二级管理体制下研究生教务秘书工作探析

【摘要】研究生教务秘书在研究生学习科研活动中发挥着重要的作用，在我国研究生招生规模扩大的情况下，原有的研究生教务秘书管理模式已经很难适应新形式的需要，在实际工作中，研究生管理方面出现了一定的问题，主要包括研究生教务秘书工作制度不完善，责任分工模糊，心理压力过大，专业化特征不明显等。基于二级管理体制之下的研究生教务工作需要有新思维和新举措，以教学二级学院为主体的研究生教务秘书工作应该呈现出符合实际需要的调整，以提高培养单位研究生教育教学质量。

【关键词】教务管理　途径　二级管理

研究生教育是我国学历教育中最高级的阶段，它承担着为国家培养高层次专门人才的历史重任，研究生培养质量直接决定着中央有关创新型国家的建设步伐，关系到我国经济社会的可持续发展，可谓意义重大。近年来，随着我国研究生教育规模的逐年扩大，研究生群体在数量上和构成方式上都产生了巨大的变化，随之带来的管理问题日益凸显，作为研究生教育管理的直接参与者，各个培养单位的研究生教学秘书的工作压力陡然增大，各种问题已相继出现。管理问题若不能及时解决，势必直接影响到研究生的学习和科研，进而使培养质量受到损失，可以说，研究生教学秘书工作的现状已经到了必须加以认真对待的程度。本文旨在分析在二级培养单位中，研究生教学秘书工作状况以及相关问题的解决措施，以此来促进研究生管理工作的规范化和科学化，全面提升培养单位中研究生管理工作的效率和服务水平。

一、现阶段研究生教务管理工作呈现的问题

所谓研究生教务秘书，指的是在研究生教务管理工作中从事最基层、最基础管理和服务工作的人员，他们承担着研究生日常学习、科研、生活中各种事务性工作，其岗位工作具有很强的政策性、理论性、操作性，他们是研究生管理体系中最为不可或缺的人员。研究生教务秘书的工作对象是各级别各层次的研究生，这个群体具有与大学本科学生所不同的鲜明特点：研究生具有高智商性、生源构成的复杂性、分散性和独立性。这些特点决定了研究生管理的难度。

研究生教务秘书分属于各个二级学院，从现有招生体制来看。研究生的培养工作都是交由各个二级学院完成，二级学院的研究生教务秘书对本学院的全体研究生负责，不难想象，研究生教务秘书的工作量是巨大的，工作负担是较为沉重的。在研究生招生规模扩大之后，研究生管理的模式并未发生根本性的调整，由此带来的种种弊端和矛盾制约着培养单位的正常教育教学，笔者就教务秘书的工作，浅谈如下几个问题：

1.研究生教务秘书的责任和分工模糊

研究生教务秘书的工作琐碎繁杂，常常面临着巨大工作压力。不容忽视的是。相当多的事务是由于责任分工不明确造成的。二级管理体制，必须明确各自的责任，学校、学院与专业导师需要各自厘清权责，教务秘书承担的工作应由二级学院委派掌握，责任分工的盲目性往往造成管理环节的脱钩和互相推诿。

2.研究生教务秘书的专业化程度有待提高

研究生教务秘书的选拔的标准尚不统一，由此造成了研究生秘书在专业化方面存在缺失。专业化包涵两个方面：第一，作为教学的主体单位，二级学院有着明确的专业方向，研究生在专业知识领域有着深厚的储备和积累，日常的教务管理工作无法避免地涉及到专业知识领域，而相当多的教务秘书在学历层次和专业知识背景方面存在着一定程度的欠缺，直接影响到了工作的效率和质量。第二，作为管理者，研究生教务秘书必须具备较高管理水平和能力，较强的人际交往能力、沟通能力，熟练掌握计算机办公设备，拥有一定程度的外语交流能力，可以说，教务秘书是一种综合性的复合型人才，需要从业者有着全面的素质。值得注意的是，当前各个培养单位对于教务秘书人才的遴选缺乏统一的标准，随意性很大，很多教务管理人员缺乏相应的技能和素质，造成了工作方法不得当。办公效率低下等问题。

3.研究生教务秘书的心理问题

研究生教务秘书工作是极其琐碎和细致的，每一项工作都直接关系到导师或研究生的切身利益，随着各二级学院的研究生数量猛增，劳动强度逐渐增大，相当多的教务秘书都是年轻人，在这种高强度的负荷之下，很多人或多或少地出现诸如焦虑、烦躁、缺乏幸福感、悲观等等不良情绪或心理问题。这些问题的出现应该引起我们的重视。

4.研究生教务秘书队伍的不稳定

研究生教务秘书的流动性较大，人员更换频繁，这种情况无疑给学院和学生的正常学习科研造成了不小的影响。建立稳定的研究生教务秘书队伍是各个培养单位必须认真加以解决的棘手问题。

5.研究生教务工作的相关制度不健全

研究生教务管理工作是系统的复杂工程。这其中，研究生教务秘书承担的责任十分重大。没有制度作为规范，从人员遴选、到工作职责分配、到职工权益保障、工作职责范围等等方面都需要明确、详实的制度来规范和约束，做到有章可依、有章必依。制度建设的缺失是造成研究生教务工作诸多问题的核心和根源。

二、在二级管理体制下，破解研究生教务秘书工作瓶颈的途径

1.制度建设是管理的前提和基础

作为从事研究生管理工作的一线人员，研究生教务秘书的工作需要纳入到整个二级学院正常的教育教学管理体制中来。制度建设是一切工作的保证。就研究生管理工作而言，需要明确学院各个职能部门的权责，做到分工明确，责任清晰。

针对研究生教务秘书工作制定的规章制度应该涵盖人才引进、人才培养、岗位角色、管理人才队伍建设等多领域和多角度，本着对学院负责对教学负责的态度，做到引进合适的人才，促进人才的可持续发展，确保教务秘书队伍的稳定发展。

2.二级学院应适时开展对研究生教务秘书的专业化发展培训

专业化发展培训旨在不断增强员工职业技术水平，使之适应新的需要。同时专业化发展也能促进员工最自身职业的认同感和成就感。研究生教务秘书的工作往往具有较强的专业背景，正如前文所述，这种专业背景来自于二级学院的学科领域以及作为管理者地相关专业技能。正如有学者所言，“基于研究生教学工作所处的环境及工作对象的特殊性，二级管理体制下的研究生教学秘书，不仅要系统掌握教学管理知识，还要熟悉学校关于教学管理的各项规章制度，不仅要熟悉掌握本部门的教学特点，还要了解相关部门的教学特点，不仅要具备较为扎实的现代教育学和现代管理科学知识，还要具备一定的哲学、系统科学、社会学、心理学知识，不仅要具备一定的计算机知识及其操作技能，还要在丰富教育管理工作理论体系的同时学习情感管理”。由此可见，教育教学发展的需要对研究生教务秘书的工作提出的更高的要求，终身学习和可持续性学习已经成为研究生管理工作者具备的素质。二级学院应该立足自身实际，根据自身对管理工作的要求对教务秘书进行有针对性的专业培训，使之能够不断适应学院教学的需要，提高管理水平。

3.重视研究生教务秘书在工作中呈现的心理问题

研究生教务秘书的工作庞杂琐碎，从业人员常常感到心理压力巨大。由此带来相当多的心理问题。在二级管理体制之下，学院应该适时对教学秘书的工作情况予以评估总结，对暴露出的各种问题进行分析和处理。职业性质的心理问题极其不利于员工的成长和发展，学院方面应该适时对教学秘书进行心理减压辅导。例如以年轻人为主体。开展极限拓展训练，增强员工之间的协作意识，增进彼此的互信感。适时对研究生教务秘书的工作进行微调。避免个人超负荷的工作。学院在生活方面对教务秘书多一份关心和理解，让其充分感受到来自学院的信任和温暖。

研究生教育要适应当前社会发展的需要，与此同时，研究生管理工作也要相应迈上新台阶。提高管理工作的效率，优化管理方法是二级管理体制之下研究生管理者需要思考的理论问题。作为一线管理人员，研究生教务秘书的职业有其神圣性，也非常艰巨，探索出研究生教务秘书工作改革新路是极其重要的。