论高职院校行政办公室档案管理的并存

【摘要】本文论述了在高速发展的信息化时代，高职院校行政办公室管理档案的模式和流程随之发生了前所未有的变化，其存储方式也由手工存储逐渐变为以电子文件和纸质档案存储两步走的格局。如何科学有效地管理好档案工作，完成手工档案管理向现代化档案管理的过渡这一档案工作者深入思考的课题，并预测了“无纸化”办公时代的到来。

【关键词】高职院校行政办公室 电子文件 纸质档案 档案管理

【中图分类号】G647 【文献标识码】A 【文章编号】1672-5158（2013）01―0325―01

随着信息化的不断发展，我们一直作为信息主要记录方式的档案存储介质发生了巨大变化，主要表现为由传统纸质档案正逐步向以光盘、磁盘等形式为介质的电子档案过渡。不过，由于当前技术力量、设备配置、法律保障等问题不能得到同步发展，因此，从现在开始的相当长的时期内，档案工作将处于纸质档案与电子文件并存阶段。那么，怎样把这一过渡时期的档案管理工作做好，完成手工档案管理向现代化档案管理的过渡，是我们档案工作者所面临的崭新课题。

一、纸质档案与电子文件管理的共存

从电子文件产生起，直至最终取代纸质档案是一个相当长的历史时期。“以纸张为介质的纸质档案和以新型载体材料为介质的电子档案，是档案信息存储的传统与现代化标志，前者以其强有力的生命力作为档案信息主要存储介质至今仍然行使着历史使命，得到档案工作者的广泛认同；后者是档案现代化的标志，是电子计算机在档案管理中应用的产物，预示着档案管理工作未来的发展方向，日益为档案界所关注。”我们认识和掌握各自的特点和存储的规律，可以开拓我们的管理思维，改进档案管理模式，促进档案管理多方面发展，具有一定的指导意义。在这段时期内，电子文件和纸质档案将长期共存、优势互补、共同发挥“历史记忆”的作用。现在，很多高职院校在同时保存电子和纸质两种文件的同时，对二者的处置力方法也是不一样的。一是按照传统的做法把纸质档案归档保存，电子文件由形成者自行处理；二是将电子文件和纸质文件分别集中保管于信息技术部门和档案部门，纸质文件称为档案，电子文件成为资料；三是将两种文件双双归档，形成了两种介质的两套档案。建立新型的两套制，即将计算机生成的电子文件转换成纸质文件，用以“生效”，履行文件功能或是用以保存，在现阶段是必要的。作为一名档案工作者，必须对历史负责，尽最大努力保存、反映历史真实面貌的可靠记录。因为电子文件有其技术方面的特性，并且受当前技术、法律的制约，很难保证电子文件安全可靠，很难保证让社会特别是司法界承认电子文件的法律效力。所以，电子文件与纸质档案的共存发展是复杂的。就目前而言，完全有必要建立电子文件与纸质档案的“双套制”。“双套制”管理，即我国在电子文件的保管、整理方面仍采用输出纸质拷贝，在纸质档案保存系统内管理的方式。

“双套制”是文件介质转换时期不可避免的一种现象，可以预见，这种模式将持续相当一个时期。随着技术的逐渐成熟、法律的不断完备和各方面条件的具备，会有越来越多的电子文件独立地转化为电子档案，质档案的数字化应有所选择，并逐步取代纸质档案。在这个时期内，怎样处理好电子档案与纸质档案互相依存，共同发展的关系，深入研究并存时期档案管理的新策略、新方法，这是时代赋予档案工作者的历史使命。

二、高职院校行政办公室的档案管理在并存时期的模式、流程

目前，在档案管理技术和管理条件下，纸质档案与电子档案各以其自身特点和用途并存于档案各个领域，只不过在不同的部门侧重有所不同。从档案管理现代化，实现档案信息资源的合理开发利用，提高工作效率等方面考虑，大力发展电子档案，推行计算机信息技术在档案管理中的应用，是十分必要的。因为，电子档案在信息传输、处理及开发利用等方面的高效、快捷，以及各种媒体集成性带来的直观、全面等特点，都是纸质档案无法比拟的。但是“无纸化”的实现过程毕竟是一个漫长的过程，在此阶段电子文件和纸质档案管理的并存是消极被动的，而是在相互学习、互相借鉴中互为条件、互补长短。在作用和相互影响中，各自经历着改造与被改造、同化与被同化以及调整定位的过程，两种管理方法逐渐融合为一套综合管理各类文件的管理方法和管理系统。我们应该认识到纸质档案作为档案的原件，具有电子文件不能取代的法律凭证作用，不能因为不同的立卷方式而使档案文件散失，纸质文件不仅要归档，而且还需要进行必要的整理，进行统一编号，以便与电子文件相呼应，更好地保管和利用。

随着现代电子政务、电子商务建设的开展，各机关、系统和企事业单位也相应建立了系统办公网络平台，在这种办公状态下自然形成电子文件和纸质文件的并存，优势互补。我们目前使用的《用友办公》软件，就是一个很好的例证。它可以将电子文件与纸质档案一―对应。首先经过鉴定决定哪些纸质档案需要形成电子文件，哪些电子文件需要备份纸质档案，在试点单位中要求将每份电子文件的责任者、文题页数、日期保存录入计算机，同时给出顺序号，并将顺序号同时定为纸质档案归档的文件号，这就在电子文件与纸质档案中建立了有机的联系，移交时将电子文件形成备份与纸质档案一起移交，档案馆工作人员再将数据库转入档案馆的微机管理系统，实现电子档案的移交。这种纸质档案与电子拷贝双重管理的方式，能够确保归档电子文件的安全，而且对并存阶段的各地档案工作有一定的借鉴。

文件管理流程是指在整个文件生命周期中一系列有联系的文件管理活动，包括鉴定、归档、整理、保护、检索、提供利用等业务。高职院校行政办公室的文件主要由外部来的电子文件、机关发文和内部文件纸质档案及电子文件。行政办公室所管理的对象既包括电子文件又包括纸质档案，因此现代文件管理流程区别于传统档案管理流程。那么对电子文件和纸质档案的管理就要实行同步归档、同步鉴定、同步整理、同步著录和同步利用。

1.同步归档。改变以往定时归档的方式，将制发的、收到的以未经公文处理的纸质文件核对完整齐全后即时归档；电子文件确符合归档要求后，保存到指定的计算机硬盘上或档案数据库中加上归档标志。

2.同步鉴定。对于电子文件的鉴定最理想的情况是由计算机动鉴定，即在电子文件管理系统设计的调查阶段，指定保管期限并纳入管理系统，文件一旦形成，系统便依照预定的保管期限提醒或判断保管期限；而纸质档案的鉴定工作也不必像传统鉴定作那样集中进行，而是即时鉴定以便即时归档。

3.同步整理。即是指归档的纸质文件与电子文件采用“合二一”的整理方法，两者拥有相同的档号和著录信息，所以在整理归档纸质档案时，归档电子文件也就整理完成了。

4.同步著录。这种同步的著录表现在电子文件形成于单位的文件处理系统时按规定形成或自动形成的著录信息，可直接用于纸质档案的著录，这也是同步整理、同步利用的基础。

5.同步利用。在文件查阅时，利用者可以通过同一著录信息索纸质和电子两种不同类型的同一文件。在提供利用时以电子文件利用为主，一般是将可公开的电子文件保存在网络服务器数据中，在网上直接提供利用。另外，还可以通过刻录光盘或复制软盘供利用。在需要用纸质档案时，可按照同一件号提供纸质档案。这既提高了文件的利用效率，又减少了纸质档案的磨损。