档案信息化管理策略探讨

摘要：

在我国的社会与经济不断发展的背景下，各个行业都需要对自己的档案作出全面有效的管理。单位在市场化发展的过程中，也逐渐认识到信息化对单位档案管理的重要意义，档案管理作为单位管理的主要内容之一，科学的档案管理能够为单位的发展提供直接的参考和指导。因此，本文以新时期单位档案工作为研究对象，提出了新时期单位档案工作的开展思路。

关键词：

新时期；单位档案；管理

随着互联网与信息技术的发展，社会的各个行业都需要对庞大的数据作出全面的科学管理。人们也逐渐认识到信息化对单位管理的重要意义。在新的背景下，海量的数据正不断地改变着城建管理与人们的生活、工作与思维方式。单位每天所产生的原始记录与以前的相比有着非常大的差异，加上单位发展的差异，档案管理工作的艰巨性越来越强。因此，面对信息化时代的到来，档案工作的管理效率与科学水平，成为一种非常重要的研究内容。通过对信息化概念的探讨，能够帮助我们更深刻地了解信息化的处理方法，以及对单位档案管理工作的重要意义。通过对现有研究成果的总结和界定，新时期指的是数据更为全面的时代，在应用信息化处理分析技术的前提下，提升档案数据处理的有效性，为单位的档案管理发展创造良好的数据处理条件。

一、新时期档案管理应用信息化技术的价值

（一）档案的智慧型发展，需要信息化技术的支撑

随着我国信息处理技术的不断发展，城建管理与城市建设步伐在快速地推进。在深入创新与应用的背景下，单位的档案管理工作呈现出了几个新的工作状态。例如：单位档案管理的技术性、单位档案管理的信息化、单位档案管理科技化等等。在单位信息保存与处理的过程中，海量的信息资源成为单位档案管理工作面临的新压力，创新单位档案管理成为一项主要的工作内容。而新时期的信息化技术，成为单位档案管理有效手段的重要选择。

（二）新的社会环境与发展，需要借助信息化技术

单位档案文件的鉴定工作需要信息化技术的支持，在单位档案管理的过程中，很多单位的电子档案、电子文件出现了几何倍数的增长，这给单位的电子文件管理工作带来了巨大的挑战。纵使我们了解了这些电子档案中包含着丰富的有价值的信息，但是要想更好地利用档案里所蕴含的信息，有着非常大的难度。而仅仅依靠档案管理人员的传统分析与统计往往不能够做到。新时期档案信息化技术为单位档案管理工作指明了一条科学、高效的道路。

（三）新时期档案数据处理的有效性，需要信息化技术

单位档案数据库技术的应用，有效地提升了单位档案管理工作的效率。但是近几年来，单位在档案数据库使用时，往往会遇到不能够及时增加单位档案新数据等问题。这一类似的障碍，给单位档案管理工作带来了新的难度。一方面是单位档案数据的几何倍数增长，而另一方面是单位档案数据库的满容与限容。这两个问题的存在，既影响了单位档案处理的效果，也影响了单位档案数据库的更新与发展。

二、新时期档案信息化管理与实施策略

（一）对档案资源实施统一管理

信息化技术作为一种支持复杂数据存储与处理的工具，提升了档案资源管理的统一性与安全性。在新时期，单位档案管理与维护工作的安全性、档案数据处理应用的有效性，开始向着科技化、全面化的方向发展。因此，在发展的过程中，在现有档案管理水平与手段的基础上，在条件允许的情况下，可以通过与国内先进的信息化技术研发公司合作，提升单位档案管理的信息化技术应用程度，为实现单位档案管理的有效性，提高单位档案管理对管理决策的支持作用，创造了良好的技术支持。在单位档案管理的过程中，一定要厘清新时期单位档案管理的目标与思路，以此提升新时期单位档案管理的目标性与过程性。

（二）积极探寻信息化技术研发部门的合作与提升

由于新时期档案管理的广泛性与复杂性，一个部门在引入信息化技术之前，需要打破档案管理工作的限制，通过寻求信息化开发公司的支持，提升单位档案数据分析的有效性。在合作的过程中，需要单位提前制定一个开放、协同合作的档案分析思想环境，保证单位档案处理与数据工作目标的一致性。此外，因为不同区域的单位所需要的档案数据分析与开发环境具有差异性，所以只有加大对单位档案工作的深入了解以及提升专业化档案处理协作水平，才能够开发出更加适合档案管理的信息化分析工具，为单位的档案管理工作水平的提升提供更为有效的方法与工具。新时期的单位档案处理工作的开展，作为单位电子档案管理的一个创新性突破，是实现单位档案管理与社会环境分析、单位方案管理封闭性转向开放性、协同化发展的一个基本路径，也是提升单位方案管理服务功能的有效基础。

（三）加强电子档案的技术处理与应用

电子文件归档所涉及的问题更加广泛，受制约因素多，仅靠档案部门独家很难完成，应采取电子文件形成部门和档案部门相结合的方法。电子文件形成部门是承担归档工作的主要责任者，在鉴定工作价值时最有发言权；档案部门掌握归档的原则、要求、方法，又了解全局情况，可以发挥把关和统筹作用。两部门的职能应用于相互渗透、扬长避短，发挥各自优势，在电子文件归档中集成一体，共同形成质量较好的电子文档。做好档案归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。

（四）提高档案电子文件的保存质量

以化学磁性材料为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存。因为它的信息读出是无接触式的，不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水份及有害物质的侵害。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际储存的验证。所以，电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深入研究和探讨的重要课题。目前，对于长久保存的电子文件需要定期进行复制，以防止信息损失。综上所述，在社会发展的过程中，档案管理人员也逐渐认识到信息化对单位管理的重要意义，档案管理作为管理的主要内容之一，科学的档案管理能够为单位的发展提供直接的参考和指导。随着信息化时代的到来与深入发展，档案管理工作也出现了新的机遇与挑战。因此，就需要档案管理工作者抓好与用好信息化时代的技术，在不断创新使用信息化时代档案管理技术的基础上，提升档案管理的时代性、有效性、科学性，以此为单位管理决策的制定、调整等提供有效的依据。

作者：董继红 单位：浙江省杭州市建设工程质量安全监督总站

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