加强工程设计原始档案归档工作的管理经验谈

摘要：工程设计原始档案是工程设计的原始技术性资料，它不仅是工程设计的基本凭证，而且也是工程实际运行投产后设计人员对工程进行技术改造和修改工程设计偏差的主要依据。加强对于工程设计原始档案归档工作的管理，不仅有利于档案管理工作本身的自我完善，而且也为设计人员日后查找工程设计的原始资料提供了一定的便利，对于工程的健康有序运行具有重要的意义。

关键词：工程设计原始档案；归档；管理

所谓工程设计原始档案，是指关于工程项目建设的技术依据的设计文件和图纸，是工程设计的原始技术性资料。工程设计原始档案不仅是工程设计的基本凭证，而且也是工程实际运行投产后分析工程事故、修改工程设计偏差以及对工程进行技术改造的主要依据，具有重要的参阅和查考价值。工程设计原始档案为工程建设的持续健康运行提供了重要的资料基础，加强对于工程设计原始档案归档工作的管理具有重要意义。

一、工程设计原始档案归档的主要内容

（一）工程设计依据性文件

工程建设是一项投资兴建固定资产的经济活动。为了更好地促进国民经济各部门的发展和人民生活物质生活水平的提高，工程建设这种经济活动必须严格遵循相关的法律法规和固定程序，工程设计的依据性文件应该成为工程设计原始档案归档的主要内容之一。在我国，工程设计的依据性文件主要包括工程计划任务书、设计审批文件、对外协议合同以及工程招标文件等。

（二）工程设计基础材料

工程设计是对工程项目的建设提供具有技术依据的设计文件和设计图纸的过程。工程勘察是工程设计的前提，工程设计基础材料是关于工程勘察的数据和信息的材料，如水文地质检验材料、岩石地貌特征报告等。工程设计原始档案的技术性主要体现在这些基础材料当中。

（三）设计往来文件

工程设计是一项系统工程。为了保证工程设计的科学合理性，工程设计单位之间会进行多方交流与合作，设计中的往来文件也是工程设计原始档案的归档内容之一。设计中的往来文件包括设计过程中与有关单位的来往函电、工程创优措施以及质量控制文件和记录等。

除了上面所说的工程设计依据性文件、工程设计基础材料以及设计往来文件等，工程设计原始档案还应该包括专业互提资料、计算书、结合工程设计进行的科研与试验材料以及工地代表及回访材料等其他需要的保留材料。总之，设计工程原始档案不仅种类繁多，而且内容也包罗万象，了解设计工程原始档案的主要范围及内容能够促进设计工程原始档案归档工作的顺利进行。

二、目前我国工程设计原始档案归档工作中的主要问题

（一）对工程设计原始档案归档的重要性认识不足

档案归档是档案部门的基础性工作，加强对于工程设计原始档案归档工作的管理不仅有利于提高档案部门的工作效率，而且能够提高案卷质量，便于设计人员日后对于原始档案的查考，对于工程的健康有序运行具有积极的促进作用。然而，目前我国工程设计原始档案归档工作却还存在着对工程设计原始档案归档的重要性认识不足的问题。一些设计人员认为档案归档是档案部门的工作，因此不重视对于工程设计依据性文件、工程设计基础资料等原始档案的保存和归档，给档案部门的工作带来了一定的困难。在档案部门，档案部门的工作人员又认为工程设计原始档案不是档案归档工作的重点，严重影响了归档的效率和案卷归档质量，不利于原始档案的查考。正是由于设计单位和档案部门双方都不重视对工程设计原始档案的归档，没有认识到其重要性，直接导致了工程设计原始档案归档工作的不完善。

（二）档案管理方式落后，档案管理体制不健全

对工程设计原始档案的归档是档案部门的主要工作内容之一。工程设计原始档案主要是一些实体资料，档案部门对设计工程原始档案的归档主要以对工程设计依据性文件、工程设计基础材料以及设计往来文件等实体档案进行整编归档的方式呈现。实体档案为工程设计提供了较为原始的可靠资料，是工程投产运行之后对工程事故进行分析处理、修改工程设计偏差以及对工程进行技术改造的主要依据。

随着科技的发展和进步，工程建设发展迅速，企业的工程项目越来越多。由于工程项目的日益增多和复杂化，工程设计原始档案也越来越多，在这种情况下如果依然采用实体档案的管理方式对档案进行管理，必然会影响案卷的准确性，给档案的查找带来一定的障碍。目前，我国在对工程设计原始档案进行归档处理的时候，原始档案仅此一份，没有对原始档案进行信息备份。这种落后的档案管理方式及不健全的档案管理体制，显然不利于工程设计原始档案归档工作的顺利进行。

（三）档案人员相关专业知识比较薄弱

工程设计原始档案不像一般的档案，只是一些资料或者材料性质的文件和图纸。工程设计依据性文件涉及相关的法律法规，工程设计基础资料是涉及工程具体实施过程的科学性资料，工程设计原始档案具有一定的技术性和专业性。档案归档是由档案工作人员来完成的，目前我国工程设计原始档案的归档工作还存在着档案人员相关专业知识比较薄弱的主要问题。由于档案人员对工程概况不了解，特别是缺乏对相关专业知识的了解，在整理归档的过程中难免出现立卷不当、案卷名称不确切的问题，直接影响了原始档案的案卷质量，不利于工程设计原始档案日后的查考。

三、加强工程设计原始档案归档工作的管理经验

（一）充分认识工程设计原始档案归档工作的重要性

工程设计原始档案既是工程设计的基本凭证，又是工程实际运行投产后分析工程事故、修改工程设计偏差以及对工程进行技术改造的主要依据。加强工程设计原始档案归档工作的管理，不仅有利于档案归档工作本身的正常运行，而且对于实现工程的顺利运行也具有积极的促进作用。我们应该认识到，加强对于工程设计原始档案归档工作的管理，不仅需要档案部门自身的努力，而且需要设计单位的主动配合，需要双方的共同努力。

（二）转变管理理念，建立数字化档案馆

随着社会的发展和进步，原始的实体档案管理模式已经不能适应新的时代的发展需求。数字化档案馆的建设能够使档案馆从以实体档案为管理对象，转变为以档案信息为管理对象，实现档案管理模式的转变。数字化档案馆的建立不仅有利于提高档案馆本身的工作效率，而且数字化档案信息的建立对于工作人员针对工作中出现的原始档案归档率统计数字分析，进行课题攻关，促进原始档案归档工作的更好进行也具有积极的促进作用。

需要说明的一点是，数字化档案馆的建设要求档案业务人员必须具有相关的业务知识。因此，档案馆的管理人员应该首先转变观念，具备相关的档案管理知识以及先进的管理理念，转变观念，加强数字化档案管的建设。在科学管理理念的指导下，管理者应该立足本档案馆的实际情况，组织对档案馆工作人员的技能培训，使他们逐步转化为数字档案馆工作人员。

（三）注重档案人员综合素质的提高

近年来，随着我国工程建设的不断发展，工程设计变得越来越复杂，工程设计原始档案资料也越来越具有专业性。在这种情况下，如果档案人员还是按照传统的档案管理方式工作，那么显然已经不能适应新形势对工程设计原始档案归档工作的更高要求。因此，加强对于工程设计原始档案归档工作的管理应该注重档案人员综合素质的提高。另外，工作人员了解工程设计的相关知识，认识到工程设计原始档案的重要性和主要内容，对于推进工程设计原始档案归档工作同样具有重要价值。

四、结语

工程设计原始档案的归档工作是工程设计行业档案工作的重要组成部分，也是档案管理工作的基础工作。工程设计原始档案的归档情况不仅关系着档案部门自身的工作质量，而且对于工程实际运行投产后分析工程事故、修改工程设计偏差以及对工程进行技术改造同样具有重要的影响。为了促进工程设计原始档案的归档工作，提高案卷质量，更好地实现工程建设的投产运行，加强对于工程设计原始档案归档工作的管理具有极为重要的现实意义。