档案开放利用信息安全探讨

一、档案开放利用中存在的问题

近年来我国的档案开放与利用工作取得了一些显著进步，但毋庸置疑，在开放利用的这一过程中依然存在很多问题：一是公民对档案工作的认识尚处于初级阶段。认识的不成熟、认识的浅薄甚至是对档案开放利用的认识的极度偏差，一定程度上使得开放与利用不能顺利进行。二是档案工作带有很强的政治性，一定程度上脱离了群众，使档案开放和利用环节不完善。三是档案的“低开放率和低利用率”使得公民不能有效获取想要资源，档案合理的开放与利用严重受阻。四是档案过于狭窄的开放率，使人们只能获取有限的诸如经济、医学、科学、技术、文学等类的档案，而对于涉及国防、外交、国家安全等问题的档案等，仅能获得较为宽泛和简单的含义，并不能有效获取，深入探究。五是过于单调的档案开放种类，无法满足社会公众对各种各样信息的强烈要求，笔者认为在开放各类传统的文书档案的基础上，还应适当开放那些在某些机构和部门在业务职能活动中形成的科技档案和相应的其他专门档案，如果能再开放其他类型和载体的档案，对公众信息的获取和档案的开放和利用会更有帮助。六是法律所规定档案馆30年的开放期限太过死板和局限，且缺乏较强的针对性，不能迎合某些特殊类型档案开放的要求，并且过长的限制年限，使得档案馆与时代更新的知识脱节，资源的陈旧也是档案开放利用的一个大问题。

二、做好档案开放利用工作的措施

档案工作开展的关键和基本点就是把握好档案保密工作与档案合理开放利用工作之间的“度”，既要妥善做好信息安全保障措施，也要保证档案信息的开放利用，因此合理的开放利用是与安全保密工作是一体的，是不可分割的，两者都要抓，都要硬。对于档案信息工作人员来说，要在做好档案保密工作的前提下积极地促进档案的进一步合理开放，是一项行为和工作艺术，不可或同样也是其不可推卸的责任。笔者在这里将具体的工作措施大致分为几个方面，希望为档案的开放利用工作尽绵薄之力。

1.提高档案开放的工作意识。很多档案管理工作单位，过于看中档案的保密工作的开展，陈旧的档案保密意识使其无法顺利接受所谓的档案开放利用，开放意识被淹没在心灵的最深处，始终浮不上来。因此，加强某些档案工作人员的档案开放意识是顺利开展档案开放利用工作的重要因素。另外，可以通过宣传教育来增强整个社会的档案开放意识，让全社会都对档案开放持有一种积极乐观的态度，渐渐杜绝传统的过于保密的档案意识，档案开放工作要简化程序，鼓励开放。

2.积极做好档案审查鉴定工作。工作人员要根据档案的内容是否合适对大众开放这一每份档案进行仔细的审查鉴定，确保档案审查工作的顺利开展。档案的审查鉴定是一个大工程，需要仔细完成，具体有几个重要步骤。首先，工作人员要对档案内容进行严格审查，将那些不应开放的档案挑拣出来，置于“不开放”行列，在挑拣的过程中，对档案进行简单分类。然后，由档案的专业人员再对其进行详细的审查，主要针对那些不确定是否开放的档案，最后，再由相关领导进行终极审查，确保审查鉴定工作无误，最终确定将应该开放的档案开放，不应开放的仍进行保密。

3.转变档案开放中的服务方式。科技的发展使得信息技术高速膨胀，随着大众的信息需求的增强，除了档案查阅、档案外借、档案展览等传统的档案服务方式之外，应该多增加几种档案开放服务方式，各档案管理单位应该根据自身的特点以及大众的需求转变档案开放方式。首先，档案部门应该运用多媒体传播手段，例如网络、报纸、杂志、新闻媒介来通报档案开放信息。其次，要面向大众做好档案研究工作。将本馆中那些具有馆藏价值或者是利用率高的档案材料进行详细的专题研究，以编辑出版或新闻的形式面向公众。再次，档案工作者要善于利用诸如Email交互服务、FAQ、电话咨询、网站论坛等人工智能服务平台开展参考咨询服务，对利用者提出的问题进行疑难解答。最后，要根据利用者的喜好将某一领域内的档案的最新信息“送货上门”，保证利用者享受到最贴切的开放服务。

4.做好档案开放前和开放中的工作。档案开放前要努力做到：一是由于档案无比珍贵，要将那些容易破损的档案复印或拍照的方式备份，以防万一。二是要将先前通过领导终审的档案进一步整理，做到分类放置、排列得当，组卷合理，编目清晰。每一份档案都要设置检索号，以方便查找、检索。三是在编制目录、制作文摘之外，还可以利用网络技术建立检索工具，以确保更高效的检索效果。档案开放过程中要注重做好监督工作：一是要完善各种监督制度，针对不同的利用人群进行不同的开放范围和方式，规章制度要简单且便于执行。二是要对档案库房加强监督。档案库房工作人员一定要严格遵守工作制度，做好份内工作，严禁不相干人员进入库房，入者要严格登记，以确保档案材料的安全。三是一天的工作结束后，要及时对相关档案进行检查确保无丢失、过分损坏的材料。如果出现也应及时进行妥善处理，必要时还应追究使用者的责任。总之，以上便是对档案开放利用中存在的问题以及解决这些问题应该采取哪些措施进行的简单探讨。档案的合理开放利用固然重要，但随着时代的发展，档案泄密的现象时有发生，对此，我们也必须要做好档案的信息安全保障措施，以便更好地让档案为公众服务。

三、切实做好档案的信息安全保障工作

随着档案资料的进一步开放利用，在档案利用者的“知识利益”最大化的前提下，档案信息安全却面临着重大的问题，如何有效地建立档案网络信息安全体系是档案工作者始终无法逃避的难题，档案信息安全保障工作任重道远，需要包括档案工作人员在内的全社会人员的共同坚持和努力。基于对档案开放利用的认识和思考，笔者综合多年的考察和研究，对如何建立档案信息安全保障体系提出几点自己的意见。

1.树立可持续发展的档案信息安全观。树立可持续发展的档案信息安全观是全社会集体参与档案信息保护的有效措施，思想指引着行动，先进和科学的思想更有利于事情顺利、快速地进行。档案信息安全体系的建立当然离不开先进思想观念的指导和保障。档案信息安全保障体系的建立，首先要从思想观念上入手。档案信息安全的思想保障是确保该体系建立的关键因素。树立全面科学、可持续发展的档案信息安全观是思想基础。传统静止、片面、不科学的保密安全观、技术安全观、网络安全观、系统安全观都是对安全保障体系认识不全面造成的。因此，新时期要努力克服这些片面的安全观，树立全面科学、可持续的信息安全观。这种可持续发展的档案信息观，是集档案信息记录内容、记录方式、记录载体等为一体的信息安全观。它是现代档案信息安全体系建立的指明灯，为档案信息安全战略的提出和实施，提供了切实可靠的精神力量和理论指导。档案管理者要坚持“纵深防御、综合治理、等级档案保护、促进发展”的思想方针，以呼吁和响应国家信息安全总的要求。在新时期信息时代下，要更加注重“防”。“防”作为一种不可或缺的安全观念俨然已经发展到纵向深层防御的地步；而“治”代表着集安全策略、安全管理和安全技术为一身的综合治理。强调重点，主攻重点，对档案信息实行等级保护，有助于我国档案信息安全保障体系的顺利建设。相关的档案单位要切实做好档案信息“防“”治”和“等级保护”等主要工作，只有这样，才能从思想上逐渐树立可持续发展的信息安全观，促进档案信息安全保障工作的健康、蓬勃、快速发展。

2.制订切实可行的档案信息安全战略规划。在档案合理开放利用情况下，制定切实可行的档案信息安全战略规划，是做好档案信息安全保障工作的重要内容和可行方式。同样也是有效地保护知识产权、隐私权的重要手段，其重要性不容小觑。档案信息安全措施是档案信息安全保障体系的重要内容，居于核心位置。所谓档案信息安全策略，就是相关人员针对档案信息安全的出现的新情况、新特点、新形势、新内容进行仔细研究后总结和归纳出解决问题的新方式和有效举措。为了增强档案信息安全保障工作的科学性和有效性，各个地区不同档案部门都要针对自身的特点制定适合自己的安全保障策略。首先是要加强档案安全危机意识，时时警惕，事事警惕。尽自己最大努力保障档案的安全，尽可能地减少档案流失率和损坏率。其次，完善部门相关法律法规，建立网络危机机构，制定有效、合理的防灾应急方案，未雨绸缪。安全威胁、安全缺陷的出现是档案信息安全不可回避的两个问题。各部门要针对这两方面，客观地对出现的问题进行仔细研究，分析和评估，以达到安全防御措施的顺利实施。档案安全威胁是档案信息安全保障中最棘手也是最重要的一方面，因此，做好安全防御至关重要。再次，部门内部要时常进行危机模拟演练以及组织相应的危机应对培训，健全安全决策，迅速反应的机制，提高整个部门的随机应变能力和执行操作能力。最后，要正确处理档案开放利用和防御保密二者之间的关系，二者并不是时时刻刻都相互对立和排斥，在一定的条件下两者却能相互协调、相互促进，共同推进档案事业的顺利进行。不能单纯因为某些档案信息安全策略的实施而彻底忽视了档案开放利用的重要性，也不能因档案开放利用不顾档案信息安全战略规划。

3.教育、培养贤才促进安全保障。人才的教育和培养是档案信息安全保障体系建立中不容忽视的重要因素之一。档案人员在档案信息急速膨胀和档案事业蓬勃发展之下，面临着越来越大的压力。社会对他们的要求也日益剧增。因此，加强对档案工作人员的教育和培训势在必行。档案部门要树立现代化的人才观念，有计划、有目的、有类别，多层次，多方式地对员工进行档案信息安全的培训是有必要的。要注重培养档案人员包括安全意识在内的综合素养，在自律和他律的双重作用下，增强安全意识和应对档案安全问题的处理能力。另外，各档案管理部门也应适时开展信息安全能力测试活动，必要时可以建立档案安全能力奖励基金，鼓励员工积极投身档案安全问题的处理中来，壮大档案安全防御处理的实践队伍，逐步实现档案信息安全保障体系的建立。综上所述，档案的合理开放和利用是一项必须置身其中、努力应对的艰巨任务。针对开放利用过程中出现的档案信息安全问题也应积极对待，妥善解决，只有这样才能促进新时期档案事业的蓬勃健康发展。

作者:李春芳 单位:广东省林业科学研究院