合同履行与预算管理的有效结合

【摘 要】 建立以“合同履行”为载体，全员参与、全程控制的预算管理体系，将合同履行与预算管理进行有效的结合。针对企业实际，将管理流程固化，自主开发了“合同履行与预算管理”信息管理平台，按照标准化管理程序，财务部和市场营销部、生产部等各个业务部门重点依据合同的履行情况，编制预算管理的多个数据表单；通过加强合同履行过程跟踪、监控和管理，来防范问题、发现问题、堵塞漏洞；通过对合同履行的监控和召开预算分析会，将预算执行落实到各部门、各环节，形成全面的预算责任体系，确保预算执行到位。

【关键词】 合同履行； 预算管理； 有效结合

一、企业简介及管理工作实施背景

河北电力设备厂隶属于国家电网公司，是河北省电力公司的分公司。1969年4月建厂，作为原国家电力工业部机械制造局50家骨干电力机械制造单位之一，多年来为电力工业生产建设提供了强有力的技术支持和产品服务。近两年电力设备厂实施产品结构调整转型，2011年产品全面转向电网产品，总体订货跨进亿元规模，实现做大电网产品的第一步。但企业各类资源在适应电网产品快速增长趋势上还存在短期难以解决的客观矛盾。在预算管理方面仍面临着很多矛盾和问题：1.企业无法有效地分配各类资源。具体体现在合同履约滞后，对市场开拓无法提供有效保障。2.预算管理是静态的，基本上是“财务部的全面预算”，而不是“全员的全面预算”。各部门及员工自主参与预算执行控制管理的积极性不高。3.无论是合同履约滞后还是预算执行不及时，更多的是事后分析，而非过程跟踪、监控和管理。无法做到提前防范问题、及时发现问题、合理堵塞漏洞。预算执行分析评估只能与阶段预算比较，预算执行无法实施动态管理。4.企业生产经营活动中各类信息数据分散，没有形成全面、有效的信息流共享，生产组织及经营管理决策缺乏畅通的信息支持。

二、“合同履行与预算管理有效结合”的管理工作描述

企业如何在逆势中崛起？如何构建一套高效的管理体系？如何用标准化方法解决问题？

以企业发展为目标，以市场为导向，建立全面预算管理体系，并结合企业实际将“合同履行与预算管理有效结合”是行之有效、简单易行的方法。

作为市场化企业，合同是收支预算编制的前提，而合同的履行状况直接关系到预算的执行情况。合同的履行，标志着合同从静态向动态的转化，合同也正是通过一系列动态的过程最后固化为合同利益。合同履行开始后，是合同管理的最艰难阶段。合同履行的监督工作就是防范问题、发现问题、堵塞漏洞，而防范是重点。如何将监督的“关口前移”，使问题被提前发现并化解，以保障合同正常履行？产品结构调整后，如何有效地调控资源，进一步发挥预算管理的引领和调控作用，努力实现预算管理由静态到动态的突破？我们将合同履行与预算管理有机结合，以预算实现为目标，切实加强合同履行过程跟踪、监控和管理。通过对合同履行的监控与召开预算分析会，将预算执行落实到各部门、各环节，形成全面的预算责任体系，确保预算执行到位。经过不断摸索、钻研和创新，全面预算动态管理各项工作已步入正轨，逐步向全员参与、全时段控制的目标迈进。

三、“合同履行与预算管理有效结合”的具体实施方法

作为成长期的企业，年初以销售预测目标为起点，分别编制销售预算、生产预算、成本预算、利润预算、现金预算等表格。以销售收入为主导指标，以利润和现金回收为辅助指标。而日常通过合同履行与预算管理的有效结合以保障企业预算管理目标的实现。

（一）建立以“合同履行”为载体，全员参与、全程控制的预算管理体系，实行预算执行的实时动态管理，明确各部门职责分工

1.市场营销部具体负责合同履行的过程管控，具体职责：（1）负责订货统计工作。每月月末要更新信息系统数据。对于交货期等合同变更后的内容要及时反馈和更新。（2）做好合同履行过程的管理，每月梳理合同的履行状态。（3）严格按合同交货期做好下月收入的预测，对于不能按期实现的收入，要在预算执行分析会上说明原因，相关部门协调解决。（4）重点解决入库产值与预算收入差异问题。如与用户沟通解决已入库或已发货而未开票的问题。

2.财务部负责预算管理过程管控。具体职责：（1）负责制定分月收入预算进度表。（2）负责分析产值与销售收入进度匹配情况。（3）负责审查各业务部门的收入预测表及合同履行情况表，汇总编制全厂预算管理报表。主要包括合同履行及损益预算执行情况多个表单。（4）每月负责召开预算执行分析会。以日常管理、检查与月度分析相结合的方式，对预算执行情况进行全面控制，以保证合同的履行及效益的实现。

3.生产部具体职责：（1）负责制定分月产值进度表。（2）负责分析产值与销售收入进度匹配情况。

4.相关部门具体职责：积极参与预算管理，认真分析影响合同正常履行的直接或间接因素，重点查找影响收入按期实现的工期、质量、发货、售后服务等问题。

（二）每月各部门通过编制“合同履行与预算管理”专业管理系统的多个表单，参与企业经营管理

具体设计为三张合同履约状态统计表及五张预算管理附表，为企业经营活动提供依据。

1.合同履约状态统计表

统计合同基本信息及预算、产值实现时间。主要有合同编号、客户名称、产品名称、数量、价格、订货时间、交货时间、实际需求工期、预算实现时间、产值实现时间等内容，同时揭示预算执行差异。通过监控合同是否按期投产、是否按期完工、是否按期发货、是否按期实现收入来提示是否有工期原因、用户原因、质量原因造成预算的差异。

2.预算管理附表

（1）上月预算执行情况报表。分析月度收入、利润完成情况。

（2）利润预算表。对下月及全年预算实现情况进行预测。

（3）下月收入预算明细表，每月安排、统计收入预算明细。

（4）订货及预算情况相关统计。统计已有订货及预算实现情况。

（5）已入库未开票明细表。分析预算未曾实现原因，并落实责任人。

（三）每月月末召开预算执行分析会

以日常管理、检查与月度分析相结合的方式，对合同、预算、产值执行情况进行全面分析评估，以保证合同的履行及效益的实现。企业日常通过执行“设置预算/修改预算、记录实际结果、预算与实际结果对比、必要时采取控制措施”等四项行动来保证在预算过程中有可靠的控制行为，从而实现监控预算。各职能部门积极参与预算管理，认真分析影响合同正常履行的直接或间接因素，重点查找影响收入按期实现的工期、质量、发货、售后服务等问题。这将使合同履行的监督的“关口前移”，使问题被提前发现并化解。通过加强合同履行过程跟踪、监控和管理，来防范问题、发现问题、堵塞漏洞。

四、借助信息平台实现“合同履行与预算管理的有效结合流程固化”

初步构建“合同履行与预算管理”信息管理平台。针对企业实际特点，设备厂自行构建了“合同履行与预算管理”信息管理平台，使合同履行与预算管理流程固化。根据预算执行数据的特性，初步建立了合同履行与预算管理数据库和多个数据表，开发了预算执行数据上传及维护接口，规划了各职能部门的数据访问权限以确保数据安全性，并建立各职能部门合同履行与预算执行情况分析工作表，实时监控企业合同履行与预算执行情况。信息管理系统所提供的合同履行及预算执行的明细、汇总及对比分析数据为企业生产组织及经营管理决策提供全面、动态的信息支持。

（一）“合同履行与预算管理”信息管理平台简介

1.首页界面（如图1所示）。

2.“合同基本情况”界面（如图2所示）。

3.“预算执行及合同履行情况”界面（如图3所示）。

（二）管理信息系统的具体使用方法

1.基础数据的填报。每月由市场营销部根据新增订货情况填报订货统计信息，主要有合同基本信息及补充信息。有合同签订日期、合同到期日期、合同金额、预计边利率、产品类别、产品名称、型号、单位、数量、对方单位、回款方式、预付款、货款、质保金、履约保函的金额及预计实现时间（如图4、图5所示）。

2.合同履行状态统计表的填报。日常做好合同履行过程的管理。每月要更新系统数据和信息，特别对于交货期等合同变更后的内容要及时反馈和更新。每月月末由市场营销部根据合同履行状态填报。每月清理合同的履行状态，分为未投产、未完工、已完工未开票、已发货未开票、已开普通票未交用户等（如图6、图7所示）。

3.财务部按照输入合同的各类信息编制出多个管理报表，提供合同履行及预算执行情况的各类信息。主要依据“合同交货期”与“实际交货期”的比较来检验合同的履行情况和预算的执行情况。

五、实施效果

通过实施“合同履行与预算管理的有效结合流程固化”，实现了预算管理由静态到动态的突破。财务部、市场营销部、生产部等建立以“合同履行”为载体，全员参与、全程控制的预算管理体系。通过管理体系的流程固化并有效运行主要实现如下功能：

1.通过合同履行及预算执行等信息动态的展示，实现全面、有效的信息流共享，为生产组织及经营管理决策提供畅通的信息支持。通过对合同履行情况的梳理，通过对预算报表的编制，使原有的订货、投产、入库、发货、开票以及收入实现、预算分析等各类分散于各部门和各环节的信息有效的衔接。

2.能够有效地加强内部控制，协调和优化企业资源配置，改善物流和资金流，真正实现“大营销”理念，从而最终全面提升企业的经营管理水平。（1）合理组织生产，保证工期，使技术准备、物资采购、分厂生产等生产组织更有依据。比如合同变更等市场信息的及时传递对生产组织的重要性。（2）使资金统筹管理更加科学合理。

3.预算管理向全员参与、全时段控制的目标迈进。将预算执行落实到各部门、各环节，形成全面的预算责任体系，实现预算的动态管理，确保预算执行到位。（1）原预算、产值进度及缺口主要与时间阶段预算比较，现在可以按合同的履行实现预算、产值的动态管理。（2）企业经济活动分析中揭示与解决问题更有依据。如财务部的损益分析、生产部的工期分析、质量管理部的质量分析都可以依据合同履行差异与预算实现差异展开。

4.变事后分析为事前防范与过程控制。通过加强合同履行过程跟踪、监控和管理，来防范问题、发现问题、堵塞漏洞。对于履约滞后或预算执行不及时的合同项目进行重点监控和管理。做到提前揭示问题与矛盾，及早防范风险与解决问题。

六.持续改进

1.不断完善合同履行与预算管理系统。从精细化管理出发，深化、细化预算管理，拓宽预算管理的空间、细化预算的内容、完善预算管理的手段、监控预算执行过程，发挥预算的预测、监控、分析、修正等作用，确保企业发展目标的实现。

2.充分利用信息管理平台，以实施项目管理为手段，结合企业实际完善动态预算管理体系，加入更多的管理分析报表，提高成本控制及时性、全面性和应变能力，为企业的生产经营提供更全面和细致的决策支持。

3.预算管理可与财务核算、现金流量管理实现衔接，保证企业效益的最终实现。