国际承包工程管理中的信息管理

国际承包工程项目的信息管理是国际承包工程项目管理工作中的重要内容之一，是使项目建设过程规范化、科学化、正规化的重要保障，也是ISO 9000质量管理体系的必然要求。对于任何一个建筑工程项目来说，信息是规划、控制、协调和决策的依据，在整个项目执行过程中扮演着重要的角色。国际承包工程项目的设计与咨询是承包工程项目运行过程中的一个重要阶段，尤其是大中型国际承包工程项目，其技术咨询阶段对于能否拿到项目及拿到项目之后能否顺利完成发挥着决定性的作用。整个项目的技术咨询阶段的信息来源广、数量大，且内容复杂，整个技术咨询过程始终处于信息的交换状态中，因此必须进行良好的信息管理。

一、设计咨询阶段信息管理的重要性

全球化进程为我国从事工程承包的企业实施“走出去”提供了良好的机遇和广阔的天地。回顾我国对外承包工程和劳务合作走过的道路，可以总结出一条宝贵的经验，即要提高承包工程的效益，就必须走规模型、效益型的道路，也就是要以设计、咨询为龙头，走总承包的道路。如果我们做不好前期的设计咨询，也必然拿不到或做不好后期的设备安装调试、指导试生产。土建工程只是项目的一小部分，如果项目的利润空间仅局限于土建阶段，项目的效益非常有限。

大型国际承包商并不是自身设计机构庞大，也不是施工队伍人数众多，而是拥有充足的融资能力和高效的信息来源，尤其重要的是他们建立了一条有效的工程信息链，正是他们掌控的工程信息资源使他们能在国际工程承包市场上纵横驰骋。有了这些信息资源，加上他们强大的融资能力和高效的管理手段，从而保证了他们在拿到总承包项目后，运用高效管理体制，通过合理的分包和转包，按质按时地完成项目，并获得可观的效益。由此可见，建立工程项目的信息和情报系统是多么重要。

据英国国际工程协会的调查结果，由于工程项目管理中丢失文件和缺乏信息沟通可以使施工成本平均增加10%，而由于全面改善工程项目的信息管理可以节约18%的项目资金，施工周期平均可以缩短15%。美国的招标网站（www.省略）也宣称将工程建筑信息管理带入互联网可以节约21―35%的成本。可见项目管理离不开信息管理，而电子化的信息管理在设计咨询阶段更是不可缺少，它不但直接影响项目的命运，更是起到了“节约成本、加快工期”的奇效。

随着信息技术的迅速发展和广泛应用，借助网络经济推动企业信息化已经成为企业增强竞争力、适应未来发展趋势的有效手段。国际承包工程企业建立信息化体系不仅是时代所需，也是行业特点的要求。在信息技术背景下，工程项目的信息管理一定要实现计算机化和网络化，高效的、网络化的工程项目信息管理可以使管理人员随时获得项目信息，及时注意发生的情况，适时给予监控，从而实现项目全过程管理的电子化、信息化、自动化。当然，再高效的电子化信息也是以高效、合理的纸面化信息管理为基础的。从这个意义上看，设计咨询阶段的信息管理是成就一个高效益项目的最基本的前提。

二、设计咨询阶段信息管理的基本原则

作为初涉国际承包工程的企业，首先需要大量的海外项目信息。如果没有在海外设有常驻点，其信息来源以及与项目所在国的联络都很受局限。此外，国内外有关工程信息、人脉、朋友群等信息都需要纳入规范的信息管理之中，信息管理的任务就是大量收集、有效保存和实现信息共享。同时，设计咨询机构往往与工程承包公司、施工企业、经贸企业、商品供应商、专业设计规划机构有着广泛的联系，在工程实施过程中，设计咨询单位在与这些伙伴合作时进行大量的信息交流，这些都构成了信息工作的基础。

为了确保技术咨询阶段工程项目信息管理的完整性、准确性和及时性，承包商应要求业主及项目管理班子及时以书面形式与各单位、各部门联络、协调。如果在紧急情况下发出了口头指令，应在事后以书面函件予以补充确认。

技术咨询阶段信息管理的基本原则是：通过对项目在技术咨询过程中产生的所有信息的合理分类、编码，制定信息管理制度，促进各部门迅速准确地传递信息，全面有效地管理信息，并且客观地记录和反映项目建设的整个过程。

设计阶段信息管理的范围除包括各类文件、来往函件、会议纪要等文字资料外，还包括图纸、照片和音像资料等。任何单位和部门发出和接收信息资料，均应按照所制定的信息管理制度给予相应的编码，并按规定进行管理。

三、设计咨询阶段信息管理的主要方法

设计咨询阶段的信息管理方法主要包括：

（1） 建立设计阶段的工程信息的编码体系；

（2） 建立设计阶段信息管理制度，并控制其执行；

（3） 进行设计阶段各类工程信息的分类存档和整理；

（4） 运用计算机进行本项目的信息管理，随时向业主提供有关项目管理的各类信息，并提供各种报表和报告；

（5） 协助业主建立有关会议制度，整理各类会议记录；

（6） 督促设计单位整理工程技术经济资料、档案；

（7） 填写项目管理工作记录，每月向业主递交技术咨询阶段项目管理工作月报；

（8） 将所有设计文档（包括图纸、说明文件、来往函件、会议纪要、政府批件等）装订成册，在项目结束后递交业主。

下面对信息管理中的重点内容进行一些说明。

1.建立工程项目信息的管理编码体系

（1）信息分类

在对信息进行管理编码之前首先对信息进行分类。信息分类及编码是信息管理最基本和最重要的手段。例如，从项目管理的角度，一个工程项目信息来源可分为五大类，如图1所示。

（2）编码形式

编码形式可视项目的具体情况编写，但是必须将项目的信息分类编码，它与项目的开始年份、项目名称、信息类别等有关

（3）项目类别号

比如，以阿富汗医院项目为例，可编为“2003阿医/×××/×××/××”或“2003AH/×××/×××/××”，以此类推。

（4）信息类别号

信息类别号可根据项目的信息来源，将其分类编号。如表1所示是×××项目的信息类别号。

2.建立信息管理制度

设计咨询阶段的信息管理制度不仅与设计项目管理单位有关，它与设计阶段中的主要单位均有很大的关联，如业主、设计单位、施工单位、施工监理单位等。信息制度的建立对几方的信息传递进行了必要的规定，不仅便于工程的顺利进行，还能督促各方对工程项目实施过程中信息的分类、整理、收集、分发实现正规化、规范化、科学化。

3.标书文件的管理

（1）优化方案设计、扩初设计和修改设计

优化方案设计及扩初设计文件由设计方发出，业主工程部门负责管理。设计方每次发出设计图纸和技术说明时，应致函工程部门，说明发出图纸文件的用途、内容，并附上图纸和技术说明录清单，并进行归类、登记和整理，分发总经理、项目部门、项目经理等，同时准备好供规划、市政及主管部门审批的设计图纸及文件，落实和安排有关审批事宜。

（2）施工图设计

施工图设计文件由设计方发出，业主工程部门负责管理。设计方每次发出施工图设计图纸和技术说明时，应致函工程部门，说明发出图纸文件的内容和目录清单，同时抄送业主代表、设计项目管理经理和施工总监。工程部根据收到的图纸和说明目录清单，进行归类、登记和整理，并分发总经理、总工程师室、设计项目管理经理和施工监理总工程师等部门。

送交承包商用于施工的图纸由施工监理总工程师根据收到的图纸和技术说明目录清单发函至工程部，说明需要发给各施工单位的单位名称、图纸目录和份数，工程部按此发下去。

4.信息管理的计算机化

每个项目应设有专人负责信息的归纳、收集、整理，并按编码在计算机上存储。项目经理应将各类信息递交信息管理人员，由其归纳、整理，并按要求随时将项目管理方的信息反馈到业主方，并按时提供各类报表和报告。

5.信息管理的会议制度

会议制度是保持项目建设有效沟通的手段，是在项目建设过程中及时发现问题、解决问题的重要方法。会议的召开应有明确的目的，会后应有明确的结果。如果不是经常的定期会议，每次会议前应发会议通知，说明会议的地点、时间、会议的主要议题、主持人、出席单位及部门。

会议记录是对会议的主要内容和决策的记录，由设计项目管理方负责记录整理。各有关单位或部门应按会议记录的精神开展工作，各有关单位或部门如对会议记录有异议，应在收到会议记录后三天内提出，否则按此执行。

四、信息管理和合同管理的关系

设计项目管理中的信息管理是指为实现项目三大目标控制（即投资目标、进度目标和质量目标）而对项目管理工作中的中间信息，如监理日记、监理月报、各种会议、纪要、上级部门通知、来往函件等进行管理。它是依附于合同的，而不是合同的一部分，构成合同文件的信息管理则属于合同管理。

信息管理在项目的整个实施过程中是个不可缺少的工作内容，它对项目的顺利完成起着重要的作用。