开发“拉动式”企业档案信息目录的构思

“拉动式”企业档案信息目录是根据外部市场环境复杂变化对企业经营思路和发展战略的动态影响，从创新企业档案信息传递服务载体^手，将市场信息内容、企业周期性工作任务纳入到档案信息检索目录之中，并以此作为调整组合档案信息的“动力”，牵引“静态”的档案信息围绕企业经营方式转变来传递，拉动“尘封”的原始记录紧随企业自主创新变革活动来组织，提升企业档案信息输出质量，平衡企业档案利用供需关系的逻辑动态式目录。

目录内容结构及装具设计

在新形势下，开发“拉动式”企业档案信息目录的目的，是促使企业档案由资源性参考向资本化利用转化，是提高主动式传递服务在档案资源开发利用环节中的实际效果。“拉动式”企业档案信息目录具有灵活实用的检索功能，在使用上体现出以下优势：方便案头摆放、方便自主查找、方便信息更新、方便档情咨询。基于以上构思，在相关的计算机应用软件尚未开发的情况下，采用传统纸质制成材料，尝试设计行业动态情报卡、企业周期性目标任务卡、企业档案选用卡，档案利用测评卡，共同组成反映目录内容结构的分装卡片；在卡片装具页面格式制作上，适度打破传统书本式目录、卡片式检索、声像档案目录在信息表达方法上的单一性，跨检索工具种类地吸收照片档案相册的透明袋装、便于插取特点，借现代视板管理所产生的体系布局、一目了然效果，制成一种卡片分装量化设置，信息联动箭头指向、内容框架呈现体系，循环置换格式控制的活页式样，按照企业周期性目标任务时间先后顺序排序，组合编制成“信息分装卡片+微型书本式活页装具”型的目录实体。

由于该目录的编制使用突出了以人为本的档案服务意识，其实体的形成又集中了不同检索工具的存储特点，且通过视板图示揭示“拉动”信息与“被拉动”信息之间的因果关系，因而在内容结构和装具设计过程中，应围绕目录的信息内容著录容量、分装卡片定置组织、装具页面使用成本、整形目录适用范围、传递效果跟踪反馈等因素进行。

1　设计信息分装卡片。信息分装卡片的配置应当满足承载企业周期性工作目标任务摘录信息、行业动态情报、企业档案选用信息、档案利用测评信息的需要；各个信息分装卡片的著录项目构成不仅能够容纳信息摘录要素，而且能够兼容咬合关联卡项目的对接标引提示，即：通过增设“(行情)关联词、(企业)关联词、(档案)关联词”著录项，分别在行业动态情报卡、企业周期性目标任务卡、企业档案选用卡上进行相互引见著录，以此作为三个分装卡片之间的对接接口，提示利用者对三个分卡信息进行分层次解读，逻辑性归纳，准确地使用，同时，将在企业周期性目标任务中发挥效益的档案按其内容所反映的方法、经验、管理模式等进行知识性类聚，归纳为“知识亮点”著录项，置于档案利用测评卡上，以此作为与企业周期性目标任务卡、企业档案选用卡的对接接口，形成档案利用反馈信息关联词项，通过档案人员定期收集、汇总分析，为适时更新各个分装卡片信息内容、积累档案利用典型案例、促使档案参与下一次“拉动”信息循环活动提供最直接的科学依据。下面，试以图示方法具体说明信息分装卡片的格式以及关联词著录项在卡片上的设置：

2　卡片的聚合组装以特制的卡片芯页为定置架构。对这种旨在牵动人的视觉感应流向的卡片布局摆放架构设计，适宜将企业各层次利用者所熟知的视板管理图示展示方法导人到固定分装卡片位置、标示信息传动路径的页面结构流程中，以增强页面对卡片信息的图示传动效果，形成两者之间相互衬托、相互依存、方便感知认可接受的思维动感工序特性，从而达到市场情报引导企业经营管理目标定位、企业经营管理具体工作任务分解提供企业档案信息消费商机、企业档案信息借助市场情报对应标示接口比附控制自身内容质量和服务质量的功效循环设置要求。

卡片芯页的具体制作应采用照片相册加工方法，分装卡片采用透明袋装，各卡之间通过箭头指向，表达信息传动，页面大小可根据不同行业企业的信息需求灵活设置，组装卡片的架构可参见以下图示：

3　选择活页央为卡片芯页的包装。遵循档案二次信息开发的经济适用性原则，卡片芯页的整理、装订以完整地承载界定周期任务实用信息的卡片芯页为组织单位，选用活页夹作为卡片芯页的包装外壳，以适度弥补书本式装具固定性较强而灵活性不足的缺陷，使整形目录载体能够通过置换卡片更新信息内容、根据信息容量调节芯页增减、凭借动静结合的组装形式延长卡片装具使用寿命，从而达到平衡目录制成材料成本与动态信息消费之间关系的设计目的。

4　强化利用服务。为确保“拉动式”档案目录动态利用效果的常态化，应将开发“拉动式”企业档案目录的信息筛选、分卡著录、分发利用、定期更新、反馈信息汇总等环节做利用服务执行力上的强化，分项制订出“‘拉动式’目录信息利用需求调查措施”、“‘拉动式’目录信息更新传递措施”、“‘拉动式’目录信息层次利用对口服务措施”、“‘拉动式’目录信息利用效果用户评价反馈措施”、“‘拉动式’目录信息源材料备选措施”、“‘拉动式’目录信息质量承诺措施”，从而为充分体现该目录的“拉动式”特点提供检索编制、传递利用措施上的保障。

目录使用功能目标设定

1　导向性。即借助拉动式的目录结构，企业档案信息传递围绕企业经营管理目标任务进行调节、定位；企业经营管理工作内容引导企业档案信息消费的指向、层次和范围。

2　时效性。即借助拉动式的目录结构，企业经营管理目标任务在市场环境中运行操作的周期性卡定了与之相对应的企业档案信息利用的有效期，企业档案信息的收集组织、整理加工、传递速度只有与企业界定周期内各项工作任务内容所规定的时间相吻合，才能避免信息供需脱节的故障，及时地发挥出最大价值功效。

3　信息优势互补性。即借助拉动式的目录结构，企业档案信息内容的滞后性在市场情报的互参筛选作用下得到改善，驱动并提升企业对档案的利用机率；而市场情报引导企业周期性经营管理目标定位的精确度则通过接受企业档案原始依据性信息可靠程度的调试衡量，及时地纠正方位偏差、减少引导失误、降低信息损耗、防止无效劳动，对应地增强外部信息介入企业内部信息运转流程的可行性分析判断功能。

目录使用价值预测

首先，经济地满足现代企业运营模式的信息链对企业档案资本价值内容的链接要求，强化企业档案在市场经济中为企业现实需要服务的基础信息地位，务实地提高企业档案实际利用效果。

其次，动态地满足现代企业经营性结构调整及改组活动对企业档案利用服务方式的灵活性要求，促成企业档案利用服务机制的创新与企业发展对应磨合适应关系的建立，逐步实现企业档案利用服务活动与企业各项工作活动的同步协调运行。

第三，适度地满足现代企业零距离接纳市场信息的理性需求，在一定程度上改变外部信息与企业档案信息内容互不关联的现状，使市场情报通过企业档案基础条件论证作用合理地渗透到企业科研、生产、管理、经营销售过程中的可能性转化为一种客观现实。

第四，创新地满足企业档案部门宣传档案、传播档案的媒介载体需求，促使企业档案宣传工作主题由企业档案意识宣传向企业档案市场价值宣传过渡，并以此为契机，加快市场信息传播方法在开发企业档案信息资源活动中的移植应用步伐。

第五，条件地满足企业档案、图书、情报一体化计算机应用系统设计的参考需求，其中包括：为计算机应用系统总体结构设计提供相关信息关联控制参考条件；为构建组织数据库提供基础数据种类构成参考条件；为用户界面设计提供检索功能参考条件；为应用系统运行管理制度的建立提供信息传递质量控制保证要求方面的参考条件。