小企业内部会计控制

摘要:近年来,我国小企业发展迅速,但为了节约成本,通常其组织结构简单,普遍存在职能部门职责不清、相互混岗的现象,内部规章制度不严谨;没有预算或预算弹性过大,财务收支不够透明,会计处理不够规范,会计信息失真等。造成这些问题的原因很多,但小企业内部会计控制不健全则是重要的原因之一。

关键词:小企业;内部控制;内部会计控制

中图分类号:F23文献标志码:A文章编号:1673-291X(2009)26-0116-02

一、内部会计控制的基础理论

(一)内部会计控制的要素

一个有效的内部会计控制制度应当涵盖企业财务会计管理的全过程,满足实现内部会计控制目标的要求。任何内部会计控制都应具备以下控制要素:

1.合规、合法性控制。目的是使企业每一项经济业务活动在合规、合法的范围内开展,是各项内部会计控制的前提和基本要求。

2.授权、分权控制。现代化企业的发展,必须将权力进行科学合理的划分,在授权、分权范围内,所有权者和分权者有权处理有关事务,未经批准和授权,不得进行有关的事务。

3.不相容职务的控制。是内部会计控制的本质特征。所谓不相容职务,是指集中于一人办理时,发生差错或舞弊的可能性就会增加的两项或两项以上的职务。

4.业务程序标准化控制。是实现现代化企业科学管理的客观要求。采取这种方式,任何一项会计业务的处理,经办人员都有章可循,按照科学的程序办事,提高工作效率。

5.复查核对控制。是会计信息可靠性的重要保证。包括:将记录与所记录的事物相互核实;将记录之间相互复查核对。

6.人员素质控制。内部会计控制是否有效,关键取决于实施内部会计控制制度人员的素质。要具备一定的财经法规、财务会计知识,良好的职业道德,较高业务素质和专业技能。

(二)内部会计控制的基本内容

内部会计控制的内容不仅涉及企业的各个岗位、员工,而且覆盖了企业的主要业务流程。最主要有以下六个方面内容:

1.货币资金内部会计控制。是指企业的货币资金收支和保管业务建立严格的授权审批制度,办理货币资金业务的不相容岗位应当分离,相关机构和人员应当相互制约,确保货币资金的安全。

2.实物资产内部会计控制。是指企业应当建立实物资产管理的岗位责任制度,对实物资产的验收入库、领用、发出盘点、保管及处置等关键环节进行控制,防止各种实物资产被盗、毁损和流失。

3.对外投资的内部会计控制。是指企业应当建立规范的对外投资决策机制和程序,通过实行重大投资决策集体审议联签等责任制度。

4.采购与付款的内部会计控制。是指企业应当合理设置采购与付款业务的机构和岗位,建立和完善采购与付款的会计控制程序,减少采购风险。

5.销售与收款的内部会计控制。是指企业应当充分发挥会计机构和人员的作用,加强合同订立、商品发出和账款回收的会计控制,避免或减少坏账损失。

6.成本费用的内部会计控制。是指企业应当建立成本费用控制系统,做好成本费用管理各项基础工作,提高经济效益。

(三)小企业内部会计控制的设计原则

小企业内部会计控制的设计以统一与灵活性相结合、约束与权限相结合、全面与重点相结合、岗位与职责相结合、成本与效益相结合的原则。

二、企业内部会计控制案例分析

(一)企业介绍

以某一有限公司为例,该公司成立于2005年10月,属于IT行业的商业企业,2006年被批准为一般纳税人。企业注册资金100万元人民币,投资主要经营项目;不间断电源(UPS)、蓄电池、发电机组兼营网络设备及耗材。公司自2005年成立至今创造了良好的经营业绩,已在该行业享有一定声誉,逐渐成为国内外知名品牌的行业总及维修服务中心,建立了自己固定的销售模式。

公司有两位投资人投资注册,总经理出资60%、副总经理出资40%。目前公司现有员工12人,其中,包括两位经理、财务2人、销售员3人、工程师3人、商务1人、司机1人。该公司大部分岗位实现了定员要求,能够划分具体岗位,但由于公司运营成本及人员有限,存在人员兼职,使各岗位的责任制并不明确,职责不够分明。

(二)企业现有内部会计控制制度

内部会计控制的内容涉及企业的各个岗位、员工,且覆盖了企业的主要业务流程,范围非常广阔,但本文仅针对该小企业发生频率较高和风险发生可能性较大的环节加以描述。突出表现在以下几方面:

1.会计基础工作控制。该企业财务部门,有出纳、会计各一人,均取得了会计从业资格证书。

2.货币资金的内部会计控制。企业收款的来源主要为现销、赊销收回与其他应收款项结算,能够确保全部应收货币资金收进,并及时准确的予以记录。企业建有严格付款内部控制,首先每笔报销业务必须经总经理的审核签字,才能予以支付;其次货款的支付业务也有规定程序;最后,出纳根据复核无误的支付申请,按规定办理货币资金支付手续,并及时登记现金和银行存款日记账。

3.存货的内部会计控制。该企业设有商务兼库管一名,既负责货物储存保管又负责存货账户的记录,不定期地进行库存盘点。

4.采购与付款循环内部会计控制。在采购活动中能够做到物资请购、采购、验收、付款、记账的职务分离控制。

5. 销售与收款的内部会计控制。销售部门主要负责处理订单、签订合同、执行销售政策和信用政策以及催收货款等;存货管理部门主要负责发货单据是否齐全办理发货的具体事宜;财务部门主要负责销售事项的结算和记录及监督款项的收回等。

三、完善企业内部会计控制的对策建议

(一)解决企业存在问题的对策

1.会计基础工作及货币资金控制的对策。考虑小企业的规模、财力、人力等限制,该小企业内部会计机构的设置应充分根据企业自身的特点和经营管理的需要,从经济性、实用性出发,注重实质控制,现应在原财务部门基础上增设总账会计,从而落实钱、账、物分管制度。只有对会计凭证进行逐层监督审核才能保证会计信息的质量,准确、真实、有效地反映企业经济活动情况。另外,在货币资金的授权审批和会计稽核方面做到合理设计,能够有效防止企业经济损失,保障企业财产安全。

2.存货的内部会计控制的对策。因存货是企业最重要的流动资产,占据了企业很大一部分流动资金,其管理关系到企业整个经营链条的顺畅运行,所以,企业必须制定合理的存货内部会计控制制度。关键点的控制是首先要保证企业存货的安全,然后是不相容岗位的分离。根据企业发展的需要应设存货的分类整理岗位,即存货出入库管理岗位、存货资料记录岗位、存货业务稽核岗位。另外,改变企业原有设计不科学的存货收、发、存业务流程。

3.采购与付款内部会计控制的对策。因采购与付款循环中,潜在的风险比较大,必须依靠有效的内部会计控制防止并审查可能发生的重大差错和违法违规行为,尽可能降低该环节造成的经济损失。关键点的控制是采购和付款的预算控制、授权审批控制、合同订单控制。只有在采购与付款业务的内部会计控制上严格执行事前、事中和事后的流程控制,坚持成本效益原则,做好采购与付款业务的预算工作,才能保证采购活动的有效性,实现资金使用的效益性和安全性。要重视采购与付款合同订单控制,对于存货的采购必须实行采购合同控制,应充分了解和掌握供应商的信誉、供货能力、价格优惠、货物的质量等有关情况,按规定的授权批准程序确定供应商;合同应有规范的格式、明确的标的,且符合法律、法规;签订的合同经理审批后应存档,由商务保管。

4.销售与收款内部会计控制的对策。因销售是企业的主要经营业务,是决定经营收入的前提。在市场竞争中,企业为吸收更多客户,扩大销售量,采用赊销和分期付款方式。如何在扩大销售的同时及时回收款项,控制风险将是企业未来最应期望达到的一个目标。关键点的控制是增加客户资信控制、收款控制。增加客户资信控制:企业需要建立科学、合理、有效的信用分析和控制制度,设立独立于销售部门的信用管理部门,建立客户信用档案,重点对其付款态度、付款方式、信用额度等予以反映。加强收款控制:应收账款能否尽快收回,将直接影响企业的资金流动,所以,对应收账款的控制,是销售与收款业务中内部会计控制的重点。应收账款的记录必须严格以销售发票、销售发货单等作为依据,防止虚记应收账款。

(二)完善企业现有内部会计控制制度的建议

本文就企业现有内部会计控制中的薄弱环节给予一些建议,希望企业能够及时采取措施对内部会计控制加以纠正和完善。

财务部门增加一人,并对原财务部门各岗位职责重新定位。

在存货管理上增加一人,大库设专人保管,对原存货管理人员岗位职责重新定位。

在外购商品的采购上一定要做到先期预算、重视审批环节的彼此沟通协调,尽量用少的资金解决大的问题。

在商品销售上一定做到先期客户的资信调查,有条件的应当建立专门的信用管理部门或岗位,负责制定企业信用政策,监督各部门对信用政策的执行情况。信用管理岗位与销售业务岗位应分开。后期要重视应收账款的控制监督。