高校档案管理知识经济论文

1高校档案管理中存在问题

1.1对档案管理的重要性认识不足

首先，部分高校领导对档案管理的重要性认识不足，将档案管理工作当做学校日常行政工作的附属物，可有可无。将主要的精力用于学校的基建、科研等大事上，很少过问学校的档案管理工作，导致高校档案部门成为高校中最不起眼的部门之一，甚至有部分师生不知道高校档案工作的办公地点。正是由于领导的不重视，高校档案管理工作人员缺乏积极性和主动性，养成了安于现状、不思进取的工作态度，缺乏积极的创新改革意识，不能主动进行学习来提高自身的素质和能力，于是出现高校档案资料工作松散，出现一些重要档案材料残缺或者丢失，统计数据失准等问题。很多高校甚至依然延续传统的手工档案处理方式，导致高校档案工作流于形式，不能为高校科研、教学提供必要的支持，也缺乏服务经济社会的能力，高校档案管理工作滞后于知识经济时代的要求。

1.2档案工作基础设施、技术手段落后

近年来，随着国家对高等教育投入资金的增加，高校教学设施配备、实训基地建设等取得了长足的进步，但由于档案管理部门的工作不受重视，导致档案管理工作需要的一些现代化设备难以及时兑现，档案管理部门也往往被设置在高校不起眼的位置，档案库房面积和各项指标达不到要求，高校档案工作的开展受到很大的阻碍，这自然也会打击档案工作人员工作的积极性和主动性。与此同时，部分高校依然采用传统的手工档案管理方法。计算机是高校现代化档案管理工作必备的设施，尽管计算机办公已经成为高校日常管理的常态，高校的财务部门、教学部门等早就配备了各种高性能的计算机设备，甚至一个办公室配备多台。但档案室的计算机通常使用其他部门淘汰下来的，性能大打折扣。而且其他诸如扫描仪、刻录机、服务器等设备都十分短缺，导致高校档案工作的效率大打折扣。

1.3档案队伍整体素质不高

正是由于高校档案管理的重要性得不到重视，高校很少招聘专业的档案专业人才来负责档案管理工作，往往是从其他部门抽调部分行政人员，或者由其他工作人员进行兼职，尽管在数量上可以保证高校档案工作的需要，但由于绝大多数工作人员都不是档案管理专业出身，缺乏基本的档案管理技能学习和训练，有的档案管理人员不知道应该收取什么资料，有的不知道如何写案卷标题，有的不知道如何利用计算机来进行档案资料的查询和搜索等，严重影响了高校档案工作的质量。虽然有些高校配备了齐全的档案管理需要的计算机等设备，但由于工作人员知识老化、素质不高，不懂得如何使用，导致计算机成为单纯打字的工具，不能充分发挥计算机的高效率的优势。特别是随着知识经济的兴起和计算机技术的不断发展，高校档案管理工作的国内、国际交流日益频繁，高校严重缺乏既懂档案管理专业知识，又会熟练使用计算机、懂得外语的复合型人才。

1.4档案信息开发利用工作相对落后

高校档案是高校师生在多年的发展过程中所形成的宝贵的知识和智慧资源，具有无可比拟的价值。如果高校档案没有被充分的加以利用，再有价值的资源也会成为无用之物，对于高校档案工作者而言，不仅要加强高校档案的收集、整理和归纳，更重要的是充分发挥高校档案的价值，提高其利用效率。目前高校档案信息资源大多属于被动式服务状态，档案管理者缺乏主动服务意识，依然是传统的"等客上门"的服务模式，师生有需要时才来档案室查询相关的资料，这远远不能发挥高校档案工作的优势。同时档案工作人员忙于日常的档案装订工作，没有时间和精力来编研和开发档案资源，即便开发出一些编研产品，也往往深度不够或者缺乏应用性而流于形式，档案管理工作为高校科研、教学的服务效果差，社会效率和经济效率差强人意。

2知识经济时代提高高校档案管理工作的建议

2.1树立新的档案管理意识

知识经济时代，提高档案管理意识、更新档案管理观念，是提高档案管理工作效率的前提和基础。首先，树立档案的开放意识。在现代社会，档案已经从部分群体的特权向全体公民开放，纵观世界各国的高校，都有意识的将档案资源开放给师生和社会公众使用，只有少数涉及机密的档案资源才进行封存保管。我国高校的档案管理者和工作人员也应该树立开放的档案管理意识，根据服务者的实际需求，提高档案工作的开放性和服务性。其次，树立档案实效意识。知识经济时代，社会发展日新月异，生活工作节奏加快，高校档案管理工作也应该顺应信息社会发展需要，提高档案工作的时效性，及时进行档案的收集和整理，抢时间、争效益，根据服务对象的要求，第一时间将开发出来的档案信息传播出去，提高档案服务的价值。第三，树立档案服务的竞争意识。知识经济时代，高校之间的竞争主要是科研实力和教学质量的竞争。作为高校科研和教学的重要服务部门，高校档案管理部门也要树立竞争意识，通过优胜劣汰，引入竞争机制，给予档案管理人员以压力和动力，提高其工作积极性和主动性。

2.2推进高校档案管理的现代化

随着高校在校生人数的不断增多，以及高校服务社会能力的提高，现代高校在发展中形成了大量的文件、视频等资料，传统的手工档案管理方法不仅效率低下，而且很容易出现档案资料丢失或者残缺等问题。因此，高校要加强计算机技术在档案管理中的应用，加快档案信息资源的数字化、网络化进程，从档案资源的产生到归档都进行计算机操作，实现档案管理的信息一体化，实现一次输入、反复利用的效率，大大提高工作效率，也让档案管理人员从繁琐的工作中解脱出来，进行更深度的档案产品开发，以适应知识经济的需要。同时，为方便利用传输和联网，可以将馆藏一些纸质档案转换为电子文件，以机读目录、卡片。通过建立档案信息数据库，充分发挥计算机的密集存贮和快速检索功能，这是档案管理现代化的基础工作。另外，档案管理工作要充分发挥网络的优势，将有价值的档案信息公布在网上，提高档案服务的广泛性，同时也是带动档案收集、整理等工作的有效方法。

2.3大力开发档案信息资源

提高高校档案的利用价值是高校档案管理的主要目的。高校档案管理部门要加强档案信息资源的开发力度，实现高校工作的应有价值。为了真正了解用户的档案需求，高校档案部门必须加强市场调研，更多地与师生进行交流和沟通，及时了解学校教学和科研工作的重点，只有这样，高校档案部门才能合理地确定档案信息资源的开发主题和入编内容，有的放矢地开展编研工作，最终向各种不同用户提供与之需求相吻合的、高质量的档案信息编研成品，以实现高校档案信息资源开发利用的社会效益及经济效益。此外，为了提高编研质量，高校档案部门也可走联合编研，共同开发信息资源的路子。为了弥补高校档案部门人手少，编研力量不足，专业水平有限的不足，高校档案部门可以采取"走出去，请进来"的方式，开发档案信息产品。高校档案部门既可以采取档案系统内部进行纵向联合的方式，又可采取档案部门与校内外科研部门、经济部门等跨系统的横向联合方式，来共同进行档案信息编研开发，使开发出来的产品更具针对性、时效性。

2.4档案部门要做好宣传工作

高校档案部门除了要千方百计地做好推广服务工作，直接服务于本校教学和科研等工作以外，还应通过多种途径强化宣传工作，不断增强人们的档案利用意识。高校档案部门要做好宣传工作，一方面可采取举办陈列展览或利用校报、校内闭路电视、校园广播、校园网向本校人员进行档案宣传，又可以利用报纸、广播、电视和互联网等社会上的大众传播媒介，大力开展对档案和档案工作的宣传，在普及档案知识和加强公众档案意识方面多作努力，逐渐改变人们对档案工作的神秘感和陌生感，扩大档案工作的社会影响，增加档案部门的透明度，培养人们自觉利用档案信息的意识，教会人们怎样利用档案，交给人们打开档案信息宝库的钥匙。另一方面要加强对馆(室)藏内容的揭示和报道，让全社会认识到档案工作的重要性和对自身的价值。

3结语

总之，知识经济时代，高校档案管理工作应该顺应经济社会发展的需要，抓住高校跨越式发展的契机，提高档案工作的深度和广度，切实提高档案管理的效率，为高校科研、教学等做出应有的贡献。

作者：丁林林 单位：郑州大学西亚斯国际学院