平。

四 严把毕业生档案转递流程关

首先，应该做到严格按照档案转递制度执行，遵守档案转出和进入程序，比如先需要填写完整的转递单、转档档案登记、严密包封、经过机要部门转递、检查回收情况、未有回执情况进行催查等。同时，还应该重视接收部门是否按照相关文件规定要求接收档案。如果用人企业没有保管档案条件的，应当送相关人事部门进行保管和存档。这在一定程度上能防止档案转交出去后发生档案丢失现象。另外，档案中主要体现中职院校学生在学校期间多方面信息的综合材料，应形成一式两份，其中一份应存放在学生的档案中，另一份学校负责保管放在学籍档案中。这样不但可以方便学生出现档案丢失现象后，找回档案中的资料重新进行建档，还能防止有些毕业生为了个人利益利用重新建档的机会做出严重的弄虚作假行为。提高管理档案工作效率，使学校和家长在需要的情况下，在第一时间了解与学生有关的真实成绩和信息。

五 结束语

简而言之，管理中职院校学生档案的工作，并不简单，需要相关部门支持与配合档案管理工作者，共同努力有效地完成该项工作，最终实现中职学校学生档案有效服务于培养全面发展型人才及高素质人才的需要。

参考文献 [1]江慧.当前形势下中职学校学籍档案管理的思考[J].科协论坛（下半月），2009（3） [2]王冬英.浅谈中职学校学生档案管理存在的问题及对策[J].中小企业管理与科技，2009（19）