浅谈错位病案产生的原因及改进措施

摘要：为了加强病案管理工作，提高病案归档的准确率，从而提高病案管理的质量和服务质量，分析错位病案产生的原因，探讨改进措施。

关键词：错位病案；产生原因；改进措施

病案具有高度的可靠性和科学性，它为临床、教学、科研及社会各方面服务，是医院医疗信息的来源，是医院的宝贵财富。

对病案不能进行有效的管理必将严重影响医院的正常工作，对病案管理人员的评价是根据他为各部门的服务效率来判断，也就是说当病案需要用于医疗时，应随时获得。

病案的归档就是根据病案的标识（号码）将病案按一定的顺序进行系统的排列、上架，以便能快速、容易地查阅和检索病案[1]。病案归档工作是病案管理工作中的重要环节，病案归档一定要准确无误，保证日后病案能够快速查找，准确调出。

随着人们维权意识和医疗保健意识的加强，以及医疗保险和新农村合作医疗的普遍实施，患者为了医疗转诊、报销及了解本人的疾病情况，要对其病案进行复印，因此病案调取的工作量大大的增加。2006年我院复印病案量为约5份/d，以后每年递增，到2014年已经达到了近57份/d。因我院仍是使用纸质病案，需人工对病案上下架，由于操作频繁，极易出现病案错位的现象，2013年，我们对我们病案库2000年以后的近十万余份病案进行整理，清查、核对，共查找错位病案154份，错位上架率为1.54%（154/100000），病案错位归档入库，有以下几个原因：

1产生原因

1.1人对相似的数码产生视觉误差[2] 由于病案工作人员经常将病案调出、归档，重复度高，以及病案库的人工光源偏高或角度不适存在背光等各种原因，容易对相似的数字产生混淆，比如将1看成7；或将数字顺序看错，主要出现在中间的两位数字的颠倒，比如将229660看成226960；或将颜色相近的色标看错：比如5的色标是粉红色，6的色标是橙色，就有可能将215031 看成216031。

1.2病案号打印不清造成病案错位归档 由于病案封皮的病案号是打印出来的，工作人员经常接触数字，容易将数字看错，在打印号码时打错，比如将241077错打成247077，而导致病案人员错位归档；

另外若打印时油墨不清，导致打印出的病案号看不清楚，再加上病案人员的粗心，未核对姓名及色标，会导致病案归档时错位。经常容易相互误写的数字有：1与7、2与3、3与8、5与6、6与9、0与6或9等等，比如227634错写成221634；218035错写成218085。

1.3病案重叠造成病案错位归档 有的病案很薄，由于工作人员疏忽，容易将两份病案上下重叠一起装订归档[2]，而导致压在下面的病案不能找到，形成错位归档；还有一种情况，需上架的病案较厚，上架时没有将架上原有的病案拉出归好，归档病案时将原有病案挤压遮挡，两份病案在架上前后重叠导致原有病案错位。

1.4病案号未归一个号

1.4.1一个患者多次住院产生多个病案号 由于挂号处没有仔细询问，导致个别患者每次住院都使用新的病案号，在工作人员上架时将新号的病案并在旧号的病案上，合为一个病案号；而计算机中未及时将新病案号改成旧病案号，导致利用计算机根据患者姓名查询此患者的病案号时显示是新旧两个病案号，因此患者新病案未合并在旧病案的位置上，导致与实际归档位置不符而形成错位归档。

1.4.2同名同姓的的两个人共用一个病案号 患者入院时由于挂号处工作人员输入患者姓名时，会出现若干个同名同姓患者的病案号，如工作人员疏忽，输入患者姓名时，出现同名同姓的患者病案号时未能仔细核对其他信息，将以往住过院的同名患者病案号给了新患者，极易造成病案错位归档[3]。

2改进措施

2.1从思想上重视病案的管理 病案是医院管理的重要信息和依据，是医院统计工作的重要数据来源，也是重要的历史资料，并具有法律效力。因此从医院领导到每一位工作人员都应该增强病案管理意识，提高病案管理工作的认识，使病案在全院每项工作中都起到应有的作用。

2.2加强病案管理人才培养 随着医学的进步，病案内容也日益丰富，所包含的信息量也日益增多，病案管理不仅仅是单纯保管病案，同时还要有一定的医学科学知识、管理知识、计算机知识等等，。因此管理人员必须不断地提高自身素质，使病案管理在技术上现代化，管理上科学化，依法保管和使用病案。

2.3增加硬件设施的投入 硬件设施的陈旧影响病案的存放和管理，医院各级领导一定要重视，把这件事纳入医院议事日程来抓。我院已经使用了新型的移动式密集架，扩大了病案库的使用面积，并配备了防火、防尘、防潮的设施，增加了库房的照明设备，将所有的老病案有序排入档案柜里，与原来的病案库相比，改善了病案库的环境，减少霉菌的产生，工作人员心情愉悦，这些原因使病案能很快调出查阅，大大地提高了工作效率。

2.4健全和规范医院病案管理制度 完善各种规章制度，包括病案的管理、归档、借阅、复印制度，对病案的出入库严格把关，对未及时归档的病案积极催缴，归档的病案做好登记，做到每动一下病案都有登记，并且任务明确，责任到人。在病案归档管理上做到以下几点：

2.4.1实行"两人三查"的方法归档 即病案归档时由两个人在订封皮前、归档前、归档后要对病案查对无误后方可归档。

订封皮前查对是指将病案夹到封皮里时，要核对封皮与病案的人名与病案号是否一致；归档前查对是指，归档时查对前后病案的病案号与归档的病案是否为同一顺序；归档后查对是指，归档时一个人负责归档并留出病案一脚，另一个人对归档后的病案进行查对，准确后将病案推入。如发现错位应及时纠错。

2.4.2实行一人一号 即同一患者从首次入院到末次入院始终使用一个病案号。在患者入院时，挂号处应详细询问患者入院次数，并在计算机中查询同时给予首次病案号，以减少一人多号的现象发生。如果在整理病案时发现一人多号的情况，应及时通过计算机将新病案号并到旧病案号里，同时将新旧病案按照住院次序装订后归档。

2.4.3实行替代卡 病案出档时，在原位放置替代卡，待病案归档时看到替代卡方可归档，然后将替代卡取出，反过来讲如果没看到替代卡，就提示归档一定有误[2]。

2.4.4联合使用色标编码和示踪系统 色标编码是指在病案皮的骑缝使用不同的颜色标志病案号码，以颜色区别号码。我院使用的中间号色标编码法，以十个颜色代表十个数字，根据病案号将万、千、百位数，在骑缝的位置上各标志一种颜色，使每百份病案为同一颜色、同一位置标识，同时要注意相邻色标色差要明显，这样改善了以往病案的单一色调，便于区分和查找，如归档错位，即可从不同颜色中辨认出来。

使用病案示踪系统：病案示踪系统是利用信息和条码技术，将条形码自动识别技术利用到病案管理的回收、整理、入库、归档、上架、下架、借阅、归还的业务环节中，能够准确地对住院病案进行借出、追踪、归档管理，提供病案的去向。

具体操作是将病案号输入系统中后，系统可以显示该病案是否结账或借阅、复印，如果未结账或已借阅、复印，则需要在未结账或借阅、复印的登记里查找准确位置。

病案错位归档后，如不及时纠正，经过一段时间再调取，很难找到，得大面积查库才能纠错，既有查不到的可能，又浪费大量的时间和人工，影响工作效率。工作人员要有耐心、细心，加强查对，做好预防工作，这是发现问题、纠正问题的关键，为杜绝病案错位归档，保证病案出档的及时准确，为医院的教学、教研、医疗工作提供更好的服务。

参考文献：

[1]刘爱民.医院管理学.病案管理分册[M].2版.北京：人民卫生出版社，2011：44-48.

[2]何颖芝，黄君瑶.浅谈如何降低病案错位归档[J].医学信息，2007，20（5）：134-135.

[3]陈卫华，赵来嫦.病案错位归档原因分析与查找方法[J].办公室业务，2013，21（11）：213.