信息化环境下高校档案管理工作的创新策略

【摘 要】在信息化环境下，随着各种现代信息技术的广泛应用，为高校档案管理工作的创新提供了有利的条件。与传统的高校档案管理工作相比，信息化环境下各项管理工作的效率与质量不断提升，而且成为现代档案工作发展的重要标志。本文结合笔者多年高校档案管理工作经验，简要分析了信息化环境下的创新策略，仅供同行参考。

【关键词】信息化环境；高校；档案管理工作；创新策略

随着现代信息技术的不断发展，以及各种档案管理专业软件、系统的研究与应用，有效促进了高校档案管理工作水平的提升。在新的时代背景下，对于高校档案管理工作提出了更高的标准与要求，传统的管理模式已经暴露出较多的弊端，必须及时应用现代信息技术进行改革与完善，从而才能满足档案管理工作的实际要求。

1、信息化环境对于高校档案管理工作的影响

近年来，国内高校均结合自身实际情况，构建了较为完善的档案信息化管理系统，对于提高档案管理工作的效率和质量具有重要的意义。在信息化环境下，充分应用各种信息技术，对于实现高校档案管理工作的电子化、网络化、数字化、规范化发展具有积极的影响，而且为教学、管理与科研工作提供了科学、合理的档案信息服务。信息化环境对于高校档案管理工作的影响，主要表现在以下几个方面：

1.1实现了档案信息检索的便捷化。应用现代信息技术以后，通过网络即可实现档案信息的在线检索与查询，无论在时间上，还是在空间上都展现了较为突出的便捷化优势。同时，在各类档案信息的查询中，档案工作人员可以利用模糊查询、分类查询、组合查询等方式迅速检索出所需的档案信息，以减轻档案工作人员的工作压力，提高档案信息服务的效率。

1.2实现档案查阅与使用的可控化。传统的档案信息查阅方式相比，不但费时费力，而且容易出现人为失误的现象，而应用了信息技术以后，档案信息的查阅与使用主要借助专业的计算机软件或系统，档案工作人员可以根据记录信息，对于各类档案信息进行有效的控制，从而减少了档案信息人为流失的现象。

1.3实现了档案管理模式的现代化。高校档案管理工作涉及到的内容较多，档案工作人员面临繁重的工作压力，而构建以信息化与网络化技术为主体的管理模式后，促进了高校档案管理由传统模式向现代化模式的转变，实现了档案信息的一体化、智能化管理，有利于档案信息实际应用价值的提升。

2、信息化环境下高校档案管理工作的创新策略

在信息化环境下，高校档案管理工作发生了根本性的变化，而且更多的展现了信息化时代的特征。但是在国内高校的档案管理工作中，信息化技术的应用尚存在一定的缺陷，难以达到预期的效果。结合国内高校档案管理信息化建设的现状，笔者提出了信息化环境下的具体创新策略：

2.1改进档案管理体制，统一标准

近年来，国内各高校都适时开展了档案管理工作的信息化建设，但是在建设中并没有形成完善的管理机制与统一标准，从而导致各项建设工作的效果不理想，难以达到预期的目标与效果。特别是在技术规范、业务标准、硬软件的选用中，由于缺乏有效的监管，而导致档案管理工作较为分散的现状。因此，在今后的高校档案管理信息化建设中，必须积极加强档案管理体制的改进，并且综合方面因素建立统一的标准，从而实现各类档案信息的规范化、一体化管理。另外，在高校档案管理信息化建设中，为了体现信息化技术的优势，提高整体档案信息服务水平，必须认真贯彻和落实国家在档案管理方面颁发的各项规章、制度，紧密围绕《高等学校档案实体分类法与档案工作规范》、《普通高校档案管理办法》的具体要求，制定统一的信息化技术应用标准，以保证信息化系统构建的科学性、合理性。

2.2加强信息化人才的培养

在信息化环境下，档案工作人员的综合素质是否达标，将直接关系到档案管理信息化建设的进程。档案工作人员是连接用户与档案信息资源的“纽带”，特别是我国高校全面推进各项管理工作信息化发展的背景下，档案管理工作的重要性日渐凸显，需要大批具有较高专业素质与良好职业道德的信息化人才参与其中，从而满足各项管理工作的实际要求。在信息化环境下，高校档案工作人员要通过不断的学习与业务培训，掌握先进的信息技术，而且要熟练掌握各种计算机软件或系统的基本应用技巧，从而实现档案信息收集、整理与使用的现代化。另外，高校在人才招聘时，应注重档案管理专业人才的引入，他们不但要具备较强的档案学理论知识和实践能力，而且要具备较高的信息化素养，通过在实践工作的锻炼中，逐步形成较强的档案信息化管理能力。

2.3加快档案系统数字资源建设，保障档案数据的安全

在高校档案管理的信息化发展中，必须加快档案系统数字资源建设，充分利用现有的各类资源，对于各种档案信息进行数字化处理，并且保存在专业的档案管理系统中，从而实现以数字资源的形式服务于学校的各项建设工作。由于国内高校档案管理信息化建设的起步较晚，很多文档、图纸、声像资料仍然是采用传统的管理方式，不但增加了查阅的难度，而且不利于保管，所以，在今后的高校档案管理工作中，必须投入人力、物力、财力资源的投入，加快档案信息的数字化转换，从而为学校的各项管理、教学与科研工作提供更为全面的档案信息服务。另外，在高校档案管理的信息化建设中，网络是扩展各项管理与服务工作的基础但是由于受到各种因素的影响和限制，高校内部的网络环境较为复杂，潜在较多的危险因素，必然会对档案信息的安全造成威胁，所以，在高校加快档案管理信息化系统建设的同时，还要采取有效的安全防护策略，如：安装防火墙、杀毒软件等，都可以有效提升档案管理系统的安全防护能力。

3、结束语

总之，在信息化环境下，高校档案管理工作的效率和质量明显提升，但是由于各种信息化技术与管理措施应用的不合理，而导致其难以达到预期的效果。因此，在高校档案管理的信息化建设中，必须进一步加强信息化技术的研究与应用，从而逐步完善高校的档案信息管理与服务质量。

参考文献

[1]宋燕.浅谈高校档案馆网络技术建设[J].牡丹江大学学报，2007，(2).

[2]王淑敏，尉迟荔.关于加强档案信息化建设的几点思考[J].档案天地，2002，(5).

[3]卢清富.新形势下如何提高高校档案管理工作水平[J].内蒙古科技与经济，2008，(21).