浅谈加强科技档案管理

摘要：作为一个工程单位，建立健全和完善档案管理制度，对企业进行科学管理有着重要的意义。本文针对工程建设项目全部资料项目建议书、可行性报告、设计、招投标、征地拆迁、施工、竣工验收等文件，如何整理成册归档，实施有效的管理，形成了立体式建档模式，为科技档案的综合开发利用建立科学、方便、快捷的途径，提出自己的见解。

关键词：档案管理；工程建设；途径。

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：

引言

随着现代社会的进步与经济的飞速发展，创新已经是时代的必然要求。知识经济时代的到来，要求社会科技创新、体制创新。知识经济社会必然是以知识为基础，以高科技为支柱，以创造性的智力为依托，依靠知识和信息进行经济可持续发展。因此，档案工作人员应创新思路，开拓档案管理的各项功能，并积极探索和体现观念、机智和管理的创新。

1、 提高认识，加强领导是科技档案管理的保证

档案是一项涉及面广，内涵丰富，外延广泛，综合性较强的工作。首先应该提高认识，加强领导，从建立健全档案管理体系入手，形成完善的管理网络，从而使档案工作更好的服务于工程建设。

2、完善制度，夯实基础是科技档案管理的前提

在日常工作中，我们把完善档案管理制度作为档案工作的重点，结合《中华人民共和国档案法》、《档案保密制度》、《档案立卷归档制度》、《档案利用效果制度》、《档案鉴定销毁清册》、《科技档案交接制度》及《交接清单目录》、《科技档案归档接收登记单》，使档案管理工作有章可循。

3、突出重点，抓好一般科技档案管理的主要手段

近几年，白山市工程建设进入全面攻坚阶段，项目多，任务重，尤其在“九五、十五”计划以来，我市新改建工程项目迅猛增加，随之而来的是科技档案信息数量日渐增多，这就要求我们档案工作人员能够广泛、迅速、准确、精炼地提供科技档案信息，为白山工程建设服好务。我们把科技档案的分类、立卷、归档、接收做为档案管理工作重点来抓。从而带动了其他档案工作的管理。科技档案在前几年没有引起我们足够重视，管理水平与科技的发展步伐有一定的差距。可是随着近几年工程建设的快速发展，我们逐步意识到加强科技档案管理的必要性，这既是科学技术发展的需要，也是我们的行业管理迈向规范化的要求，为此，在抓好一般管理工作的基础上，把管理重点放在工程建设的科技档案上。

针对原有科技档案管理体系不健全，管理措施薄弱情况，专门成立了由科技人员组成的科技档案管理小组。以保证科技资料能够准确、完整、系统地立卷归档。同时结合建设工程的特点，制定了《科技档案分类编号办法》和《科技档案编号说明》。分门别类地进行了档案的立卷归档。在编制档案号上，根据房屋和市政工程的不同情况，把科技档案按房屋建设工程和市政基础设施工程进行分类编号。在此基础上，又按照公共建筑、居住建筑、道路、桥梁等工程项目进行了细致的划分。这样，对工程建设项目全部资料项目建议书、可行性报告、设计、招投标、征地拆迁、施工、竣工验收等文件整理成册归档，形成了立体式建档模式，为科技档案的综合开发利用建立了科学、方便、快捷的途径。

4、着眼未来，提高层次是保证科技档案发展的关键

在信息化近程越来越快的今天，信息技术日新月异地向前发展，科技档案工作也不例外，我们应该改变以往的档案管理模式，网络技术在档案工作中的应用是大势所趋，档案资料就是一个大的信息库，我们应把着眼点放在档案管理的现代化问题上，随着办公自动化的普及发展，利用网络技术将档案管理与其它管理工作有机地结合起来，改变档案管理滞后的现象，在提高工作效率的同时，提高档案服务质量和利用率。

5、开发信息，加强服务是搞好科技档案发展的根本动力

档案信息资源的提供利用是档案信息资源由静态转化为动态，它体现着档案工作的目的和方向，开展利用档案信息资源并服务于工程建设，为领导决策提供基础保证。

随着档案带来的不断发展，全社会档案意识的不断增强，档案利用、服务的地位日益突出，档案利用率也不断提高。而档案利用率的提高对促进工程建设， 经济效益有很大的帮助。档案工作是一项服务性工作，档案信息资源的开发利用是档案工作服务性的具体体现。要增强开发档案信息资源的能力，以适应工程建设的需要。在服务范围上，要由内向型转变为内外结合型；在服务方法上，要变被动为主动，提高服务质量；在服务方式上，要由封闭变为开发式；科技档案的管理既要有责任心，还要细心，这样才能反映出科技档案是知道和服务于工程建设，它将成为工程建设中不可或缺的信息源和数据库，为我们的城市建设和发展提供详实、准确的信息

6、借用知识管理的先进信息技术,提升档案管理的技术水平

知识管理并不是企业管理的全部,也并不是与企业其他方面的管理相对立。知识管理只是从创造价值的角度考察企业的所有运作,并将企业的知识管理渗透到战略管理、市场营销、人力资源管理、生产管理等方面,从而使知识管理成为所有管理的中心和关注的重点。实施知识管理需要强大的现代信息技术支持,比如,知识管理体系中的通讯网络、群件技术、推拉技术、多维度分析技术、数据挖掘技术等, 这些技术不一定都适合档案部门,但档案部门肯定能从中受益。因此,借助企业实施知识管理的机会,带动档案工作信息化建设的升级,是档案工作实现自我发展的一条捷径。

结束语

规划档案工作者应在档案创新管理工作上投入更多的精力,进行更深层次的思考,采取更有效的措施。档案创新管理工作是未来档案利用的必然趋势,通过档案工作者的共同努力,档案机构必定能够改变档案工作的现状,有效发挥档案工作的优势,为工程建设保驾护航。

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