研究医院重点学科档案管理

2019-05-22 版权声明 举报文章

研究医院重点学科档案管理

一、重点学科档案存在问题及原因

(一)档案归类不清

由于专职档案员对此项业务工作不够了解,一开始不了解学科建设的周期性与材料产生的特点,把其归类为文书档案或科研档案,导致归档材料分散不成套,无法体现学科档案价值,而且还给利用带来不便;上级档案管理机构不了解,没有相应的业务指导。(二)收集归档不全制度不健全,归档范围不明确。科教科只重视检查验收,忽略其历史价值;材料分散在各职能科室;重要业务档案未能真实反映;上级验收重点学科时未要求档案部门出具归档证明。

二、重点学科档案管理

(一)档案归类

重点学科档案应单独设类保管。

1.归入文书类档案不妥。重点学科是近年来新兴的建设项目。本院2004年开始进行第一个重点学科建设。档案部门与学科建设人员开始不十分清楚学科建设特点,移交与归档按文书档案的年度进行。至第二年、第三年才发现材料的产生规律与性质特点,利用时感到材料分散不成套,查找费时。检查学科建设时认为档案组卷不科学系统,不符合文件材料整理原则。导致重新拆卷后再分类组卷。

2.归入科研档案不妥。虽然重点学科与科研档案在材料成套性、材料种类、形式、涉及科室多这几方面性质相同,但它们也有以下不同之处:

(1)文件内在联系方式不同。重点学科建设周期固定为

3年,科研课题时间长短不一;科研课题内容比重点学科单纯,各文件的联系以纵向性为主,内容呈线性连接;而重点学科建设档案涉及范围广,建设目标要求的六大内容中文件内在联系呈现纵横交错状,是完全不同形式的档案。

(2)地位与历史价值不同。科研课题其成果代表一点。重点学科建设涉及六大内容,其成就代表的是面。

(3)形成者不同。科研档案以课题为来源单位,围绕的是课题。重点学科建设档案以整个学科为单位,围绕的是整个学科建设。因此,医院重点学科档案应作为新的门类保管更为妥当。

(二)落实措施方法控制收集归档

1.管理制度约束法。制定重点学科建设文件材料的归档制度,以归档制度强化具体落实。完善组织机构,建立学科档案分级管理体系。归档工作纳入单位目标考核管理,激发学科建设者的主动性、能动性。制定学科建设验收考核必须先行档案验收制度。

2.归档范围明确法。档案管理领导小组根据重点学科建设考核标准,制定学科档案归档范围,并不断调整、完善。在具体制定归档范围时一定要具有针对性,尽量详细、明了,材料按类别分门别类地列出,各兼职人员收集材料范围分别加以落实规定。

3.收集方式可控法。根据学科档案产生特点,档案部门既要通过制度来进行约束归档,更要发挥主观能动性,想法设法采取有效的收集方式控制材料归档。如:针对学科建设文件产生于多部门、多个不同阶段以及文件的多样化。就采取网式收集方法,弄清文件产生于何处,档案员可发挥机构的三级管理体系,通过向科教科收集,实行各部门预立卷;针对重点学科建设周期较长,在文件运行的不同阶段,根据文件的不同特点,采用零星收集与整体收集相结合。

4.日常监督指导控制法。重点学科建设所形成的文件材料,具有周期长、阶段性强、数量多、内容丰富的特点。档案部门和档案人员要有预见性、计划性,树立文档一体管理理念。必须把握时机,及早介入,从源头上抓起。进行早期控制、阶段控制与全程控制。充分发挥档案管理组织机构中兼职档案员的职责,实施“四参加”、“四同步”管理。

5.档案素质教育法。通过档案法和档案业务知识培训,使学科建设者了解档案的重要性,强化归档意识;通过档案行为教育使其形成良好的归档工作习惯。重点学科档案工作是一项科学性与业务性很强的重要工作,档案管理者要从学科档案服务于学科建设的思路上去开拓创新重点学科档案管理方法,使档案保障与推动学科发展,成为重点学科建设和发展的好帮手。

作者:阮建萍单位:浙江省嘉兴市妇幼保健院

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