浅谈高等职业学院档案管理信息化建设

随着社会信息化的的发展，社会信息环境和信息需求结构都发生了十分深刻而显著的变化。在这种信息环境之下，社会政治、经济、文化和每一种行随着高职院校体制改革的不断深入，各项建设的快速发展，高等教育信息化、现代化的不断推进，档案信息化建设已经成为高职院校档案工作适应社会信息化的必然趋势。

高等职业学院档案管理信息化建设

数字化的档案资源是档案信息化建设的基础，作为重要信息资源的档案管理，其价值越米越被社会所认同.其服务领域也由原来的高校内部逐步走向社会诸多领域扩展。

一、信息化档案管理现状

档案信息化是我们国家档案事业发展“十一五”总体规划目标的主要任务。随着计算机技术的普及和发展，社会信息化和信息社会化已成为这个时代特征，信息技术和通讯技术在各种信息处理的大量应用，极大地改变着人们的思维方式、行为方式和工作方式。高等职业院校的档案管理工作也发生着深刻变化，突出以计算机磁盘、光盘等为载体的电子文件，更使得文件以及档案管理面临前所未有的挑战，因此，学院的档案管理工作，就需要建立新的管理理念、标准和方法，采用先进技术，实现档案管理的信息化、网络化。

高职院校档案信息化建设中的重要工作之一就是制定和加强档案信息化管理的标准和规范，标准和规范的制定应遵循有关规定精神和档案著录技术标准，制定出符合实际的具体办法和措施。制定出高职院校文件信息采集、管理、储存格式标准、执行细则等；电子文件归档、整理、公布、利用的格式和工作规范；电子文件保管、储存及安全利用的制度等。使学院的档案信息化建设有章可循，有规可守。

随着高职院校建校历史的延续，档案载体发生了变化，除形成了大最的纸质档案外，视听型、缩微型、机读型档案迅速增长。而随着改革开放的发展，高职院校档案工作的利用方式也发生了很大变化，利用者的范围扩大了，利用的内容也拓宽了。档案工作者传统的角色和职能转为档案信息的管理者、档案信息的生成者、档案信息利用的咨询者、档案信息的传递者、档案信息知识的教育者。

高职院校档案管理的现状主要表现在：档案管理制度不健全，信息化水平低等。随着高职院校档案事业的发展，职工的档案意识得到加强.档案在高职院校、科研中的重要作用逐步显现。为适应新形势，更好地发挥档案的作用，跟上时代的步伐，高职院校档案管理工作必须更新理念，在完善各项规章制度、提高信息化管理水平和提高管理人员素质等方面狠下功夫。

二、信息化档案管理对策

长期以来，档案部门还处于封闭半封闭状态，缺乏相对有利的指导和协调，推动档案信息信息化的力度不够；档案系统没有形成统一的信息信息化管理体系，缺乏协调和合作，分散了信息资源建设的人力和物力，造成资源浪费；信息资源缺乏相对统一的标准，为以后兼容留下隐患。

高职院校档案部门的信息化硬件设施建设要面向应用.面向需求.照顾到前后步骤的衔接。根据学校经济发展水平与档案部门可支配的资金数量，制定一个中长期的硬件基础设施建设方案，采取逐年分步添加的方法，让有限资金通过累加，最大限度的发挥效能。

档案信息资源建设是信息信息化建设的基础和核心。它的主要任务一是对原有馆藏传统载体档案进行信息化，即把原有传统馆藏载体档案通过扫描、加工和处理，进行信息化转换。二是对正在形成的电子文件进行及时归档。并做到齐全完整，真实有效。高职院校档案部门在档案信息资源建设上应从以自己建立机读目录数据库为主，要求具备条件的各部门将每年产生的归档案卷级目录与归档文件目录。以机读目录的方式交档案馆。

要充分考虑学校的实际环境与工作特点，选择运行速度、可靠程度、容错性优良，保密性、安全性好的网络操作系统.而且该系统要具有较强的生命力，能满足学校不断发展的需要，能支持各种硬件，能与本系统、本省的计算机网络互连。

档案信息信息化建设需要用现代化信息技术的观念、方法对档案管理业务流程、管理模式进行重新整合和定位。档案管理者不再是单纯意义上的档案管理者。应当成为信息资源的管理者、分析者与组织者。信息提供与传播者.信息利用导航者。

档案工作人员要借助现代计算机技术及网络通讯技术，对文字、声音、图像等各种形式的信息统一进行处理、存储，实现同一事物的多种形式表现，从而改变传统的档案信息利用只能着眼于纸张文字材料的单一表现方式，将更加丰富多彩的编研形式呈现给读者。同时，加强档案馆信息网络建设，在因特网上建立档案信息主页。搞好网络化服务，让“死档案”变成“活资源”，为利用者提供丰富鲜活的档案信息；按照信息化标准建成的档案馆，能够存储大量各种形式的信息，用户可以通过网络方便地获得这些信息，并且其信息存储和用户访问不受地域限制。这种档案馆信息网络能把包括多媒体在内的各种信息的数字化、存储管理和查询集成在一起，使这些信息得到最大限度的利用，从而改变过去那种信息量少、传播速度慢，覆盖面窄、信息利用局限等的不利状况。

三、加强档案管理人才的培养

高校档案工作的政治性、服务性决定了从事档案工作的人员必须要有较高的政治素质、良好的职业道德和崇高的敬业精神。近些年.随着高校档案信息化建设的推进，在这种新形势下，提高档案工作人员的现代化素质就成为了实现档案管理现代化的重要内容。人才是档案信息化的关键，所以当务之急就是培养一支高水平的档案管理队伍。要不断加强对档案工作者计算机、信息、网络等知识和技术的培训，注重电子档案的接收、保管等方法和技术的学习，提高档案工作者的专业水平，使其真正成为档案信息网络的导航员、协调员、管理员，从而更好地为学校各方面工作提供全面、高效、优质的服务。

要重视提高档案管理人员的学历层次，优化人员结构，逐步达到优化高校档案管理队伍的学历结构；要保持较适宜的平均年龄，不断补充青年档案管理人员，从而优化档案管理队伍的年龄结构，继而造就一支与时俱进的高职院校档案管理队伍。

服务是高职院校档案工作的核心，高职院校档案信息化建设的最终目的就是为高职院校教育教学提供更为直接、快捷、高效的档案服务，更好地为学校的发展提供智力支持和决策依据。高职院校档案服务理念的转变便是重中之重。

利用一切可能利用的机会和场合，让各级领导充分认识高校档案管理信息化的重要性，信息化工程是“一把手工程”，这已成为共识。领导的重视和支持是高校档案信息化建设的关键，是推进高校档案建设信息化进程的不可或缺的要素。改变某些高校领导将档案部门作为安置、分流人员场所的陈旧观念，应高标准的配备档案管理人员，把对档案人员的培训提高纳入专业技术人员培训的整体规划中，提高档案部门工作人员的水平。争取让领导把高校档案信息化建设与学校的改革和发展同等对待，把档案信息化建设纳入学院的总体规划。

提高教职员工的档案管理意识，档案管理工作不仅仅是档案管理人员的事情，它同每位教职员工都有着密切的关系。只有大家都提高档案利用的意识，才能有力地推动档案信息化建设的发展。

新时期高校档案部门应立足馆藏、面向未来，大胆改革现有的档案管理模式，在档案管理的现代化、信息化、服务化、上下大力气，建立管理科学、反应敏捷、运行灵活的管理体制，改变“重保管、轻利用”的做法。在档案资源的开发利用上，努力实现服务方式的社会化、多元化、优质高效化。档案管理者要强化参与意识。改“被动”为“主动”在院领导的重视和支持下，紧紧围绕学院的中心工作，积极参与学院的重大活动，及时了解、掌握学院发展动态，深人教学、科研第一线，熟悉教研业务工作的流程和具体内容，了解和掌握教职工对档案信息的利用和需求，有针对性地开展信息服务工作。同时，在档案主管部门的协调下，加强高职院校档案室和地方综合档案馆之间的联系与协作，广泛开展联机检索等业务，互通信息，促进交流，改变各自为政的局面，优化档案信息资源配置，联合搞好信息资源开发，实现资源共享。

四、结语

总之，档案信息化建设是一项大投入、长积累、晚见效的工作，除了学院自身的重视和努力外.还需要国家和高职院校档案主管部门的宏观调控、信息部门的大力关注和支持。档案的工作者必须迎接挑战，适应档案信息化的新型管理的需要，着眼于档案工作的可持续发展，努力学习新技术，提高驾驭现代技术的能力，积极探索档案信息化建设的方式，为档案信息资源共享做出应有的贡献。

参考文献：

[1]王纪坤.《高等学校档案管理办法》的亮点解读.兰台世界，2009（01）.

[2]刘迎春.高校财务档案信息化管理研究.沿海企业与科技，2010（7）.

[3]党bb.浅谈高校体育教学档案信息化管理.中国电力教育，2008（18）.