研究高校会务服务

一、学术会议、讲座

(一)会务准备接到此类会议应先了解所有参会人员的总数、外地参会人员的到达时间、车次、航班号、来人总数沛作好接站牌并安排车辆准备接站，提前预订好住宿地点、餐饮、返程车票、机票等。会议议程可用事先设计的模板制作印刷发给参会人员人手一份，以便其了解会议的议程。版式是A4页面对折或三折主要内容为参会人员姓名、单位、职务、发言次序、行程安排、主办方联络人电话等。如果参会人员中有外籍人士应提前了解该国风俗礼节以尊重对方文化。

(二)会场环境学术会议、讲座是高校举办频率比较多的活动这类会议的特点是参会人数不多，常安排在报告厅、演讲厅、阶梯教室等场所要做好会场内隔音、遮光服务。

(三)会场氛围提前做好会场内外的背景墙、欢迎牌、指路牌、海报等。会场内的背景多以沉稳色调为主并结合学术会议主题辅以相应的图案衬托设计。背景上的字体要端正规范相应的会议LOGO也要清晰根据笔者的经验会议组织方有时难以提供清晰的LOGO文件，需利用专业软件进行修改制作，背景面积较大的分辨率可设置为40一50像素/英寸否则文件太大计算机运行速度太慢。为了使背景画面效果达到预想效果最好采用印刷用四色设计作图出大图前要先打印小样给主办部门审核效果。讲座海报制作应尽量明显简洁、色彩活跃要概略介绍主讲人的身份简历，所讲题目、时间、地点要明确详细。

(四)视频音响灯光此类会议常使用多媒体设备，事先应调试投影仪、笔记本等设备的连接。由于主讲者自备的笔记本电脑型号不一，经常会出现笔记本与投影仪不同步的情况主要故障与解决方法如下:

1.投影仪搜索不到信号。解决方法下n键+F3键/LCD组合键加还不能解决应详细阅读设备说明书。

2.显示模糊不清晰。解决方法应该把笔记本的分辨率调至投影仪的分辨率。

3.播放视频时不显示图像。解决方法关掉笔记本显卡的硬件加速。会场内灯光需有专人控制。

会议开始初期，为了摄影摄像需要光线充足而进入到投影演示阶段要及时关闭主光源以保证投影画面质量。

(五)服务礼仪学术会议有时会涉及知识产权、保密规定等服务人员不便在场要备好茶水供其与会人员取。学术讲座多是公开性的参会人数略多服务人员应利用中途休息空隙添续茶水不得打断演讲人的思路。

二、文体活动

(一)会务准备校园内常有学生自发组织的歌咏比赛、辩论比赛、篮球、足球比赛等河协助他们安排场地、服装、联系商户提供赞助等。文体活动的重中之重是安全问题高校内的活动更是如此。事先要充分做好紧急预案并与校内的保卫、医疗部门提前沟通肪范突发事件的发生。

(二)会场布置此类活动的场所比较多样洪同的特点是参会人数较多，师生均有会场的布置也要适应活动的内容形式。下面以辩论赛、运动会两个活动为例对一些具体服务进行说明。

1.辩论赛会场布置。辩论赛一般有多队参加可分为几组。比较常见的布置是八字形，即中央靠后位置是主持人座位左右是辩论选手区。也可以布置成开口圆形，主持人在圆形中间。其他还有“U”形、“山”字形等要根据比赛的人数及现场的环境具体排布。另外各队的部门、系部的名称要张贴在醒目的位置。

2.运动会会场的布置。运动场内的宣传应作统一的安排。对于运动器械的运输布置、安装调试要多征求保管者意见。观众席要多备垃圾桶、饮水设备厕所等公共设施要保证能正常使用。对检录台、播音台、医疗救助台、更衣室要单独划出区域并有明显标识。

(三)会场音响灯光

1.辩论赛音响话筒的准备。由于参加的选手多对音响设备话筒的数量要做充足准备。为方便主持人与选手互动要配备无线话筒灯光按室内常规灯光效果布置即可。

2.运动会音响、灯光的准备。运动会由于分室内外两种场地，在室外举行时的音响效果要考虑到环境因素，会场的声音以洪亮清晰为主。由于话筒使用处较多事先要分配好并有预留。如有夜间比赛会场灯光也要配备。室内的音响在活动前要精心调试。

(四)会场服务

1.辩论赛比赛用的设备、工具。会前准备好记分牌、抢答器、限时表、选手号码、时间提示牌、啦啦队手持牌等设备、工具。

2.运动会注意事项。运动会过程中要时刻掌握现场情况遇突发事件严格按预案处理。春秋两季运动会如在室外举行要考虑到天气因素做好防雨、防风的准备工作。会场内的保卫人员要分配区域责任到位。主要紧急出口应有明显标志并有专人看护管理。高校会务服务的要求、做法还有很多加何才能提供更周到、细致的服务须在工作中不断总结积累只有这样才能为高校的教育、科研提供良好的后勤保障。

作者：陈舜单位：江苏科技大学后勤